Mijn Communities
Help

Release notes Payroll Business 2022-01

29-12-2021 21:40 (Bijgewerkt op 24-03-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 873 Weergaven

Mededelingen

Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding binnenkort niet meer beschikbaar

Waarom

Het uitbetalen van transitievergoedingen hebben we de afgelopen jaren heel gemakkelijk gemaakt:

  • Sinds release 01-2020 kun je de verschuldigde transitievergoeding automatisch laten uitrekenen.
  • Sinds release 01-2021 hoef je voor het uitbetalen van de transitievergoeding geen nieuwe medewerker meer aan te maken. In plaats daarvan kun je de transitievergoeding gewoon uitbetalen bij de medewerker zelf, met daarbij nog steeds een aparte inkomstenverhouding.

Het is dus niet meer nodig om de medewerker te kopiëren.

Hoe

Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding

Deze menukeuze verdwijnt uit het menu met ingang van release 02-2022. 

Actie 1

Stap over op de nieuwe methode voor uitbetalen, als je dat nog niet gedaan hebt: Medewerker  > Instroom / uitstroom > Uit dienst met Transitievergoeding.

Daardoor hoef je voortaan nog maar twee mutaties vast te leggen: de uitdiensttreding zelf en de reden uit dienst. De rest gaat dan vanzelf.

  • Payroll Business rekent - als je dat wilt - automatisch een voorstel Transitievergoeding uit.
  • Je kunt het bedrag ook zelf uitrekenen en vastleggen in de vorm van een afwijkend bedrag.
  • Het uitbetalen gaat vervolgens vanzelf via een tweede contract.

Zorg vooraf voor de juiste instellingen, via het menu Instellingen  > Berekening > Transitievergoeding. Bedenk goed welke ingangsdatum je wilt toepassen, en welk niveau: klant of per bedrijf.

De uitdiensttredingen kun je vervolgens op meerdere manieren vastleggen, zoals je dat gewend bent:

  • In het scherm Uit dienst met Transitievergoeding kun je controleren welk bedrag Payroll Business voorstelt, eventueel een afwijkend bedrag vastleggen en eventueel aanvullende vergoedingen vastleggen.
  • Via mutaties die in Self Service of een andere HR applicatie worden vastgelegd.

Actie 2

Meer uitleg vind je in de online help, bij Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding > Voorstel transitievergoeding.

Nieuw

Stagiair - payrollelementen ZW Flex en grondslag

Waarom 

Eer stagiair is verzekerd voor de ZW, maar er hoeft geen premie ZW flex berekend te worden. De Belastingdienst schrijft voor dat het ook niet nodig is een grondslag voor de ZW flex te berekenen.

Hoe

Daarom vindt er voor een stagiair geen berekening meer plaats van de volgende payrollelementen

  • ZW flex grondslag per
  • ZW flex grondslag cum

Actie

Er is geen actie nodig.

Stagiair wordt medewerker via bestaande medewerkercode

Waarom

Als een stagiair na de stageperiode binnen hetzelfde bedrijf in dienst komt als medewerker, dan moet je dit doorgeven aan de Loonaangifte via een nieuw IKV-nummer. Ook moet het loon dat de medewerker als stagiair heeft verdiend, worden meegenomen in de berekening van de werknemersverzekeringen bij de medewerker. Om je te ondersteunen bij het vastleggen van de vele mutaties die hiervoor nodig zijn, is vanaf 01-01-2022 de Wizard Stagiair wordt medewerker beschikbaar.

Hoe

Medewerker > Instroom / Uitstroom > Stagiair wordt medewerker

Aan het menu Medewerker hebben we de menukeuze Instroom / Uitstroom > Stagiair wordt medewerker toegevoegd, waarmee je de nieuwe Wizard start. Via deze Wizard kun je de net als in de Wizard Aanmaken medewerker stapsgewijs de schermen met relevante gegevens doorlopen.

Let op: vooralsnog is er geen ondersteuning voor de situatie waarbij in dezelfde afrekenperiode zowel sprake is van een dienstverband als stagiair, als van een dienstverband als medewerker.


