Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Instellen van de ISO 8601-weeknummering voor urenstaten  Urenstaat aanmaken en invullen Overboeken balanspositie bij afsluiten project Migratie van lopende projectsaldi  Projectbudget vastleggen

Met deze procedure configureer je urenstaten in Visma Net volgens de internationale ISO 8601-standaard. Hierbij start de week op maandag en is week 1 de week die minstens vier dagen van het nieuwe jaar bevat (of waarin 4 januari valt). De eerste urenstaat van een medewerker wordt automatisch aangemaakt op basis van de ingangsdatum van de kostprijs van deze medewerker. Eerste dag van de week configureren Open het venster Voorkeuren Uren en declaraties. Vink de optie Configuratie huidige week aan. Selecteer Maandag als eerste dag van de week. Vink de optie Configuratie huidige week weer uit. De keuze voor Maandag blijft hierdoor behouden. Klik op Opslaan. Ingangsdatum eerste urenstaat instellen per medewerker Open het venster Medewerkers. Selecteer en open de betreffende medewerker. Klik op het tabblad Medewerkerkosten. Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen. Vul de gewenste Ingangsdatum en het Uurtarief in. Klik op Opslaan. Bij het aanmaken van de eerste urenstaat selecteert Visma Net nu automatisch de week waarin deze ingangsdatum valt.      

Gebruik deze procedure om te controleren of er wijzigingen zijn aangebracht in de koppeling van gebruikers aan rollen, of in de rechten van de rollen zelf. Belangrijke aandachtspunten Audit-logging: De logging (audit) moet vooraf zijn geactiveerd voor de betreffende onderdelen (gebruikersrollen en toegangsrechten). Zie hiervoor de instructies onderaan deze procedure. Tijdsverschil: De getoonde tijd in de audithistorie is de servertijd. Deze wijkt 2 uur af van de Nederlandse tijd. Wijzigingen controleren (audithistorie) Audithistorie Gebruikersrollen Volg deze stappen om wijzigingen in de koppelingen van gebruikers te bekijken: Open het venster Audithistorie. Selecteer in het veld Scherm de waarde SM201005 - Gebruikersrollen  Selecteer bij Tabelnaam de optie: UserInRoles. Audithistorie Toegangsrechten Volg deze stappen om wijzigingen in de rechten van de rollen zelf te controleren: Open het venster Audithistorie. Selecteer in het veld Scherm de SM201025 - Toegangsrechten per rol  Selecteer bij Tabelnaam de optie: Role In het onderstaande voorbeeld is te zien dat de gebruiker Sander Dercksen drie keer een wijziging heeft doorgevoerd in de rol _SDverkoop Audithistorie activeren Als de logging voor deze onderdelen nog niet aanstaat, activeer je deze als volgt: Activeren voor gebruikersrollen Open het venster Audit. Selecteer in het veld Schermnaam het pad naar: Gebruikersrollen (Configuratie/Beveiliging (gebruikers)/Configuratie/Beheer) Vul een omschrijving in en vink de optie Actief aan Selecteer de tabel UserInRoles Klik op Opslaan Activeren voor toegangsrechten Open het venster Audit. Selecteer in het veld Schermnaam het pad naar: Toegangsrechten per rol (Configuratie/Beveiliging (gebruikers)/Configuratie/Beheer) Vul een omschrijving in en vink de optie Actief aan Selecteer de tabel Roles Klik op Opslaan  

Een overzicht van alle algemene procedures.   Uitleg van de verschillende rollen in Visma Net (Admin) Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Mailen via Office365 (oAuth2) Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net Werken met draaitabellen in Visma Net Aanpassen landenformaat (datum, tijd, getal) Sneltoetsen in Visma Net Audithistorie van gebruikersrollen en toegangsrechten controleren Toegangsrechten en rollen van gebruikers inzien

Binnen Visma Net kun je controleren welke rechten gebruikers hebben op basis van hun toegewezen rollen en de specifieke schermen.  Toegang per gebruiker Zorg dat je beschikt over de juiste rechten om de vensters voor gebruikers en rollen te openen. Open het venster Toegangsrechten per gebruiker via de zoekbalk om direct per specifieke gebruiker te zien tot welke schermen er toegang is.   Aanvullend kun je de vensters Toegangsrechten per scherm of Toegangsrechten per rol gebruiken om de rechtenstructuur vanuit de schermen of rollen te analyseren.   Open het rapport Gebruikerslijst, selecteer het formaat Gedetailleerd en genereer het overzicht om te zien welke specifieke rollen aan welke gebruikers zijn gekoppeld. Combineer deze gegevens met de rollenanalyse voor een volledig overzicht. Let op: Dit rapport toont ook de standaardrollen (herkenbaar aan de toevoeging Default). Voor informatie over de rechten op basis van deze standaardrollen kun je deze procedure raadplegen.

Zoals aangekondigd in het artikel over het nieuwe menu per 30 juni krijgen alle Visma-producten een nieuw menu. Deze procedure geeft meer toelichting over de hiërarchische structuur, de vernieuwde zoekfunctie en de navigatiemogelijkheden van dit nieuwe menu binnen Visma Net Financials. Het nieuwe menu gebruiken Het menu openen en doorlopen Klik op het hamburger-pictogram linksboven om het menu te openen. Navigeer door de hiërarchische structuur die is opgebouwd uit drie niveaus: Niveau 1: Het voormalige werkblad. Niveau 2: De groepen binnen het werkblad. Niveau 3: De specifieke onderdelen binnen de groepen.   De zoekfunctie gebruiken Druk op de sneltoets Ctrl+O om de zoekfunctie te openen (dit vervangt de oude sneltoets Alt+S). Typ de zoekterm in om gericht te zoeken binnen menu-onderdelen, transacties en stamgegevens of bestanden. Snel schakelen via de broodkruimel (breadcrumb) Open een venster en bekijk de broodkruimel bovenin het scherm om het pad vanuit het menu te zien. Klik op een van de knooppunten in deze broodkruimel om het menu direct vanaf dat specifieke niveau te openen. Zo open je snel andere onderdelen binnen hetzelfde werkblad zonder het menu volledig opnieuw te doorlopen.   Gebruikersprofiel openen of uitloggen Klik op de naam van de ingelogde gebruiker onderin het menu. Maak de keuze om je gebruikersprofiel te openen of om uit te loggen. Aanpassen van het persoonlijke snelmenu Klik onderin het menu voor de optie Menu bewerken om de bewerkingsmodus te openen. Standaard staat hier het Gebruikersmenu geselecteerd. Selecteer het gewenste werkblad (bijvoorbeeld Grootboek) dat je wilt bewerken: Om een werkblad uit het hoofdmenu te verwijderen, haal je de markering weg. Het werkblad verhuist dan naar Meer opties. Om een werkblad aan het hoofdmenu vast te pinnen, markeer je het werkblad zodat het vanuit Meer opties naar het hoofdmenu verplaatst wordt. Pas de specifieke schermen aan de rechterkant van het menu aan: Zet een vinkje bij de schermen die je in het gebruikersmenu beschikbaar wilt maken. Haal het vinkje weg bij schermen die je wilt verbergen, deze worden verplaatst onderin het menu. Klik op het ster-pictogram bij een scherm om deze direct toe te voegen aan Favorieten in het hoofdmenu. Aanpassen van het globale menu (voor beheerders) Klik linksboven in de bewerkingsmodus op Menu bewerken naast het tabblad Gebruikersmenu. Let op: deze optie is alleen beschikbaar als je de juiste beheerdersrechten hebt. Wijzigingen die je hier maakt, gelden direct voor alle gebruikers. Gebruik de knoppen rechtsboven om nieuwe menu-elementen toe te voegen: Onderdeel toevoegen: Voeg een menu-optie toe aan het geselecteerde werkblad. Actieknop toevoegen: Voeg een snelkoppeling toe om direct een specifieke handeling uit te voeren, zoals het aanmaken van een nieuwe debiteur. Beheer de bestaande menu-opties aan de linkerkant van het menu: Verwijder een optie zodat deze onder Meer opties komt te staan, bewerk de optie of verwijder de menu-optie volledig. Wijzig de volgorde van de menu-opties door gebruik te maken van drag-and-drop Pas de vensters in het geselecteerde werkblad aan door venster toe te voegen, te verwijderen of de volgorde ervan te wijzigen. Klik indien nodig rechtsboven op Herstellen naar standaard als je de gemaakte wijzigingen ongedaan wilt maken. Het systeem zal het originele menu herstellen, zodat je opnieuw kunt beginnen.  

Met de Visma 360 App kun je eenvoudig declaraties indienen en verwerken in combinatie met Visma Net. Op onze website is meer informatie te vinden over de Visma 360 App. Een declaratie indienen Wil je een declaratie indienen? Maak dan in de Visma 360 App een nieuwe declaratie aan. Voeg vervolgens alle hierbij behorende onkosten toe door van elke bon een aparte foto te maken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een toegangskaart, restaurantrekening, treintickets et cetera. Dankzij de integratie met Visma SmartScan worden datum en bedrag automatisch voorgesteld. Vul de overige gegevens zelf in, waaronder een niet-voorraadartikel en een omschrijving. Afhankelijk van hoe het proces binnen jouw organisatie is ingericht, dien je na het koppelen van alle bonnen de declaratie in of deze wordt ter goedkeuring in Approval aangeboden. Stap voor stap Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe een declaratie kan worden ingediend. Stap 1 Ga in de Visma 360 App naar het onderdeel Declaraties Stap 2 Klik op de + knop om een nieuwe declaratie aan te maken. Vul de gegevens van de declaratie in. Stap 3 Kies + om een nieuwe onkostenregistratie aan te maken Selecteer het soort onkosten Bon met camera - onkosten op basis van een te maken foto van een bonnetje Bon uit galerij - onkosten op basis van een bestaande foto Zonder bon - een onkosten zonder bijlage (bijvoorbeeld een thuiswerkvergoeding) Stap 4 Vul alle overige gegevens in. Klik op Opslaan. Stap 4 Klik op het vliegerpictogram om de declaratie in te dienen Van declaratie naar inkoopfactuur Van de ingediende declaratie wordt in Visma Net automatisch een declaratie aangemaakt waaraan alle bonnen als onkostenregistratie gekoppeld zijn. Na het vrijgeven van de declaratie wordt een inkoopfactuur aangemaakt voor de medewerker die de declaratie heeft ingediend. Deze inkoopfactuur wordt vervolgens in het reguliere betaalproces meegenomen.

Om ervoor te zorgen dat declaraties verwerkt kunnen worden in combinatie met Visma Net, moeten er een aantal zaken worden ingesteld. Lees hieronder hoe dit in zijn werk gaat. Gebruikers aanmaken Maak voor alle medewerkers die declaraties moeten kunnen verwerken een gebruiker aan in Visma.net Admin. Aan deze gebruiker(s) moeten minimaal de rollen API-user en Time & expense user worden toegewezen. Open Admin Kies + Nieuwe gebruiker Vul alle gegevens in Koppel het bedrijf Koppel de rol API-user en Time & Expense user Medewerkers aanmaken Voeg voor alle gebruikers een medewerker toe in Visma Net.  Open Visma Net Financials Open het venster Medewerkers Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden in: Algemene informatie Achternaam E-mail (gebruik hetzelfde mailadres als in Admin) Medewerkerstype Vestiging Afdeling Kalender Financiële instellingen Rekening en Subrekening crediteur Rekening en Subrekening betalingskorting Rekening en Subrekening kosten Rekening en Subrekening verkoop Betaalmethode Bank-/kasrekening IBAN                                       Koppel vervolgens de medewerker aan de gebruiker: Open het venster Gebruikers Selecteer de desbetreffende gebruiker Koppel de medewerker in het veld Gekoppelde medewerker Niet-voorraadartikelen aanmaken Maak voor alle onkosten-categorieën een niet-voorraadartikel aan. Open het venster Niet-voorraadartikelen Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden: Artikelcode Omschrijving Artikeltype Soort = Kosten Btw-categorie (voor declaraties zal dit over het algemeen "geen btw" zijn) Rekening kosten Functionaliteit inschakelen Om de declaraties beschikbaar te maken in Visma Net moet de betreffende functionaliteit nog worden ingeschakeld. Schakel de functionaliteit als volgt in: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Declaraties Kies Inschakelen Na het inschakelen komen de volgende extra vensters beschikbaar: Onkostenregistraties Declaraties Declaraties vrijgeven Analyses: Overzicht declaraties Rapporten: Declaratiegegevens Declaraties per medewerker Declaraties per afdeling

Een declaratie kan een of meerdere onkostenregistraties bevatten en wordt als geheel ingediend en/of naar Visma.net Approval gestuurd voor goedkeuring. Een declaratie is bijvoorbeeld een zakenreis waarin een medewerker diverse kosten wil declareren die ten behoeve van deze reis zijn gemaakt, zoals kosten voor restaurants, autohuur, treintickets, et cetera. Aanmaken declaratie Het aanmaken van een declaratie gaat als volgt: Open het venster Declaraties Kies + om een nieuwe declaratie toe te voegen Leg een datum vast (bijvoorbeeld de einddatum van de zakenreis) Leg een omschrijving vast Voeg per uitgave een regel toe en leg daar minimaal de volgende gegevens vast: Datum Onkostenartikel Omschrijving Bedrag Bijlage -> bonnetje Het project en de projecttaak (gebruik X wanneer de onkosten geen  betrekking hebben op een extern project) Kies Opslaan Afhankelijk van de interne processen bij jouw organisatie moet een declaratie worden ingediend via Acties > Indienen of ter goedkeuring naar Approval worden gestuurd met de knop Approval.   Tip: het is ook mogelijk de declaratie via de Visma 360 app aan te maken en direct alle bonnetjes als onkostenregistratie toe te voegen! Declaraties goedkeuren in Approval Open Approval Open de taak met de declaratie Kies Goedkeuren om de declaratie goed te keuren   Nadat de declaratie is ingediend en/of goedgekeurd moet deze vrijgegeven worden. Door het vrijgeven zal de declaratie geboekt worden als inkoopfactuur voor de betreffende medewerker. Open de betreffende declaratie Kies Acties/Vrijgeven Of geef meerdere declaraties in een keer vrij via het venster Declaraties vrijgeven Inkoopfactuur betalen Door het vrijgeven van de declaratie is een inkoopfactuur aangemaakt voor de betreffende medewerker. De status van deze inkoopfactuur is Open en kan direct worden meegenomen in het reguliere betaalproces.  

