Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel  Herkenning verkoopfactuurnummers optimaliseren Herkenning inkoopfactuurnummers optimaliseren

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van inkoopfactuurnummers in de omschrijvingen van bankafschriften. Herkenning inkoopfacturen In tegenstelling tot verkoopfacturen, zijn inkoopfacturen moeilijker te herkennen in een omschrijving. Dit komt doordat elke leverancier eigen unieke nummerreeksen hanteert. Hieronder volgt een schema met voorbeelden die illustreren hoe een een inkoopfactuur  herkend wordt. Een uitleg over het aanmaken van voorlooptekens en hoe deze het herkenningsproces kunnen bevorderen, wordt verderop in de procedure beschreven.    Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking factuur: 12345 Ja Factuurnummer "12345" Op basis van het voorloopteken ("factuur") * 56789 Ja Factuurnummer "56789" De omschrijving bevat enkel een nummer en er staat een inkoopfactuur open met dit nummer als referentienummer of extern referentienummer. A12345 Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat enkel een nummer waarin letters voorkomen. Letters in een factuurnummer worden niet ondersteund;  "12345 98765" Ja Factuurnummer "98765" De omschrijving bestaat uit twee nummers, waarbij het eerste nummer is vastgelegd als extern debiteurnummer in het veld Referentie van de crediteur en het tweede nummer als openstaande inkoopfactuur kan worden herkend. "12345/98765" Ja Factuurnummer "98765" Zie vorige; echter een scheidingsteken is gebruikt. Toegestane scheidingstekens:  : , . / - ; | "12345 98765 88890" Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat meer dan twee nummers. "facnr: A12345" Ja Factuurnummer "A12345" Op basis van de prefix "facnr" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van letters in factuurnummers is ondersteund.   "fac: 2020.12345" Ja Factuurnummer "2020.12345" Op basis van de prefix "fac" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van de scheidingstekens . - is ondersteund:  *Voorlooptekens vastleggen Door het instellen van voorlooptekens kunnen inkoopfactuurnummers herkend worden wanneer deze voorlooptekens voorkomen in de omschrijving van de afschriftregel. In het venster Bank/-kasrekeningen kan de deze lijst met voorlooptekens beheerd worden, waarbij de te herkennen voorlooptekens door een komma gescheiden worden.    

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van factuurnummers in omschrijvingen van bankafschriften door het implementeren van specifieke nummerreeksen. Activeren van nummerreeksen Door specifieke nummerreeksen toe te kennen, kan het systeem efficienter te werk gaan bij het identificeren van factuurnummers vermeld in de omschrijvingen van bankafschriften.  Voor de herkenning van factuurnummers dient de nummerreeks ARINVOICE gebruikt te worden. Deze reeks dien niet alleen voor het uitdelen van eigen factuurnummers, maar stelt ons ook in staat om factuurnummers die buiten onze eigen reeksen vallen te herkennen door deze met een begindatum  in het verleden vast te leggen.   Proces van herkennen Het systeem begint met het zoeken naar factuurnummers binnen de omschrijving van de afschriftregels, zowel tijdens het importeren van de afschriftregels als na het handmatig activeren door op de knop Factuurnummers aanvullen te klikken. Herkenning van potentiele factuurnummers gebeurd aan de hand van alle reeksen binnen de nummerreeks ARINVOICE. De reeksen worden beoordeeld op basis van de Begindatum (aflopend). Een match stopt het zoekproces, verder zoeken naar aanvullende overeenkomsten binnen dezelfde omschrijving wordt niet uitgevoerd.   Om het herkenningsproces te illustreren is hieronder een schermafbeelding te zien van een aantal reeksen met daaronder een verklaring van de herkenning van factuurnummers in de afschriftregels.        Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking 202404889 klantnr 9099145071 Ja Factuurnummer: "202404889" Op basis van nummerreeks 01-01-2024 7028226/6205473 376171 Ja Factuurnummer: "7028226" Op basis van nummerreeks 01-01-1907 7028226/4205473 S.Dekker 52980 Ja Factuurnummer: "4205473" Op basis van nummerreeks 01-01-1909 SEPA overschrijving 120824/ABC-XY006857 Ja Factuurnummer: "ABC-XY006857" Op basis van nummerreeks 01-01-1908 2500AB9999 Ja Factuurnummer: "2500AB9999" Op basis van nummerreeks 01-01-1906 2500AC9999 Nee Geen match gevonden Doordat "AC" niet past binnen de nummerreeks ABC500 Ja Factuurnummer: "ABC500" Op basis van nummerreeks 01-01-1905 ABC500X Nee Geen match gevonden Doordat de extra "X" niet past binnen de nummerreeks  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties

Na het vrijgeven van transacties, worden deze doorgaans direct gejournaliseerd. Echter, er kunnen omstandigheden zijn waardoor een journaaltransactie de status Niet-gejournaliseerd krijgt: Bewuste keuze voor apart journaliseren: dit is de situatie wanneer in het venster Voorkeuren Grootboek de optie Bij vrijgeven, automatisch journaliseren niet is gemarkeerd.  Fout in de vewerking: er kan een fout zijn opgetreden tijdens het verwerkingsproces waardoor het journaliseren, de laatste stap, niet voltooid is.   Dit resulteert in het niet verschijnen van deze transacties in financiële rapportages en analyses.    Het is essentieel om tijdens de maandafsluiting te controleren op de aanwezigheid van niet-gejournaliseerde journaaltransacties. Dit kan snel en eenvoudig door het venster Transacties journaliseren te openen. Indien er transacties zichtbaar zijn, selecteer dan de optie Alle journaliseren om deze transacties alsnog te journaliseren.     

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om Btw te verwerken bij het boeken van journaaltransacties. Hoewel het aanbevolen is Btw alleen te verwerken via de standaardprocessen voor Debiteuren, Crediteuren, Bank/Kas of middels een Btw-correctie, biedt deze procedure richtlijnen voor situaties waarin Btw direct bij een journaalpost betrokken moet worden. 1. Activeren van de functionaliteit Om Btw te kunnen verwerken in journaaltransacties, moet eerst de desbetreffende functionaliteit geactiveerd zijn. Volg onderstaande stappen als deze nog niet is ingeschakeld: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Markeer de optie Btw-invoer vanuit Grootboek Klik op Inschakelen 2. Journaaltransacties boeken met Btw Voor het verwerken van een transactie met Btw, zoals het overboeken van een tussenrekening naar de omzet, waarbij Btw meegenomen dient te worden, ga je als volgt te werk: Open het venster Journaaltransacties Voeg een nieuwe journaaltransactie toe Markeer de optie Btw-transacties aanmaken Specificeer voor de omzet- of kostenrekening de btw-categorie (bv hoog of laag) Voer voor de Btw-rekening zowel de btw-categorie als de te gebruiken btw-code in  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Vaste activa.   Aanmaken activum via inkoop Afschrijvingen verwerken Kostprijs activum achteraf aanpassen door aflettering Afletteren transacties niet gerelateerd aan een activum Activum afvoeren/desinvesteren Afschrijvingen tijdelijk onderbreken  

Het tijdelijk onderbreken van het genereren van een afschrijving kan overwogen worden in verschillende specifieke situaties. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn in het kader van een operationele onderbreking, een reorganisatie of in afwachting van een beslissing aangaande het toekomstig gebruik. Verder kan het onderbreken van de afschrijvingen ook worden toegepast tijdens de opbouw van een activum, waarbij start van de afschrijvingen worden uitgesteld totdat het activum volledig bedrijfsklaar is.  Afschrijvingen onderbreken Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen moeten worden onderbroken Ga naar het tabblad Saldo Controleer in de kolom Laatste afschrijvingsperiode vanaf wanneer de onderbreking effectief wordt, namelijk de eerstvolgende periode. Als er geen laatste periode vermeld staat, zal de onderbreking ingaan op de eerste periode waarop de eerste afschrijving zou worden gegenereerd. Kies Acties/Onderbreken   Het activum wordt nu gemarkeerd als status Onderbroken, wat inhoudt dat er momenteel geen afschrijvingen voor dit activum gegenereerd worden. Afschrijvingen opnieuw activeren Wanneer de afschrijvingen weer in gang gezet moeten worden: Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen onderbroken zijn Kies Acties/Opnieuw activeren Bij het opnieuw activeren wordt gevraagd om de huidige periode te kiezen. Specifieer de periode waarin de afschrijvingen hervat moeten worden en kies Ok.      

