Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

Het gebruik van filters is een veelgebruikte functie in Visma.net, maar wist je dat er ook diverse voorgedefinieerde parameters beschikbaar zijn voor het maken van gebruikers- en/of datum-afhankelijke condities? Onderstaande lijst geeft een overzicht van de beschikbare parameters:   Parameter Betekenis @Me De huidige ingelogde gebruiker @MyGroups De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (exclusief onderliggende groepen). Gebruik hierbij de condities "In" en "Niet In". De inrichting van de werkgroepen is terug te vinden in het venster Organisatiestructuur.  @MyWorkTree De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (inclusief onderliggende groepen).  @Today Huidige datum @WeekStart Startdatum van de huidige week. Het is mogelijk om te rekenen met parameters, door simpelweg optellen en aftrekken (zie illustratie voor een vervaldatum volgende week). @WeekEnd Einddatum van de huidige week.  @MonthStart Startdatum van de huidige maand @MonthEnd Einddatum van de huidige maand @QuarterStart Startdatum van het huidige kwartaal @QuarterEnd Einddatum van het huidige kwartaal @PeriodStart Startdatum van de huidige financiële periode @PeriodEnd Einddatum van de huidige financiële periode @YearStart Startdatum van het huidige jaar @YearEnd Einddatum van het huidige jaar  

E-mails worden standaard verzonden naar het adres dat is opgeslagen in de stamgegevens van de debiteur of crediteur. In het tabblad Instellingen mailing kun je voor specifieke processen extra ontvangers toevoegen. Deze ontvangers kunnen als CC of BCC aan de e-mail worden toegevoegd.   Als je het standaard e-mailadres wilt vervangen door een extra ontvanger, kun je de optie Naar selecteren. Dan ontvangt de gekozen ontvanger als enige de e-mail.    

Om te voldoen aan de voorschriften van de Belastingdienst, is het belangrijk om zorgvuldig met factuurnummers te werken. De regelgeving vereist dat factuurnummers opeenvolgend en uniek te zijn om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.  Ontbrekende factuurnummers Het kan voorkomen dat er gaten ontstaan in de opeenvolgende nummering van facturen, bijvoorbeeld door het verwijderen van (concept)facturen. Het is belangrijk op te merken dat een 'verwijderde' factuur niet daadwerkelijk uit de administratie wordt gewist, maar gemarkeerd wordt als 'verwijderd'. Om de integriteit van de factuurnummering te waarborgen en eventuele gaten te verklaren, zijn twee hulpmiddelen beschikbaar:    Controle referentienummers (overzicht): Dit venster biedt een overzicht van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Het identificeert ontbrekende nummers in de reeks en toont in een samengevatte regel hoeveel nummers ontbreken om de reeks compleet te maken. Door Gegevens weergeven te markeren, wordt een specificatie getoond van elke transactie, of deze nog niet is verwerkt of als 'verwijderd' is gemarkeerd. Ter illustratie: in de afbeelding hieronder is te zien dat er acht ontbrekende nummers zijn tussen de nummers 2021F0009 en 2021F0018 uit de module Debiteuren. Controle referentienummer (gedetailleerd): Dit venster toont een gedetailleerde analyse van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Door de optie Alleen verwijderde weergeven te selecteren, worden alleen de verwijderde transacties getoond. Ter illustratie: de afbeelding hieronder laat zien welke facturen uit de module Debiteuren zijn verwijderd.  

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken  

Hoe vervelend kan het zijn wanneer je na het invoeren van een factuur erachter komt dat het soort factuur verkeerd staat. Bijvoorbeeld een verkoopfactuur, terwijl het een creditnota moest zijn. Bij het wijzigen van het soort begin je dan weer helemaal opnieuw...   Een eenvoudige oplossing hiervoor is het kopieren en plakken. Onderstaande stappen ter illustratie van een verkoopfactuur: Er is een nieuwe verkoopfactuur aangemaakt met een aantal factuurregels op de soort Factuur. Dit had echter het soort Creditnota moeten zijn. Kies voor de optie Kopieren (te vinden onder het klembord). De factuur hoeft niet eerst opgeslagen te worden . Wijzig het soort naar Creditnota waardoor een melding verschijnt dat niet-opgeslagen wijzigingen verloren gaan Beantwoord deze vraag met Ok Er verschijnt nu een nieuwe factuur van het soort Creditnota Kies voor de optie Plakken (eveneens te vinden onder het klembord) De creditnota met alle factuurregels staat nu gereed!

Soms is het nodig om uw consultant of een supportmedewerker tijdelijk mee te laten kijken in uw administratie in Visma.net ERP. In de bijlage leest u hoe u zowel uw consultant als een supportmedewerker (tijdelijk) toegang kunt geven tot uw administratie.

In Visma.net Financials zijn diverse sneltoetsen tot uw beschikking voor veelgebruikte functies.

Een factuur zonder transitoriacode kan niet meer worden bewerkt nadat deze is vrijgegeven. Deze procedure beschrijft hoe je een dergelijke factuur achteraf alsnog transitorisch kunt verwerken. Journaaltransactie kosten/opbrengsten corrigeren De reden voor deze stap is het feit dat de journaaltransactie op de kosten/opbrengsten grootboekrekening al is gemaakt nadat de factuur was vrijgegeven. Deze moet eerst worden gecorrigeerd naar de rekening voor de transitoria. Open het venster Grootboekkaart Selecteer de grootboekrekening waarop de factuur is verwerkt Markeer de transactie die transitorisch gemaakt moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste transitoria-rekening in het veld Nieuwe rekening Klik op Verwerken   Transitoriaschema aanmaken en vrijgeven Open het venster Transitoriaschema Kies + om een nieuw schema aan te maken Selecteer het soort factuur Kies de relatie (debiteur/crediteur) Voer het referentienummer in van de factuur die transitorisch moet worden gemaakt Selecteer de juiste factuurregel Pas de omschrijving van de transactie aan indien nodig Klik op + in Onderdelen Selecteer de gewenste transitoriacode Kies de Rekening en Subrekening voor de opbrengst/kosten Klik op de knop Transacties aanmaken De benodigde transacties verschijnen nu In het onderste venster Klik op Vrijgeven om het transitorisaschema definitief te maken De transitorische transacties kunnen op de reguliere manier verwerkt worden vanuit het venster Transitoria verwerken    

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.   Algemeen Procedures Algemeen Financials Procedures Grootboek Procedures Debiteuren Procedures Crediteuren Procedures Bank/Kas Procedures Vaste activa Procedures Transitoria Procedures Btw Procedures Valuta Procedures AutoInvoice Project accounting Procedures Projecten Logistics Procedures Logistics OneStop Reporting Procedures OneStop Reporting

Het tijdelijk onderbreken van het genereren van een afschrijving kan overwogen worden in verschillende specifieke situaties. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn in het kader van een operationele onderbreking, een reorganisatie of in afwachting van een beslissing aangaande het toekomstig gebruik. Verder kan het onderbreken van de afschrijvingen ook worden toegepast tijdens de opbouw van een activum, waarbij start van de afschrijvingen worden uitgesteld totdat het activum volledig bedrijfsklaar is.  Afschrijvingen onderbreken Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen moeten worden onderbroken Ga naar het tabblad Saldo Controleer in de kolom Laatste afschrijvingsperiode vanaf wanneer de onderbreking effectief wordt, namelijk de eerstvolgende periode. Als er geen laatste periode vermeld staat, zal de onderbreking ingaan op de eerste periode waarop de eerste afschrijving zou worden gegenereerd. Kies Acties/Onderbreken   Het activum wordt nu gemarkeerd als status Onderbroken, wat inhoudt dat er momenteel geen afschrijvingen voor dit activum gegenereerd worden. Afschrijvingen opnieuw activeren Wanneer de afschrijvingen weer in gang gezet moeten worden: Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen onderbroken zijn Kies Acties/Opnieuw activeren Bij het opnieuw activeren wordt gevraagd om de huidige periode te kiezen. Specifieer de periode waarin de afschrijvingen hervat moeten worden en kies Ok.     De laatste periode waarin zal worden afgeschreven zal nu worden verschoven doordat het aantal overgeslagen periode hieraan wordt toegevoegd. De nieuwe laatste afschrijvingsperiode kun je vinden op het tabblad Saldo in de kolom Afschrijvingen tot periode. 

Bij het het versturen van een grote hoeveelheid mails ineens kan het voorkomen dat niet alle mails worden uitgevoerd. Een oorzaak hiervan kan liggen aan het feit dat de hoeveelheid mails wordt gezien als een poging tot spam of dat de uitgaande mailserver het aantal mails niet binnen 1 sessie kan uitvoeren. Om dit te voorkomen kan Visma.net de uitgaande mails groeperen in batches tot een maximaal ingestelde hoeveelheid.    Ga hiervoor naar het venster E-mail accounts (systeem) en selecteer de door u gebruikte mailprovider. In het veld Groep e-mail legt u een maximaal aantal mails per batch vast . Dit aantal zal vervolgens door de uitgaande mailserver per sessie verwerkt worden (bijvoorbeeld 100).        

Kies de voor u beste werkwijze om uw creditcard transacties te verwerken.

Eenvoudig regelmatig terugkerende transacties aanmaken in Visma.net

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot AutoInvoice.   Het Peppol netwerk inschakelen E-facturen sturen in 2 simpele stappen E-facturen ontvangen in Visma Net

Visma Net biedt sinds kort de mogelijkheid om te integreren met Office365 voor het verzenden van e-mails via oAuth2. In deze procedure beschrijven we de stappen die nodig zijn om een integratie met Office365 via oAuth2 te implementeren. We raden aan om deze stappen door de beheerder van de Office365-omgeving te laten uitvoeren. Applicatie registreren In het Microsoft Azure Portaal, registreer een applicatie voor het mailen vanuit Visma Net. In het Microsoft Azure Portaal, voltooi de stappen om een clientgeheim voor de applicatie te genereren. In het Microsoft Azure Portal, voltooi de stappen voor het verlenen van gedelegeerde machtigingen aan de applicatie: Selecteer API machtigingen > Een machtiging toevoegen > Microsoft Graph Kies Gedelegeerde machtigingen Selecteer de volgende machtigingen: offline_access SMTP.Send Klik Machtigingen toevoegen Selecteer API machtigingen > Een machtiging toevoegen > Office365 Exchange Online Kies Applicatie machtigingen Selecteer de volgende machtigingen: SMTP.SendAsApp Klik Machtigingen toevoegen Registratie service principles in Exchange Volg de stappen om de applicatie service principles te registreren in Exchange Commando: New-ServicePrincipal -AppId <APPLICATION_ID> -ObjectId <OBJECT_ID> [-Organization <ORGANIZATION_ID>] <APPLICATION_ID> = ClientID <ORGANIZATION_ID> = TenantID <OBJECT_ID> = zorg ervoor dat het juiste OBJECT_ID wordt gebruikt. Deze is zichtbaar in de hoofdpagina Alle toepassingen van het onderdeel Bedrijfstoepassingen. Controleer SMTP instellingen in MS 365 Admin Center Ga naar www.office.com Login als de beheerder Open het onderdeel Beheer In Beheer kies vanuit het menu Gebruikers > Actieve gebruikers Klik op de gebruiker waarmee de applicatie is geregistreerd Klik de tab E-mail Kies E-mail apps beheren Controleer dat de optie Geverifieerde SMTP is ingeschakeld Bewaar de wijzigingen Mailconfiguratie in Visma Net Open het venster E-mail accounts (systeem) Kies + om een nieuw mailaccount toe te voegen Geef het account een naam Vul het e-mailadres in die gemachtigd is om mails te versturen Vul een antwoordadres in, die als afzender zichtbaar is in de mail.  Demarkeer de optie Gebruik de standaardserver voor uitgaande e-mail Vul de volgende velden in: E-mailserver uitgaand: smtp.office365.com Mijn uitgaande server vereist authenticatie: Ja Inloggen met: Ja Soort: Microsoft oAuth2 ClientID: <kopieer de waarde (zie 1) van de aangemaakte applicatie> ClientGeheim: <kopieer de waarde  vanuit Certificaten en geheimen> TenantID: <kopieer de waarde (zie 2) van de aangemaakte applicatie>  Uitgaande serverpoort: 587 Versleutelde verbinding: TLS Kies Opslaan Klik Test om de mailverbinding te valideren      

Met Visma Net is het mogelijk om informatie vanuit een lijstvenster direct om te zetten in een draaitabel voor gegroepeerde analyses. Hieronder volgt een voorbeeld voor het presenteren van de inkoopfacturen in een draaitabel. Deze methodiek is toepasbaar in ieder ander analysevenster binnen Visma Net.  Draaitabel aanmaken Open het venster Inkoopfacturen Klik rechtsboven op Aanpassingen/Draaitabellen Geef de draaitabel een duidelijke naam, bijvoorbeeld inkopen per kwartaal/maand Markeer de optie Gedeeld indien andere gebruikers deze draaitabel ook moeten kunnen gebruiken Velden selecteren en plaatsen Aan de linkerkant zie je alle beschikbare velden vanuit het lijstvenster. Deze kunnen eenvoudig middels drag-en-drop naar de gewenste sectie van de draaitabel gesleept worden.  Sleep de kolom Naam naar het onderdeel Regels Klik op de kolom Naam om de eigenschappen te bewerken Stel de breedte in op 250 Sleep de kolom Datum naar het onderdeel Kolommen Klik op de kolom Datum om de eigenschappen te bewerken Selecteer Jaren voor de eigenschap Afronden op Sleep de kolom Bedrag naar het onderdeel Waarden Sleep opnieuw de kolom Datum naar het onderdeel Kolommen Klik op de kolom Datum om de eigenschappen te bewerken Selecteer Kwartaal voor de eigenschap Gedeelte Klik op Opslaan Klik op Weergeven om de draaitabel te bekijken Gebruik van draaitabellen Zodra de draaitabel is opgeslagen, kan deze eenvoudig opnieuw geraadpleegd worden vanuit het venster Inkoopfacturen. Rechtsboven in dit venster verschijnt nu de knop Draaitabellen, waarmee de gewenste draaitabel direct geselecteerd kan worden.  Wanneer er meerdere draaitabellen zijn aangemaakt voor hetzelfde venster, kun je eenvoudig schakelen tussen de verschillende weergaven binnen de draaitabel.  

In de praktijk is het vaak wenselijk om journaaltransacties onder te kunnen brengen in verschillende categorieën. Hoewel het al mogelijk is om middels een deelproces onderscheid te maken (zoals debiteuren, crediteuren, bank/kas), ontbreekt er binnen het deelproces grootboek een verdere specificatie. Zo is het lastig om bijvoorbeeld loonjournaalposten en correcties apart te kunnen identificeren. Hiervoor kun je een extra veld, Transactiecode, beschikbaar maken in de journaaltransactie. Functionaliteit activeren Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Selecteer de optie Transactiecodes onder Financieel Klik op Inschakelen Transactiecodes aanmaken Open het venster Transactiecodes Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen Selecteer de module Grootboek Kies Grootboekinvoer in Transacties module  Voer een code en een omschrijving in Klik op Opslaan Tip: Je kunt aan de transactiecode ook een nummerreeks toevoegen. Deze nummerreeks wordt dan gebruikt om een referentienummer aan de boeking toe te voegen. Transactiecodes gebruiken Open het venster Journaaltransacties Klik op + om een nieuwe transactie aan te maken Selecteer de gewenste transactiecode Voer, zoals gebruikelijk, de transacties in Transactiecode verplicht stellen (optioneel) Om ervoor te zorgen dat de transactiecode altijd wordt meegegeven in journaaltransacties, kan hiervoor de optie Transactiecode vereist bij journaaltransacties worden gemarkeerd. Open het venster Voorkeuren grootboek. Markeer de optie Transactiecode vereist bij journaaltransacties  

De kostprijs van een activum kan achteraf worden aangepast door een transactie af te letteren op een activum. Dit kan een toevoeging (kostprijs verhogend) of een inhouding (kostprijs verlagend) zijn.  Afschrijvingen zullen vanaf dat moment rekening houden met de gewijzigde kostprijs.  Toevoeging (kostprijs verhogen) Verhoog de kostprijs van een acitvum door een transactie (debet) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn bij een inkoopfactuur als extra investerting op een bestaand activum.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een Inkoopfactuur of een reguliere Journaaltransactie.  Open het venster Vaste activa Open het activum waarop de extra investering afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Toevoeging in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de transactie is geboekt Selecteer de datum en periode voor de verwerking van de toevoeging Markeer de betreffende transactie  Geef het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag (dit kan een deel van het totale bedrag zijn). In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken* Inhouding (kostprijs verlagen) Verlaag de kostprijs van een acitvum door een transactie (credit) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld bij een creditfactuur of in geval van een herinvestering.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een debetcorrectie zijn of een reguliere Journaaltransactie (bijvoorbeeld een herinvesteringsreserve).  Open het venster Vaste activa Open het activum waarmee de transactie afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Inhouding in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de af te letteren mutatie was geboekt Selecteer de datum en periode voor verwerking van de inhouding Markeer de betreffende transactie  Voer het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag. In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken*   Tip!  Wanneer je een inhouding wilt afletteren die niet gerelateerd is aan een activum. Dan kun je dit ook doen vanuit het tabblad aflettering in het scherm Vaste activa. Volg de hierboven genoemde stappen om de inhouding op te zoeken.  Markeer de betreffende transactie  Markeer de optie Afgeletterd in de regel Klik op de knop Verwerken * LET OP: indien de optie Inkooptransacties automatisch vrijgeven NIET is gemarkeerd in het venster Voorkeuren vaste activa, moeten de activatransacties eerst worden vrijgegven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven.