Veelgestelde vragen in Visma Net ERP

Voordat je de Visma.net-omgeving daadwerkelijk kunt gaan gebruiken, is het noodzakelijk dat je de Terms of Service (ook bekend als servicevoorwaarden) accepteert. Dit kun je doen via de link in de uitnodigingsmail.     Zodra je de link opent, verschijnt het venster met de Terms of Service. Accepteer de servicevoorwaarden (te vinden onderaan de pagina) en klik vervolgens op de knop Accept.

Soms is het nodig om uw consultant of een supportmedewerker tijdelijk mee te laten kijken in uw administratie in Visma.net ERP. In de bijlage leest u hoe u zowel uw consultant als een supportmedewerker (tijdelijk) toegang kunt geven tot uw administratie.

Aan welke eisen moet een wachtwoord eigenlijk voldoen voor Visma.net? Hoe lang blijft mijn wachtwoord geldig? Kan ik mijn huidige wachtwoord opnieuw gebruiken? Vind hier antwoorden op dit soort vragen.

In Visma.net Admin kunt u iemand de rol van primaire contactpersoon toewijzen. Wanneer u  een nieuwe primaire contactpersoon kiest, komt de huidige rol van primaire contactpersoon automatisch te vervallen.  Stappen  Ga naar Visma Home en log in met het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon en het bijbehorende wachtwoord. Bent u het wachtwoord vergeten? Na het invullen van het e-mailadres kunt u doorklikken naar het volgende scherm. Hier kunt u kiezen voor 'Wachtwoord vergeten?'. U krijgt dan een link toegestuurd waarmee u een nieuw wachtwoord kunt instellen. Open het onderdeel Gebruikers en Rollen. Kies de tab Gebruikers. Klik op de gebruiker die u als nieuwe primaire contactpersoon wilt instellen. In het veld Toegang geven tot selecteert u uw bedrijfsnaam gevolgd door de toevoeging (klant). Markeer de rol Primary contact in de kolom Admin en controleer in de melding (bovenin het venster), voor welke gebruiker deze rol ingetrokken zal worden.  Kies Opslaan en Sluiten. Let op: zoals u ziet kunt u hier ook de Application administrator, Business contact en Customer administrator aanpassen. Bij het wijzigen van deze rollen, komt de huidige rol niet automatisch te vervallen. 

Als u aan de (semi)overheid factureert bent u in de meeste gevallen verplicht om een zogenaamde e-factuur te versturen.   Vanuit Visma.net ERP kunt u gemakkelijk een e-factuur versturen, met behulp van de AutoInvoice service, op bijna identieke wijze als dat u een factuur per e-mail zou sturen. Bij het versturen kiest u, in plaats van Factuur e-mailen, vanuit de verkoopfactuur onder Acties voor Naar AutoInvoice verzenden.   Belangrijk bij het versturen van facturen naar de overheid is dat er in het venster Organisaties in de betreffende organisatie onder het kopje Hoofdcontactpersoon altijd een e-mail adres is vastgelegd.   De overheid voert namelijk een aanvullende controle uit op basis van eigen criteria die zijn vastgelegd in de Basisfactuur Rijk. Indien er een foutmelding komt in deze aanvullende controle dan wordt u daar via het vastgelegde e-mail adres van op de hoogte gesteld. Heeft u geen e-mail adres vastgelegd dan ontvangt u dus geen terugkoppeling indien er aan de kant van de overheid een foutmelding optreedt. De factuur zal in dat geval niet bij de ontvanger aankomen.   Om aan de criteria van de basisfactuur Rijk te voldoen moet u ook een aantal aanvullende gegevens meesturen zoals een inkoopordernummer. Hoe u deze en andere gegevens vastlegt kunt u nog terugvinden in onze eLearning AutoInvoice koppelen met Visma.net ERP. Meer informatie daarover kunt u in de volgende post terugvinden:   Online cursus: Visma.net ERP en AutoInvoice   Komt u er niet uit of is AutoInvoice bij u nog niet ingericht? Neem dan contact op met uw vaste implementatiepartner voor verdere ondersteuning.

