Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Logistics. Voorraad Voorraadherwaardering uitvoeren Voorraadartikelen Externe voorraad: Voorraad bij derden & Voorraad van derden (consignatievoorraad) Verkoop Verwerken van een retournering met een creditorder (RC)  Inkoop Verwerken van een inkoopfactuur met een retour 

Deze procedure beschrijft het instellen en verwerken van consignatievoorraad (consignment). Er worden twee scenario's behandeld: voorraad op de locatie van jouw klant waarvan jij eigenaar blijft tot verbruik, en voorraad op jouw eigen locatie die eigendom is van de leverancier (VOI). Scenario 1: voorraad op locatie bij de klant Inrichten klantmagazijn Open het venster Magazijnen en maak een nieuw (virtueel) magazijn aan voor de klant. Selecteer in het veld Bevoorradingstype de waarde Overdracht. Open het venster Debiteuren en open de betreffende klant. Selecteer het klantmagazijn in het veld Magazijn onder het tabblad Leveringsinstellingen. Open het venster Magazijngegevens en voeg de artikelen toe die bij de klant op voorraad liggen. Stel per artikel op het tabblad Bevoorradingsgegevens het bevoorradingstype in op Overdracht en selecteer jouw hoofdmagazijn als bronmagazijn. Vul de gewenste veiligheidsvoorraad, het bestelniveau en het max. aantal in. Voorraad overboeken en verzenden naar het klantmagazijn Open het venster Bevoorrading voorbereiden om de benodigde overdrachtsorder te genereren. Open het venster Overdrachtssorders aanmaken, selecteer het bestemmingsmagazijn van de klant en verwerk de order. Het systeem maakt een verkooporder aan van het type TR (Overdracht). Open het venster Verkooporder en kies Acties -> Verzending aanmaken. Bevestig de verzending en kies Acties -> Voorraad bijwerken. Open het venster Inkoopontvangsten en kies + om een nieuwe ontvangst toe te voegen Selecteer het soort Overdrachtsorder en selecteer het klantmagazijn Klik op Overdracht toevoegen en selecteer de betreffende overdrachtsorder Klik op Vrijgeven om de goederen in het klantmagazijn te boeken. Consignment verkoop en bevoorrading verwerken Bij de verkoop van klantvoorraad kan het verbruik handmatig worden ingevoerd, via een importdefinitie (spreadsheet) worden verwerkt, of geautomatiseerd via een API-koppeling worden geregistreerd. Registreer het periodieke verbruik van de klant als een verkooporder van het type IN. Maak de verkoopfactuur aan en geef deze vrij. Hiermee wordt de voorraad in het klantmagazijn verlaagd en de omzet geboekt. Open het venster Bevoorrading voorbereiden om automatisch nieuwe overdrachtsorders te genereren voor de verkochte aantallen. Scenario 2: voorraad op eigen locatie van de leverancier (cosignatie) Inrichten leveranciersmagazijn Maak een nieuwe vestiging en een virtueel magazijn aan die gekoppeld is aan een separaat werkelijk grootboek, zodat de voorraad niet op jouw balans verschijnt. Maak een nieuwe grootboekrekening aan voor Ontvangen consignatievoorraad. Maak voor elke leverancier een aparte magazijnlocatie aan Vink bij de magazijnlocaties de optie Kosten afzonderlijk bijhouden aan zodra er meer dan 1 leverancier hetzelfde magazijn gebruikt. Maak een redencode aan voor consignatie-ontvangsten en koppel deze aan de rekening Ontvangen consignatievoorraad. Consignment goederen van leverancier ontvangen Open het venster Ontvangsten  Klik + om een nieuwe ontvangst aan te maken Selecteer op de tab Financiele gegevens de vestiging van het externe magazijn Voer de ontvangen artikelen in en selecteer het externe magazijn, de juiste leverancierslocatie en de aangemaakte redencode. Klik op Vrijgeven. De artikelen zijn nu beschikbaar voor verkoop zonder dat de balanswaarde toeneemt. Stuur optioneel een ontvangstrapport naar de leverancier ter bevestiging, zoals het rapport Voorraadregister (gedetailleerd) die je vanuit de ontvangsten kan afdrukken. Verkoop van leveranciersgoederen en eigendomsoverdracht Voer een verkooporder in vanuit de hoofdvestiging en selecteer het leveranciersmagazijn als bronmagazijn. Maak de verzending aan en bevestig de verzending. Maak de verkoopfactuur aan en geef deze vrij. Overzicht van het grootboek vanuit het "externe" grootboek.  Periodieke afrekening en opschoning consignatievoorraad Op basis van verbruiksrapportage kan een inkoopfactuur verwerkt worden (of via self-billing) in de financiële administratie. Gelijktijdig kun je in het externe grootboek de positie bijwerken: de rekening 1320 Rekening-courant leverancier wordt gecrediteerd voor het afgerekende bedrag, met als tegenrekening 0950 Ontvangen Consignatievoorraad. Hierdoor valt het saldo op de RC terug naar € 0,00 en sluit de resterende stand op rekening 0950 precies aan op de daadwerkelijk fysiek aanwezige voorraad in het externe magazijn.

Deze procedure beschrijft het aanmaken en inrichten van een nieuw project in Visma Net Financials. Aan de hand van de basisinstellingen, taken, budgetten en statussen doorloop je het proces om een project voor te bereiden voor de registratie van transacties. Voorbereiding Controleer of de gewenste projectmanagers zijn aangemaakt als medewerker in Visma Net en of de medewerker is gekoppeld aan een gebruiker.. Controleer of de benodigde grootboekrekeningen zijn gekoppeld aan een rekeninggroep om transacties op het project mogelijk te maken. Optioneel: Controleer of er een geschikt projectsjabloon of een lijst met algemene taken beschikbaar is. Werkwijze Basisgegevens project vastleggen Open het venster Projecten. Klik op + om een nieuw project toe te voegen. Vul een code in het veld Project in of laat het systeem automatisch een nummer toekennen. Vul de omschrijving van het project in. Selecteer optioneel een debiteur en een projectsjabloon. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van sjablonen de procedure Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken. Ga naar het tabblad Rekeningen en vul het veld Subrekening (standaard) in. Klik op Opslaan. Projectdetails en manager instellen Vul op het tabblad Samengevat de begindatum en einddatum in. Selecteer een medewerker in het veld Project manager. Leg optioneel aanvullende gegevens vast via het tabblad Kenmerken. Projecttaken toevoegen Ga naar het tabblad Taken en voeg minimaal één taak toe. Vul de velden Taak en Omschrijving handmatig in, of selecteer een van de algemene taken. Budgetten inrichten Ga naar de tabbladen Opbrengstenbudget en/of Kostenbudget. Voeg per taak, rekeninggroep en optioneel per artikel budgetregels toe. Raadpleeg voor meer informatie de procedure over het vastleggen van een projectbudget via Projectbudget vastleggen. Project activeren en controleren Controleer op het tabblad Saldo of de budgetten correct zijn. Zorg ervoor dat zowel de status van het project als de status van de projecttaak op Actief staan om transacties toe te staan. Gebruik de tabbladen Verkoopfacturen en Inkoopfacturen om de op het project geregistreerde facturen in te zien.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Aanmaken van een nieuw project  Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Instellen van de ISO 8601-weeknummering voor urenstaten  Urenstaat aanmaken en invullen Overboeken balanspositie bij afsluiten project Migratie van lopende projectsaldi  Projectbudget vastleggen

Om ervoor te zorgen dat declaraties verwerkt kunnen worden in combinatie met Visma Net, moeten er een aantal zaken worden ingesteld. Lees hieronder hoe dit in zijn werk gaat. Gebruikers aanmaken Maak voor alle medewerkers die declaraties moeten kunnen verwerken een gebruiker aan in Visma.net Admin. Aan deze gebruiker(s) moeten minimaal de rollen API-user en Time & expense user worden toegewezen. Open Admin Kies + Nieuwe gebruiker Vul alle gegevens in Koppel het bedrijf Koppel de rol API-user en Time & Expense user Medewerkers aanmaken Voeg voor alle gebruikers een medewerker toe in Visma Net.  Open Visma Net Financials Open het venster Medewerkers Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden in: Algemene informatie Achternaam E-mail (gebruik hetzelfde mailadres als in Admin) Medewerkerstype Vestiging Afdeling Kalender Financiële instellingen Rekening en Subrekening crediteur Rekening en Subrekening betalingskorting Rekening en Subrekening kosten Rekening en Subrekening verkoop Betaalmethode Bank-/kasrekening IBAN Koppel vervolgens de medewerker aan de gebruiker: Open het venster Gebruikers Selecteer de desbetreffende gebruiker Koppel de medewerker in het veld Gekoppelde medewerker Niet-voorraadartikelen aanmaken Maak voor alle onkosten-categorieën een niet-voorraadartikel aan. Open het venster Niet-voorraadartikelen Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden: Artikelcode Omschrijving Artikeltype Soort = Kosten Btw-categorie (voor declaraties zal dit over het algemeen "geen btw" zijn) Rekening kosten Functionaliteit inschakelen Om de declaraties beschikbaar te maken in Visma Net moet de betreffende functionaliteit nog worden ingeschakeld. Schakel de functionaliteit als volgt in: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Declaraties Kies Inschakelen Na het inschakelen komen de volgende extra vensters beschikbaar: Onkostenregistraties Declaraties Declaraties vrijgeven Analyses: Overzicht declaraties Rapporten: Declaratiegegevens Declaraties per medewerker Declaraties per afdeling Voorkeuren declaraties Er zijn verschillende voorkeuren beschikbaar voor het werken met declaraties. Pas deze gerust naar wens aan. Voor een juiste werking is het wel belangrijk dat nieuwe declaraties na het opslaan standaard de status Geblokkeerd krijgen. Zo stel je dit in:   Open het venster Voorkeuren uren en declaraties Markeer de optie Declaraties bij invoer Blokkeren Klik op Opslaan  

Soms wil je een handmatige journaaltransactie, ook wel bekend als een memoriaalboeking, verwerken. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van de loonjournaalpost, of het boeken van voorzieningen.  Volg de volgende stappen om een memoriaalboeking aan te maken: Open het venster Journaaltransacties Voeg een transactie toe (+) De module is altijd Grootboek. Transacties voor de overige modules ontstaan door middel van een verwerking in een van de deelprocessen, zoals Debiteuren of Crediteuren.  Geef een Datum in voor de transactie Selecteer een Periode Geef de boeking een logische omschrijving De boekingsregels kunnen worden ingevoerd met de (+) Kies Vrijgeven om de boeking te verwerken (voordat een journaaltransactie kan worden verwerkt moet het totaal debet gelijk zijn aan het totaal credit) Tip: Een geblokkeerde journaaltransactie hoeft niet in balans te zijn om op te slaan   Tip: Wil je de journaaltransactie verder categoriseren, bijvoorbeeld als memoriaalboeking of journaalpost, dan kun je dit doen door een transactiecode mee te geven aan deze boeking. Hoe je dat doet lees je in de procedure journaaltransacties categoriseren.  

De administratiedatum (ook bekend als de systeemdatum) speelt een cruciale rol als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses. Het aanpassen van deze datum kan bijzonder nuttig zijn wanneer je werkt in een vorige periode. Door de datum naar een dag in die specifieke periode te wijzigen, wordt automatisch de juiste periode voorgesteld in alle toepassingen. De stappen om de administratiedatum aan te passen, zijn als volgt:   Klik in de rechterbovenhoek op je naam om de contextselector te openen (of gebruik de sneltoets Alk+K) Klik op Administratiedatum of op de kalender Selecteer nu de datum die je als standaard wilt gebruiken Klik Ok De geselecteerde datum (en periode) zal nu gebruikt worden als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses.    

Een gebruiker in Visma Net kan worden toegewezen aan een of meerdere rollen. Dit toewijzen van rollen kan gedaan worden in het onderdeel Admin.   Maar wat betekenen de verschillende rollen die aan een gebruiker toegewezen kunnen worden?   In de Visma Academy is een beschrijving beschikbaar van alle rollen in Admin. Deze beschrijving is te vinden in de training Visma Net Financials Foundation.   Om het voor de accountant makkelijker te maken het overzicht te kunnen downloaden is er daarnaast ook nog een PDF met de beschrijvingen bij dit bericht gevoegd.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties Periodieke transacties gebruiken Aansluiting grootboek controleren Aansluiting controleren grootboek met debiteuren en crediteuren Toewijzingen configureren en uitvoeren (kostenverdeling) Instellen en gebruiken van gecombineerde subrekeningen

Deze procedure beschrijft hoe je gecombineerde subrekeningen (maskers) configureert in Visma Net. Hiermee stelt het systeem tijdens het invoeren van transacties automatisch een subrekening samen op basis van waarden uit verschillende bronnen (zoals vestiging, artikel, debiteur, crediteur of medewerker) Werkwijze Segmentcodes bepalen Bepaal per segment uit welk bronelement de waarde moet worden overgenomen. Herhaal de letter van de broncode voor het aantal tekens dat het segment lang is (bijvoorbeeld EE voor een segment van 2 tekens of LLLL voor 4 tekens). Veelgebruikte segmentcodes: C: Vestiging  E: Medewerker  I: Voorraad- of Niet-voorraadartikel  L: Locatie (debiteur/crediteur) P: Project   T: Projecttaak W: Magazijn  Maskers instellen per module Open het venster met de voorkeuren van het betreffende proces (bijvoorbeeld Voorkeuren crediteuren of Voorkeuren debiteuren). Vul in het veld voor de gecombineerde subrekening het gewenste masker in op basis van  van jouw subrekeningstructuur (bijvoorbeeld EE-II-LLLL). Voor artikel- en voorraadtransacties: Open het venster Boekingstypen en stel daar de gewenste maskers in per boekingstype. Klik op Opslaan. Praktijkvoorbeeld van een gecombineerde subrekening Uitgangssituatie subrekeningstructuur xx-xx-xxxx: Segment 1 - Vestiging (2 tekens): UT (Utrecht), AM (Amsterdam), RD (Rotterdam), 00 (Niet van toepassing) Segment 2 - Productlijn (2 tekens): DI (Diensten), HA (Hardware), SO (Software), 00 (Niet van toepassing) Segment 3 - Afdeling (4 tekens): PROD (Productie), ONTW (Ontwikkeling), 0000 (Niet van toepassing) Standaard subrekening per entiteit vastgelegd voor de kosten: Crediteuren: 00-DI-PROD Medewerker: UT-00-ONTW Vestiging: AM-00-0000 Artikel: 00-DI-0000 Instelling voorkeuren crediteuren In het venster Voorkeuren crediteuren is het veld Subrekening kosten combineren uit ingesteld op het masker: EE-II-LLLL. Resultaat bij het invoeren van een inkoopfactuur Het systeem stelt de subrekening op de factuurregel automatisch als volgt samen: Segment 1 (EE): Haalt de waarde van de medewerker -> UT Segment 2 (II): Haalt de waarde van het artikel -> DI Segment 3 (LLLL): Haalt de waarde van de crediteur -> PROD Uiteindelijke gecombineerde subrekening op de factuurregel: UT-DI-PROD    

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Vaste activa.   Aanmaken activum via inkoop Handmatig aanmaken activum Afschrijvingen verwerken Kostprijs activum achteraf aanpassen door aflettering Afletteren transacties niet gerelateerd aan een activum Activum afvoeren/desinvesteren Afschrijvingen tijdelijk onderbreken Registreren en activeren van investeringen in uitvoering  

Een overzicht van alle algemene procedures.   Uitleg van de verschillende rollen in Visma Net (Admin) Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Mailen via Office365 (oAuth2) Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net Werken met draaitabellen in Visma Net Aanpassen landenformaat (datum, tijd, getal) Sneltoetsen in Visma Net Audithistorie van gebruikersrollen en toegangsrechten controleren Toegangsrechten en rollen van gebruikers inzien Gegevens exporteren vanuit een venster

