Releases Youforce HR Core Education

2021-07 Bulkimport - Verwijderen diensttijden In release 2021-06 is template J001 beschikbaar gekomen voor het toevoegen van diensttijden voor medewerkers. In deze release komt het nieuwe template J002 ter beschikking voor het verwijderen van diensttijden. 2021-06 Bulkimport diensttijden Vanaf de juni release zijn ook diensttijden in te lezen met de bulkimport functionaliteit. Dit doe je met template J001.

Nieuw Bulkimport Variabele mutaties verwijderen Waarom U wilt voor een groot aantal medewerkers een of meerdere variabele mutatie(s) opvoeren in het systeem. Bijvoorbeeld eenmalige toeslagen, maandelijkse reiskostenvergoedingen, et cetera. Dat kan een arbeidsintensief proces zijn als u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen. Het kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HR Core Education. In een eerdere release (februari 2019) is reeds functionaliteit vrijgegeven voor bulkimport van stam- en variabele mutaties. Daarin ontbrak echter de mogelijkheid om via bulkimport variabele mutaties te verwijderen. in deze release krijgt u ook de mogelijkheid om met bulkimport variabele mutaties te verwijderen. Bijvoorbeeld als u per ongeluk via bulkimport een fout heeft gemaakt bij het invoeren van variabele mutaties. Hoe U beschikte in HR Core Education al over een template om variabele mutaties via bulkimport te kunnen toevoegen. Daar is voor het verwijderen van die mutaties een template bijgekomen. U heeft nu de volgende templates voor bulkimport variabele mutaties: MVA1 - voor het toevoegen van variabele mutaties MVA2 - voor het verwijderen van variabele mutaties Let op: u kunt met de bulkimport functionaliteit voor variabele mutaties géén eerder toegevoegde variabele mutaties wijzigen. In de schermen van de variabele mutaties is een nieuw gegeven toegevoegd: Timestamp. Elke variabele mutatie is voortaan voorzien van dit kenmerk. Dit kenmerk moet u onder andere gebruiken voor het uniek identificeren van een variabele mutatie als u via bulkimport variabele mutaties wilt verwijderen. Menu / pad functie: Salarisadministratie > Administratie > Variabele gegevens Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HR Core Education. U hebt daar ook de mogelijkheid de template te downloaden. Meer over dit onderwerp leest u in de release notes van februari 2019. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Aparte Payroll Gemal invoercodes voor salarisschaal en inpasnummers Waarom In Payroll Gemal komen aparte invoercodes voor de salarisschaal en voor het inpasnummer. Momenteel is dit gecombineerd in één en dezelfde Payroll Gemal invoercode. Er is een nieuwe HRCE-component aangemaakt (1102) voor het inpasnummer. Deze is gekoppeld aan Payroll Gemal invoercode 02316. Overigens zijn in HR Core Education bij het vastleggen, de twee codes altijd van elkaar onderscheiden. Hoe Met deze release voeren wij een actie uit voor - in 2019 actieve - medewerkers die verloond worden op basis van een inpasnummer. Zodoende wordt voor deze medewerkers een Payroll Gemal mutatie aangemaakt op deze nieuwe component met ingangsdatum 1 januar1 2019. Eventueel aanwezige mutaties voor de actieve of toekomstige salarisperiode worden geconverteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Burgerlijke staat 'Onbekend' Waarom De mogelijkheid om voor de burgerlijke staat de waarde Onbekend vast te leggen werd nog niet door Payroll Gemal ondersteund. In HR Core Education is de waarde Onbekend echter wel vast te leggen voor de burgelijke staat. In de levering naar Payroll Gemal werd dit altijd omgezet in de Gemal waarde 1 ofwel Ongehuwd. Hoe Vanaf deze release accepteert Payroll Gemal voor de burgerlijke staat de waarde 0 ofwel Onbekend. Voor de medewerkers waarvan in HR Core Education de waarde Onbekend is vastgelegd zorgen wij er in deze release voor dat HR Core Education de Payroll Gemal mutatie opnieuw genereert. Dit met als ingangsdatum 1-4-2019. Hierdoor komen HR Core Education en Payroll Gemal in lijn met elkaar voor wat betreft de burgelijke staat. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/22/2019

Nieuw Bulk import Stammutaties Waarom U wilt voor een groot aantal medewerkers een (of meer) stammutatie(s) opvoeren in HR Core Education (HRCE). Dat kan een arbeidsintensief proces zijn wanneer u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen. Het  kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HRCE. Hoe Voortaan beschikt u in HR Core Education over de volgende templates om via bulkimport  stammutaties op te voeren, eerder vastgelegde stammutaties te wijzigen of om deze te verwijderen: MST1 - voor het toevoegen of wijzigen van stammutaties MST2 - voor het verwijderen van stammutaties Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HRCE. Ook vindt u daar de mogelijkheid om de templates te downloaden. Hieronder een schermafdruk uit de Online help. Bulk import Variabele mutaties Waarom U wilt voor een groot aantal medewerkers een (of meer) variabele mutatie(s) opvoeren in het systeem, bijvoorbeeld eenmalige toeslagen, maandelijkse reiskostenvergoedingen, et cetera. Dat kan een arbeidsintensief proces zijn indien u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen. Het kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HRCE. Hoe Voortaan beschikt u in HR Core Education over de volgende template om variabele mutaties via bulkimport te kunnen opvoeren. MVA1 - voor het toevoegen van variabele mutaties Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HRCE. Ook vindt u daar de mogelijkheid om de template te downloaden. Hieronder een schermafdruk uit de Online help. Let op: Verwijderen nog niet mogelijk Het is niet mogelijk om eerder opgevoerde variabele gegevens te wijzigen via bulkimport. Een alternatief voor het wijzigen is om eerst de betreffende variabele gegevens te verwijderen en daarna opnieuw op te voeren. Echter de verwijder-mogelijkheid is in deze release nog niet beschikbaar. In een van komende releases wordt ook een template voor het verwijderen van variabele gegevens beschikbaar gesteld. Houdt u hiervoor de komende release notes in de gaten. Let op: Dubbele mutaties in een bestand niet mogelijk U kunt in een (1) bestand geen dubbele mutaties opnemen (dat wil zeggen voor dezelfde medewerker meerdere keren dezelfde component). Doet u dat wel, dan wordt slechts 1 van de dubbele mutaties verwerkt; de andere wordt afgekeurd. Om dat te voorkomen zult u meerdere bestanden moeten gebruiken om de mutaties in te lezen. Gewijzigd en verbeterd  HBO: Duurzame inzetbaarheid HBO - 2e methode voor toepassen spaarmaximum Waarom In HR Core Education is de bestaande methode voor het toepassen van het spaarmaximum gebaseerd op het saldo zoals die bepaald wordt aan het begin van een nieuwe duurzame inzetbaarheid jaar (DI-jaar). Komt bij het toekennen van een nieuw jaarrecht het totale saldo (saldi uit het vorige jaar + nieuw recht dit jaar) boven het maximum van 200 uren, dan vervalt het gedeelte van het nieuwe recht dat boven de 200 uren uit komt (uiteraard naar rato van de betrekkingsomvang). Dit gedeelte van het recht noemen wij de boven-maximum uren. Echter sommige HBO scholen hebben in hun reglement bepaald dat anders omgegaan moet worden met deze boven-maximum uren. Deze vervallen niet direct aan het begin van een nieuw DI-jaar, maar mogen alsnog gedurende het DI-jaar worden aangewend aan een of meer bestedingsdoelen. De boven-maximum uren die niet gedurende het DI-jaar worden aangewend komen wel na afloop van het DI-jaar alsnog te vervallen. Hoe Bedrijfsgegevens Bij de bedrijfsgegevens kunt u aangeven of u voor Duurzame inzetbaarheid het spaarmaximum wilt toepassen. Mogelijk heeft u daar al eerder voor gekozen. Uw eerdere keuze blijft dan gelden en verandert er niets aan de werking van het programma. U kunt nu echter ook kiezen voor de tweede methode voor het spaarmaximum. Wanneer u wisselt van methode zal het systeem de volgende dag alle berekeningen voor het actieve DI-jaar voor de medewerkers opnieuw uitvoeren. Zodoende kunt u, wanneer u dit wilt, gemakkelijk overstappen naar de andere maximum methode. U kiest dan bij Maximeren op 200 uur voor de optie "Ja, na besteding". Menu / pad Beheerregels > Regel administratief beleid > Structuur van de onderneming > Definitie van de onderneming > Default bedrijfsgegevens Medewerker gegevens U ziet op het scherm Duurzame inzetbaarheid HBO twee nieuwe velden: Budget boven maximum (deze ziet u bij het onderdeel Besteedbaar budget, halverwege het scherm) Heeft u de huidige methode ingesteld voor toepassen van het maximum, dan wordt dit veld gevuld met de waarde 0. Eventuele uren die uitkomen boven het maximum zijn direct komen te vervallen. Heeft u de tweede methode ingesteld (toepassen maximum na besteding) dan wordt dit veld, na bepaling van de nieuwe rechten aan het begin van een nieuw DI-jaar, gevuld met het aantal uren dat daarbij is uitgekomen boven het maximum. Deze uren mogen nog gebruikt worden voor aanwending gedurende het DI-jaar. Restant boven maximum (deze ziet u onderaan het scherm) Heeft u de tweede methode ingesteld (toepassen maximum na besteding) dan ziet u in dit veld het restant aan uren boven-maximum dat nog gedurende het jaar aangewend mag worden. Bij de aanwending van uren aan bestedingsdoelen zal het systeem eerst putten uit de boven-maximum uren en pas daarna uit de uren in het veld Totaal besteedbaar . Menu / pad: Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Duurzame inzetbaarheid HBO Uw actie Indien u de tweede methode voor maximeren van spaaruren wenst toe te passen (maximeren na besteding), dan past u in de bedrijfsgegevens uw keuze aan. Self Service De twee nieuwe gegevens zijn beschikbaar in Self Service en kunt u gebruiken om te presenteren op uw Self Service formulieren. Deze gegevens mogen in Self Service niet muteerbaar zijn. MI Report models en Data feed De nieuwe gegevens zullen naar verwachting in maart 2019 beschikbaar komen in de MI-omgeving. Opgeloste meldingen Vastleggen van Arbeidsgehandicaptenstatus (change 70123) Melding In HR Core Education is het mogelijk WIA gegevens te registreren voor de medewerker. Bij het vastleggen van een ziekmelding moest u in dat geval altijd een ziekmelding-ZW vastleggen. Het is echter niet mogelijk in HR Core Education om een einddatum op te geven bij de WIA gegevens, waardoor, na het verlopen van de no-riskpolis, het niet mogelijk was om een gewone ziekmelding vast te leggen. Oplossing Voortaan kunt u voor een medewerker aangeven of er sprake is van een no-riskpolis, waarbij u tevens kunt vastleggen wat de einddatum daarvan is. Het systeem controleert nu bij het vastleggen van een gewone ziekmelding of er sprake is van een actieve no-risk polis: Als er sprake is van een actieve no-riskpolis voor de medewerker dan kunt u in HR Core Education geen gewone ziekmelding opvoeren. U dient dan een ziekmelding-ZW op te voeren. Als er geen sprake is van een actieve no-riskpolis voor de medewerker dan kunt u voortaan ook een gewone ziekmelding opvoeren. Het systeem kijkt hiervoor niet langer naar de WIA gegevens. Pad: Personeelsmanagement → Ziekteregistratie → No-riskpolis U kunt hier aanvinken of er sprake is van een no-riskpolis. Indien van toepassing vult u ook de einddatum in. NB: wanneer het automatisch verzenden van UWV berichten bij u niet is ingericht, dan geldt het volgende: Indien er geen no-riskpolis actief is op de datum ziek, dan wordt de indicatie vangnetgeval default uit gevinkt. Indien er wel een no-riskpolis actief is op de datum ziek, dan wordt de indicatie vangnetgeval aangevinkt. Deze werking was tot nu toe op basis van de WIA registratie, voortaan dus op basis van de no-riskpolis registratie. Uw actie Voor de medewerkers waar van toepassing dient u eenmalig de no-riskpolis gegevens in te vullen. Wij adviseren u dit in elk geval te beoordelen voor medewerkers die nu een actieve WIA registratie hebben in HRCE. De no-riskpolis gegevens zijn beschikbaar in Self Service. Wij adviseren u uw Self Service formulieren (met name de controles) hierop aan te passen. Oude oplossing lerarenregister verwijderen (change 977994) Melding In februari 2018 is een nieuwe oplossing geïntroduceerd voor het registreren van gegevens voor het lerarenregister. Wanneer u voor die tijd de oude oplossing gebruikte, dan kon u de gegevens vanuit  de oude oplossing door RAET laten omzetten naar de nieuwe oplossing. Inmiddels gaan we ervan uit dat iedereen de nieuwe oplossing gebruikt en kan de oude oplossing uit het systeem verwijderd worden. Oplossing De verwijdering van de oude oplossing wordt in 2 stappen uitgevoerd.  In deze release zorgen we ervoor: dat in HR Core Education de gegevens van de oude oplossing niet langer zichtbaar zijn in de schermen (u kwam deze gegevens tegen bij de schermen met de aanstellingsgegevens) Later dit jaar doen we het volgende: de gegevens zullen worden verwijderd uit de Report models en de Data feed. de gegevens worden daadwerkelijk (definitief) uit de database verwijderd. Uw actie Indien uw Self Service formulieren nog de oude lerarenregistergegevens bevatten, dan wordt u geadviseerd deze formulieren aan te passen. Controleert u vooral uw formulieren waarmee aanstellingen kunnen worden vastgelegd of gewijzigd. Indien u de oude gegevens voor het lerarenregister nog gebruikt in MI-rapporten, dan wordt u geadviseerd deze rapporten aan te passen. Mocht u de oude oplossing nog steeds actief gebruiken voor de registratie van de lerarenregistergegevens, neemt u dan contact op met de Service desk van RAET. Raadpleeg in dat geval eerst de release notes van februari 2018 - "Lerarenregister nieuwe oplossing". Payroll Gemal invoercodes Nieuwe/gewijzigde componenten in HR Core Education In Payroll Gemal zijn enkele invoercodes toegevoegd of gewijzigd. Hiervoor hebben wij onderstaande componenten aangemaakt/gewijzigd. Raadpleeg de Gemal releasenotes van de januari release voor de toelichting. component 2040 2191 9199 9200 3259 Gemal Wijziging omschrijving Nieuw Wijziging omschrijving Nieuw Nieuw Lange omschrijving Aanvulling bij verlof Grens bijtelling auto Keuze percentage auto 1 Keuze percentage auto 2 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 1 Indicatie actief Ja Ja Ja Veldtype comp. Numeriek Numeriek Numeriek Component groep ?? ?? ?? Code Payroll 01111 02191 02257 02321 03260 Indicatie stam comp. Ja Ja Ja Lengte waarde component 7 2 7 Indicatie variabele comp Ja Ja Ja Aantal decimalen 2 0 0 Code TWK Huidig jaar Huidig Vorig jaar Afwijkende ingangsdatum Ja Ja Ja Uitsluiten correctierun Nee Nee Nee Directe doorbelasting Ja Ja Ja component 3261 3262 3263 3264 3265 Gemal Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Lange omschrijving Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 2 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 3 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 4 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 5 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 6 Indicatie actief Ja Ja Ja Ja Ja Veldtype comp. Numeriek Numeriek Numeriek Numeriek Numeriek Component groep ?? ?? ?? ?? ?? Code Payroll 03261 03262 03263 03264 03265 Indicatie stam comp. Ja Ja Ja Ja Ja Lengte waarde component 7 7 7 7 7 Indicatie variabele comp Ja Ja Ja Ja Ja Aantal decimalen 0 0 0 0 0 Code TWK Vorig jaar Vorig jaar Vorig jaar Vorig jaar Vorig jaar Afwijkende ingangsdatum Ja Ja Ja Ja Ja Uitsluiten correctierun Nee Nee Nee Nee Nee Directe doorbelasting Ja Ja Ja Ja Ja Vervallen componenten in HR Core Education De componenten Gemal / HR Core Education 01185/3861 (minimumloondoorbetaling bij verlof) 02454/2504 (conversie Ziekengeld) 02482/2270 (afwijkende uitkeringsdagen) zijn vervallen in Payroll Gemal. Wij zullen deze componenten per 01-03-2019 op niet actief zetten. Uw actie Wij verzoeken u, indien van toepassing, de actieve mutaties op deze componenten voor de betreffende medewerkers te beëindigen.   Publishing Date : 1/30/2019

Mededeling Onderstaand bericht is op 9 maart 2021 gepubliceerd in de HR Core Education communitygroep. Deelnemernummer risicofonds Sinds 1 januari valt het Risicofonds onder Centraal Beheer. De polisnummers die Centraal Beheer toekent aan een nieuwe deelnemer hebben 11 posities. Het veld in HR Core Education heeft 6 posities. Voor bestaande deelnemers laat je het deelnemernummer ongewijzigd. Met Centraal Beheer is afgesproken dat je de laatste 6 cijfers van het nieuwe polisnummer moet gebruiken voor de levering vanuit HR Core Education. Voorbeeld Centraal Beheer heeft polisnummer 00460030903 uitgegeven voor een nieuwe deelnemer aan het Risicofonds. Het deelnemernummer voor gebruik in HR Core Education is dus 030903. Gewijzigd/verbeterd Service Connector Waarom  Door corrupte data van adresgegevens - straat , huisnummer, toevoeging - kreeg men af en toe geen output bij het opvragen van gegevens via de Service Connector. Hoe Personeelsmanagement > Personeelsgegeven > Persoonlijke gegevens > tab Adressen In HR Core Education zijn de controles op de adresgegevens aangepast om corrupte data te voorkomen. Deze controles worden zowel toegepast bij het direct vastleggen van adresgegevens in HR Core Education als bij het vastleggen via Self Service. Daarnaast is de output van de Service Connector aangepast. Als het huisnummer niet wordt herkend, geeft de uitvraag van gegevens via de Service Connector toch output. Jouw actie Geen. Wel een attentiepunt: in de output krijgt het ontbrekende of onjuiste huisnummer de waarde 0. Opgeloste Change Eigen Salarisregeling Waarom  Door een aanpassing in HR Core Education en Payroll Gemal was de combinatie inpasnummer en RSP niet meer aan te sturen bij een eigen salarisregeling. Hoe HR Core Education is aangepast zodat je de combinatie inpasnummer en RSP tegelijkertijd kunt vastleggen voor de medewerker bij het toekennen van een eigen salarisregeling. Salarisadministratie  > Administratie > Beloningsgegevens > Salaris De combinatie inpasnummer en RSP stuurt de componenten 1102/02316 en 1111/02513 aan van respectievelijk HR Core Education / Payroll Gemal. Jouw actie De combinatie inpasnummer en RSP kan je alleen toepassen als je de medewerker inschaalt op een eigen salarisregeling. Publishing Date : 4/1/2021

Wet- en regelgeving Anoniementarief als LH-tabel Waarom  Vanaf periode 2021-03 is de aansturing van een anonieme werknemer gewijzigd in Payroll Gemal. Raadpleeg hiervoor de Payroll Gemal release notes 2021-03. HR Core Education sluit bij deze wijziging aan. De volgende codes gaan vervallen: HRCE code 1954 en 8104 / Gemal invoercode 02270 - Anoniem LH HRCE code invoercode 1955 en 8105 / Gemal invoercode 02271 Anoniem ZVW/WN De functionaliteit van deze invoercodes wordt ondergebracht bij HRCE code 1150 / Gemal invoercode 02333 Code loonheffingstabel met de nieuwe code 4. Hoe Het veld Anonieme werknemer vervalt en de Loonheffingstabel is uitgebreid met code 4 - Anoniemtarief 52%. Pad: Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal/SV/Pensioenen Het veld Anonieme werknemer is verwijderd van de pagina Fiscaal/SV/Pensioen. Dit veld stuurde HRCE codes 1954 en 1955 aan. De Loonheffingstabel op de pagina Fiscaal/SV/Pensioen is uitgebreid met code 4 - Anoniem tarief 52%. Deze tabel stuurt HRCE code 1150 / Gemal invoercode 02333 aan.  Uw actie Voor de actuele en toekomstige voorkomens met een datum uit dienst op of na 01-01-2021 hoeft je niets te doen. HR Core Education voert een conversie uit met deze release. Voor de betreffende medewerkers wordt een nieuw exemplaar Fiscale gegevens aangemaakt met Loonheffingstabel code 4 en een mutatie  aangemaakt op HRCE component 1150 met code 4. De stammutaties voor de HRCE componenten 8104 en 8105 met een begindatum voor 01-01-2021 en een einddatum op of na 01-01-2021 worden beëindigd per 31-12-2020. De toekomstmutaties voor HRCE componenten 1954, 1955, 8104 or 8105 met een begindatum op of na 01-01-2021 worden verwijderd. Soort inkomstenverhouding Waarom  In december 2019 is op de pagina Fiscaal/SV/Pensioen de sectie Soort inkomstenverhouding toegevoegd omdat deze gegevens in het kader van de WNRA verplicht zijn voor iedere medewerker. Met die release is HRCE component 4271 / Gemal invoercode 02893 niet muteerbaar gemaakt en wordt de Gemal invoercode 02893 nu aangestuurd met HRCE component 1149. Helaas is de component een week na de release ook weer actief gemaakt. Het blijkt dat deze HRCE component sinds de 2019-12 release ook gemuteerd is als stammutatie voor diverse medewerkers. Hoe Met deze release wordt HRCE component 4271 / Gemal invoercode 02893 opnieuw niet muteerbaar en voeren wij een conversie uit. Een exemplaar Soort inkomstenverhouding wordt indien van toepassing aangemaakt met de gegevens van de mutatie op component 4271. De mutatie voor component 4271 wordt beëindigd en een mutatie op component 1149 wordt aangemaakt. Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal/SV/Pensioen Vanaf deze release stuur je Gemal invoercode 02893 alleen aan via een exemplaar Soort inkomstenverhouding met HRCE component 1149. Publishing Date : 2/19/2021