In Visma Net is het mogelijk om te werken met verschillende valuta's. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden bijgehouden (op dagbasis), maar er is ook een optie om deze automatisch in te laten lezen*. Afhankelijk van de gekozen Importfrequentie kunnen de koersen dagelijks, wekselijks of maandelijks worden geregistreerd.    Let op: koersen worden uitsluitend opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarvoor nog geen koersinformatie in het venster Valutakoersen bekend was. Het kan dus voorkomen dat je in het venster Valutakoersen geen koersen ziet voor dagen waarop er geen transacties zijn geregistreerd, zelfs als je de optie Dagelijks hebt geselecteerd als importfrequentie.   * Koersen worden opgehaald via de Bank of Finland (dagelijks rond 16:00) Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks) sanderdercksen_0-1637073289914.png  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Valuta.   Valutakoersen automatisch importeren Rapporteren in afwijkende valuta Valutaherwaardering uitvoeren

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar. Voorbereiding Nieuw boekjaar toevoegen Nummerreeks aanpassen Controle aansluiting 1. Voorbereiding Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking: Open het venster Voorkeuren grootboek. Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar. Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst. De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00. Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken.   Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma Net. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans. 2. Nieuw boekjaar toevoegen Open het venster Perioden  Kies toevoegen  (+) Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld  Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties. Kies Opslaan image.png 3. Nummerreeks aanpassen Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen: Open het venster Nummerreeksen  Selecteer de betreffende Nummering: APBILL - Inkoopfacturen  ARINVOICE - Verkoopfacturen APPAYMENT - Crediteurbetalingen ARPAYMENT - Debiteurbetalingen BATCH - Journaaltransacties Voeg een nummerreeks toe met de gewenste ingangsdatum image.png 4. Controle aansluiting Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen: Open het venster Rekening per periode. Selecteer het oude boekjaar. Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode. Selecteer nu het nieuwe boekjaar. Selecteer de rekening Ingehouden winst. Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag. Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk: Open het venster Rekeninghistorie valideren. Kies de laatste periode van het oude boekjaar  Markeer het werkelijke grootboek Klik op Valideren Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit: Kies de eerste periode van het oude boekjaar. Markeer het werkelijke grootboek. Klik op Valideren.

Deze procedure beschrijft hoe een resterende balanspositie op een project wordt afgeboekt bij projectafsluiting. Dit borgt dat projecten met een nul-saldo worden gearchiveerd en dat resterende resultaten (bijvoorbeeld subsidieverschillen) correct in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord. Voorbeeldcase Bij gesubsidieerde projecten worden subsidies vaak op de balans geparkeerd. Gedurende de looptijd worden kosten via een toewijzingsregel afgezet tegen deze balanspositie. Bij afronding kan er een saldo resteren (overschot of tekort aan subsidie).   In deze procedure lichten we twee methodes toe om dit saldo naar nul te brengen: Handmatig afboeken: Via een handmatige journaalpost (geschikt voor incidentele gevallen of afwijkende boekingen). Via een toewijzingsregel: Een geautomatiseerde methode (geschikt voor standaardisatie). Voorbereiding: Controle balanspositie Om te beginnen, stellen we de omvang van het saldo vast van het project. Open het venster Projecten en selecteer het betreffende project. Ga naar het tabblad Saldo  Bepaal of het saldo positief of negatief is: Debetsaldo: Er staat nog een bedrag open dat moet worden afgeboekt (bijv. gemaakte kosten die niet gedekt zijn). Creditsaldo: Er is een restant aan vooruitontvangen middelen (bijv. subsidie die niet volledig is opgebruikt). sanderdercksen_0-1770904421178.png Methode 1 - handmatig afboeken Gebruik deze methode als u volledige controle wilt over de specifieke grootboekrekening van de tegenboeking. Aanmaken van een journaaltransactie Open het venster Journaaltransacties Maak een nieuwe transactie aan met een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld "Finale saldering project [projectcode]" Boekingsregel 1: Creditsaldo: boek het restant debet op de projectrekening Debetsaldo: boek het restant credit op de projectrekening Boekingsregel 2: Gebruik voor de tegenboeking een grootboekrekening (dit kan zowel een projectrekening als niet-projectrekening zijn) Kies Vrijgeven om de journaaltransactie definitief te verwerken sanderdercksen_1-1770905921598.png Controle project Open het venster Projecten Controleer bij het project of de balanspositie nul is sanderdercksen_2-1770905982532.png Methode 2 - toewijzingsregel Gebruik deze methode voor een gestandaardiseerde "finale methode". LET OP: voor deze werkwijze is het noodzakelijk dat in de oorspronkelijke toewijzingsregel de optie Beschikbaar als bron voor andere toewijzing is gemarkeerd.  sanderdercksen_0-1770977574947.png  Toewijzingsregel inrichten Open het venster Toewijzingsregels en maakeen nieuwe regel aan Geef een code en omschrijving Voeg een stap toe en configureer de tabbladen als volgt: Tab Berekeningsregels: Toewijzingsmethode: Transacties toewijzen Toewijzingstransacties aanmaken: Ja Rekeninggroep: <selecteer de gewenste rekeninggroep> Formule bedrag: =[PMTran.Amount] Formule omschrijving: ='Finale methode: ' + [PMProject.Description] sanderdercksen_2-1770906384007.png  Tab Toewijzingsinstellingen: Transacties journaliseren: Ja Debettransactie - Rekening: Vervangen: <selecteer de gewenste rekening> Credittransactie- Rekening: Debet sanderdercksen_0-1770910178301.png   Toewijzingsregel koppelen Open het venster Projecten Open het gewenste project Klik het tabblad taken Zorg dat voor elke taak de toewijzingsregel voor de finale methode is gekoppeld  sanderdercksen_1-1770910381408.png Toewijzing uitvoeren Open het venster Toewijzingen per project uitvoeren Selecteer het betreffende project Klik de knop Toewijzen Afhankelijk van de instelling Toewijzingen automatisch vrijgeven in het venster Voorkeuren projectbeheer is de toewijzing wel/niet vrijgegeven. Om de projecttransactie vrij te geven kan het venster Transacties vrijgeven worden geopend.  sanderdercksen_2-1770910628172.png  

tipstrucs-350x263l.jpg In Visma.net Financials zijn diverse sneltoetsen tot uw beschikking voor veelgebruikte functies.

Voorraadartikelen zijn goederen die je inkoopt of produceert om vervolgens te verkopen. Deze artikelen worden aangemaakt in het venster Voorraadartikelen. Dit venster is alleen beschikbaar indien de module Logistics is geactiveerd en Voorraadbeheer is ingeschakeld in het venster Functionaliteit In-/uitschakelen.  Soorten voorraadartikelen Verschillende soorten voorraadartikelen worden ondersteund: Voltooid artikel: Dit type wordt gebruikt voor eindproducten die direct worden verkocht. Onderdeel: Dit type is bedoel voor onderdelen die worden gebruikt bij de assemblage van eindproducten Subassemblage: dit type wordt gebruikt voor tussentijdse samenstellingen die later worden omgezet in een eindproduct door middel van assemblage. Toepassing van voorraadartikelen Voorraadartikelen kunnen worden toegepast in de volgende transactievensters: Inkooporders Inkoopontvangsten Verkooporders Verzendingen Alle soorten voorraadtransacties (ontvangsten, uitgiftes, correcties, overdrachten, assemblages) Voorraadartikel aanmaken: laptop Ter illustratie maken we een voorraadartikel aan voor de verkoop van een laptop: Open het venster Voorraadartikelen Kies + om een nieuw artikel toe te voegen Gebruik de volgende gegevens: Artikel: LAPTOP01 Omschrijving: Hoogwaardige laptop voor zakelijke gebruikers Op het tabblad Algemene informatie:  Artikeltype: 11- Hardware (afhankelijk van de configuratie) Soort: Voltooide artikelen Waarderingsmethode: Vaste verrekenprijs Btw-categorie: 1 - Btw hoog Basiseenheid: STUK Verkoopeenheid: STUK Inkoopeenheid: STUK Controleer de grootboekrekeningen op het tabblad Rekeningen: Rekening voorraad en Subrek. voorraad Rekening verkoop en Subrek. verkoop Rekening kostprijs verkopen en Subrek. kostprijs verkopen; let op, als in het gekoppelde boekingstype is ingesteld dat de subrekening wordt overgenomen van de subrekening verkoop is deze inactief.  Rekening VVP (verschillen); voor eventuele verschillen tussen de vaste verrekenprijs en de daadwerkelijke inkoopprijs Rekening VVP (herwaardering); wordt gebruikt wanneer de VVP wordt aangepast Rekening Inkoop (reservering); tijdelijke boeking tussen de inkoopontvangsten en de inkoopfactuur.  Op het tabblad Prijs-/kosteninformatie: Standaardprijs: dit betreft de verkoopprijs per maateenheid Basisprijs: dit dient ter informatie wanneer er gewerkt wordt met uitgebreide verkoopprijzen (via het venster Verkoopprijzen) Klik op Opslaan en sluiten  sanderdercksen_0-1759150001291.png  

We leggen u graag uit hoe u uw bankkoppeling kunt wijzigen. Daarnaast leggen we specifiek voor klanten van de Rabobank uit hoe het overstappen van de RIB Pro-koppeling naar de nieuwe Premium-koppeling werkt. Handen-laptop-350x350.jpg

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel  Herkenning verkoopfactuurnummers optimaliseren Herkenning inkoopfactuurnummers optimaliseren SEPA voor een buitenlandse bank Overboeking tussen twee banken met afwijkende valuta Betalingen verwerken - Betalingsstatus uitgelegd  Afschriftregel met valutaverschil verwerken

Banktransactie met valutaverschillen eenvoudig afboeken

Deze procedure legt uit hoe je een betaling in een buitenlandse valuta kunt verwerken. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode en valuta, wordt bepaald welk type betaling uitgevoerd moet worden vanuit het venster Betalingen verwerken. Configureren van de Bank-/kasrekening Open het venster Bank-/kasrekeningen Selecteer de gewenste rekening en open de stamgegevens Controleer of de volgende gegevens correct zijn vastgelegd: IBAN BIC sanderdercksen_0-1768490497921.png Configureren van een crediteur voor buitenlandse betalingen Open het venster Crediteuren Selecteer de gewenste crediteur en open de stamgegevens Ga naar het tabblad Betalingsinstellingen In het veld Betaalmethode selecteer je de methode voor buitenlandse betalingen; in dit voorbeeld is dat betaalmethode 3 Voer minimaal de volgende gegevens in onder Betalingsinstructies IBAN BIC Klik op Opslaan sanderdercksen_0-1768486183926.png Aandachtspunten voor de Inkoopfactuur  Open het venster Inkoopfacturen Open de betreffende inkoopfactuur Controleer de volgende gegevens: Betaalmethode: Zorg dat de methode voor buitenlandse betalingen geselecteerd is Kostendrager: Dit bepaalt hoe de kosten voor de transactie worden verdeeld. Bij geen specifieke keuze wordt standaard "Gedeeld" toegepast.   Valuta: Controleer dat dit de juiste valuta is waarin de betaling zal plaatsvinden.  

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken sanderdercksen_0-1718963606136.png  

Voorafgaand aan de ingebruikname van Visma Net CRM dienen enkele essentiële onderdelen te worden ingericht. Het in gebruik nemen van CRM is daarbij niet slechts een technische stap, maar vraagt ook om duidelijke keuzes binnen jouw organisatie.   Denk hierbij aan het vaststellen van processen, het bepalen van werkwijzen en het maken van afspraken over hoe CRM wordt ingezet en gebruikt. Hoewel er nieuwe functionaliteit beschikbaar is, is het belangrijk om vooraf goed na te denken over wat je met CRM wilt bereiken, voordat je deze functionaliteit actief inschakelt.   Voor ondersteuning bij zowel de inrichting als de vertaling naar jouw organisatie en processen, kan contact worden opgenomen met jouw implementatiepartner. In onze Academy is een e-learningmodule over Visma Net CRM beschikbaar waarin je stap voor stap kennismaakt met het werken binnen Visma Net CRM.   Inschakelen CRM-functionaliteit Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen  Klik op Aanpassen Selecteer de gewenste opties: Relatiebeheer Case beheer Duplicatievalidatie Verkoopoffertes Klik op Inschakelen Aanmaken typen in CRM Je kunt leads, contactpersonen, relaties, marketingcampagnes, opportunites en cases indelen in typen op basis van specifieke kenmerken. Een correcte indeling helpt je om marketing- en salesprocessen snel en efficiënt te beheren, van het genereren van leads tot het omzetten van leads naar opportunities, het aanmaken van relaties en het opstellen van rapportages.   Binnen Visma Net CRM worden de volgende typen gebruikt, die in deze procedure verder worden toegelicht: Relatietypen Opportunity-typen Contactpersoon- en leadtypen Medewerkerstypen Campagnetypen Casetypen Relatietypen Een Relatietype wordt gebruikt bij het aanmaken van relaties en bevat standaardinstellingen voor een relatie. Relatietypen ondersteunen onder andere: het toewijzen van eigenaren aan relaties; het instellen van een standaard e-mailaccount; verzendinstellingen voor documenten. Daarnaast bepaalt het relatietype welke aanvullende kenmerken bij een relatie kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Relatietypen Maak minimaal 1 relatietype aan: Open het venster Relatietypen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden   sanderdercksen_0-1767190654832.png Opportunity-typen Opportunity-typen worden gebruikt voor rapportage-doeleinden en bepalen de standaardinstellingen bij het aanmaken van een nieuwe opportunity. Bij het aanmaken van een opportunity, selecteer je eerst het type, waarna de bijbehorende instellingen automatisch worden overgenomen. Daarnaast bepaalt het opportunity-type welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Opportunity fasen In Visma Net doorloopt een opportunity verschillende fasen. Elke fase kent een bepaalde waarschijnlijkheid dat de deal succesvol wordt afgesloten. Hierdoor kunnen verkoopteams op elk moment een inschatting maken van de verwachte omzet. Op het tabblad Stages van het opportunity-type kan per fase de waarschijnlijkheid worden vastgelegd. De lijst met fasen is voor alle opportunity-typen gelijk, maar per type kan worden bepaald welke fasen actief zijn. In elk opportunity-type moet minimaal 1 fase actief zijn. De sorteervolgorde bepaalt de volgorde waarin de fasen zichtbaar zijn binnen een opportunity.   Standaard zijn de volgende fasen beschikbaar (aanpasbaar naar wens): Prospect: De prospect is bekend, maar interesse is nog onduidelijk. Nurture: Er wordt informatie verzameld over de interesse van de prospect. Qualification: Het intersse van de prospect wordt vastgesteld. Development: eisen zoals budget en levertijd worden verduidelijkt. Solution: Onderhandeling over de oplossing en benodigde producten of diensten. Proof: De oplossing is ontwikkeld en beoordeeld; een offerte is verstuurd. Negotiation: Onderhandelingen over prijzen, kortingen en voorwaarden. Won: Het voorstel is geaccepteerd en klaar voor contract bestelling. Aanmaken opportunity-typen Maak minimaal 1 opportunity-type aan: Open het venster Opportunity-typen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden Klik op het tabblad Stages Markeer de gewenste fasen voor dit type opportunity Pas indien desgewenst de omschrijvingen aan sanderdercksen_1-1767190654833.png Contactpersoon- en leadtypen Een Contactpersoon- en leadtype worden gebruikt bij het aanmaken van contactpersonen en leads en bevatten de standaardinstellingen hiervoor. Daarnaast bepalen deze typen welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Contactpersoon- en leadtypen Maak minimaal 1 contactpersoon- en leadtype aan Open het venster Contactpersoon- en leadtypen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden in sanderdercksen_2-1767190654834.png Medewerkerstypen Een medewerkerstype bevat standaardinstellingen voor medewerkers en bepaalt welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Medewerkerstype Maak minimaal 1 medewerkertype aan: Open het venster Medewerkerstypen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden Campagnetypen Een Campagnetype wordt gebruikt bij het aanmaken van marketingcampagnes en bepaalt welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Campagnetype Maak minimaal 1 campagnetype aan Open het venster Campagnetypen Koppel de gewenste kenmerken sanderdercksen_3-1767190654835.png Casetypen Een casetype bevat de standaardinstellingen voor nieuwe cases, waaronder de methode van facturatie. Daarnaast bepaalt het casetype welke aanvullende kenmerken bij kunnen worden vastgelegd. Type facturatie Per casetype kan een van volgende facturatiemethoden worden geselecteerd: Per case: Kies deze methode wanneer een case pas wordt gefactureerd na afsluiting. De factuur is gebaseerd op alle aan de case gekoppelde activiteiten. Indien gebruik wordt gemaakt van debiteurcontracten kan de optie Contract vereist worden ingeschakeld. Daarnaast kan een niet-voorraadartikel worden gekoppeld voor gewerkte uren en overuren. Per Activiteit: Kies deze methode wanneer losse activiteiten binnen een case afzonderlijk worden gefactureerd. Dit is met name geschikt voor langdurige cases die niet binnen één factureringsperiode worden afgerond. Ook hier moeten artikelen voor uren en overuren worden gekoppeld. Aanmaken niet-voorraadartikel (uren) Voor facturatie van cases is minimaal één niet-voorraadartikel van het type Arbeid vereist: Open het venster Niet-voorraadartikelen Maak een nieuw artikel aan Vul de relevante velden in Selecteer bij Soort de waarde Arbeid Vul een standaardprijs in op het tabblad Prijs-/kosteninformatie. Aanmaken Casetype Maak minimaal 1 casetype aan Open het venster Casetypen Vul de gewenste velden in sanderdercksen_4-1767190654835.png Voorkeuren relatiebeheer Open het venster Voorkeuren relatiebeheer  Stel op het tabblad Algemene informatie de standaardtypen in voor: Leads Contactpersonen Relaties Opportunities  Cases Pas overige instellingen naar wens aan sanderdercksen_5-1767190654836.png Medewerkers en gebruikers Medewerkers worden gebruikt om eigenaarschap vast te leggen binnen relatiebeheer. Voor iedere gebruiker moet een medewerker worden aangemaakt. Open het venster Medewerkers Maak voor elke gebruiker een medewerker aan Zorg ervoor dat het veld E-mailadres is ingevuld. Kies Opslaan sanderdercksen_6-1767190654837.png Koppelen gebruiker Open het venster Gebruikers Selecteer in het veld Gekoppelde medewerker de juiste medewerker aan de gebruiker sanderdercksen_7-1767190654838.png  

