Veelgestelde vragen in Visma Net ERP

Vanaf 3 oktober 2022 vervangt de vernieuwde betaalservice de oude betaalservice. Het is dan niet meer mogelijk om betalingen met de oude betaalservice te verwerken. In dit bericht geven we antwoord op veelgestelde vragen over de betaalservice.

In deze procedure wordt het proces van automatische incasso doorlopen.  Hierbij gaan we ervan uit dat een basisinrichting aanwezig is met de juiste betaalmethoden en bank-/kasrekening voor incasso’s onderweg. Het incassoproces wordt aan de hand van een aantal stappen verder toegelicht: Vastleggen incassogegevens bij de debiteur Verwerken van de verkoopfacturen Verwerken van de incasso’s Verwerken van incasso’s in de bank Verwerken van storneringen in de bank Overzicht Overige zaken Vastleggen incassogegevens bij de debiteur  Ga naar het venster Debiteuren Open de stamgegevens van een debiteur Ga naar het tabblad Automatische incasso en vul de machtigingsgegevens in Er kunnen per debiteur meerdere machtigingen actief zijn.  Denk hierbij ook aan  eenmalige incasso’s. Zet bij de meest gebruikte overeenkomst een vinkje in de kolom Is standaard. Ga naar het tabblad Betaalmethode en zet een vinkje in het veld Is Standaard bij de juiste incasso methode (CORE of B2B). Verwerken van de verkoopfacturen Maak uw verkoopfacturen op de reguliere manier aan. Op het tabblad  Factuuradres  kan de machtiging voor een incasso worden gekoppeld. Als de machtiging als standaard is gemarkeerd in de debiteur dan zal deze automatisch al geselecteerd zijn. Wanneer de debiteur meerdere machtigingen heeft kan hier worden aangegeven welke machtiging gebruikt moet worden. Op het tabblad  Financiële gegevens is de betaalmethode zichtbaar. Zorg ervoor dat hier een van de twee incasso methoden is geselecteerd (CORE of B2B) Voordat een incasso verwerkt kan worden moeten de facturen zijn vrijgegeven. Afhankelijk van de  Afdruk- en e-mailopties  moet de factuur zijn gemaild, afgedrukt of verzonden naar Autopay. Verwerken van de incasso Visma.net maakt per betaalmethode een batch aan die eventueel nog gesplitst wordt in eerste en volgende incasso’s. Dit betekent dat max. 4 batches worden aangemaakt bij de verwerking van twee verschillende betaalmethoden. Houdt hier rekening mee als het totaal in te sturen batches per week door uw bank is gelimiteerd. Houdt tevens rekening met een eventuele maximale limiet per batch die door de bank wordt aangehouden. De vervaldatum van de factuur wordt als incassodatum aangehouden (mits deze niet in het verleden ligt). Open het venster Automatische incasso’s verwerken Vul de gewenste betaalmethode in. Afhankelijk van de inrichting wordt nu ook de gekoppelde bank-/kasrekening en rekening vereffening ingevuld. Pas deze, indien gewenst, aan.  Met het veld Tot aan vervaldatum kan worden bepaald dat alleen incasso’s met een vervaldatum lager dan deze datum worden getoond. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal dagen verwerking dat nodig is bij de bank (vastgelegd bij de betaalmethode). Vink de gewenste incasso’s aan en klik op Verwerken of kies voor Alle verwerken.  Let op: bij veel facturen kan de verwerking veel tijd in beslag nemen. Wacht daarom altijd totdat het proces volledig is afgerond, alvorens een nieuwe verwerking te starten. Direct na het verwerken wordt een incassobestand aangemaakt en ter download aangeboden. Deze kan worden ingelezen in uw bankprogramma. Bij gebruik van de directe bankkoppeling wordt het incassobestand direct ingelezen in de bank. Na het verwerken van de incasso's zijn  Debiteurbetalingen  aangemaakt en gekoppeld aan de betreffende facturen. Deze betalingen zijn gekoppeld aan de bank-/kasrekening  Incasso Onderweg . Daarnaast is een Inkomende betaling onderweg aangemaakt waarin alle debiteurbetalingen gekoppeld zijn. Deze inkomende betaling onderweg wordt gebruikt om te matchen met de afschriftregel van de ontvangst van deze incassobatch.  Let op:  geef deze inkomende betaling nooit zelf vrij, dit gebeurd automatisch na het koppelen aan de afschriftregel.  Verwerken van incasso’s in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken en klik op Matchen Selecteer de regel waarop de incasso batch als ontvangst is geboekt.  Controleer in het rechterdeel van het scherm of de juiste incassobatch (inkomende betaling onderweg) is geselecteerd. De herkenning van de incasso in de bank gaat in principe automatisch omdat  op basis van de bankreferentie automatisch de regel wordt herkend. Indien geen automatische match is gemaakt, kunt u een vinkje zetten bij Gekoppeld. Kies Verwerken .  De Inkomende betalingen onderweg heeft nu de status "Vrijgegeven" gekregen. Verwerken van storneringen in de bank Storneringen worden door Visma.net automatisch herkend doordat in de afschriftregel een EREF nummer staat.  Kies voor Storneringen verwerken. De betreffende openstaande post wordt hierbij automatisch gematcht Klik op Verwerken.  Hiermee wordt de betaling teruggedraaid en komt de factuur beschikbaar om opnieuw te incasseren. Let op: Het automatisch storneren van incasso's is alleen mogelijk onder de volgende voorwaarden: Incasso's zijn aangemaakt vanuit Visma.net Incasso is ook daadwerkelijk op de vervaldatum uitgevoerd Afschrifregels zijn ingelezen via een CAMT bestand of directe bankkoppeling Incassobatch is verwerkt (ontvangst) Instelling Annuleren via de vereffeningsrekening is niet gemarkeerd in de betaalmethode voor incasso Instelling Annuleringsdatum standaard gelijk aan documentdatum is niet gemarkeerd in de betaalmethode die voor de incasso is gebruikt. Overzicht In het venster  Overzicht automatische incasso’s  is een historie van alle incasso’s terug te vinden. Bij eventuele foutmeldingen kunnen incasso's opnieuw worden aangeboeden. Let op: om opnieuw te kunnen versturen moet de status "Fout bij verzenden naar Autopay" worden geselecteerd en moet een Betaalmethode gekozen zijn.    Overige zaken Incassant-ID Controleer in het venster  Organisaties  en/of  Vestigingen  in het tabblad Betalingsinstellingen  of het veld  Incassant is ingevuld. Dit veld is verplicht om een incasso te kunnen verwerken.  Uitvoeringstermijn Houd rekening met de uitvoeringsstermijn van de incasso’s bij de bank. Bij de meeste banken is dit de volgende werkdag, indien de incasso's tijdig zijn aangeleverd. Hierbij is tegenwoordig geen onderscheid tussen een eerste of doorlopende incasso. Meer informatie hierover kunt u navragen bij uw bank.  In de betaalmethode kan de uitvoeringstermijn worden vastgelegd voor zowel eerste als doorlopende incasso's.  Datum laatste incasso De eerste keer bij het verwerken van de incasso's verschijnt een melding rechts bovenin het venster. Deze melding geeft aan dat bij machtigingen waarbij al eerder (via een vorig systeem) geïncasseerd werd, de datum laatste incasso moet worden ingevoerd. Na het verwerken van de incasso's is het niet meer mogelijk deze datum aan te passen.   

Het invoeren van budgetten bestaat uit de volgende stappen: Vastleggen van een budgetstructuur (optioneel) Budget grootboek beschikbaar maken Budget Invoeren Budget vrijgeven  1. Budgetstructuur vastleggen (optioneel) Door een budgetstructuur te gebruiken wordt beter inzicht verkregen in de opbouw van het budget. Open het venster Budgetinstellingen Selecteer het hoogste niveau in de Budgetstructuur Voeg een nieuwe Variant toe met + Markeer Knooppunt en vul een omschrijving in Voeg met de + extra varianten toe Sla de wijzigingen op met   Selecteer een Variant in de Budgetstructuur (linkerzijde) Voeg rekeningen en/of subrekeningen toe met de + of via de knop Rekeningen ophalen Iedere combinatie van rekening en subrekening kan vooraf worden vastgelegd. 2. Budget grootboek beschikbaar maken Open het venster Grootboeken   Open het grootboek Budget Koppel de Organisatie(s) aan het grootboek. Door het koppelen komt het grootboek beschikbaar. Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk om een nieuw grootboek van het soort Budget  aan te maken, zodat er meerdere budgetten beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van een "rolling forecast" 3. Budget invoeren Open het venster Budgetten  Selecteer een Vestiging Selecteer een Grootboek Selecteer een Boekjaar Selecteer een map uit de budgetstructuur Voer in de kolom Bedrag het gewenste bedrag in Kies Verdelen om de ingevoerde bedragen te verdelen over de perioden. Het is ook mogelijk om handmatig per periode de bedragen in te voeren. Sla het budget op Tip: Budgetbedragen kunnen eenvoudig worden geïmporteerd via de upload-functie ( ) 4. Budgetten vrijgeven Open het venster Budgetten vrijgeven  Markeer de gewenste budgetregels en kies voor Vrijgeven of kies Alle vrijgeven om alle budgetregels ineens vrij te geven

Het proces van desinvestering wordt toegepast voor het afvoeren van een activum. Dit kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn, waaronder: Einde van de levensduur van het activum Verkoop van het activum Diefstal van het activum Onbruikbaarheid van het activum Let op: Het is ook mogelijk een activum tegen te boeken, wat inhoudt dat de eerdere transacties worden teruggedraaid (tegengeboekt). Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast wanneer een activum foutief was geactiveerd.  Procedure voor het desinvesteren 1. Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste desinvesteringsmethode beschikbaar is Open het venster Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste methode beschikbaar is en de juistheid van de gekoppelde grootboekrekening. 2. Uitvoeren desinvestering Open het venster Vaste activa Selecteer het activum dat afgevoerd gaat worden Kies Acties/Desinvesteren Selecteer de gewenste datum voor de desinvestering. De periode wordt overeenkomstig de datum geselecteerd, indien gewenst kan de periode nog worden gewijzigd.  (Optioneel) Voer de waarde in waarvoor het activum is verkocht. Selecteer de gewenste desinvesteringsmethode Indien nodig, markeer de optie Afschrijven voor desinvestering om afschrijvingen tot de geselecteerde periode te genereren. Vermeld de reden van desinvestering Bevestig met Ok Journaalposten  Rekening Debet Credit Rek. winst/verlies Het verlies (boekwaarde - opbrengsten, indien de boekwaarde groter is dan het opbrengsten) of 0,00 De winst (opbrengsten - boekwaarde, als de boekwaarde kleiner is dan de opbrengsten) of 0,00 Rek. vaste activa 0.00 Aanschafkosten Rek. cumulatieve afschrijvingen Bedrag cumulatieve afschrijvingen 0.00 Rek. opbrengsten* Bedrag opbrengsten 0.00   * Registratie verkooptransactie Na het uitvoeren van de desinvestering moet het geregistreerde waardebedrag, dat tijdens de desinvestering is ingevoerd, formeel als verkooptransactie worden geboekt.  Initieer hiervoor de standaardprocedure voor het maken van een verkooptransactie en gebruik dezelfde grootboekrekening die is gekozen tijdens de desinvestering (rekening Opbrengsten). 

Een Debetcorrectie is een negatieve inkoopfactuur en kan worden gebruikt als aflettering van een reguliere inkoopfactuur. Een debetcorrectie kan handmatig worden aangemaakt of via de actie Tegenboeken vanuit een geopende Inkoopfactuur.    Het verrekenen van een inkoopfactuur met een debetcorrectie gaat als volgt: Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de te verrekenen debetcorrectie Kies Acties/Crediteurbetaling aanmaken   De debetcorrectie wordt nu als Crediteurenbetalingen geopend in een apart venster Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in  de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. Let op: De debetcorrectie kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen. Er blijft een saldo openstaan wanneer het totaal van de facturen kleiner is dan het bedrag van de debetcorrectie. Kies Vrijgeven De inkoopfacturen worden met elkaar verrekend en de status beide documenten zal Gesloten zijn, indien er geen restsaldo is.    

Een of meerdere vooruitbetalingen van uw leverancier verwerken om deze uiteindelijk te kunnen verrekenen met een inkoopfactuur (eindafrekening). 

Er zijn verschillende redenen om periodes te blokkeren voor invoer. Denk hierbij aan periodes in een nieuw boekjaar waarin nog geen boekingen mogen worden gemaakt, of aan een periode waarover al is gerapporteerd. Inactieve/actieve periodes Door een periode inactief te maken, wordt deze niet meer beschikbaar voor het invoeren van transacties. Echter blijft het nog steeds mogelijk om de inactieve periode te gebruiken in rapportages en analyses door deze te selecteren. Perioden blokkeren: Open het venster Perioden. Verwijder het vinkje bij Actief voor de periodes die inactief moeten worden gemaakt. Klik op Opslaan. Het is later mogelijk om inactieve perioden weer te activeren. Het is ook mogelijk om willekeurige perioden inactief te maken zonder een logische volgorde te volgen. Afsluiten van periodes (Grootboek) Door een periode af te sluiten, wordt deze niet langer beschikbaar voor nieuwe boekingen. Het is niet mogelijk om een afgesloten periode te heropenen. Let op: Het afsluiten van een periode moet in opeenvolgende volgorde gebeuren. Open het venster Perioden afsluiten Selecteer de periode die moet worden afgesloten. Kies Perioden afsluiten. Hierdoor worden ook de deelprocessen Crediteuren, Debiteuren, Voorraad, Bank/Kas en Vaste activa afgesloten. Afsluiten van periodes (Deelprocessen) Ga naar het venster Perioden afsluiten van het betreffende deelproces. Stappen: Kies Voorbereiden voor afsluiting als niet-verwerkte documenten moeten worden verplaatst naar een andere periode. Markeer de periode die moet worden afgesloten. Kies Perioden afsluiten. Boeken in afgesloten perioden Er is geen mogelijkheid om periodes te heropenen. Door het toestaan van journaliseren naar gesloten perioden is het echter wel mogelijk om boekingen in afgesloten perioden te verwerken. Er volgt nog wel een melding dat de periode is afgesloten. Deze instelling is te vinden in het venster Voorkeuren grootboek.    

In Visma.net ERP is het mogelijk om te werken met verschillende valuta's. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden bijgehouden (op dagbasis), maar er is ook een optie om deze automatisch in te laten lezen*. Afhankelijk van de gekozen Importfrequentie kunnen de koersen dagelijks, wekselijks of maandelijks worden geregistreerd.    Let op: koersen worden uitsluitend opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarvoor nog geen koersinformatie in het venster Valutakoersen bekend was. Het kan dus voorkomen dat je in het venster Valutakoersen geen koersen ziet voor dagen waarop er geen transacties zijn geregistreerd, zelfs als je de optie Dagelijks hebt geselecteerd als importfrequentie.   * Koersen worden opgehaald via de Bank of Finland (dagelijks rond 16:00) Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

Aan welke eisen moet een wachtwoord eigenlijk voldoen voor Visma.net? Hoe lang blijft mijn wachtwoord geldig? Kan ik mijn huidige wachtwoord opnieuw gebruiken? Vind hier antwoorden op dit soort vragen.

Het correct berekenen en bijhouden van afschrijvingen binnen de vaste activa is cruciaal voor een nauwkeurige financiële administratie. Deze procedure beschrijft het effectief berekenen en journaliseren van de afschrijvingen. Hieronder worden de stappen beschreven voor het enkel berekenen van de afschrijvingen en het daadwerkelijk journaliseren van afschrijvingen. Afschrijvingen berekenen voor één activum  Open het venster Vaste Activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen moeten worden berekend Kies Acties/Afschrijvingen berekenen Op het tabblad Afschrijvingshistorie kan voor de gehele levensduur van het activum de berekende afschrijving worden bekeken. TIP: Pas desgewenst de weergave-instellingen aan in het venster Voorkeuren vaste activa: Per boek Pagina voor pagina Afschrijvingen berekenen tot en met een bepaalde periode Open het venster Afschrijvingen berekenen Selecteer een periode Kies de actie Alleen berekenen Optioneel: Markeer de activa waarvoor de berekening moet worden uitgevoerd Kies Verwerken (bij gemarkeerde) of Alle verwerken om de berekening voor alle activa uit te voeren Afschrijvingen journaliseren tot en met een bepaalde periode Open het venster Afschrijvingen berekenen Selecteer een periode Kies de actie Afschrijven Optioneel: Markeer de activa waarvoor de afschrijvingen gejournaliseerd moeten worden Kies Verwerken (bij gemarkeerde) of Alle verwerken om de afschrijving voor alle activa uit te voeren.   In het venster Activatransacties zijn nu alle nieuwe transacties zichtbaar die afhankelijk van de boekingsinstellingen in het venster Voorkeuren vaste activa nog moeten worden gejournaliseerd.  

Als beheerder kan het handig zijn om een overzicht te hebben van alle gebruikers binnen de organisatie die werken met de software van Visma. Hiervoor is nu het self service portaal Authentication Settings beschikbaar. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten. Wanneer je een authenticatie beleid wilt instellen dat afwijkt van het door Visma ingestelde standaardbeleid, dan zijn hiervoor nu mogelijkheden beschikbaar.   In dit artikel laten we zien hoe gebruik gemaakt kan worden van de basisfunctionaliteit. De basisfunctionaliteit maakt het mogelijk om vanuit Authentication Settings een lijst met alle beschikbare gebruikers op te vragen binnen een bepaald domein (tab Gebruikers) waarbij gebruikersgegevens direct bewerkt kunnen worden (voornaam, achternaam, e-mailadres, land, taal). Ook is er informatie te vinden wanneer een gebruiker voor het laatst ingelogd is en het aantal keer dat een gebruiker in een bepaalde applicatie heeft ingelogd.   De beheerder krijgt tevens uitgebreide informatie te zien over het wachtwoord en de tweestapsverificatie (2FA)-opties van de desbetreffende gebruiker. Ook kan hij vanuit het venster gebruikers een aantal acties uitvoeren, zoals;   Verzenden reset wachtwoord e-mail (Send reset password e-mail) Genereer een eenmalig wachtwoord (Generate a one-time password) Genereer een eenmalige 2FA-backupcode (Generate a one-time emergency code) De Visma.net-gebruiker kan toegang krijgen door voor de verantwoordelijke medewerker de Authentication Settings service op klantniveau in te schakelen. Dit doe je door via Visma.net Admin de rol Authentication administrator toe te voegen aan het bedrijf waar (klant) achter staat. Indien je voor verschillende bedrijven een apart authenticatiebeleid wilt instellen kan de service ook op bedrijfsniveau worden ingeschakeld via Visma.net Admin. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld per bedrijf met een ander domein werkt waarvoor je ook een apart beleid wilt instellen.   Schakel in dit geval eerst de service authentication settings in op bedrijfsniveau. Hierna kan op gebruikersniveau de rol Authentication administrator worden toegekend waarna de gebruiker rechten zal krijgen tot Authentication Settings voor de specifieke bedrijven. De verantwoordelijke medewerker kan nu inloggen in Visma Home waar de tegel Authentication Settings zichtbaar is geworden. Om gebruik te maken van de functionaliteit moet via Authentication Settings een domein geregistreerd worden. Na het registreren van het domein is de hierboven beschreven basisfunctionaliteit direct beschikbaar..    Wanneer je gebruik wilt maken van de geavanceerde opties zoals Single Sign-On dan kan een koppeling met een eigen identiteitsprovider opgezet worden op de tab Single Sign-On. Lees hierover meer in de volgende veelgestelde vraag. Let op: deze geavanceerde opties zijn niet gratis.   Binnen het portaal in het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden hoe het domein vastgelegd en geverifieerd kan worden, deze is ook beschikbaar via de volgende link.

G-rekening Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening die in Nederland voornamelijk wordt gebruikt in de bouw en uitzendsector om risico's op aansprakelijkheid voor niet afgedragen loonheffingen en btw bij onderaanneming en uitlening van personeel te verminderen. Bij het gebruik van een G-rekening maakt een bedrijf (de opdrachtgever) een deel van de factuur van hun opdrachtnemer over naar deze geblokkeerde rekening (de G-rekening). De opdrachtnemer kan deze gelden alleen gebruiken voor het betalen van loonheffingen en btw aan de Belastingdienst.   In deze procedure wordt het proces beschreven voor het instellen en gebruiken van de G-rekening functionaliteit in Visma.net. Door deze functie te gebruiken, kun je de financiële processen rond het verwerken van inkoopfacturen met de G-rekening automatiseren. 1. Inschakelen G-rekening functionaliteit Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen. Markeer de optie G-rekening in het onderdeel Financials geavanceerd. Klik op Inschakelen. 2. Voorkeuren crediteuren Open het venster Voorkeuren crediteuren. Configureer de beschikbare opties zoals gewenst: G-rekening automatisch vrijgeven: Schakel deze in om de G-rekening factuur direct vrij te geven na het aanmaken. Facturen G-rekening automatisch aanmaken en vrijgeven: Activeer deze optie om de G-rekening factuur automatisch aan te maken wanneer de originele factuur wordt vrijgegeven. Referentie crediteur naar factuur G-rekening kopiëren: Schakel deze in om de referentie van de crediteur te kopiëren naar de G-rekening factuur. Let op: ook als de functie Melding bij dubbele factuurnummers is ingeschakeld, is het toegestaan dat beide facturen dezelfde referentie hebben. Een project per document vereist: Indien de module Projecten is geactiveerd, schakel deze optie in om het gebruik van dezelfde projectcode op alle factuurregels verplicht te stellen. 3. Toevoegen van G-rekening in Betaalmethoden Open het venster Betaalmethoden. Open de betaalmethode voor het automatisch betalen. Kies het tabblad Instellingen voor crediteuren. Voeg een regel toe en selecteer G-rekening in het veld Soort bankgegeven. Kies Opslaan 4 Instellingen per crediteur Open het venster Crediteuren. Open de stamgegevens van een crediteur Configureer de beschikbare opties zoals gewenst: G-rekening (IBAN); IBAN van de geblokkeerde rekening (tab Betalingsinstellingen) Bank-/kasrekening (G-rekening); De bank-/kasrekening voor de betaling van de G-rekening Toepassen G-rekening; G-rekening activeren voor deze crediteur G-rekening (%); Het standaardpercentage voor het gedeelte van de inkoopfactuur dat naar de G-rekening betaald moet worden. Rekening G-rekening; De tussenrekening voor de tijdelijke transactie van het gedeelte van de G-rekening (tab Rekeningen), zolang de G-rekening factuur nog niet is aangemaakt Subrekening G-rekening; De subrekening voor deze tijdelijke transactie 5. Toepassen G-rekening op een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur en selecteer de crediteur De optie G-rekening toepassen zal standaard gemarkeerd zijn als dit was ingesteld in de crediteur. Je kunt de optie uitschakelen indien nodig.  In de factuurregels zijn twee extra kolommen zichtbaar en kunnen naar wens worden aangepast: G-rekening (%) Bedrag G-rekening Via de knop Acties/G-rekening bijwerken kan een nieuw bedrag of percentage worden toegepast op de gehele factuur. Deze wijziging zal dan automatisch proportioneel worden verdeeld over de factuurregels.  Na het vrijgeven van de inkoopfactuur wordt het bedrag voor de G-rekening geboekt op de tussenrekening (zoals vastgelegd bij de crediteur). Dit kan direct vanuit de inkoopfactuur via Acties/G-rekening vrijgeven of in batch voor meerdere inkoopfacturen via het venster G-rekening vrijgeven. Beide facturen kunnen via het reguliere betaalproces worden betaald. De IBAN voor de G-rekening wordt automatisch voorgesteld voor inkoopfacturen van het type Factuur G-rekening.     Let op: btw wordt alleen toegepast op de originele factuur en niet op de factuur G-rekening. 

Deze procedure legt uit hoe een terugbetaling aan een debiteur kan worden verwerkt zonder dat er al een creditnota is aangemaakt in de administratie. De procedure bestaat uit twee onderdelen: 1. Terugbetaling debiteuren verwerken (afschriftregels) Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de betreffende afschriftregel (uitgave). Ga naar het tabblad Betaling aanmaken. Markeer de optie Aanmaken. Selecteer de module Debiteuren. Kies de debiteur waarop de terugbetaling betrekking heeft. Zorg ervoor dat een betaalmethode van het type Handmatig is gekoppeld.* Het is niet (meer) nodig om een document te koppelen om de afschriftregel te verwerken. Klik op Opslaan. Klik op Verwerken. *TIP: Leg de betaalmethode voor handmatige betalingen vast in het venster Voorkeuren bank/kas in het veld Betaalmethode afschriftregels verwerken. 2. Terugbetaling debiteuren afletteren Na het verwerken van de afschriftregels ontstaat er een openstaande debiteurbetaling van het type Restitutie debiteur met de status Open. Deze moet uiteindelijk worden afgeletterd door te koppelen met een creditnota, betaling of vooruitbetaling. Open het venster Debiteurbetalingen. Open de betreffende betaling (type: Restitutie debiteur, status: Open). Koppel de gewenste documenten onder het tabblad Te koppelen documenten. Klik op Vrijgeven.  

De btw-aangifte in Visma.net is erg flexibel en biedt veel mogelijkheden. In deze procedure behandelen we een aantal belangrijke onderdelen van de btw-aangifte. Het voorbereiden van de Btw-aangifte Het verwerken van de Btw-aangifte Het verwerken van een Suppletie-aangifte Inzicht in Btw-aangiften en correcties Het voorbereiden van de btw aangifte Open het venster Btw-aangifte voorbereiden Selecteer de Organisatie voor de Btw-aangifte Er wordt standaard een Belastingkantoor voorgesteld. Dit is een crediteur van het type Belastingdienst. Het eerste aan te geven Tijdvak wordt voorgesteld. Dit is de eerste periode met nog aan te geven transacties. Het is desgewenst mogelijk om het tijdvak gedurende het jaar te wijzigen van bijvoorbeeld maand naar kwartaal. Ga hiervoor naar het venster Btw-perioden Kies Btw-aangifte voorbereiden Het venster Btw-aangifte verwerken wordt geopend.  Het verwerken van de btw-aangifte Het venster Btw-aangifte verwerken staat open vanuit de vorige stap. Controleer de ingevulde gegevens zoals: Vervaldatum; dit is de vervaldatum van de inkoopfactuur die bij het afsluiten van de btw-periode aangemaakt zal worden voor de Belastingdienst. De vervaldatum zal standaard worden voorgesteld op de laatste dag van de volgende maand. Betalingsreferentie; dit is het betalingskenmerk van de inkoopfactuur en is erg belangrijk voor het kunnen doen van de betaling aan de Belastingdienst. Dit kenmerk wordt automatisch gegenereerd aan de hand van het aangiftetijdvak en het btw-nummer van de organisatie. Wanneer geen kenmerk gegenereerd wordt, is het goed om het btw-nummer in de stamgegevens van de organisatie te controleren op juistheid.  Rapportsoort; de btw-aangifte kan als hoofdrapport of suppletie worden opgesteld Telefoonnummer; het telefoonnummer dat de Belastingdienst kan bellen om meer informatie over de aangifte op te vragen (verplicht) Zorg ervoor dat geen specifieke tekens zoals ‘-’ of spaties in het nummer zijn opgenomen.  Contactpersoon; de naam van de contactpersoon bij wie de Belastingdienst meer informatie kan opvragen (verplicht) Bedragen; alle bedragen in de btw-aangifte kunnen eenvoudig gecontroleerd worden door op het betreffende bedrag te klikken. Hiermee wordt ingezoomd naar het venster Gegevens btw-aangifte waarin alle transacties zichtbaar zijn die onder een bepaalde aangifterubriek worden meegenomen.  Indien blijkt dat transacties ontbreken, kan de btw-aangifte geannuleerd worden via Acties/Aangifte annuleren. Hiermee wordt de aangifte teruggedraaid en kan de btw-aangifte opnieuw worden voorbereid. Indien er specifieke btw-correcties nodig zijn, dan kunnen deze via een btw-correctie geboekt worden. Dit venster verschijnt door het kiezen van Acties/Aangifte corrigeren. Ter illustratie is een voorbeeld van een correctie voor het privégebruik van een leaseauto te lezen in dit bericht.  Wanneer alle gegevens zijn gecontroleerd kan de periode afgesloten worden via Periode afsluiten. Hiermee zal de status van de aangifteperiode de status Gesloten krijgen. Na het afsluiten van de periode kan de aangifte verzonden worden naar de Belastingdienst via Verzenden. Na het verzenden wordt de btw-aangifte via AutoReport naar de Belastingdienst verzonden. De status hiervan verschijnt automatisch in het venster Btw-aangifte verwerken en kan ook bekeken worden in het onderdeel AutoReport Transacties aangeven in een afgesloten tijdvak Er zijn drie mogelijkheden voor de aangifte van transacties over een afgesloten tijdvak: Wanneer de termijn nog niet is verstreken om een btw-aangifte voor het betreffende tijdvak in te dienen, kan een nieuwe aangifte voor deze periode opnieuw worden aangeboden. In Visma.net zal deze aangifte als nieuwe revisie worden aangemaakt. Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven in de volgende aangifteperiode.   Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven als suppletieaangifte. Deze correcties kunnen ook opgespaard worden om mee te nemen in een suppletieaangifte voor het gehele jaar. In dat geval moet de optie Transacties uit vorige periode uitsluiten worden gemarkeerd. Het verwerken van een suppletieaangifte Wanneer in Visma.net transacties geboekt zijn in perioden waarvan de btw-aangifte al is verwerkt, dan wordt bij het voorbereiden van de btw-aangifte een melding getoond in de afgesloten btw-periode dat er wijzigingen beschikbaar zijn.   Wanneer minder dan 1.000,- is te vorderen of te betalen, mag de wijziging meegenomen worden in de volgende aangifteperiode. Door het voorbereiden van de btw-aangifte in de volgende btw-periode zullen deze automatisch meegenomen worden. Hiervan is dan een melding zichtbaar in het venster Btw-aangifte voorbereiden. Is meer dan 1.000,- te vorderen of te betalen dan kan een suppletie worden aangemaakt. Hiervoor selecteer je in het venster Btw-aangifte voorbereiden als tijdvak de gesloten btw-periode waarin de correcties zitten. Door het opnieuw voorbereiden van de btw-aangifte in een afgesloten periode zal de btw-aangifte als Suppletieaangifte worden klaargezet. Voor deze suppletieaangifte kan ook de eerste aangifteperiode geselecteerd worden. Standaard zal dezelfde periode als de aangifteperiode zijn gekozen. Je kunt hiervan afwijken wanneer de suppletie-aangifte voor meerdere perioden wordt opgesteld, bijvoorbeeld een suppletie voor het gehele boekjaar. Het verwerken van een suppletieaangifte verloopt hetzelfde als de reguliere btw-aangifte, namelijk het afsluiten van de periode en vervolgens het verzenden van de aangifte. Inzicht in Btw-aangiften en correcties Het venster Btw-perioden biedt inzicht in de btw-perioden en welk bedrag is aangegeven (te betalen/vorderen). Daarnaast laat dit venster ook zien wanneer correcties zijn gedaan in gesloten perioden en welk bedrag nog aangegeven moet worden.  Tevens kan dit venster gebruikt worden om de periodiciteit van de btw-periode aan te passen, bijvoorbeeld bij het overgaan van kwartaalaangifte naar maandaangifte. Hiervoor moet de optie Soort btw-periode wijzigen worden gemarkeerd en vervolgens kan het veld Soort btw-periode worden aangepast. Ter illustratie een voorbeeld hoe de termijn aangepast zal worden bij een aanpassing van maandelijkse perioden naar kwartalen: Btw-perioden 1 t/m 4 zijn afgesloten en er wordt omgeschakeld naar kwartaalaangiften. Periode 5 en 6 zullen nog als maandaangifte behandeld worden en vervolgens zal btw-periode 7, kwartaal 3 en btw-periode 8, kwartaal 4 voorstellen.

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

Bij het verwerken van afschriftregels kunnen er nulregels zichtbaar zijn. Aangezien deze waarschijnlijk niet verwerkt kunnen worden is het mogelijk de regels te verbergen. Deze actie kan voor meerdere regels worden uitgevoerd. Kolom zichtbaar maken Open het venster Afschriftregels verwerken Selecteer een Bank-/kasrekening. Open de configuratie kolommen Zorg ervoor dat de kolom Verbergen aan de Geselecteerde kolommen is toegevoegd Kies OK Geselecteerde verbergen Via de kolom Verbergen kunnen een of meerdere afschriftregels worden gemarkeerd. Markeer de nulregels die verborgen moeten worden. Kies de knop Geselecteerde verbergen Kies Ja op de waarschuwing die verschijnt De regels verdwijnen uit het venster Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken. Let op: Controleer altijd of de juiste regels zijn gemarkeerd voor het verwerken. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.

Ontvangt u nog uw facturen van PostNL als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Sinds enige tijd is het mogelijk om van PostNL een e-factuur te ontvangen.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het besparen van kosten en tijd door de snellere verwerking . Hiermee kunt u uw administratie dus nog verder automatiseren.   Bovendien komen e-facturen vrijwel direct na het versturen door uw leverancier in Visma.net terecht. Dit voorkomt onnodige stress vlak voor een btw of rapportage deadline.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   U kunt om een e-factuur vragen via uw vaste aanspreekpunt bij PostNL.   Heeft u geen vast aanspreekpunt dan kunt u terecht bij de klantenservice van PostNL via 088-8686868 of per email via business@postnl.nl   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Heeft u nog vragen? Stel deze dan via uw vaste aanspreekpunt.   Update Ons is inmiddels duidelijk geworden dat voor de self-billing facturenstroom PostNL op dit moment helaas nog geen e-factuur kan sturen en dat voorlopig ook niet van plan is. Ontvangt u self-billing facturen? Dan is het wel goed om aan te geven bij PostNL dat u ook voor deze facturenstroom graag een e-factuur zou willen ontvangen. Wellicht wordt deze keuze van dan heroverwogen door PostNL. Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Bij het verwerken van de afschriftregels kan het voorkomen dat het niet direct bekend is voor welke relatie de uitgave/ontvangst bestemd is. In deze situatie is het niet direct mogelijk om de afschriftregel te verwerken. Een methode die uitkomst kan bieden is het gebruik van het herindelen van de betalingen. Dit proces bestaat uit een aantal stappen: Aanmaken van een Bank-kasrekening Aanmaken van een Invoersoort Toepassen van de invoersoort bij het verwerken van afschriftregels Transactie toekennen aan de debiteur/crediteur 1. Aanmaken bank-/kasrekening Ga naar het venster Bank-/kasrekeningen Voeg via + een nieuwe rekening toe met de omschrijving Herclassificeren. Let op: Je kunt uiteraard kiezen om een herindelingsrekening per vestiging aan te maken. Maak in dat geval voor elke vestiging een aparte tussenrekening aan. Zet de Instellingen voor AutoPay-integratie zowel bij afschriften als inkomende betalingen op Uitsluiten van AutoPay Gebruik bij Rekening een tussenrekening (maak eventueel een nieuwe grootboekrekening aan) Kies de juiste Subrekening Voeg in het tabblad Betaalmethoden de betaalmethode 1 toe Markeer Gebruik in Crediteuren en Gebruik in Debiteuren Kies voor Opslaan en sluiten 2. Aanmaken invoersoort herindeling Open het venster Invoersoorten Klik op het + om een nieuwe invoersoort aan te maken met de code “CLSO” Kies Ontvangst Gebruik de omschrijving “Herclassificeren” Zet een vinkje bij Betalingen herindelen Selecteer bij het veld Rek. voorlopig boeken de bij stap 1 gekoppelde tussenrekening Klik op het + om de bank-/kasrekeningen te koppelen waarvoor deze herindeling beschikbaar moet zijn. Let op: Zorg dat hier geen betalingen onderweg of vereffeningsrekeningen tussen staan Kies voor Opslaan Maak nu op vergelijkbare wijze een invoersoort aan voor de herindeling van uitgaven met code “CLSU”.  3. Afschriftregel verwerken naar herindelen In dit voorbeeld wordt een afschriftregel verwerkt van een onbekende ontvangst van een crediteur die een terugbetaling heeft gedaan. Ga naar het venster Afschriftregels verwerken Selecteer de Bank-/kasrekening voor de verwerking van de afschriften Selecteer de afschriftregel met de ontvangst Kies Aanmaken op het tabblad Betaling aanmaken Selecteer de module Bank/kas Selecteer de invoersoort CLSO Wijzig indien gewenst het veld Omschr. trans. Kies Verwerken Deze onbekende ontvangst is nu terug te zien op de grootboekrekening 1102 Herclassificeren 4. Transactie toekennen aan debiteur/crediteur In het venster Betalingen opnieuw indelen verschijnen alle transacties die vanuit de afschriftregels naar deze tussenrekening zijn verwerkt. Vanuit dit venster kan vervolgens gekozen worden naar welk deelproces de betaling verwerkt moet worden.  Ga naar het venster Betalingen opnieuw indelen Selecteer de Invoersoort CLSO Alle openstaande transacties op deze rekening worden nu weergegeven. Klik in de betreffende regel in het veld Debiteur/crediteur en selecteer de juiste crediteur Markeer de betreffende regel en kies voor Verwerken Let op: De betaling is nu verwerkt naar een crediteurenbetaling. Als ook bekend is op welke factuur deze terugbetaling betrekking heeft kan direct gekozen worden voor de knop Resulterend document weergeven. Hiermee wordt het venster Debiteurenbetalingen geopend waar de betreffende factuur kan worden gekoppeld.

Banktransactie met valutaverschillen eenvoudig afboeken

Wist u dat u met 1 druk op de knop een factuur kunt crediteren en verrekenen met de orignele factuur?