In Visma Net kun je gegevens uit vrijwel elk venster exporteren naar Excel of CSV. Afhankelijk van de gewenste inhoud en bestandsgrootte kies je uit drie verschillende exportvarianten. Exporteren Optie 1: Excel met aanvullende informatie Open het gewenste venster met de gegevens die je wilt exporteren en maak desgewenst een filter om de gewenste gegevens te selecteren. Klik op het Excel-pictogram in de werkbalk. Het bestand wordt gedownload inclusief extra details zoals bedrijfsnaam, vensternaam, datum en toegepaste filters. Optie 2:  Excel zonder aanvullende informatie Open het gewenste venster met de gegevens die je wilt exporteren en maak desgewenst een filter om de gewenste gegevens te selecteren. Klik op het pijltje naast het Excel-pictogram. Selecteer de optie Export Excel. Het bestand wordt gedownload als een schone tabel, zonder extra kopgegevens of filterinformatie. Optie 3:  CSV-bestand (aanbevolen bij grote hoeveelheden)   Open het gewenste venster met de gegevens die je wilt exporteren en maak desgewenst een filter om de gewenste gegevens te selecteren. Klik op het pijltje naast het Excel-pictogram. Selecteer de optie Export naar CSV. Het CSV-bestand wordt gegenereerd. Gebruik deze optie als het verwerken van een Excel-bestand te lang duurt of als de hoeveelheid regels de maximale limiet van Excel overschrijdt.        

Deze procedure beschrijft het verwerken van een stapsgewijze investering. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld: de aanschaf en installatie van een machine van € 30.000, opgebouwd in 3 termijnen van € 10.000 in periode 01 t/m 03 en in gebruik genomen in periode 04 met een afschrijvingstermijn van 5 jaar, doorloop je het proces van opbouwen en in gebruikname van de machine. Voorbereiding Controleer of er een balansrekening beschikbaar is voor Investeringen in Uitvoering (bijvoorbeeld 0290 - Investeringen in uitvoering). Werkwijze Aanmaken nieuw activumtype Open het venster Activumtypen Maak een nieuw activumtype aan (bijvoorbeeld IIU - Investeringen in uitvoering) en stel de volgende rekeningen in: Activarekening: Selecteer de balansrekening 0290. Overige rekeningen: Vul hier een willekeurig rekeningnummer in (deze rekeningen worden inhoudelijk niet gebruikt, maar zijn wel verplicht in het systeem). Aanmaken activum Maak het activum op de reguliere manier aan en zorg dat het activum is afgeletterd en gedeblokkeerd Open het activum en kies voor Acties/Onderbreken.  Het activum is nu geblokkeerd voor afschrijvingen gedurende de opbouwfase. Afletteren deelinvesteringen Koppel gedurende de opbouwfase (periode 01 t/m 03) de termijnfacturen via de aflettering aan het activum. De huidige kostprijs van het activum en het saldo op grootboekrekening 0290 neemt toe met de afgeletterde transacties. Er vinden gedurende deze fase geen afschrijvingen plaats . Activum in gebruiknemen Open het activum en kies voor Acties/Opnieuw activeren. Selecteer de periode waarin de afschrijvingen moeten starten (periode 04) Wijzig het veld Activumtype van IIU naar het definitieve type (bijvoorbeeld MACH - Machines & Installaties) en klik op Opslaan. Het systeem genereert automatisch een overdrachtsboeking: Debet: definitieve activarekening (0250 Machines & Installaties) Credit: afboeking van de tussenrekening (0290 Investeringen in uitvoering)   Wijzig nu de volgende velden op het tabblad Algemene informatie: Datum ingebruikneming: Vul de werkelijke datum van ingebruikname in (bijvoorbeeld 01-04-2026). Levensduur: Vul de gewenste afschrijvingsduur in (bijvoorbeeld 5 jaar). Kies Opslaan Controle afschrijvingen Open het activum en kies voor Acties/Afschrijvingen berekenen.  Het systeem berekent de periodieke afschrijving vanaf de datum van ingebruikname over de totaal opgebouwde kostprijs. De voorgaande opbouwperiodes tonen € 0 afschrijving.    

Met deze procedure configureer je urenstaten in Visma Net volgens de internationale ISO 8601-standaard. Hierbij start de week op maandag en is week 1 de week die minstens vier dagen van het nieuwe jaar bevat (of waarin 4 januari valt). De eerste urenstaat van een medewerker wordt automatisch aangemaakt op basis van de ingangsdatum van de kostprijs van deze medewerker. Eerste dag van de week configureren Open het venster Voorkeuren Uren en declaraties. Vink de optie Configuratie huidige week aan. Selecteer Maandag als eerste dag van de week. Vink de optie Configuratie huidige week weer uit. De keuze voor Maandag blijft hierdoor behouden. Klik op Opslaan. Ingangsdatum eerste urenstaat instellen per medewerker Open het venster Medewerkers. Selecteer en open de betreffende medewerker. Klik op het tabblad Medewerkerkosten. Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen. Vul de gewenste Ingangsdatum en het Uurtarief in. Klik op Opslaan. Bij het aanmaken van de eerste urenstaat selecteert Visma Net nu automatisch de week waarin deze ingangsdatum valt.      

Gebruik deze procedure om te controleren of er wijzigingen zijn aangebracht in de koppeling van gebruikers aan rollen, of in de rechten van de rollen zelf. Belangrijke aandachtspunten Audit-logging: De logging (audit) moet vooraf zijn geactiveerd voor de betreffende onderdelen (gebruikersrollen en toegangsrechten). Zie hiervoor de instructies onderaan deze procedure. Tijdsverschil: De getoonde tijd in de audithistorie is de servertijd. Deze wijkt 2 uur af van de Nederlandse tijd. Wijzigingen controleren (audithistorie) Audithistorie Gebruikersrollen Volg deze stappen om wijzigingen in de koppelingen van gebruikers te bekijken: Open het venster Audithistorie. Selecteer in het veld Scherm de waarde SM201005 - Gebruikersrollen  Selecteer bij Tabelnaam de optie: UserInRoles. Audithistorie Toegangsrechten Volg deze stappen om wijzigingen in de rechten van de rollen zelf te controleren: Open het venster Audithistorie. Selecteer in het veld Scherm de SM201025 - Toegangsrechten per rol  Selecteer bij Tabelnaam de optie: Role In het onderstaande voorbeeld is te zien dat de gebruiker Sander Dercksen drie keer een wijziging heeft doorgevoerd in de rol _SDverkoop Audithistorie activeren Als de logging voor deze onderdelen nog niet aanstaat, activeer je deze als volgt: Activeren voor gebruikersrollen Open het venster Audit. Selecteer in het veld Schermnaam het pad naar: Gebruikersrollen (Configuratie/Beveiliging (gebruikers)/Configuratie/Beheer) Vul een omschrijving in en vink de optie Actief aan Selecteer de tabel UserInRoles Klik op Opslaan Activeren voor toegangsrechten Open het venster Audit. Selecteer in het veld Schermnaam het pad naar: Toegangsrechten per rol (Configuratie/Beveiliging (gebruikers)/Configuratie/Beheer) Vul een omschrijving in en vink de optie Actief aan Selecteer de tabel Roles Klik op Opslaan  

Binnen Visma Net kun je controleren welke rechten gebruikers hebben op basis van hun toegewezen rollen en de specifieke schermen.  Toegang per gebruiker Zorg dat je beschikt over de juiste rechten om de vensters voor gebruikers en rollen te openen. Open het venster Toegangsrechten per gebruiker via de zoekbalk om direct per specifieke gebruiker te zien tot welke schermen er toegang is.   Aanvullend kun je de vensters Toegangsrechten per scherm of Toegangsrechten per rol gebruiken om de rechtenstructuur vanuit de schermen of rollen te analyseren.   Open het rapport Gebruikerslijst, selecteer het formaat Gedetailleerd en genereer het overzicht om te zien welke specifieke rollen aan welke gebruikers zijn gekoppeld. Combineer deze gegevens met de rollenanalyse voor een volledig overzicht. Let op: Dit rapport toont ook de standaardrollen (herkenbaar aan de toevoeging Default). Voor informatie over de rechten op basis van deze standaardrollen kun je deze procedure raadplegen.

Zoals aangekondigd in het artikel over het nieuwe menu per 30 juni krijgen alle Visma-producten een nieuw menu. Deze procedure geeft meer toelichting over de hiërarchische structuur, de vernieuwde zoekfunctie en de navigatiemogelijkheden van dit nieuwe menu binnen Visma Net Financials. Het nieuwe menu gebruiken Het menu openen en doorlopen Klik op het hamburger-pictogram linksboven om het menu te openen. Navigeer door de hiërarchische structuur die is opgebouwd uit drie niveaus: Niveau 1: Het voormalige werkblad. Niveau 2: De groepen binnen het werkblad. Niveau 3: De specifieke onderdelen binnen de groepen.   De zoekfunctie gebruiken Druk op de sneltoets Ctrl+O om de zoekfunctie te openen (dit vervangt de oude sneltoets Alt+S). Typ de zoekterm in om gericht te zoeken binnen menu-onderdelen, transacties en stamgegevens of bestanden. Snel schakelen via de broodkruimel (breadcrumb) Open een venster en bekijk de broodkruimel bovenin het scherm om het pad vanuit het menu te zien. Klik op een van de knooppunten in deze broodkruimel om het menu direct vanaf dat specifieke niveau te openen. Zo open je snel andere onderdelen binnen hetzelfde werkblad zonder het menu volledig opnieuw te doorlopen.   Gebruikersprofiel openen of uitloggen Klik op de naam van de ingelogde gebruiker onderin het menu. Maak de keuze om je gebruikersprofiel te openen of om uit te loggen. Aanpassen van het persoonlijke snelmenu Klik onderin het menu voor de optie Menu bewerken om de bewerkingsmodus te openen. Standaard staat hier het Gebruikersmenu geselecteerd. Selecteer het gewenste werkblad (bijvoorbeeld Grootboek) dat je wilt bewerken: Om een werkblad uit het hoofdmenu te verwijderen, haal je de markering weg. Het werkblad verhuist dan naar Meer opties. Om een werkblad aan het hoofdmenu vast te pinnen, markeer je het werkblad zodat het vanuit Meer opties naar het hoofdmenu verplaatst wordt. Pas de specifieke schermen aan de rechterkant van het menu aan: Zet een vinkje bij de schermen die je in het gebruikersmenu beschikbaar wilt maken. Haal het vinkje weg bij schermen die je wilt verbergen, deze worden verplaatst onderin het menu. Klik op het ster-pictogram bij een scherm om deze direct toe te voegen aan Favorieten in het hoofdmenu. Aanpassen van het globale menu (voor beheerders) Klik linksboven in de bewerkingsmodus op Menu bewerken naast het tabblad Gebruikersmenu. Let op: deze optie is alleen beschikbaar als je de juiste beheerdersrechten hebt. Wijzigingen die je hier maakt, gelden direct voor alle gebruikers. Gebruik de knoppen rechtsboven om nieuwe menu-elementen toe te voegen: Onderdeel toevoegen: Voeg een menu-optie toe aan het geselecteerde werkblad. Actieknop toevoegen: Voeg een snelkoppeling toe om direct een specifieke handeling uit te voeren, zoals het aanmaken van een nieuwe debiteur. Beheer de bestaande menu-opties aan de linkerkant van het menu: Verwijder een optie zodat deze onder Meer opties komt te staan, bewerk de optie of verwijder de menu-optie volledig. Wijzig de volgorde van de menu-opties door gebruik te maken van drag-and-drop Pas de vensters in het geselecteerde werkblad aan door venster toe te voegen, te verwijderen of de volgorde ervan te wijzigen. Klik indien nodig rechtsboven op Herstellen naar standaard als je de gemaakte wijzigingen ongedaan wilt maken. Het systeem zal het originele menu herstellen, zodat je opnieuw kunt beginnen.  

Met de Visma 360 App kun je eenvoudig declaraties indienen en verwerken in combinatie met Visma Net. Op onze website is meer informatie te vinden over de Visma 360 App. Een declaratie indienen Wil je een declaratie indienen? Maak dan in de Visma 360 App een nieuwe declaratie aan. Voeg vervolgens alle hierbij behorende onkosten toe door van elke bon een aparte foto te maken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een toegangskaart, restaurantrekening, treintickets et cetera. Dankzij de integratie met Visma SmartScan worden datum en bedrag automatisch voorgesteld. Vul de overige gegevens zelf in, waaronder een niet-voorraadartikel en een omschrijving. Afhankelijk van hoe het proces binnen jouw organisatie is ingericht, dien je na het koppelen van alle bonnen de declaratie in of deze wordt ter goedkeuring in Approval aangeboden. Stap voor stap Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe een declaratie kan worden ingediend. Stap 1 Ga in de Visma 360 App naar het onderdeel Declaraties Stap 2 Klik op de + knop om een nieuwe declaratie aan te maken. Vul de gegevens van de declaratie in. Stap 3 Kies + om een nieuwe onkostenregistratie aan te maken Selecteer het soort onkosten Bon met camera - onkosten op basis van een te maken foto van een bonnetje Bon uit galerij - onkosten op basis van een bestaande foto Zonder bon - een onkosten zonder bijlage (bijvoorbeeld een thuiswerkvergoeding) Stap 4 Vul alle overige gegevens in. Klik op Opslaan. Stap 4 Klik op het vliegerpictogram om de declaratie in te dienen Van declaratie naar inkoopfactuur Van de ingediende declaratie wordt in Visma Net automatisch een declaratie aangemaakt waaraan alle bonnen als onkostenregistratie gekoppeld zijn. Na het vrijgeven van de declaratie wordt een inkoopfactuur aangemaakt voor de medewerker die de declaratie heeft ingediend. Deze inkoopfactuur wordt vervolgens in het reguliere betaalproces meegenomen.

Een declaratie kan een of meerdere onkostenregistraties bevatten en wordt als geheel ingediend en/of naar Visma.net Approval gestuurd voor goedkeuring. Een declaratie is bijvoorbeeld een zakenreis waarin een medewerker diverse kosten wil declareren die ten behoeve van deze reis zijn gemaakt, zoals kosten voor restaurants, autohuur, treintickets, et cetera. Aanmaken declaratie Het aanmaken van een declaratie gaat als volgt: Open het venster Declaraties Kies + om een nieuwe declaratie toe te voegen Leg een datum vast (bijvoorbeeld de einddatum van de zakenreis) Leg een omschrijving vast Voeg per uitgave een regel toe en leg daar minimaal de volgende gegevens vast: Datum Onkostenartikel Omschrijving Bedrag Bijlage -> bonnetje Het project en de projecttaak (gebruik X wanneer de onkosten geen  betrekking hebben op een extern project) Kies Opslaan Afhankelijk van de interne processen bij jouw organisatie moet een declaratie worden ingediend via Acties > Indienen of ter goedkeuring naar Approval worden gestuurd met de knop Approval.   Tip: het is ook mogelijk de declaratie via de Visma 360 app aan te maken en direct alle bonnetjes als onkostenregistratie toe te voegen! Declaraties goedkeuren in Approval Open Approval Open de taak met de declaratie Kies Goedkeuren om de declaratie goed te keuren   Nadat de declaratie is ingediend en/of goedgekeurd moet deze vrijgegeven worden. Door het vrijgeven zal de declaratie geboekt worden als inkoopfactuur voor de betreffende medewerker. Open de betreffende declaratie Kies Acties/Vrijgeven Of geef meerdere declaraties in een keer vrij via het venster Declaraties vrijgeven Inkoopfactuur betalen Door het vrijgeven van de declaratie is een inkoopfactuur aangemaakt voor de betreffende medewerker. De status van deze inkoopfactuur is Open en kan direct worden meegenomen in het reguliere betaalproces.