Nieuwe workflow voor het boeken van interviews (1 februari 2024)
Doel en scope
We hebben de workflow voor het boeken van interviews en de bijbehorende e-mail templates vernieuwd. Dit zal ook de basis vormen voor de aankomende kalenderintegratie en nieuwe e-mail templates. Deze nieuwe functionaliteit is getest door een aantal klanten en een deel van hun feedback is verwerkt voor deze release.
Omschrijving
Deze nieuwe workflow en templates markeren het volgende hoofdstuk van ons nieuwe EasyCruit platform. We hebben delen van de oude functionaliteit voor het boeken van interviews opnieuw ontworpen en verbeterd op basis van feedback van klanten. De nieuwe templates zijn de eerste van velen die zullen volgen, met een nieuw en verbeterd ontwerp en functionaliteiten.
De nieuwe workflow voor het boeken van interviews opent in een nieuw venster. In de eerste stap moeten de interviewgegevens worden ingevoerd. Enkele belangrijke wijzigingen die we daar hebben geïmplementeerd:
- Je kan interne interviewers selecteren uit de lijst met admins en gebruikers met toegang tot de afdeling waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.
- Je kan ook externe interviewers toevoegen, zodat ze niet als gebruiker in EasyCruit hoeven te worden toegevoegd.
- Je kan een fysieke locatie (adreslijst op basis van adressen uit afdelingsstructuur) toevoegen of "Online" kiezen.
Wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld, kan je doorgaan naar de volgende stap. Hier zie je de volgende nieuwe functionaliteiten:
- Een voorbeeld van de e-mail. Op deze manier kan je controleren of alle gegevens en opmaak juist zijn voordat je de e-mail naar de kandidaat verzendt.
- Een overzicht van de ingevulde interviewgegevens uit de vorige stap.
Als je wijzigingen in de e-mail wilt aanbrengen, kan je op de bewerken knop (potlood pictogram) klikken. Dit brengt je naar de bewerkingspagina van het template, waar je de volgende nieuwe functionaliteiten zult zien:
- Een overzicht van alle beschikbare samenvoegvelden. Deze kunnen worden gebruikt door te klikken in een van de editors en/of het onderwerpveld en vervolgens te klikken op het gewenste samenvoegveld (zie ook de informatie tekst in de workflow zelf), waarna het samenvoegveld op de gewenste locatie wordt geplaatst.
- Een nieuwe en verbeterde editor.
Nadat je de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, kan je deze opslaan en keer je terug naar de vorige stap. In de voorbeeldweergave kan je zien hoe de gemaakte wijzigingen worden weergegeven voor de kandidaat. Wanneer je tevreden bent, kan je de uitnodiging verzenden door op de knop "Uitnodiging verzenden" te klikken.
Kandidaten zullen een nieuwe en verbeterde bevestigingslink ontvangen (zorg ervoor dat het bevestigingslink samenvoegveld in het e-mail template is opgenomen) voor het reageren op het interview voorstel. Het is mogelijk om te bevestigen, een nieuwe datum en tijd voor te stellen of om je sollicitatie in te trekken. Zodra er een antwoord is geselecteerd, zal dit worden gedeeld met de interviewers en in EasyCruit zelf.
De interviewgegevens worden vervolgens weergegeven in het profiel van de kandidaat, net zoals voorheen. Daar kan je ook de interviewgegevens bewerken. Het selectievakje "Informeer alle deelnemers over wijzigingen via e-mail" is standaard aangevinkt. Als je alle deelnemers op de hoogte wilt brengen van de door jou aangebrachte wijzigingen, laat je het vakje aangevinkt. Als je dat niet wilt doen, kan je het vakje uitvinken.
Interviews zullen ook zichtbaar zijn in de wervingskalender, zoals dat ook het geval was met de oude interview workflow. Dit geldt zowel voor de wervingskalender op de startpagina als de wervingskalender in het oude platform.
Enkele belangrijke algemene wijzigingen ten opzichte van de oude workflow voor het boeken van interviews:
- Er zal geen optie zijn voor herinneringsmails.
- Er zal geen optie zijn om geen e-mail te versturen. Als je geen e-mail naar de kandidaat wilt sturen, kan je in plaats daarvan het menu “Status wijzigen” gebruiken. Dit resulteert wel in het ontbreken van interview details, dus houdt daar rekening mee.
Workflow
1. Nodig een kandidaat uit voor een interview, ofwel vanuit de kandidatenlijst of het kandidaatprofiel.
2. Een nieuw venster wordt geopend. Vul alle verplichte velden in om door te gaan naar de volgende stap.
3. Er wordt een voorbeeld en overzicht weergegeven. Klik op de bewerken knop (potlood pictogram) om wijzigingen aan de e-mail aan te brengen.
4. Bewerk het template en klik op "Wijzigingen toepassen" (of "Annuleren") om terug te keren naar de voorbeeldweergave van de e-mail. Zoals aangegeven, zal "Annuleren" alle gemaakte wijzigingen ongedaan maken en "Wijzigingen toepassen" zal de e-mail bijwerken met de aangebrachte wijzigingen.
5. Wanneer je klaar bent, klik je op "Uitnodiging verzenden" en de kandidaat zal op de hoogte worden gebracht.
6. De interviewgegevens worden nadien weergegeven in het kandidaatprofiel.
7. Je kan altijd de interviewgegevens later bewerken indien nodig door op "Bewerken" te klikken in de rechterbovenhoek van het interview details blok.
8. De kandidaat ontvangt een e-mail met de bevestigingslink. Nadat de kandidaat op de link heeft geklikt, zien ze de volgende pagina:
9. Nadat de kandidaat een antwoord heeft geselecteerd, zal deze pagina het gekozen antwoord blijven weergeven totdat de link niet meer actief is.
Nieuwe e-mail templates voor de interview boeken workflow (1 februari 2024)
Doel en scope
Naast de nieuwe workflow voor het boeken van interviews hebben we ook nieuwe e-mail templates gemaakt. We hebben de oude interview templates vervangen en ook enkele extra e-mail templates toegevoegd om beheerders meer mogelijkheden te bieden voor maatwerk.
Omschrijving
We hebben vier e-mail templates vernieuwd:
- Eerste gesprek/telefonisch gesprek
- Eerste interview
- Tweede interview
- Derde interview
We hebben ook vier nieuwe e-mail templates gemaakt:
- Uitnodiging voor interviewers voor een nieuw interview
- Notificatie voor kandidaten over interview wijzigingen
- Notificatie voor interviewers over interview wijzigingen
- Bevestigingslink antwoord notificatie
Alle templates hebben een volledig nieuw ontwerp en we hebben de volgende functionaliteiten toegevoegd:
- Een afzender veld, zodat je bijvoorbeeld een gedeeld e-mailadres voor werving als de standaard afzender kunt instellen. Als je het afzender veld leeg laat, zal het verzenden van e-mails dezelfde logica volgen als voorheen (meestal wordt het e-mailadres van de gebruiker gebruikt).
- Een overzicht van alle beschikbare samenvoegvelden. Deze kunnen worden gebruikt door te klikken in een van de editors en/of het onderwerpveld en vervolgens te klikken op het gewenste samenvoegveld (zie ook de informatie tekst in de workflow zelf), dat het samenvoegveld op de gewenste locatie plaatst.
- Een nieuwe en verbeterde editor.
- Elk e-mail template zal nu de optie hebben om bijlagen toe te voegen. Het is nu mogelijk om bijvoorbeeld reisinstructies of informatie over het bedrijf standaard toe te voegen.
Als je wilt zien hoe een e-mail eruit zou zien voor de kandidaat, kan je op de "Voorbeeld" knop klikken. De samenvoegvelden worden weergegeven als algemene gegevens zoals "Voornaam kandidaat".
Enkele belangrijke algemene wijzigingen ten opzichte van de oude e-mail templates voor het boeken van interviews:
- Er zal geen optie zijn om geen e-mail te verzenden. Als je geen e-mail naar de kandidaat wilt sturen, kan je in plaats daarvan het menu “Status wijzigen” gebruiken.
- Er zal geen vertragingsoptie zijn.
- Er zal geen herinneringsoptie zijn.
BELANGRIJKE OPMERKING: E-mail templates van het oude boekingssysteem voor interviews worden gekopieerd naar de nieuwe e-mail templates. Na de release van het nieuwe boekingssysteem voor interviews moet je zelf controleren of de tekst nog steeds correct is uitgelijnd en of alle samenvoegvelden op hun plaats staan. Sommige samenvoegvelden zijn verwijderd:
- {route}
- {veibeskrivelse}
- {bekreftlink}
Zorg er ook voor dat je controleert op verschillende talen en afdelingen als je daar aanpassingen hebt gemaakt.
Workflow
1. Ga naar de tegel "E-mail templates" in de beheerdersinstellingen.
2. Klik op een van de interview templates.
3. Selecteer een afdeling.
4. Start met het bewerken van de e-mail.
5. Klik op "Voorbeeld" om te zien hoe de wijzigingen zullen worden weergegeven voor de ontvanger.
6. Wanneer je klaar bent, klik je op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan.
.gif "VISMA"){kind=icon}
.gif "VISMA"){kind=icon}
Kan het zijn dat de tekst uit de oude templates niet is meegenomen? Of doe ik iets verkeerd? Als ik een uitnodiging aanmaak verschijnt er bijna geen tekst.