Zoals te lezen was in dit bericht biedt Visma.net ERP nu de mogelijkheid om met notificaties te kunnen werken. Hieronder geef ik een voorbeeld van hoe een notitifcatie ingesteld kan worden. Neem gerust contact op met uw implementatiepartner voor ondersteuning bij het instellen van notificaties, zodat u hier volledig van kunt profiteren. Notificaties Met notificaties kunnen gebruikers een melding ontvangen van belangrijke gebeurtenissen binnen Visma.net ERP. Door op de notificatie te klikken zal het venster geopend worden, waarin de notificatie is ontstaan. Notificaties verschijnen zowel in de Visma Home  pagina als in Visma.net ERP. Configuratie van notificaties Om toegang te krijgen tot het kunnen configureren van notificaties, moet u de gebruikersrol Administrator hebben toegewezen: De notificaties zijn te vinden via het werkblad Configuratie - Aanpassingen - Notificaties. Uiteraard kunt u ook gewoon zoeken op de term Notificaties in het zoekvenster. Standaard worden er vijf systeemnotificaties meegeleverd die u kunt inschakelen indien gewenst. Bij het inschakelen kunt u tevens de ontvangers selecteren op basis van een gebruikersnaam of een toegangsrol. Onderstaand een voorbeeld van het inschakelen van de notificatie bij een wijziging van een IBAN in het venster crediteuren.   Eigen notificaties In dit voorbeeld maakt u een notificatie aan die moet verschijnen zodra een factuur is aangemaakt voor een totaalbedrag hoger dan 10.000,-. Door op het "+"-teken te klikken maakt u een nieuwe notificatie aan. Als eerste selecteert u het venster waarop de notificatie betrekking heeft. Op dit moment is de mogelijkheid voor notificaties beperkt tot 12 vensters. In dit voorbeeld kiezen we het venster AR301000.   Vervolgens selecteert u de categorie waarin deze notificatie getoond moet worden (Boekhouding, Facturering, Orders, Betalingen, Projecten of Systeeminformatie). In het notificatie-panel worden de notificaties gegroepeerd binnen een aantal vaste categorieën. Voor deze notificatie kunt u de categorie Facturering selecteren.   In het veld Naam van de melding voorziet u de melding van een naam, in dit voorbeeld "Factuur > 10.000".   In het veld Berichttekst kan het bericht worden samengesteld zoals deze in de notificatie getoond wordt. Hierin is het mogelijk om velden uit het gekozen venster te gebruiken, zoals bijvoorbeeld het factuurnummer of het factuurbedrag. In dit voorbeeld kunt u de volgende tekst gebruiken: "Er is een factuur aangemaakt voor debiteur ((Document.CustomerID.AcctName)) voor een bedrag van ((Document.OrigDocAmt))"   In het veld Aantal dagen tot verval kunt u aangeven binnen hoeveel dagen er opvolging gegeven moet worden aan de notificatie, in dit voorbeeld "2 dagen".   In het tabblad Voorwaarden kan een conditie worden opgenomen waaronder deze notificatie getriggerd zal worden. Binnen elk venster zijn diverse velden beschikbaar waarmee u deze condities kunt samenstellen. Voor deze notificatie kunt u de volgende condities gebruiken: <Totaal> is groter dan "10.000,-" <Status> is gelijk aan "in balans"  In het tabblad Ontvangers bent u automatisch gekoppeld als ontvanger. Uiteraard kunt u hier meerdere gebruikers koppelen of op basis van de toegangsrol de gebruikers laten bepalen. U kunt de notificatie nu opslaan en zodra een verkoopfactuur met een totaalbedrag hoger dan 10.000,- is aangemaakt, zal u een notificatie ontvangen zowel in Visma.net ERP als in de Visma Home pagina. Door de notificatie aan te klikken zal direct de bewuste factuur geopend worden en verdwijnt de notificate uit het panel.      

U bent aan het werk in een venster en u wilt even iets opzoeken in een ander venster... wist u dat het heel eenvoudig is om het venster in een nieuwe tab te openen?

In Visma.net Financials zijn diverse sneltoetsen tot uw beschikking voor veelgebruikte functies.

Eenvoudig inzicht wie iets heeft aangemaakt en wie de laatste wijziging heeft gedaan via de Audithistorie.

Informatie over de actuele status van verschillende Visma.net services.

Een debiteur een ander code geven of bijvoorbeeld een artikel een ander nummer. In Visma.net is dat eenvoudig mogelijk.

Via de snelselectie voorkomt u eindeloos scrollen door lijsten

Snel en efficient invoeren met uw eigen kolomindeling.

Werken met meerdere tabbladen, zodat u snel tussen verschillende vensters in Visma.net kunt schakelen?