1) Wizard Stagiair wordt medewerker

  • Ga naar Medewerker > Stagiair wordt medewerker en klik in het scherm Stagiair wordt medewerker - selecteer een medewerker op Zoeken. Je ziet nu stagiars die in- of uitdienst zijn: Aard arbeidsverhouding is 07 Stagiair.
  • Dubbelklik op de regel van de stagiair die je als medewerker in dienst gaat nemen.
    Je komt in het beginscherm van de Wizard: Stagiair wordt medewerker - Stap 1 van 7 - Stagiair wordt medewerker start Wizard. Hierin zie je de volgende velden:
    • Medewerkercode
    • Achternaam
    • Geboortedatum
    • Organisatorische Eenheid
    • Doorstroom indicatie, default waarde = Stagiair wordt medewerker
    • Dienstverband indicatie, default waarde = In dienst
    • Type medewerker
  • Pas zonodig de Organisatorische eenheid en/of het Type medewerker aan en klik op Volgende om de wizard voor de betreffende stagiair te starten.
    Je ziet nu het scherm: Stagiair wordt medewerker - Stap 2 van 7 - medewerker

In de Wizard Stagiair wordt medewerker doorloop je dezelfde schermen als in de Wizard Aanmaken medewerker. Het systeem heeft echter bij de gegevens die je moet aanpassen als je een stagiair in dienst neemt als medewerker, alvast de default waarden gemuteerd:

Gegevenselement

Scherm

Waarde oud

Waarde nieuw

Nummer inkomstenverhouding
[10301875]

Medewerker
[112]

Medewerker aanvullend
[79]

Jaar en maand van indiensttreding (4 posities)

Jaar en maand van indiensttreding als stagiair (4 posities)

WW verzekerd
[10000029]

Loonheffingen
[10000029]

Nee

Ja

WAO/IVA/WGA verzekerd
[10000030]

Loonheffingen
[10000029]

Nee

Ja

Contr. onbep./bep. tijd
[10204687]

Arbeidscontract
[99]

Niet van toepassing
(N)

Onbepaalde tijd (O)

Schriftelijke arbeidsovk
[10524364]

Arbeidscontract
[99]

Niet van toepassing
(X)

Ja (J)

Oproepovereenkomst
[10524365]

Arbeidscontract
[99]

Niet van toepassing
(X)

Nee (N)

Aard arbeidsverhouding
[10204685]

Loonaangifte
[10204732]

Stagiair (07)

Arbeidsovereenkomst (01)

 

2) Payrollberekening loon en aantal perioden als stagiair

Na het voltooien van de Wizard Stagiair wordt medewerker berekent Payroll Business bij het uitvoeren van de salarisverwerking, de volgende gegevenselementen:

  • Sv loon huidig jaar tijdens stage tbv werknverz.
    Payroll Business vult hier de berekende waarde in van het loon dat is verdiend als stagiair. Dit loon wordt opgeteld bij het loon van de medewerker en hierover worden vervolgens de premies berekend.
  • Aantal stageperiodes huidg jaar - werknemersverz
    Payroll Business vult hier het aantal perioden in dat de medewerker in dienst was als stagiair. Het aantal perioden wordt gebruikt voor een juiste VCR-berekening voor de SV-premies.

Je vindt deze gegevens in het scherm Loonaangifte dat je opent via  Medewerker > Interfaces > Loonaangifte.

Let op: als je bovenstaande gegevenselementen zelf muteert, rekent Payroll Business met de handmatig opgegeven waarde.

Actie

Gebruik voortaan deze wizard, als je een stagiair, die al dan niet nog in dienst is, wilt omzetten naar een medewerker met arbeidsovereenkomst.

Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische interfaces

Via Handmatig starten automatische interfaces kun je een bepaalde interface herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode (nogmaals) worden aangemaakt. Omdat het vanaf januari 2022 mogelijk is om de salarisstroken en de jaaropgaven zelf op te halen via een File API, hebben we ervoor gezorgd dat het nu ook mogelijk is de betreffende interface hiervoor opnieuw te starten. 

Hoe

Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces

In het scherm Handmatig starten automatische interfaces hebben we aan de lijst van het veld Interface de interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd. Zodra je deze selecteert, zie je in het scherm alleen de laatste definitieve salarisverwerking. Selecteer deze en klik op Herstarten.

Aandachtspunt  jaaropgaven
Je kunt alleen de salarisstroken kunnen opnieuw opvragen. Als het nodig is om de jaaropgaven opnieuw op te vragen, doe je dit op de gebruikelijke manier via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven. Selecteer het Jaar, geef op voor welke medewerkers je de jaaropgaven wilt aanvragen en klik op Aanvragen.

Meer informatie

Meer informatie over het zelf ophalen van de loonstroken en jaaropgaven via een File API, vind je in het helponderwerp Loonstroken en jaaropgaven naar File API, zoekterm File API. 

Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API

Waarom

Via de File Api voor Loonstroken en jaaropgaven, kun je de stroken en jaaropgaven importeren in een eigen HR-systeem of portal. Sommige HR-systemen hebben eigen sleutelvelden voor het herkennen van een medewerker. Omdat het handig is voor het herkennen van een medewerker, om deze sleutelvelden als gegevenselement toe te voegen aan de XML voor de salarisstroken en jaaropgaven, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt.

Hoe

Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen

In het scherm Selectie-eigenschappen hebben we hiervoor aan de lijst van het veld Selectie eigenschap de keuze Sleutelveld payslip API toegevoegd.

Stappen

Het toevoegen van een sleutelveld doe je als volgt.

  • Kies in het veld Selectie eigenschap voor de eigenschap Sleutelveld Payslip API.
  • Klik rechts op het icoon Toevoegen en kies in het scherm waarin je de element selecteert bij het veld Soort voor Gegevenselement.
  • Klik op Zoeken, selecteer het gewenste element en klik op Toevoegen.

Met deze selectie-eigenschap kan je alleen gegevenselementen toevoegen.
Payroll Business geeft alleen het eerste gegevenselement van de selectie-eigenschap door in de XML van de File API. Dit is dus het element dat bovenaan staat.

Toegevoegd aan XML-bestand

Aan het XML-bestand is de groepstag CustConf toegevoegd met daarin:

  • Code - het nummer van het gegevenselement
  • Description - de omschrijving van het gegevenselement
  • Value - de waarde van het gegevenselement bij de medewerker

Actie

Als je deze functionaliteit afneemt en een eigen veld in de XML wilt hebben, voeg dit veld dan toe via de bovengenoemde stappen.

Gewijzigd en verbeterd 

Veld Ontslagvergoeding (eenmalig) verwijderd van arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding  

Waarom 

In de loop van 2021 is het via het scherm Uitdienst met transitievergoeding mogelijk gemaakt om de volgende extra vergoedingen en inhoudingen vast te leggen. 

  • 10 extra bruto vergoedingen
  • 5 bruto inhoudingen
  • 5 netto vergoedingen
  • 5 netto inhoudingen

Deze worden dan samen met de transitievergoeding uitbetaald of ingehouden. Omdat deze nieuwe functionaliteit meer mogelijkheden biedt en gemakkelijker is in het gebruik, is met ingang van periode 01-2022 het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) van het arbeidsvoorwaarden scherm Transitievergoeding verwijderd.  

5811.Arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding01.png

Hoe 

Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens

Het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) is met ingang van periode 01-2022 van het arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding verwijderd.  

Actie

Er is geen actie nodig. 

Aanpassing berekening ZW flex, WGA en AWf

Waarom 

Bij de berekening van de ZW flex, de WGA en de AWf hebben we de naamgeving van de gebruikte payrollelementen aangepast. Dit om de berekening van deze werknemersverzekeringen inzichtelijker te maken. 

Let op: als je alternatieve omschrijvingen heb vastgelegd voor deze payrollelementen, dan blijven deze ongewijzigd. 

Hoe 

Bij het berekenen van de ZW flex zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:

 

Element

Toelichting

Oude naam

ZW flex loon per

Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening

ZW flex loon werkgever periode

ZW flex loon cum

Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening

ZW flex loon werkgever

ZW flex maximum per

Het maximum loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening

ZW flex maximum wg periode

ZW flex maximum cum

Het maximum loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening

ZW flex maximum wg

ZW flex grondslag per

De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening

ZW flex grondslag werkgever periode

ZW flex grondslag cum

De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening

ZW flex grondslag werkgever

ZW flex premie per

De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager 

ZW flex premie werkgever periode

ZW flex premie E.R. per 

De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager 

ZW flex premie werkgever E.R. periode

ZW flex premie cum

De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager

ZW flex premie werkgever

ZW flex premie E.R. cum

De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager

ZW flex premie werkgever E.R.

