Release notes Payroll Business 2023-12

[#1]

• Mededelingen
• 1. Intrekkingen Loonaangifte
• Nieuw
• 2. Automatisch genereren nieuwe aangiftes na verwerking vorig bestand
• Gewijzigd en verbeterd
• 3. Verzamelloonstaat Performance
• Opgeloste meldingen
• 4. Verloonde uren regeling voor UPA Aangifte (5183393)
• 5. UPA response bestanden Centric worden niet verwerkt (5320902)
• 6. Journaalpost export weigerde @ teken (5295367)
• 7. L1314, L1315 en L1818 foutieve vervangende waarden richting Loonaangifte (5220784)
• 8. Intrekkingen gaan fout bij 1 contract met meerdere IKV's (5362731)
• 9. Automatische routeberekening kilometers via HERE (5320925)
• 10. Aanpassing gegevenselementen niet altijd gecorrigeerd richting Loonaangifte (4969020)
• 11. Datum aanvang regelinggegevens bij 4-weken aangifte Uniforme Pensioen Aangifte (5294281)
• 12. Rapport Aangifte details UPA geeft onjuiste informatie aan bij onderneming met meerdere instanti...
• 13. Journaalpost - export XML gaat fout bij wijzigen definitie (4616116)
• 14. Auto van de zaak - bijtelling aftopwaarde fout (change 5309621)
• 15. Vakantietoeslag, Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen (5243770)
• 16. UPA fout - in loop van 2022 uitdienst en 2023 weer in dienst (5107983)

Mededelingen

1. Intrekkingen Loonaangifte

Waarom 

In de Releasenotes van november vind je het onderwerp Intrekkingen loonaangifte. We hebben gezien dat de Actie aan het eind van dit onderwerp niet helemaal juist is omschreven. Daarom hebben we via deze extra mededeling de onderstaande Let op! aan de actie toegevoegd, om te verduidelijken wat nodig is om de situatie op te lossen.

Actie

Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven. Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV  op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst.

Let op! Als de uitdienst melding met Terugwerkende kracht niet op de eerste dag van een periode valt, dan mag je het veld Verwijderen IKV pas per de eerste dag van de volgende periode op Ja zetten. 

Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst.

Nieuw

2. Automatisch genereren nieuwe aangiftes na verwerking vorig bestand

De oplossing hiervoor is woensdagavond 01-11-2023 opgeleverd

Waarom 

Er werd enkel een nieuwe aangifte klaargezet na het afsluiten van de salarisverwerking als er geen enkele openstaande aangifte van een eerdere periode openstond. Soms kwam het voor dat de vorige aangifte nog niet was verzonden op het moment dat de volgende salarisverwerking afgesloten was. Hierdoor kwam de nieuwe aangifte niet klaar te staan voor verzending. 

Wij moesten daarom dagelijks actie ondernemen om deze aangiftes dan alsnog klaar te zetten. Omdat de verwachting was dat de aangiftes direct klaar kwamen te staan, zorgde dit voor veel tickets richting de Service Desk.

Hoe

We hebben dit opgelost. Het systeem zal nu, korte tijd nadat de aangifte van de periode zoals hierboven is beschreven wordt verstuurd, zelf controleren of er daarna nog een andere afgesloten salarisverwerking is waar een aangifte voor klaargezet moet worden.

Dit geldt voor alle aangiftes: Loonaangifte, Uniforme Pensioenaangifte en APG aangifte.

Actie 

Er is geen actie meer nodig. Het vastleggen van tickets bij de Service Desk is ook niet meer nodig. Nadat de aangifte is verzonden, kijkt het systeem nu automatisch of er nóg een aangifte aangemaakt moet worden vanwege een eerdere afsluiting van de salarisverwerking. Dit kan even duren, maar binnen het uur zal deze nieuwe aangifte dan zeker zichtbaar zijn.

Gewijzigd en verbeterd

3. Verzamelloonstaat Performance

Waarom 

Voor het dagelijkse gebruik van ons systeem en voor o.a. de rapportages gebruiken wij meerdere servers. We hebben gezien dat het rapport Verzamelloonstaat nog was gekoppeld aan de server voor het dagelijkse werk, schermen, salarisverwerking, etc. De performance hangt nauw samen met het aantal aanvragen dat deze server krijgt. Om ervoor te zorgen dat het aanmaken van de Verzamelloonstaat minder invloed heeft op het dagelijkse gebruik van het systeem, hebben we dit rapport verhuisd naar een andere server.

Hoe

Door het verhuizen van de Verzamelloonstaat een andere server, zodat het aanmaken ervan geen onnodige capaciteit van de server meer zal vragen voor het dagelijkse gebruik van ons systeem. 

Actie

Er is geen actie nodig.

Opgeloste meldingen

4. Verloonde uren regeling voor UPA Aangifte (5183393)

De oplossing hiervoor is woensdagavond 01-11-2023 opgeleverd

Melding

Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode die is ingesteld in de betreffende arbeidsvoorwaarden, dat gebeurde echter niet met de uren.

Dit gebeurde ook als er in de arbeidsvoorwaarden van het pensioen was aangegeven dat er sprake was van korting van het verlof. Ook hier werden niet de juiste uren voor de regeling berekend, als de pro-rata methode anders was dan werkdagen.

Oplossing

We hebben dit op 01-11-2023 met ingang van 01-01-2023 opgelost zodat de uren voortaan worden berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Ook als er sprake is van korting van het verlof,  worden de verloonde uren voor de regeling nu juist berekend.

Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- en uitdienst, dan wel de periodes waarbij er sprake was van verlof de juiste uren te berekenen. Ook in de pensioenaangiftes zorgt dit voor een correctie over eerdere periodes.

Actie

Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking, wordt in de aangifte richting UPA automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij het pensioenfonds wordt opgelost.

5. UPA response bestanden Centric worden niet verwerkt (5320902)

De oplossing hiervoor is woensdagavond 13-11-2023 opgeleverd

Melding

De response bestanden van Centric werden voor de Uniforme Pensioenaangifte niet verwerkt. Centric heeft een andere manier van terugkoppelen van de responsbestanden en slaat de response van aangeleverd over en geeft alleen de terugkoppeling van de eindstatus terug. Het systeem verwachtte echter wel deze eerste response terug te krijgen, voordat het 2e bestand wordt verwerkt. Doordat het eerste bestand niet terug wordt gegeven door Centric blijven de bestanden op verzonden staan.

Oplossing

We hebben het systeem aangepast, zodat dit voor Centric niet meer kijkt of het eerste te ontvangen bestand is aangekomen, maar het 2e response bestand direct verwerkt. 

Actie

Er is geen actie nodig, voor de bestanden die nu door Centric worden verstuurd, wordt de status bij de verzonden bestanden automatisch aangepast.

6. Journaalpost export weigerde @ teken (5295367)

De oplossing hiervoor is woensdagavond 13-11-2023 opgeleverd

Melding

Als er in de export journaalpost een exportregel werd toegevoegd waarbij een @ teken werd gebruikt, kwam dit @ teken niet mee in de omschrijving, maar werd dit veld vervangen door spaties of nullen vanuit de keus van soort uitvulling. 

Oplossing

We hebben dit opgelost en vanaf nu komt het @ teken keurig mee in de omschrijving van de exportregel in de export journaalpost.

Actie

Als je een andere waarde had ingevoerd omdat je het @ teken had ingevuld, kun je dit weer wijzigen in de waarde met het @ teken.  

7. L1314, L1315 en L1818 foutieve vervangende waarden richting Loonaangifte (5220784)

De oplossing hiervoor is woensdagavond 16-11-2023 opgeleverd

Melding

Het kan voorkomen dat je een brief van de Belastingdienst hebt ontvangen met een meldcode L1314, L1315 of L1818. Normaal gesproken houdt dit in dat de verzekeringswaarden van de WW en WAO niet juist zijn aangepast bij het ingaan van de AOW-gerechtigde leeftijd.

In sommige gevallen is geconstateerd dat de waarde in de schermen juist zijn gemuteerd, maar dat er in de doorgifte naar de Belastingdienst een andere indicatie van de WW en WAO verzekerd is doorgegeven.

Dit kwam doordat Payroll Business in een eerder kalenderjaar bij ingang van de AOW-datum een vervangende waarde had berekend. Deze waarde is ook terug te zien in het mutatieverslag.

Op het moment van berekenen was deze vervangende waarde correct. De Belastingdienst wil nu echter een andere waarde hebben. Omdat dit payrollelement destijds al was gegenereerd, werd de waarde ervan helaas nog steeds doorgegeven.

Oplossing

We hebben dit opgelost door deze vervangende waarden te muteren naar de juiste waarde die nu ook op het scherm staat. Hierdoor wordt in de volgende aangifte deze waarde met terugwerkende kracht correct doorgegeven aan de Belastingdienst.

Actie

Wij adviseren om zelf te controleren of de instellingen juist zijn en je in deze groep valt of dat de verzekeringswaarden echt nog fout staan bij de medewerker. Als het laatste het geval is moet je dit zelf oplossen.

Er is geen actie nodig, als je hebt geconstateerd dat deze vervangende waarde door het systeem is gemuteerd in de tijd dat de persoon de AOW-gerechtigde leeftijd had bereikt. Als je de volgende Loonaangifte gaat insturen, is dit opgelost. Krijg je hierover toch nog brieven van de Belastingdienst over september en oktober, dan kun je deze negeren.

8. Intrekkingen gaan fout bij 1 contract met meerdere IKV's (5362731)

De oplossing hiervoor is maandagavond 27-11-2023 opgeleverd

Melding 

Soms is er om een reden met TWK een nieuwe IKV aangemaakt bij het hoofdcontract van een medewerker. In dat geval heb je een eerdere periode reeds aangeleverd aan de Belastingdienst met bijvoorbeeld IKV 1. Later is dit aangepast naar IKV en moeten de gegevens met TWK op IKV 1 aangeleverd worden. Hierbij is het dan noodzakelijk om de oude IKV in te trekken door in het scherm Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding het veld Verwijderen IKV op Ja te zetten .

Dit ging echter fout en de aangifte ging in deze situaties beide IKV's (dus het contract) intrekken. In dit geval werd de nieuwe IKV wel juist doorgegeven met bedragen richting de Belastingdienst, maar ook ingetrokken.

Oplossing

We hebben dit opgelost en vanaf 27-11-2023 wordt alleen de oude IKV ingetrokken.

Actie

Voor situaties die nu hebben plaatsgevonden is het herberekenen van de nog openstaande aangifte voldoende. In het rapport en de XML kom je onder de intrekkingen de nieuwe juiste IKV niet meer tegen. Voor nieuwe gevallen is geen actie nodig.

9. Automatische routeberekening kilometers via HERE (5320925)

De oplossing hiervoor is maandagavond 27-11-2023 opgeleverd

Melding 

Soms is een adres niet juist of nog niet geregistreerd bij HERE. Als het adres in zijn totaliteit niet wordt gevonden, vindt er geen route berekening plaats. Als het adres echter ergens in Nederland wel bekend was, ontvingen we de reisafstand van een verkeerd adres. Hierdoor was de reisafstand in meters vaak veel hoger, waardoor de uitbetaling aan de medewerker veel hoger uitviel, dan de daadwerkelijke reiskostenvergoeding.

Oplossing

We hebben dit opgelost door met het adres eerst de Geo-coördinaten op te halen bij het Kadaster. Deze coördinaten kloppen altijd en zijn ook aanwezig bij HERE. Bij nieuwe wijzigingen sturen we voortaan in plaats van het adres, de Geo-coördinaten naar HERE om de reisafstand in meters op te halen. Hiermee vinden we altijd het juiste adres en dus de juiste reisafstand in meters.

Omdat de Geo-coördinaten van een adres iets kunnen afwijken van het daadwerkelijke huisadres, kunnen hier minimale verschillen in optreden.

Actie

Als je vanwege een onjuiste berekening van de reisafstand, in de arbeidsvoorwaarden de berekening op blokkeren hebt gezet om zelf de reisafstand te berekenen, kan je deze blokkade verwijderen en het aantal kilometers leegmaken. Het systeem gaat de route dan opnieuw berekenen met bovenstaande oplossing. Voor nieuwe gevallen is geen actie nodig.

10. Aanpassing gegevenselementen niet altijd gecorrigeerd richting Loonaangifte (4969020) 

Melding 

Als je gegevenselementen richting de Belastingdienst had aangepast, om bijvoorbeeld een probleem op te lossen van een ongeldige CAO Code of een verkeerde geboortedatum, dan kwamen deze correcties met terugwerkende kracht niet altijd voor elke periode juist door.

Dit kwam omdat in de betreffende correctieperiode ook altijd een payrollelement gewijzigd moest zijn, om een correctieaangifte te genereren. 

Oplossing

We hebben dit opgelost door er vanaf deze release voor te zorgen dat elke mutatie die wijzigt, ervoor zorgt dat er een correctieaangifte wordt aangemaakt. 
Dit houdt in dat ook wijzigingen in gegevenselementen ervoor zorgen dat er een correctieaangifte wordt klaargezet. Deze kijkt naar alle elementen of er een mutatie heeft plaatsgevonden ten opzichte van de vorige ingestuurde aangifte.

Er is dus geen aanpassing in payrollelementen meer nodig om een correctieaangifte naar de Belastingdienst te versturen.

Actie

Als je voor deze release een mutatie hebt vastgelegd met terugwerkende kracht om deze mee te nemen in de aangifte en dit is nog niet voor (alle) periodes gedaan, dan is het verstandig om in Payroll Business deze mutatie nog een keer vast te leggen. Dit kun je doen door het veld aan te passen naar een andere waarde en dan vanaf de juiste peildatum de waarde weer te muteren naar de waarde die het moet zijn. Hiermee zorg je ervoor dat in de volgende aangifte het systeem deze wijziging ziet en voor alle openstaande periodes nog een correctie Loonaangifte aan zal maken.

Voor nieuwe wijzigingen met terugwerkende kracht vanaf deze release is geen extra handeling nodig. In de volgende aangifte zal deze correctie meegenomen worden.

11. Datum aanvang regelinggegevens bij 4-weken aangifte Uniforme Pensioen Aangifte (5294281)

Melding

Bij een vier-weken aangifte kan het zijn dat aan het begin en het einde van het jaar de begin- respectievelijk einddatum van de periode anders is dan de daadwerkelijke kalender in dat jaar. Zo eindigde in 2022 het jaar op 1-1-2023 en begon periode 01-2023 op 2-1-2023.

De datums die je doorgeeft in de aangifte mogen hiervan afwijken. Je mag dezelfde datums doorgeven die ook worden doorgegeven bij de maandaangiftes, maar je mag ook de daadwerkelijke datums doorgeven.

De Belastingdienst en Pensioenaangiftes spreken hierbij van een Coulanceregeling. Deze houdt in dat de genoemde datums 3 werkdagen mogen afwijken van de daadwerkelijke kalender. De einddatum van periode 13 en de begindatum van periode 1 moeten wel altijd op elkaar aansluiten.

In de nieuwe aangifte geven wij exact door wat de begin- en einddatums zijn zoals deze in de salarisverwerking worden gegenereerd. Dit is het meest zuivere. Dat is in het geval van periode 01-2023 de datum van 02-01-2023.

Er is echter sprake van een overgangssituatie: in de oude module Uniforme Pensioenaangifte is de einddatum 31-12-2022 aangehouden in plaats van 01-01-2023.

Oplossing

We hebben dit voor 2023 opgelost door de datum van periode 01-2023 te verschuiven van 02-01-2023 naar 01-01-2023, zodat deze aansluit bij de gekozen einddatum van periode 13-2022. De volgende keer dat dit plaatsvindt, dus bij de overgang 2024 naar 2025, zullen we wel de exacte datums aanhouden die vanuit de salarisverwerking worden gegeneerd.

Actie

Er is geen actie nodig. Er zal een correctie over periode 1 worden gegenereerd na de eerstvolgende afsluiting van de salarisverwerking.

12. Rapport Aangifte details UPA geeft onjuiste informatie aan bij onderneming met meerdere instanties (5294904) 

Melding

Als er voor een onderneming meer dan één instantie is gekoppeld, haalde het systeem niet de gegevens van de gekozen instantie op, maar alleen de gegevens van de eerste instantie die zichtbaar was in de lijst waaruit je de instantie selecteert. Hierdoor kreeg je bij het rapport van een 2e instantie nog steeds de gegevens van de eerst aangegeven instantie.

Oplossing

Uniforme Pensioen Aangifte > Rapporten > Aangifte Details

We hebben dit opgelost dat zodat het rapport nu de juiste informatie geeft bij de gekozen instantie.

Actie

Er is geen actie nodig. Als je nu het rapport opnieuw aanmaakt, toont het systeem de juiste gegevens bij de juiste instantie.

13. Journaalpost - export XML gaat fout bij wijzigen definitie (4616116)

Melding 

Wijzigde je  de definitie van de export journaalpost XML door het verwijderen of verplaatsen van een regel, dan ontstond er een gat in de opgeslagen data. Hierdoor sloten de exportregels niet meer op elkaar aan en kwam er een corrupte Export XML journaalpost uit.

Oplossing

We hebben dit opgelost door ervoor te zorgen dat, na het veranderen van de exportdefinitie, de regels aaneengesloten blijven en de journaalpost nog steeds de juiste waarden geeft.

Actie

Er is geen actie nodig. Als je nu een aanpassing in de exportdefinitie doet zal de export XML er juist uitkomen.

14. Auto van de zaak - bijtelling aftopwaarde fout (change 5309621)

Melding

Voor leaseauto's met een datum eerste toelating in 2017, bleek de aftopping voor auto's zonder CO2-uitstoot niet goed te staan. Het verlaagde percentage werd toegepast over de eerste EURO 35.000, in plaats van over de eerste EURO 30.000.

Oplossing

We hebben de referentietabel Fiscale bijtelling auto van de zaak aangepast voor categorie 006, jaarmaand 201701.

Actie

Na de verloning kan het zijn dat medewerkers een hogere fiscale bijtelling krijgen voor hun leaseauto met terugwerkende kracht 01-01-2023.

15. Vakantietoeslag, Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen (5243770)

Waarom

In de oktoberrelease is het mogelijk gemaakt vakantietoeslag, gratificatie en winstdeling periodiek uit te keren zonder de arbeidsvoorwaarde te wijzigen. Het periodiek uitbetaalde bedrag werd via dezelfde looncomponent uitbetaald en daardoor werd de periodieke betaling toch tegen bijzonder tarief verrekend.

Hoe

Dit is in deze release aangepast. Voor Gratificatie en Winstdeling is dit met terugwerkende kracht vanaf oktober aangepast; voor Vakantietoeslag is dit per 1 januari 2024 aangepast.

In de eerste periode dat een van deze bedragen als periode-element wordt uitgekeerd, wordt dit nog tegen bijzonder tarief gedaan, omdat dit het totaal opgebouwde recht betreft dat mogelijk over meerdere perioden is opgebouwd. In de perioden erna wordt het bedrag tegen tabel tarief verrekend.

Actie

Er is geen actie nodig. Payroll Business zal in de verloning van december eventueel periodiek uitgekeerde gratificatie en winstdeling corrigeren.

16. UPA fout - in loop van 2022 uitdienst en 2023 weer in dienst (5107983)

Melding

Bij een medewerker kon het voorkomen dat er in de periode van herindienst geen UPA-regelinggegevens werden doorgegeven. Deze situatie deed zich voor als:

• een medewerker in de loop van de periode indienst komt EN
• in het scherm Stuurgegevens bij Pensioen vaste payroll elementen beëindigen de waarde Ja was ingevuld.

Oplossing

In deze release hebben we dit met ingang van 1-1-2023 opgelost.

Actie

Er is geen actie nodig. Bij de eerstvolgende salarisverwerking worden ook voor die medewerkers de pensioenen vanaf de periode van in dienst berekend en na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting UPA automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij het pensioenfonds wordt opgelost.

[#2]

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2024 zijn gepland.

• Tijdens de releases op de geplande zaterdagen zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases.
• Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
• Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.

De release kalender van Visma Raet vind je  hier.

Januari 2024
	1	2	3	4	5
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Februari
	5	6	7	8	9
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23
Za	3	10	17	24
Zo	4	11	18	25

Maart
	9	10	11	12	13
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24	31

April
	14	15	16	17	18
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Mei
	18	19	20	21	22
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

Juni
	22	23	24	25	26
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

Juli
	27	28	29	30	31	&nbsp
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Augustus
	31	32	33	34	35
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23	30
Za	3	10	17	24	31
Zo	4	11	19	25

September
	35	36	37	38	39	40
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29

Oktober
	40	41	42	43	44
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24	31
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

November
	44	45	46	47	48
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24

December
	48	49	50	51	52	1
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24	31
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29