Het proces van desinvestering wordt toegepast voor het afvoeren van een activum. Dit kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn, waaronder: Einde van de levensduur van het activum Verkoop van het activum Diefstal van het activum Onbruikbaarheid van het activum Let op: Het is ook mogelijk een activum tegen te boeken, wat inhoudt dat de eerdere transacties worden teruggedraaid (tegengeboekt). Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast wanneer een activum foutief was geactiveerd.  Procedure voor het desinvesteren 1. Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste desinvesteringsmethode beschikbaar is Open het venster Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste methode beschikbaar is en de juistheid van de gekoppelde grootboekrekening. 2. Uitvoeren desinvestering Open het venster Vaste activa Open het activum dat afgevoerd gaat worden Kies Acties/Desinvesteren * Selecteer de gewenste datum voor de desinvestering. De periode wordt overeenkomstig de datum geselecteerd, indien gewenst kan de periode nog worden gewijzigd.  (Optioneel) Voer de waarde in waarvoor het activum is verkocht. Selecteer de gewenste desinvesteringsmethode Indien nodig, markeer de optie Afschrijven voor desinvestering om afschrijvingen tot de geselecteerde periode te genereren. Vermeld de reden van desinvestering Bevestig met Ok * Het is ook mogelijk om meerdere activa tegelijk af te voeren. Gebruik daarvoor het venster Activa desinvesteren. Journaalposten  Rekening Debet Credit Rek. winst/verlies Het verlies (boekwaarde - opbrengsten, indien de boekwaarde groter is dan het opbrengsten) of 0,00 De winst (opbrengsten - boekwaarde, als de boekwaarde kleiner is dan de opbrengsten) of 0,00 Rek. vaste activa 0.00 Aanschafkosten Rek. cumulatieve afschrijvingen Bedrag cumulatieve afschrijvingen 0.00 Rek. opbrengsten* Bedrag opbrengsten 0.00   * Registratie verkooptransactie Na het uitvoeren van de desinvestering moet het geregistreerde waardebedrag, dat tijdens de desinvestering is ingevoerd, formeel als verkooptransactie worden geboekt.  Gebruik hiervoor de standaardprocedure voor het maken van een verkooptransactie en gebruik dezelfde grootboekrekening die is gekozen tijdens de desinvestering (rek. opbrengsten). 

Tijdens het gebruik van het venster Betalingen verwerken (AP50301S) kan het voorkomen dat sommige batches niet automatisch de status Voltooid krijgen, ondanks dat ze in AutoPay of bij de bank al wel als Voltooid worden gemarkeerd.   Hierdoor behouden betalingen in Visma Net Financials de status Afgedrukt en blijven ze op de openstaande postenlijst staan. Dit betekent niet dat de betalingen niet daadwerkelijk zijn uitgevoerd, enkel dat de status hiervan nog niet volledig is verwerkt in Financials.   In deze procedure bespreken we een aantal veel voorkomende betaalstatussen en de stappen die je kunt zetten om deze betalingen alsnog te voltooien.      Statusupdates zijn onvolledig Deze status kan verschillende oorzaken hebben, zoals een gesloten periode of een time-out bij het verwerken van bestanden. Het systeem voert regelmatig een statusupdate uit, waardoor deze status vaak automatisch wordt opgelost. Blijft deze status langere tijd staan dan kun je dit oplossen door de volgende stappen uit te voeren: Open de betaalbatch door in de kolom gegevens te klikken op Betalingen weergeven (>).  Beweeg vervolgens je muis over het gele uitroepteken, om de foutmelding zichtbaar te maken.  Los de problemen uit de foutmelding op. Klik op de knop Niet voltooide betalingen bijwerken om de status van de betaalbatch te updaten.  Status onvolledig.png Wanneer na uitvoeren van bovenstaande stappen de status van de betaalbatch niet op Voltooid komt te staan, kan een supportticket worden ingediend.  Naar bank verzonden Zeer sporadisch kan het voorkomen dat een batch de status Naar bank verzonden blijft houden terwijl deze in AutoPay al Voltooid is. De status is dan niet volledig doorgevallen vanuit AutoPay. In deze situatie kan contact opgenomen worden met support om de status nogmaals door te laten sturen.  In behandeling Batches zonder documenten of bedrag, die langdurig op de status In behandeling blijven staan, hebben last van een visuele bug. In dergelijke gevallen is de batch niet naar AutoPay verzonden en is er een leeg document aangemaakt. De initieel bevestigde betalingen blijven in het Betalingen verwerken venster staan en kunnen nogmaals normaal worden verwerkt. Voor het verwijderen van deze betaalbatches kan een supportticket worden ingediend.   Afgewezen door bank & Geannuleerd in AutoPay Van batches die de status Afgewezen door bank of Geannuleerd in AutoPay hebben, zijn de onderliggende betalingen weer terug te vinden in het Betalingen verwerken venster voor verdere verwerking. Bij vragen over afwijzing van een batch door de bank, is het aan te raden eerst contact op te nemen met de respectievelijke bank en daarna eventueel een supportticket in te dienen. Tickets over Betalingen verwerken / AutoPay: Mocht het nodig zijn om een ticket aan te maken over betaalbatches, zorg er dan voor dat je altijd de volgende informatie van de betreffende betaalbatch(es) vermeldt: IBAN van de gebruikte BOW (Bank-/kasrekening) Opdrachtnummer van de batch (Betalingen verwerken) / Visma Ref. (AutoPay) Datum van de batch

Soms is het nodig om uw consultant of een supportmedewerker tijdelijk mee te laten kijken in uw administratie in Visma.net ERP. In de bijlage leest u hoe u zowel uw consultant als een supportmedewerker (tijdelijk) toegang kunt geven tot uw administratie.

Het weergeven van datum-, tijd- en bedragvelden kan op verschillende manieren, afhankelijk van de landinstellingen die voortkomen uit je taalkeuze. Wil je deze formaten personaliseren, dan kan dat eenvoudig via de Gebruikersinstellingen. Hieronder vind je een uitgewerkt voorbeeld dat uitlegt hoe je de datumnotatie kunt aanpassen van de standaardinstelling (5-9-2025) naar een aangepast formaat (05-09-2025). Op vergelijkbare wijze kun je ook andere formaten wijzigen, zoals het decimaalteken.  Aanpassen landenformaat Open het venster Gebruikersinstellingen (door het in de zoekbalk in te typen) Kies de tab Aangepast landenformaat Selecteer het formaat "nl-NL" Wijzig de korte datumnotatie van "d-M-yyyy" in "dd-MM-yyyy" Kies Opslaan sanderdercksen_3-1761057651020.png

Stel je voert de administratie in EUR en wilt je financiele rapportages in USD presenteren.. Met Visma Net is dit eenvoudig mogelijk via extra grootboekboeken van het type Rapportage. In deze procedure wordt beschreven op welke manier je dit kunt toepassen.  Casebeschrijving Deze organisatie opereert in nederland en wordt per dec 2025 een dochteronderneming van een groter bedrijf dat in Amerika opereert. De financiële overzichten van het bedrijf moeten daarvoor worden opgesteld in de valuta van het moederbedrijf (dus in USD), zodat deze overzichten kunnen worden opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van het moederbedrijf. De controller heeft bepaald dat de saldi moeten worden omgerekend op basis van de volgende voorwaarden: Activa en passiva moeten volgens de huidige wisselkoers worden omgerekend. Kapitaalrekeningen moeten volgens een historische koers worden omgerekend. Opbrengsten en uitgaven, moeten volgens een gemiddelde koers voor een periode worden omgerekend. Extra grootboek aanmaken Open het venster Grootboeken Kies + om een nieuw grootboek aan te maken Gebruik de volgende gegevens: Grootboek: USDTRANS Omschrijving: Ledger for USD translations Soort: Rapportage Valuta: USD Koppel op de tabbladen Organisaties/vestigingen de gewenste vestigingen Kies Opslaan en sluiten Definieer koerssoorten Open het venster Valutakoerssoorten Kies + om een nieuwe koerssoort aan te maken Gebruik de volgende gegevens om gemiddelde koersen bij te houden: Koerssoort: AVG Omschrijving: Monthly average rate Gebruik de volgende gevens om historische koersen bij te houden Koerssoort: HIST Omschrijving: Historical rate Kies Opslaan sanderdercksen_0-1759322546199.png Koersen vastleggen Open het venster Valutakoersen Kies in het veld Naar valuta de valuta USD Selecteer de gewenste ingangsdatum Voeg een regel toe en leg de volgende gegevens vast Van valuta: EUR Koerssoort: AVG Valutakoers: de gewenste gemiddelde koers Voeg een tweede regel toe en leg de volgende gegevens vast Van valuta: EUR Koerssoort: HIST Valutakoers: de gewenste historische koers voor de kapitaalrekeningen Kies Opslaan Omrekeningsdefinitie vastleggen Open het venster Omrekeningsdefinitie Leg de volgende gegevens vast: Omrekening: USD Brongrootboek: Werkelijk Doelgrootboek: USDTRANS Vestiging: selecteer de gewenste vestiging Omschrijving: "Omrekening naar USD" Klik op + om de volgende regels toe te voegen Reeks activa- en passivarekeningen: Omrekeningsmethode: Saldo jaar tot heden Koerssoort: SPOT Reeks kapitaalrekeningen: Omrekeningsmethode: Saldo jaar tot heden Koerssoort: HIST Reeks kosten- en opbrengstenrekeningen: Omrekeningsmethode: Saldo huidige periode Koerssoort: AVG Ingehouden winst: Omrekeningsmethode: Saldo huidige periode Koerssoort: AVG Let op: zorg dat er geen grootrekeningen in meerdere reeksen voorkomen. Maak desgewenst meerdere reeksen aan.    sanderdercksen_1-1759830863680.png Omrekening voorbereiden en aanmaken Open het venster Omrekening aanmaken Selecteer de gewenste periode Selecteer de zojuist aangemaakte definitie Controleer de voorgestelde valutakoersen Kies Omrekening aanmaken sanderdercksen_3-1760624813620.png Controleren saldi en vrijgeven transacties Alle saldi zijn omgerekend volgens de vastgelegde wisselkoersen. De kolom Bronbedrag toont de om te rekenen bedragen en is afhankelijk van de gebruikte methode: jaar-tot-heden of saldo-huidige-periode. De omgerekende saldi worden weergegeven in de kolom omgerekend bedrag. De kolommen Debetbedrag en Creditbedrag tonen het bedrag waarmee de rekening in de journaaltransactie zal worden gemuteerd om het benodigde saldo te verkrijgen. Bij de eerste omrekening zal dit bedrag gelijk zijn aan het omgerekende bedrag. De kolom Oorsp. bedrag laat het saldo zien voor de omrekening. Momenteel toont deze kolom 0,00 voor alle rekeningen, omdat alle rekeningsaldi voor de eerste omrekening nul waren.  Om ervoor te zorgen dat debet gelijk is aan credit, wordt een verschil automatisch geboekt op de grootboekrekening Winst/verlies (omrekening) zoals gespecificeerd in de stamgegevens van de rapportagevaluta.     Open het venster Werkbladen omrekening Controleer de saldi Kies Vrijgeven om het werkblad te verwerken Klik op het batchnummer van de omrekening om de aangemaakte transacties te bekijken sanderdercksen_1-1760624670276.png Rapporteren vanuit het USD grootboek Het USDTRANS grootboek bevat nu de saldi in USD. Dit grootboek kan als bron worden gebruikt voor alle rapportages en analyses.  Open het venster Overzicht grootboek Selecteer het grootboek USDTRANS Bekijk de cijfers in USD   sanderdercksen_2-1760624746524.png  

Wil je achteraf nagaan naar welke bankrekening een crediteurbetaling is overgemaakt? Dit is bijzonder handig voor het controleren van uitgevoerde betalingen en het ophelderen van eventuele onduidelijkheden met een leverancier.   Volg deze eenvoudige stappen om inzicht te krijgen in de gebruikte bankrekening voor een crediteurbetaling: Open het venster Crediteurbetalingen Klik op Aanpassingen/Analyse Klik op de tab Resultatenlijst Voeg een regel toe via + Selecteer APPayment in de kolom Object Selecteer CreditorAccountUsed in de kolom Gegevensveld Kies Opslaan sanderdercksen_0-1759822665480.png  

In deze procedure wordt de mogelijkheid beschreven voor een vierogen controle op bankrekeningen van crediteuren. Dit betekent dat voortaan altijd een tweede persoon de IBAN van een crediteur moet goedkeuren voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd. Hoe activeer je het 4-ogen principe? Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies de knop Aanpassen Markeer de optie Vierogenprincipe bankgegevens Kies de knop Inschakelen Hoe werkt het 4-ogen principe? Bij het vastleggen van een bankrekening (zowel voor bestaande als nieuwe crediteuren), wordt de bankrekening pas vrijgegeven voor betalingen wanneer een tweede persoon goedkeuring heeft gegeven. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de Audit trail, waarbij wordt gecontroleerd welke gebruiker de bankrekening heeft geregistreerd. De goedkeuring kan alleen worden gedaan door een andere gebruiker.  In het venster Betalingen verwerken wordt een melding weergegeven op alle facturen van crediteuren waarvan de bankrekening nog niet is goedgekeurd. Deze facturen zijn hierdoor uitgesloten van betaling. sanderdercksen_0-1740731379172.png Hoe keur je bankrekeningen goed? Open het venster Bankrekeningen goedkeuren (crediteuren) Hier worden alle crediteuren weergegeven met een nieuwe of gewijzigde bankrekening TIP: Klik op het crediteurnummer om de stamgegevens van de crediteur te bekijken. Daarna kun je via de knop Opties/Audithistorie de wijzigingshistorie inzien. Markeer de crediteuren die goedgekeurd moeten worden Kies de knop Goedkeuren om de geselecteerde crediteuren goed te keuren (of kies Alle goedkeuren om de volledige lijst goed te keuren) Let op: In dit venster worden alle bankrekeningen weergegeven die goedgekeurd moeten worden. Als je niet gemachtigd bent om een bankrekening goed te keuren omdat jij verantwoordelijk was voor de wijziging, verschijnt er een waarschuwing en kun je de regel niet markeren.   sanderdercksen_1-1740731379145.png Tip: aanvullende kolommen Er zijn twee extra kolommen beschikbaar die nuttig zijn voor het beoordelen van de IBAN: Laatst gewijzigd door: deze kolom vermeldt de medewerker die verantwoordelijk was voor de laatste wijziging van het IBAN. Voor goedkeuring van de wijziging is de tussenkomst van een andere medewerker vereist. Bestanden: Hier kun je de bijlagen van de crediteur bekijken. Het is nuttig om bijvoorbeeld de laatste inkoopnota als bijlage toe te voegen, waarop het gewijzigde IBAN zichtbaar is. Dit maakt het eenvoudiger voor de goedkeurder om te controleren of het ingevoerde IBAN correct is. Deze kolommen kunnen eenvoudig worden toevoegen in het venster via de knop Configurate kolommen. sanderdercksen_1-1741255411500.png Tip: Audithistorie Vergeet niet om de audit te activeren voor deze gegevens als je later wijzigingen en goedkeuringen wilt bekijken. Voor hulp bij rapportage en analyse van de audithistorie is het aan te raden om contact op te nemen met je implementatiepartner. sanderdercksen_0-1759745284417.png Tip: IBAN-naam controle Vergroot de zekerheid bij het gebruik van het juiste IBAN door de 4-ogen controle uit te breiden met een IBAN-naam controle volgens deze procedure.  

Niet-voorraadartikelen Niet-voorraadartikelen zijn artikelen die niet als fysieke voorraad in een magazijn worden bijgehouden. Dit kunnen fysieke producten zijn waarvan de hoeveelheid niet gevolgd hoeft te worden, of diensten die geen fysiek product zijn en daarom niet in een magazijn opgeslagen worden. Je maakt niet-voorraadartikelen aan in het venster Niet-voorraadartikelen. Soorten niet-voorraadartikelen Er worden verschillende soorten niet-voorraadartikelen ondersteund: Niet-voorraadartikel: Dit is een algemeen type dat voor interne doeleinden toegepast kan worden of voor gebruik in verkoop, maar niet bedoeld om apart te verkopen. Service: Dit type vertegenwoordigt diensten en wordt geruikt om servicekosten te registreren. Arbeid: Dit type dient als bron voor de grootboekrekening bij urenregistratie. Commissie: Dit type staat voor specifieke tarieven die in rekening worden gebracht. Kosten: Dit type staat voor specifieke onkosten die worden geregistreerd bij declaraties. Toepassing van niet-voorraadartikelen Niet-voorraadartikelen kunnen worden toegepast in de volgende transactievensters: Inkoopfacturen Verkoopfacturen Contante verkopen Bank-/kastransacties Inkooporders Verkooporders Niet-voorraadartikel aanmaken Ter illustratie maken we een niet-voorraadartikel aan voor de verkoop van een digitaal marketingpakket: Open het venster Niet-voorraadartikelen Kies + om een nieuw artikel toe te voegen Gebruik de volgende gegevens: Artikel: DIGIMKTG Omschrijving: Digitale marketingdiensten pakket Op het tabblad Algemene informatie:  Artikeltype: STD Soort: Services Btw-categorie: 1 - Btw hoog Ontvangst vereist: Niet geselecteerd (omdat er geen fysieke ontvangst plaatsvindt) Verzending vereist: Niet geselecteerd (omdat het een dienst betreft) Basiseenheid: STUK Verkoopeenheid: STUK Inkoopeenheid: STUK Op het tabblad Rekeningen: Rekening kosten en Subrek. kosten: de standaard grootboekrekening en subrekening voor de inkoop van dergelijke diensten Rekening verkoop en Subrek. verkoop: de standaard grootboekrekening en subrekening voor het registreren van de omzet Op het tabblad Prijs-/kosteninformatie: Standaardprijs: dit betreft de basis verkoopprijs per maateenheid Klik op Opslaan en sluiten  sanderdercksen_0-1759138739439.png