 

 Bij het berekenen van de WGA werkgever zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:

 

Element

Toelichting

Oude naam

WGA loon werkgever per

Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening

WGA loon werkgever periode

WGA loon werkgever cum

Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening

WGA loon werkgever

WGA grondslag werkgever per

De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening

WGA grondslag werkgever periode

WGA grondslag werkgever cum

De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening.

WGA grondslag werkgever

WGA premie werkgever per

De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager 

WGA premie werkgever periode

WGA premie werkgever E.R. per

De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager 

WGA premie werkgever E.R. periode

WGA premie werkgever cum

De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicidrager

WGA premie werkgever

WGA premie werkgever E.R. cum

De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicidrager

WGA premie werkgever E.R.

 

 Bij het berekenen van de WGA werknemer zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:

 

Element

Toelichting

Oude naam

WGA loon werknemer per

Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening

WGA loon werknemer periode

WGA loon werknemer cum

Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening

WGA loon werknemer

WGA grondslag werknemer per

De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening

WGA grondslag werknemer periode

WGA grondslag werknemer cum

De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening.

WGA grondslag werknemer

WGA premie werknemer per

De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager 

WGA premie werknemer periode

WGA premie werknemer E.R. per

De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager 

WGA premie werknemer E.R. periode

WGA premie werknemer cum

De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicidrager

WGA premie werknemer

WGA premie werknemer E.R. cum

De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicidrager

WGA premie werknemer E.R.

 

Bij het berekenen van de AWF zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:

 

Element

Toelichting

Oude naam

AWf loon per

Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening

AWf loon periode

AWf loon cum

Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening

AWf loon 

AWf maximum per

Het maximum loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening

AWf maximum periode

AWf maximum cum

Het maximum loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening

AWf maximum

AWf grondslag per

De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening

AWf grondslag periode

AWf grondslag cum

De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening.

AWf grondslag 

AWf aanwas herzien per

De grondslag van deze periode waarop de herziene AWf van toepassing is

AWf aanwas herzien

AWf aanwas hoog per

De grondslag van deze periode waarop de hoge AWf van toepassing is

AWf aanwas hoog

AWf aanwas laag per

De grondslag van deze periode waarop de lage AWf van toepassing is

AWf aanwas laag

AWf premie per

De premie die voor deze periode is berekend 

AWf premie periode

AWf premie cum

De premie die t/m deze periode is berekend  

AWf premie 

AWf premie herzien per

De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf herzien

AWf premie herzien

AWf premie hoog per

De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf hoog

AWf premie hoog.

AWf premie laag per

De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf laag

AWf premie laag

Actie

Er is geen actie nodig.

Scherm Arbeidscontract - vastleggen afwijkende CAO-code mogelijk 

Waarom

Voor medewerkers die niet onder de CAO vallen, was het altijd nodig een eigen CAO aan te maken, om ervoor te zorgen dat het doorgeven van de gegevens naar de loonaangifte correct verliep. Ook als de medewerker dezelfde arbeidsvoorwaarden heeft als de medewerkers die wel onder de bedrijfs-CAO vallen, moest je toch een eigen CAO aanmaken. Om dit proces te verbeteren, kun je nu via het scherm Arbeidscontract een (afwijkende) CAO code vastleggen voor de loonaangifte. 

Hoe

Medewerker > Contract > Arbeidscontract

Aan het scherm Arbeidscontract hebben we het veld CAO code toegevoegd. Hier kun je de CAO code vastleggen die je naar de Loonaangifte wilt sturen. Je koppelt de medewerker aan de bedrijfs-CAO zodat Payroll Business bij de berekening alle instellingen van de bedrijfs-CAO gebruikt. Is er echter een andere CAO code van toepassing, dan vul je die in bij het veld CAO code, waardoor in de loonaangifte bij de medewerker deze CAO code wordt opgenomen.

Actie

Wijzig zo nodig de CAO code in het scherm Arbeidscontract.

UPA - PGGM Regelingloon voltijd voortaan afgerond op hele euro's

Waarom

Via het UPA-gegevenselement Regelingloon wordt het volgende doorgegeven:

  • Pensioengevend loon per periode of
  • Regelingloon, d.w.z. het voltijd jaarsalaris.

Tot nu werden beide doorgegeven in het formaat N(10,2).

De pensioenuitvoerder PGGM wil echter dat het Regelingloon (voltijd jaarsalaris) voortaan wordt doorgegeven in het formaat N(10,0), waarbij het bedrag in hele euro’s naar boven is afgerond.

Hoe

Vanaf release 2022-01 wordt het voltijd jaarregelingloon voor PGGM met de productkenmerken U0536-1001 en U0536-1002 in hele euro’s naar boven afgerond. Voor de overige gevallen blijft het formaat N(10,2).

Actie

Er is geen actie nodig. 

Opgeloste meldingen

Ten onrechte AWf laag berekend (2936228) 

Melding 

Voor medewerkers die jonger zijn dan 21 jaar geldt bij de berekening van de AWf (WW) een uitzondering. Bij maandverloning geldt dat, als ze niet meer dan 52 uur hebben gewerkt, je toch de lage AWf mag toepassen. Bij 4-wekenverloning is deze grens 48 uur. 

Als bij die medewerkers de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode van toepassing was en bij het uit dienst gaan werd het verlofsaldo uitbetaald, dan werden die uitbetaalde verlofuren niet meegenomen bij de beoordeling van bovenstaande grens. Hierdoor werd soms ten onrechte AWf laag berekend, terwijl het AWf hoog had moeten zijn. 

Oplossing 

Met ingang van deze release is dit hersteld. 

Actie

Er is geen actie nodig. 

Performance Loonstrookelementen verbeterd (3015320) 

Melding 

Het duurde heel lang voor het scherm Loonstrookelementen, voor het toevoegen of verwijderen van loonstrookelementen opende. Soms kreeg je zelfs een time out.

Oplossing 

Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen

We hebben de achterliggende processen van het scherm verbeterd, waardoor het scherm vanaf deze release snel werkt en geen problemen meer veroorzaakt.

Actie

Er is geen actie nodig.

Importeren lange e-mailadressen via formaat Batch input (3018555)

Melding

Bij het verwerken van tekstvelden via het formaat Batch-input, gold er tot nu toe voor de velden een maximum van 50 posities. Hierdoor werden sommige gegevens afgekapt, bijvoorbeeld lange e-mailadressen, terwijl het gegevenselement wel 100 posities kan bevatten.

Oplossing

Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand

De maximum lengte voor tekstvelden in deze interface is verhoogd naar 100 posities, waardoor bijvoorbeeld e-mailadressen niet meer worden afgekapt. Hierdoor is de werking gelijk gemaakt aan die van andere importformaten, zoals Raet Basisdocument (Excel-files).

Actie

Er is geen actie nodig. 

Belaste vergoedingen  / Inhoudingen - Bruto vergoeding 6 niet goed verwerkt bij uit dienst treden (3065331) 

De oplossing is met de extra release van 11-12-2021 in productie gegaan.

Melding 

Als in de arbeidsvoorwaarde Belaste vergoedingen / inhoudingen in de bedrijfsinstellingen voor de Bruto vergoeding 6 als berekeningsmethode was opgegeven dat de berekening moest plaatsvinden op basis van een Op te geven aantal en de medewerker was uit dienst, dan werd die Bruto vergoeding niet berekend.

Let op: het veld in het medewerkerscherm heet Bruto vergoeding 6, de bijbehorende looncomponent die op de salarisstrook komt te staan  heet Belaste vergoeding 6.

Oplossing 

We hebben dit met ingang van 1-1-2021 hersteld en op 11-12-2021 via een extra release uitgeleverd. 
Let op: als dit probleem in jouw bedrijf voorkwam, vindt er voor 2021 een automatische herberekening plaats.  

Actie

Er is geen actie nodig.

Medewerkers
Actieve onderwerpen