Beste Maurice,
Het datumveld is een niet Nederlandse notatie.
Kan dit nog snel worden aangepast.
Met vriendelijke groet,
Richard
Beste Maurice,
De medewerkers die bij de sollicitatie aanwezig zijn krijgen een mailtje met een invite.
Echter mijn collega krijgt een mail vanuit mijn naam (klopt) maar als we naar de Aan kijken (aan wie geadresseerd) dan klopt dat niet. Daar staat of mijn naam als afzender of mijn naam omdat ik de tweede ben die ook aanwezig is bij het interview.
Dit is niet akkoord.
Graag snel oplossen
Met vriendelijke groet,
Richard
@Maurice Eppenga @Bastiaan Fidder
Hoi Maurice & Bastiaan,
ASG is blij met deze ontwikkeling. wij stoeien nog met 2 dingen:
invite.ics document wordt niet geaccepteerd op in outlook op het ASG netwerk. na 2x ja geselecteerd kom ik in mijn agenda, ziet outlook het wel maar accepteren is licht grijs (niet mogelijk). bedrijfsregel veilig mailen staat aan, Moet ICT ASG nog iets aanpassen? ik zie namelijk niet dat andere klanten hier ook last van hebben
2e constatering bij informatief gesprek is dat kandidaat na acceptatie link te hebben gebruikt en bevestigd dat er geen automatische mail komt met invite ics.document om op te nemen in je outlook agenda
groet,Rene
Beste Maurice,
Ik zie dat bij de nieuwe template inrichting er minder icoontjes zijn dan voorheen.
versus
In hoeverre krijgen we de andere functionaliteiten weer terug (plakken als platte tekst, html etc.) Als beheerder mis ik nu eigenlijk een aantal mogelijkheden die we voorheen wel hadden.
Met vriendelijke groet,
Richard
Beste Maurice,
Als de sollicitant heeft gereageerd via de bevestigingslink en een keuze heeft gemaakt valt mij nog 2 dingen op in de mail die wordt ontvangen (confirmlink reply notification).
Het gaat hier om het Onderwerp van de mail.
De spatie tussen het samenvoegveld 'Interviewtype' en de tekst 'op' na dit samenvoegveld verdwijnt.
En het samenvoegveld 'Interviewdatum' wordt niet juist getoond (afhankelijk van je ingestelde taal) en er staat een tijdstip achter wat niet juist is (het is datum en geen datumtijd. Zou dat wel juist zijn dan klopt de tijd niet (zal een standaard waarde zijn van een server).
Het zou mooi zijn als dit ook weer zo snel wordt opgepakt en hersteld als de ander gevonden onvolkomenheden.
Met vriendelijke groet,
Richard
Beste Maurice,
In de uitnodiging (invite.ics) staat ook diegene die de uitnodiging verstuurd.
In dit geval ben ik dat ook maar de medewerker die de uitnodiging verstuurd is natuurlijk niet vereist als deze niet is opgenomen als aanwezige interviewers.
Met vriendelijke groet,
Richard Ritzer
Beste Maurice,
Ik heb er nog eentje voor je.
Er zijn twee verschillende samenvoegvelden die dezelfde naam hebben gekregen.
Dit zorgt voor verwarring.
Graag zorgdragen dat een samenvoegveld goed identificeerbaar is.
Met vriendelijke groet,
Richard
@Maurice Eppenga
nieuw is:
- Een afzender veld, zodat je bijvoorbeeld een gedeeld e-mailadres voor werving als de standaard afzender kunt instellen. Als je het afzender veld leeg laat, zal het verzenden van e-mails dezelfde logica volgen als voorheen (meestal wordt het e-mailadres van de gebruiker gebruikt).
Dit hebben wij zo ingesteld: mailadres afzender is het gezamenlijke HR mailadres. Maar, je kunt geen presentatienaam instellen. Dus alsnog komt de naam van de gebruiker die de mail verstuurt, als afzender in de mail te staan.
Dat is onwenselijk. De persoonlijke naam mag hier absoluut niet staan.
Dit willen we in template kunnen aanpassen. Kan dat geregeld worden?
Dus er staat nu in de mail
Van: Marietje Jansen [teamhr@organisatie.nl]
maar wij willen
Van: Team HR [teamhr@organisatie.nl]
NB
Bij afwijzing mails (die niet gewijzigd zijn) kun je in template helemaal geen afzender zelf invoeren.
Máár, na genereren kun je daarin alsnog zelf de naam van de afzender overschrijven in willekeurig welke naam + mailadres. Mijn collega's wijzigen dat dus handmatig. Dit zou tijdelijk ook akkoord zijn.
Over Visma | Raet
Copyright 2019 Visma Community. All right reserved.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika