Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

E-facturatie, Peppol, UBL, allemaal termen die je wellicht al eens voorbij hebt zien komen.   In deze post hebben we al uitgelegd hoe je e-facturen kan versturen vanuit Visma.net ERP:  E-facturen sturen in 2 simpele stappen   In deze post leg ik je uit hoe je e-facturen kan ontvangen.   E-facturen ontvangen vanuit Visma.net ERP kan met onze service AutoInvoice, deze zit standaard bij Visma.net ERP inbegrepen dus daar hoef je niets voor te doen.   Stappen 1.Voor het ontvangen van e-facturen is het belangrijk om vindbaar te zijn in het adresboek van Peppol. Dit doe je door de ontvangst voor e-facturen via Peppol in te schakelen.    Hier lees je precies hoe je dat kan doen: Het Peppol netwerk inschakelen   2. Je kan nu afwachten totdat er e-facturen binnen komen of je gaat  leveranciers actief vragen om e-facturen te sturen. In deze post kun je een voorbeeldtekst terugvinden waarmee leveranciers benaderd kunnen worden: Voorbeeldtekst e-facturatie verzoek   Inkoopfacturen die als e-factuur binnen komen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden door vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service te starten.       Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je vaste aanspreekpunt, zij helpen je graag verder.   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

E-facturatie, Peppol, UBL, allemaal termen die je wellicht al eens voorbij hebt zien komen.   Maar wist je ook dat het eigenlijk heel makkelijk is om e-facturen te versturen in Visma.net ERP?   In deze post leg ik je uit hoe je er zelf mee aan de slag kunt.   E-facturen versturen vanuit Visma.net ERP kan met onze service AutoInvoice, deze zit standaard bij Visma.net ERP inbegrepen dus daar hoef je niets voor te doen.   Stappen   1. Het versturen van e-facturen via Peppol is gemakkelijk te doen vanuit Visma.net ERP, dit doe je gewoon vanuit dezelfde vensters als verkoopfacturen die per e-mail verstuurd worden.    Het enige wat je hoeft te doen is aangeven dat de facturen voortaan via AutoInvoice verstuurd moeten worden en dat de stamgegevens van je debiteuren compleet zijn.    De meeste bedrijven staan in het Peppol telefoonboek geregistreerd met het kvk-nummer. Hierdoor is het ingevuld hebben van het kvk-nummer zelfs vaak voldoende om na te gaan of een bedrijf in het adresboek van Peppol staat geregistreerd om te weten of ze e-facturen kunnen ontvangen.    Met de kvk-service is dit zelfs nog makkelijker omdat je daarmee én de brongegevens, inclusief kvk-nummer, direct compleet kan maken én je direct kunt nagaan of een debiteur e-facturen kan ontvangen. Is dat het geval dan wordt automatisch de optie Facturen verzenden naar AutoInvoice bij de betreffende debiteur gemarkeerd.   In deze post lees je terug hoe je dat kan doen: Automatische controle op elektronische facturatie bij debiteuren   2. Zorg ook even dat de eigen stamgegevens zijn ingevuld in het venster Organisaties of Vestiging. Vul specifiek hierbij de volgende gegevens aan: Hoofdadres KvK nummer Hoofdcontactpersoon (naam en email adres). Let op! Voor facturering aan de overheid is een email adres extra belangrijk omdat hier foutmeldingen op teruggekoppeld worden. IBAN nummer en BIC   Deze worden namelijk meegestuurd met de e-factuur.   Verkoopfacturen verstuur je gewoon vanuit het Verkoopfacturen venster via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden (Actie: Naar AutoInvoice verzenden). Dat is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.   Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden door vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service te starten.       Tips Markeer de optie Peppol-factuur inschakelen in het venster Voorkeuren Debiteuren om nog meer gegevens mee te kunnen sturen. Hiermee wordt het mogelijk om in de verkoopfactuur meerdere referenties mee te geven voor de ontvanger. Dit bevordert de verwerking van de e-factuur. Denk hierbij aan een extern projectnummer, kostenplaats enzovoort. Deze referenties kunnen meegegeven worden op het tabblad Financiële Gegevens onder het kopje Referenties.  Indien er aan de (semi) overheid gefactureerd wordt zijn er een aantal aanvullende gegevens die daarbij meegestuurd moeten worden. In deze post lees je hier meer over: E-facturen sturen aan de overheid Het is mogelijk om ook alle facturen direct via AutoInvoice te laten versturen. Dit kan door de optie Facturen naar AutoInvoice verzenden te markeren in het venster Debiteurtypen. Door alle uitgaande facturen direct via AutoInvoice te versturen zoekt AutoInvoice voor je uit of een factuur als e-factuur verstuurd kan worden of niet. Lukt dat niet? Dan verstuurt AutoInvoice automatisch de factuur per email. Zo heb je er geen omkijken meer naar.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je vaste aanspreekpunt, zij helpen je graag verder.   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Je wilt je leveranciers gaan benaderen zodat zij je een e-factuur kunnen sturen.   Om u hierbij te helpen, hebben wij onderstaande voorbeeld tekst voor je opgesteld.    Elektronisch factuuradres   In de voorbeeldtekst moet je ook je elektronisch factuuradres opgeven, in deze veelgestelde vraag lees je hoe je deze kunt terugvinden: Uw elektronisch factuuradres opzoeken   Voorbeeldtekst   Geachte {naam van de contactpersoon bij uw leverancier},   Graag ontvangen wij in de toekomst uw factuur als e-factuur (dus niet als pdf bestand per e-mail maar system-to-system via Peppol). Dit helpt ons in de correcte en vlotte verwerking van uw facturen.   De meeste standaard boekhoud-/facturatiesystemen kunnen e-facturen versturen via Peppol, mits deze de juiste gegevens hebben. Hieronder treft u de gegevens aan waarmee u ons vanuit uw systeem een e-factuur kan sturen:   Bedrijfsnaam:  KvK nummer:  BTW nummer:  Elektronisch Factuur Adres/PEPPOL id:    We stellen het zeer op prijs wanneer u ons in de toekomst elektronisch factureert.   Met vriendelijke groet,   {uw eigen gegevens}   P.S. wil je meer weten over e-facturatie? Over e-factureren is online veel te lezen. Enkele interessante websites zijn: Video Nederlandse Peppol Autoriteit https://nl.visma.com/elektronisch-factureren/ https://cmweb.nl/2018/10/de-belangrijkste-tip-maak-e-factureren-toegankelijk/   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van onder andere elektronische facturen (e-facturen).   Met Peppol kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel, veilig en betrouwbaar elektronische berichten (zoals e-facturen) uitwisselen.    U kunt op het Peppol netwerk aangesloten worden via een zogenaamde serviceprovider, via de meeste boekhoudpakketten is het mogelijk om e-facturen te ontvangen en te versturen via het Peppol-netwerk. Voor u als Visma.net klant is dit mogelijk via onze AutoInvoice service, welke standaard beschikbaar is.   Het Peppol netwerk is wat dat betreft vergelijkbaar met het mobiele telefonienetwerk waarop meerdere telefonie aanbieders actief zijn die allemaal met elkaar kunnen communiceren.   In Nederland controleert en overziet de Nederlandse Peppol Autoriteit het Peppol netwerk.  Onderstaande animatievideo van de Nederlandse Peppol Autoriteit laat nog eens zien hoe het versturen van een e-factuur via het Peppol netwerk er ongeveer uit ziet:     Peppol inschakelen Om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen moet u in de instellingen van AutoInvoice aangeven dat u graag e-facturen via Peppol wilt ontvangen door het schuifje naar rechts aan te zetten zodat deze groen wordt.   In deze veelgestelde vraag leest u terug u hoe dit precies kunt doen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice    Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Ontvangt u nog uw facturen van PostNL als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Sinds enige tijd is het mogelijk om van PostNL een e-factuur te ontvangen.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het besparen van kosten en tijd door de snellere verwerking . Hiermee kunt u uw administratie dus nog verder automatiseren.   Bovendien komen e-facturen vrijwel direct na het versturen door uw leverancier in Visma.net terecht. Dit voorkomt onnodige stress vlak voor een btw of rapportage deadline.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   U kunt om een e-factuur vragen via uw vaste aanspreekpunt bij PostNL.   Heeft u geen vast aanspreekpunt dan kunt u terecht bij de klantenservice van PostNL via 088-8686868 of per email via business@postnl.nl   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Heeft u nog vragen? Stel deze dan via uw vaste aanspreekpunt.   Update Ons is inmiddels duidelijk geworden dat voor de self-billing facturenstroom PostNL op dit moment helaas nog geen e-factuur kan sturen en dat voorlopig ook niet van plan is. Ontvangt u self-billing facturen? Dan is het wel goed om aan te geven bij PostNL dat u ook voor deze facturenstroom graag een e-factuur zou willen ontvangen. Wellicht wordt deze keuze van dan heroverwogen door PostNL. Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Verwerk uw inkoopfacturen sneller met e-facturen U kunt uw inkoopfacturen vele malen sneller en efficiënter verwerken als u deze als e-factuur ontvangt. Een e-factuur heeft als voordelen o.a minder kosten, meer automatiseringsmogelijkheden en een snellere en veiligere verwerking via het beveiligde Peppol netwerk.   Eerder hebben wij u al verteld hoe u facturen van PostNL en MKB Brandstof sneller kunt verwerken in uw administratie door de facturen als e-factuur te ontvangen.   Maar wat nou als u nog andere leveranciers heeft waarvan u de facturen ook graag sneller zou willen verwerken?   Sindskort is in AutoInvoice, de e-facturatie software van Visma, een extra service beschikbaar gekomen die het mogelijk maakt om inzicht te krijgen in de leveranciers die e-facturen kunnen sturen. Dit wordt gedaan op basis van de facturen die worden ingestuurd naar de scanservice van AutoInvoice (basis of premium) . Deze service is nu ook beschikbaar voor Visma.net klanten.   Hoe werkt het? Op basis van de PDF facturen die u naar één van de scan services heeft gestuurd ontvangt u een overzicht per e-mail. In dit overzicht staan de leveranciers die in de afgelopen 6 maanden ook al een e-factuur naar een andere ontvanger binnen het netwerk van Visma hebben gestuurd.   Zo weet u dus dat er een grote kans is dat deze leveranciers ook u een e-factuur kunnen sturen en kunt u contact met deze leveranciers opnemen. Stappen om de service te activeren Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken     Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Extra services>Ontvang elektronische facturen van leveranciers (1 en 2) Stel de frequentie in (3) en geef het email adres op waar het rapport naar toe gestuurd dient te worden (4). Het is mogelijk om meerdere email adressen vast te leggen. Kies hierna voor Opslaan.   Indien er leveranciers gevonden worden, die u ook een elektronische factuur kunnen sturen, zult u hiervan onderstaande melding per email ontvangen.        Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Ontvangt u nog uw facturen van MKB Brandstof als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Al langere tijd is het mogelijk om van MKB Brandstof een e-factuur te ontvangen. Veel van onze klanten ontvangen al de inkoopfacturen van MKB Brandstof als e-factuur.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Een e-factuur komt bijvoorbeeld direct in het Postvak In van Visma.net Financials terecht, inclusief alle details zoals deze door de leverancier zijn meegestuurd. Het gaat dan bijvoorbeeld om factuurregel informatie, kostenplaatsen, projectcodes enzovoort.   Het is bij een e-factuur niet meer nodig om de factuur nog naar een scanservice te sturen, dit scheelt dus in het aantal handelingen maar ook zeker qua kosten. Ter vergelijk; op dit moment betaald u 39 cent om een factuur door de premium scanservice te laten verwerken terwijl het ontvangen van een e-factuur u slechts 20 cent kost.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   Met 3 simpele stappen op de website van MKB Brandstof kunt u ervoor zorgen dat u in het vervolg e-facturen van MKB Brandstof ontvangt.   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Hiermee heeft u dus al 2 van de 3 stappen doorlopen om een e-factuur van MKB Brandstof te ontvangen.    Heeft MKB Brandstof het juiste kvk-nummer? Dan zult u hierna automatisch e-facturen van MKB Brandstof ontvangen. Indien dit niet het geval is, dan kunt u via uw MKB Brandstof Dashboard nagaan of het juiste kvk-nummer bekend is.  Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice Welke leveranciers kunnen al e-facturen sturen?

Om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen moet u dit in de instellingen van AutoInvoice aangeven. Stappen Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken   Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Factuurinstellingen>Facturen ontvangen en zet het schuifje bij Peppol-netwerk aan.   Hierna wordt uw elektronisch factuuradres zichtbaar door op het grijze pijltje aan het eind van de regel te klikken. In veel gevallen zal dit 0106:uw kvknummer zijn. Bijvoorbeeld 0106:12345678   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice  

Voor het gebruik van Visma.net AutoInvoice ontvangt u van ons regelmatig een factuur met de kosten voor het totaalverbruik per periode. U kunt hiervan zelf een specificatie downloaden. We leggen u in het bijgevoegde document stap-voor-stap uit hoe u dit doet.

Als u aan de (semi)overheid factureert bent u in de meeste gevallen verplicht om een zogenaamde e-factuur te versturen.   Vanuit Visma.net ERP kunt u gemakkelijk een e-factuur versturen, met behulp van de AutoInvoice service, op bijna identieke wijze als dat u een factuur per e-mail zou sturen. Bij het versturen kiest u, in plaats van Factuur e-mailen, vanuit de verkoopfactuur onder Acties voor Naar AutoInvoice verzenden.   Belangrijk bij het versturen van facturen naar de overheid is dat er in het venster Organisaties in de betreffende organisatie onder het kopje Hoofdcontactpersoon altijd een e-mail adres is vastgelegd.   De overheid voert namelijk een aanvullende controle uit op basis van eigen criteria die zijn vastgelegd in de Basisfactuur Rijk. Indien er een foutmelding komt in deze aanvullende controle dan wordt u daar via het vastgelegde e-mail adres van op de hoogte gesteld. Heeft u geen e-mail adres vastgelegd dan ontvangt u dus geen terugkoppeling indien er aan de kant van de overheid een foutmelding optreedt. De factuur zal in dat geval niet bij de ontvanger aankomen.   Om aan de criteria van de basisfactuur Rijk te voldoen moet u ook een aantal aanvullende gegevens meesturen zoals een inkoopordernummer. Hoe u deze en andere gegevens vastlegt kunt u nog terugvinden in onze eLearning AutoInvoice koppelen met Visma.net ERP. Meer informatie daarover kunt u in de volgende post terugvinden:   Online cursus: Visma.net ERP en AutoInvoice   Komt u er niet uit of is AutoInvoice bij u nog niet ingericht? Neem dan contact op met uw vaste implementatiepartner voor verdere ondersteuning.