De functionaliteit Documenten verrekenen in Visma Net Financials biedt de mogelijkheid om meerdere openstaande posten van debiteuren en crediteuren efficiënt en (deels) automatisch af te letteren of tegen te boeken. Configuratie (vooraf) Voordat je begint met de verwerking, moeten de volgende instellingen en rechten in Visma Net worden gecontroleerd.  Toegangsrechten: De ingelogde gebruiker moet expliciet beschikken over de rol API-user. Stamgegevens Bank-/kasrekening: Controleer vooraf of bij de te gebruiken (tussen)rekening (zoals de Vereffeningsrekening) of de gewenste invoersoorten zijn gekoppeld voor het afboeken van een restantbedrag. Hiervoor moeten de volgende zaken zijn geconfigureerd: Betaalmethode: er moet minimaal 1 betaalmethode zijn gekoppeld Invoersoort(en): er moet minimaal 1 invoersoort van het type Uitgave zijn gekoppeld aan de betreffende bank-/kasrekening Rekeningen: de velden Rekening vervangen en Subrekening vervangen moeten de juiste grootboekrekening en subrekening bevatten. Indien met meerdere vestigingen wordt gewerkt, maar dan per vestiging een aparte bank-/kasrekening aan voor het verrekenen.   Vestigingsrestrictie: Het venster toont uitsluitend documenten van de geselecteerde vestiging (zichtbaar in de rechterbovenhoek). Het is niet mogelijk om documenten tussen meerdere vestigingen te verrekenen. Documenten verrekenen Het venster Documenten verrekenen bestaat uit de volgende onderdelen: Tabbladen (1): Wisselen tussen debiteuren of crediteuren. Linkerkant (2): Overzicht van relaties met openstaande posten. In deze lijst zijn twee specifieke kolommen die direct inzicht geven in de status van de openstaande posten: Aantal: Geeft het totale aantal openstaande posten van de geselecteerde relatie weer. Aflet.: Geeft aan hoeveel documenten er op dit moment binnen deze relatie mogelijk onderling afgeletterd kunnen worden. Rechterkant (3): De openstaande posten van de geselecteerde relatie. Verwerkingsmethode (4): Wisselen tussen de twee verwerkingsmethoden (verrekenen of tegenboeken) Verrekenen: Documenten onderling tegen elkaar wegstrepen binnen één specifieke relatie. Tegenboeken: Het systeem maakt automatisch een nieuwe, tegengestelde transactie aan per document (ideaal voor complexe bulkverwerkingen over meerdere relaties) Praktijkvoorbeeld werking kolommen: Situatie A: Een debiteur heeft 5 openstaande facturen (en geen creditnota's). De kolom Aantal toont de waarde 5, maar de kolom Aflet. toont een 0 (er valt immers niets onderling weg te strepen). Situatie B: Een debiteur heeft 2 open facturen en 1 creditnota. De kolom Aflet. toont nu de waarde 2, omdat er twee documenten tegen elkaar weggestreept kunnen worden. Stap-voor-stap instructie Methode: Verrekenen Kies aan de linkerkant de gewenste relatie. Selecteer aan de rechterkant de documenten die je met elkaar wilt afletteren. Controleer onderaan het saldo. Een restbedrag hoeft niet 0,00 te zijn; het restant blijft openstaan op een document naar keuze. Klik op de knop Verrekenen. Kies in de pop-up de betaalmethode, de bank-/kasrekening (tussenrekening) en de boekingsdatum. Bij een restbedrag ongelijk aan 0,00: Geef aan op welk brondocument het restant open moet blijven staan. Bevestig de transactie. Het systeem verwerkt de posten (bijvoorbeeld één-op-één of via een verzamelbetaling van 0,00). Zie de verwerkingsscenario's in onderstaande tabel.  Methode: Tegenboeken Markeer de documenten per relatie (dit kan voor meerdere relaties tegelijk). Klik op de knop Verwerken. Selecteer de betaalmethode, de bank-/kasrekening en de boekingsdatum. Is het restbedrag niet 0,00? Vink Restbedrag afboeken aan en selecteer de vooraf geconfigureerde Invoersoort (type uitgave) om de tegenrekening te bepalen. Het systeem maakt nu automatisch de juiste tegenboekingen aan (bijv. een Debiteurenbetaling bij een Verkoopfactuur of een Crediteurenbetaling bij een Inkoopfactuur). Voor het afboeken van een restbedrag maakt het systeem een bank-/kastransactie aan.  Verwerkingsscenario's bij Verrekenen Scenario Uitgangssituatie Resultaat na verwerking Match tussen facturen en credits Er is sprake van unieke, sluitende combinaties (open saldo) tussen facturen en credits. Voorbeeld: - Factuur F1 (+1000) & Credit C1 (-1000) - Factuur F2 (+750) & Credit C2 (-750) Documenten worden één-op-één met elkaar verrekend en gesloten.       Resultaat: - C1 verrekend met F1 - C2 verrekend met F2 Geen unieke match tussen facturen/credits Er zijn meerdere openstaande posten zonder directe unieke tegenhanger. Voorbeeld: - F1 (+1000), F2 (+750) - C1 (-500), C2 (-500), C3 (-500), C4 (-250) De documenten worden gezamenlijk verrekend via een verzamelbetaling.       Resultaat: Er wordt één betaling van 0,00 aangemaakt waarin F1, F2, C1, C2, C3 en C4 aan elkaar worden gekoppeld. Ongelijk saldo tussen facturen/credits De geselecteerde documenten komen per saldo niet op 0,00 uit. Voorbeeld: F1 (+1000), F2 (+800) C1 (-750), C2 (-750) (Restsaldo: +300) Het systeem vraagt op welke factuur het restant open moet blijven staan. Resultaat (indien gekozen wordt voor factuur F2): Een betaling van 0,00 gekoppeld aan F1, C1, C2 en F2. F1, C1 en C2 worden gesloten. F2 krijgt een openstaand restsaldo van 300,-. Combinatie met bestaande betalingen Er is een mix van openstaande facturen, credits en reeds gedane betalingen. Voorbeeld: F1 (+1000), F2 (+750) C1 (-500) Betaling B1 (-400), Betaling B2 (-250) Facturen en credits worden eerst verrekend met beschikbare betalingen. Resterende posten volgen scenario 2 of 3. Resultaat: Betaling B2 (-250) wordt gekoppeld aan F1 en C1. Betaling B1 (-400) wordt gekoppeld aan F1 (volledig gesloten) en deels aan F2 (restbedrag op F2 wordt 600,-). Tegengestelde transacties bij Tegenboeken Het systeem bepaalt op basis van het type brondocument automatisch welk type tegenboeking wordt aangemaakt: Module Brondocument (Type) Tegengestelde transactie (Type) Debiteuren Verkoopfactuur (INV) Debiteurenbetaling (PMT) Debiteuren Debetnota (DRM) Debiteurenbetaling (PMT) Debiteuren Creditnota (CRM) Debiteurrestitutie (REF) Debiteuren Debiteurbetaling (PMT) Debetnota (DRM) Debiteuren Debiteurvooruitbetaling (PMT) Debetnota (DRM) Debiteuren Debiteurrestitutie (REF) Creditnota (CRM) Crediteuren Inkoopfactuur (INV) Crediteurenbetaling (CHK) Crediteuren Debetcorrectie (ADR) Crediteurenrestitutie (REF) Crediteuren Creditcorrectie (ACR) Crediteurenbetaling (CHK) Crediteuren Crediteurbetaling (CHK) Creditcorrectie (CHK) Crediteuren Crediteurrestitutie (REF) Debetcorrectie (ADR) Crediteuren Crediteurvooruitbetaling (PPM) Creditcorrectie (CHK)

Wanneer een debiteuren- of crediteurenbetaling is gekoppeld aan een geautomatiseerde betaalmethode (zoals voor automatisch betalen of incasso), is de knop Annuleren standaard grijs en onbruikbaar. Om de betaling in een uitzonderingssituatie toch te annuleren, moet de gekoppelde betaalmethode tijdelijk worden aangepast. Voorbereiding Controleer welke betaalmethode (bijvoorbeeld '2') is gekoppeld aan de betaling die je wilt annuleren. Zorg dat er op het moment van deze actie geen andere geautomatiseerde betaalprocessen worden uitgevoerd voor deze betaalmethode. Correctie uitvoeren Open het venster Betaalmethoden (CA204000). Selecteer de betreffende betaalmethode en open de stamgegevens. Kies het juiste tabblad  Ga bij een crediteurbetaling naar het tabblad Instellingen voor crediteuren Ga bij een debiteurbetaling naar het tabblad Instellingen voor debiteuren Wijzig het veld Aanvullende verwerking van Betalingsopdracht aanmaken naar Geen. Klik op Opslaan. Open de betreffende debiteur- of crediteurbetaling Klik nu op de knop Annuleren. Klik op Vrijgeven om de annulering definitief te verwerken. Ga terug naar het venster Betaalmethoden en selecteer de zojuist gewijzigde betaalmethode. Wijzig het veld Aanvullende verwerking direct weer terug naar Betalingsopdracht aanmaken en klik op Opslaan.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Crediteuren.   Aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Afboeken van een inkoopfactuur of betaling Afboeken van inkoopfacturen van het type Debetcorrectie Inkoopfactuur corrigeren Inkoopfactuur verrekenen met een debetcorrectie Verwerken terugbetaling crediteur E-facturen ontvangen Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen Aanpassen van de periode voor inkoopfacturen in batch IBAN-naam controle voor crediteuren 4-ogen principe voor bankrekening crediteuren Declaraties medewerkers verwerken Inkoopfactuur in meerdere termijnen betalen Betalingen verwerken bij nulsaldo Niet-voorraadartikelen Inzicht krijgen in de bankrekening waarop een crediteurbetaling is uitgevoerd  Annuleren van een crediteurbetaling gekoppeld aan een betalingsopdracht

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen Gaten in mijn factuurnummers E-mail versturen naar afwijkend adres Verkoopprijzen: opzoeken van bestaande prijzen  Niet-voorraadartikelen Annuleren van een debiteurbetaling gekoppeld aan betalingsopdracht

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel OneStop Reporting.   Een rapport maken in 7 minuten Werken met labels Wijzigen omgevingsniveau (Start, Smart, Compleet) Gebruikers toevoegen/verwijderen Rapporten verspreiden Rapporten met AI-analyse gebruiken 

Dankzij de geïntegreerde AI-analyse in OneStop Reporting (OSR) analyseer je rapportages voortaan rechtstreeks bij de bron. Stel je vraag in begrijpelijke taal en de AI vertaalt complexe data direct naar waardevolle inzichten, trends en patronen. In deze procedure leggen we stap voor stap uit hoe dit werkt en hoe je het maximale uit de AI-analyse haalt. Een AI-analyse uitvoeren Volg deze stappen om een rapport te analyseren: Open het rapport dat je wilt analyseren en stel de gewenste parameters in (zoals periode, vestiging of dimensies) Klik in de werkbalk op de optie Rapport analyseren. Stel je vraag: kies een van de voorgestelde vragen (1) die automatisch voor jouw rapport zijn gegenereerd, of typ zelf een specifieke vraag (2) voor een analyse op maat. Stel eventueel een vervolgvraag om nog dieper op de data in te gaan. Let op: Het genereren van de analyse kan even duren. De AI gebruikt een intensievere "denkmodus" om een zo hoog mogelijke kwaliteit te garanderen. Tips voor goede vragen Hoe specifieker je vraag, hoe gerichter het antwoord. Voorbeelden van effectieve vragen: "Welke kostenposten zijn dit kwartaal het sterkst gestegen ten opzichte van vorig kwartaal?" "Welke afwijkingen zie je tussen begroting en realisatie op de personeelskosten?" "Vat de drie belangrijkste trends in dit rapport samen in maximaal vijf zinnen." "Welke vragen zou een controller stellen op basis van dit rapport?" Snel starten? Begin met een van de voorgestelde vragen om de werking te leren kennen. Verfijn het resultaat daarna simpelweg met een vervolgvraag (bijvoorbeeld: “En hoe verhoudt dat zich tot vorig jaar?”). Goed gebruik van de AI-analyse Blijf de cijfers controleren; Controleer numerieke waarden altijd in het onderliggende rapport. De AI interpreteert de data, maar jij blijft verantwoordelijk voor de cijfers die je deelt. Combineer AI met je eigen expertise; Gebruik de AI-analyse als startpunt, niet als eindoordeel. Houd data veilig; Deel geen vertrouwelijke gegevens buiten deze applicatie. De analyse vindt plaats binnen de streng beveiligde omgeving van OSR. Praat door met de AI; Stel een vervolgvraag in plaats van helemaal opnieuw te beginnen. De AI onthoudt het gesprek en bouwt voort op de eerdere context.

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Bank-/kastransacties (werkblad Bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

Met de distributiefunctie in OneStop Reporting (OSR) beheer je eenvoudig jouw rapportsjablonen. Je verplaatst of kopieert hiermee eigen rapportsjablonen tussen omgevingen en bepaalt welke standaardrapporten zichtbaar zijn. Let op: Je hebt beheerdersrechten nodig op het hoogste niveau of voor een specifieke groep om het venster Verspreiding te openen. Overzicht van de boomstructuur Aan de linkerkant van het venster zie je de boomstructuur. Deze is gelijk aan de structuur op de beheerpagina. Wat je ziet, hangt af van jouw rechten: OneStop Reporting NL — hier staan de standaardrapporten van OSR. Dit is alleen zichtbaar voor beheerders op het hoogste niveau. Klantniveau Groepsniveau Omgevingsniveau De rapporten aan de rechterkant zijn de rapporten die vanuit het geselecteerde niveau zijn gedistribueerd. Let op: Omgevingen van het type "Start" staan niet in de boomstructuur. Deze omgevingen ontvangen alleen rapporten die je distribueert vanaf het klantniveau of de standaardrapporten van OSR. Rapporten distribueren vanaf het klantniveau Wanneer je rapporten op het klantniveau distribueert, verspreid je deze naar alle onderliggende omgevingen. Alleen klantbeheerders hebben hiervoor de juiste rechten. Open het venster Verspreiding. Klik in de boomstructuur op het hoogste niveau. Klik op Importeren. Selecteer in het veld "Importeren van" de omgeving of groep waaruit je wil importeren. Selecteer in het veld "Importeren naar" het klantniveau (indien nog niet geselecteerd). Markeer de gewenste rapportsjablonen. Let op: Standaard verplaats je het rapport. Er blijft dan één versie over die eigendom is van het klantniveau. Wijzigingen worden automatisch doorgevoerd voor alle gekoppelde omgevingen. Wil je een kopie maken? Markeer dan "Kopieën importeren". Er ontstaan dan twee losse versies die niet aan elkaar gekoppeld zijn. Klik op Importeren en bevestig de keuze Tip: Klik op de blauwe link om te zien naar welke omgevingen je de rapporten verspreidt.   Rapporten distribueren vanaf het groepsniveau Door rapporten naar een groep te distribueren, verspreid je deze naar alle omgevingen binnen die groep. Open het venster Verspreiding. Klik in de boomstructuur op de groep waarin je een rapport wilt importeren. Klik op Importeren. Selecteer in het veld "Importeren van" de omgeving of groep waaruit je wilt importeren. Selecteer in het veld "Importeren naar" de juiste groep. Markeer de gewenste rapportsjablonen. Klik op Importeren. Kies Bevestigen. Rapporten distribueren op het omgevingsniveau Door rapporten op een omgeving te distribueren, verplaats je het rapport feitelijk naar deze specifieke omgeving. Open het venster Verspreiding. Klik in de boomstructuur op de omgeving waarin je een rapport wilt importeren. Klik op Importeren. Selecteer in het veld "Importeren van" de omgeving of groep waaruit je wilt importeren. Selecteer in het veld "Importeren naar" de betreffende omgeving. Markeer de gewenste rapportsjablonen. Klik op Importeren. Kies Bevestigen. Rapportsjablonen verwijderen Open het venster Verspreiding. Klik in de boomstructuur op het niveau waarvan je een rapport wilt verwijderen. Markeer in het overzicht de betreffende sjablonen. Klik op Verwijderen. Kies Ja om de actie te bevestigen.

In deze procedure leggen we uit hoe je een projectbudget kunt vastleggen om de kostenbeheersing van je project te bewaken. Door regels toe te voegen aan het opbrengsten- en kostenbudget, definieer je de financiële kaders van het project. Het projectbudget registreren Je vult het oorspronkelijk budget in tijdens de calculatiefase, voordat je werkelijke transacties verwerkt op het project. De status van het project staat in deze fase op Wordt gepland.  Open het venster Projecten. Selecteer het gewenste project. Ga naar het tabblad Opbrengstenbudget om de verwachte opbrengsten in te voeren. Kies + om een nieuwe regel toe te voegen. Selecteer de Projecttaak en de Rekeninggroep. Vul het Bedrag budget (oorspronkelijk) in. Ga naar het tabblad Kostenbudget om de benodigde middelen en materialen te plannen. Kies + om een nieuwe regel toe te voegen. Selecteer de Projecttaak en de Rekeninggroep en optioneel een Artikel (voor verdere verbijzondering*). Vul het Bedrag budget (oorspronkelijk) in. Wanneer het budget definitief is kan het vinkje Blokkeren van het project worden uitgeschakeld. Hiermee zal de status van het project Actief zijn. Kies Opslaan *Let op: Het detailniveau van de budgetregels (wel/geen artikel) is afhankelijk van de instellingen Kostenbudget bijwerken in het venster Voorkeuren projectbeheer   Budget blokkeren Zodra je de budgetten hebt afgerond, blokkeer je het budget. Hiermee bescherm je de oorspronkelijke budgetcijfers tegen onbedoelde wijzigingen terwijl het herziene budget aanpasbaar blijft.   Kies in het project de knop Acties. Selecteer de actie Budget blokkeren. Het systeem markeert de kolommen Aantal budget (oorspronkelijk), Tarief/stuk en Bedrag budget (oorspronkelijk) nu als alleen-lezen   Budget wijzigen tijdens de uitvoering Tijdens de uitvoering van het project stuur je de planning bij door het huidige budget aan te passen. Zo blijf je de nauwkeurigheid van je oorspronkelijke budget analyseren. Herzien budget aanpassen: wanneer het budget is geblokkeerd, wijzig je de velden Aantal budget (herzien) en Bedrag budget (huidig) op elk gewenst moment. Oorspronkelijk budget wijzigen: Moet je de basis van je budget (het oorspronkelijke budget) toch aanpassen? Deblokkeer dan het budget via de actie Budget deblokkeren. Tip: Gebruik de kolom Prestatie (%) om de voortgang van de werkelijke kosten en opbrengsten te vergelijken met je huidige budget.  

Wanneer je lopende projecten overneemt naar Visma Net, is het belangrijk om de volledige projecthistorie (gerealiseerde kosten en opbrengsten) vast te leggen. Alleen zo kun je projecten direct na migratie betrouwbaar blijven volgen op basis van budget versus realisatie. Deze procedure beschrijft hoe je deze saldi verwerkt, zodat de projectmodule actueel is voor je projectrapportages, zonder dat je hiervoor dubbele boekingen in de financiële administratie hoeft te verwerken. 1. Opbrengsten en kosten (resultatenrekening) Voor kosten en opbrengsten die in het verleden al financieel zijn verantwoord, vullen we enkel de projecthistorie. Open het venster Projecttransacties en kies + om een nieuwe transactie aan te maken. Selecteer het Project en de Projecttaak. Kies de juiste Rekeninggroep (type Kosten of Opbrengsten). Vul het Bedrag:  Kosten: Positief bedrag. Opbrengsten: Negatief bedrag. Let op: Laat de velden Rekening en Subrekening leeg. Hierdoor wordt er géén journaalpost aangemaakt in het grootboek, maar wordt het actuele saldo in het project wel bijgewerkt. Kies Vrijgeven. 2. Onderhanden werk / vooruitontvangen (Balans) Voor balansposities wil je vaak dat de projecten wél aansluiten met de grootboekrekening, omdat deze posten in de toekomst nog vereffend moeten worden (bijvoorbeeld bij een eindfacturatie). Open het venster Projecttransacties. Selecteer het Project, de Projecttaak en de Rekeninggroep (type Activa of Passiva). Rekening: Selecteer hier de relevante grootboekrekening (bijv. OHW-rekening). Tegenrekening: Gebruik hier een tussenrekening die ook is gebruikt voor de beginbalans (bijv. 2390 - Beginbalans projecten). Hiermee voorkom je dat de balans uit evenwicht raakt, terwijl de mutatie wel zichtbaar is op het project. Kies Vrijgeven. 3. Controle Na het verwerken van de transacties is het belangrijk om de aansluiting te controleren: Gebruik het rapport Projectsaldo om te zien of de bedragen per project juist zijn. Controleer via het rapport Proefbalans of de totaalsaldi op de project-gerelateerde grootboekrekeningen overeenkomen met de totalen vanuit de projectsaldi.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties Periodieke transacties gebruiken Aansluiting grootboek controleren Aansluiting controleren grootboek met debiteuren en crediteuren Toewijzingen configureren en uitvoeren (kostenverdeling)