Het proces van desinvestering wordt toegepast voor het afvoeren van een activum. Dit kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn, waaronder: Einde van de levensduur van het activum Verkoop van het activum Diefstal van het activum Onbruikbaarheid van het activum Let op: Het is ook mogelijk een activum tegen te boeken, wat inhoudt dat de eerdere transacties worden teruggedraaid (tegengeboekt). Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast wanneer een activum foutief was geactiveerd.  Procedure voor het desinvesteren 1. Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste desinvesteringsmethode beschikbaar is Open het venster Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste methode beschikbaar is en de juistheid van de gekoppelde grootboekrekening. 2. Uitvoeren desinvestering Open het venster Vaste activa Selecteer het activum dat afgevoerd gaat worden Kies Acties/Desinvesteren Selecteer de gewenste datum voor de desinvestering. De periode wordt overeenkomstig de datum geselecteerd, indien gewenst kan de periode nog worden gewijzigd.  (Optioneel) Voer de waarde in waarvoor het activum is verkocht. Selecteer de gewenste desinvesteringsmethode Indien nodig, markeer de optie Afschrijven voor desinvestering om afschrijvingen tot de geselecteerde periode te genereren. Vermeld de reden van desinvestering Bevestig met Ok Journaalposten  Rekening Debet Credit Rek. winst/verlies Het verlies (boekwaarde - opbrengsten, indien de boekwaarde groter is dan het opbrengsten) of 0,00 De winst (opbrengsten - boekwaarde, als de boekwaarde kleiner is dan de opbrengsten) of 0,00 Rek. vaste activa 0.00 Aanschafkosten Rek. cumulatieve afschrijvingen Bedrag cumulatieve afschrijvingen 0.00 Rek. opbrengsten* Bedrag opbrengsten 0.00   * Registratie verkooptransactie Na het uitvoeren van de desinvestering moet het geregistreerde waardebedrag, dat tijdens de desinvestering is ingevoerd, formeel als verkooptransactie worden geboekt.  Initieer hiervoor de standaardprocedure voor het maken van een verkooptransactie en gebruik dezelfde grootboekrekening die is gekozen tijdens de desinvestering (rekening Opbrengsten). 

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken  

In deze procedure leer je hoe je een nieuw activum kunt aanmaken door een inkooptransactie om te zetten naar een activum. Inkoopfactuur registreren Begin met het registreren van een inkoopfactuur. Dit kan op de gebruikelijke manier. Als je denkt dat deze inkoop geactiveerd moet worden, dan is het raadzaam de factuur te boeken op de tussenrekening activa. In dit voorbeeld is dat rekening 2300. Aankopen activeren (nieuw activum) Daarna kun je de aankoop activeren en omzetten naar een nieuw activum. Hier zijn de stappen: Open het venster Aankopen activeren Kies de grootboekrekening waarop de inkoop is geregistreerd (in dit voorbeeld 2300) Alle transacties op deze rekening die nog niet zijn afgeletterd, worden getoond Markeer de transactie die je als activum wilt aanmaken Kies het juiste type in het veld Activumtype Selecteer de afdeling Onderin verschijnt er een voorstel voor een nieuw activum Als het nodig is, kun je het bedrag aanpassen dat geactiveerd moet worden in het veld Transactiebedrag Klik op Verwerken Aankopen activeren (bestaand activum) Als je een inkoop wilt toevoegen als extra investering in een bestaand activum, kun je dezelfde procedure volgen. Het verschil is dat je dan de optie Nieuw activum deactiveert en in het veld Activa het bestaande activum selecteert waaraan je de aankoop als extra investering wilt toekennen. Je kunt deze toevoeging ook anders aanpakken: je kunt de aankoop toevoegen door middel van een aflettering in de stamgegevens van het activum. Voor detail over deze methode, zie de procedure Aflettering in Vaste activa. Meerdere activa aanmaken vanuit een inkoopfactuur Wanneer in een inkoopfactuur aan aantal groter dan 1 is ingevoerd op de factuurregel, is het mogelijk om bij het activeren van de aankoop meerdere activa tegelijkertijd aan te maken.  Bij het selecteren van de desbetreffende transactie in het venster Aankopen  activeren zal het systeem voorstellen om meerdere activa aan te maken en het bedrag proportioneel te verdelen. Indien gewenst, kan het transactiebedrag nog worden aangepast voor een andere verdeling.    

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar. Voorbereiding Nieuw boekjaar toevoegen Nummerreeks aanpassen Controle aansluiting 1. Voorbereiding Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking: Open het venster Voorkeuren grootboek. Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar. Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst. De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00. Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken. Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma.net ERP. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans. 2. Nieuw boekjaar toevoegen Open het venster Perioden  Kies toevoegen  (+) Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld  Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties. Kies Opslaan 3. Nummerreeks aanpassen Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen: Open het venster Nummerreeksen  Selecteer de betreffende Nummering: APBILL voor inkoopfacturen  ARINVOICE voor verkoopfacturen Voeg een nummerreeks toe met als ingangsdatum 01-01-2023  (ter illustratie voor het boekjaar 2023) 4. Controle aansluiting Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen: Open het venster Rekening per periode. Selecteer het oude boekjaar. Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode. Selecteer nu het nieuwe boekjaar. Selecteer de rekening Ingehouden winst. Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag. Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk: Open het venster Rekeninghistorie valideren. Kies de laatste periode van het oude boekjaar  Markeer het werkelijke grootboek Klik op Valideren Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit: Kies de eerste periode van het oude boekjaar. Markeer het werkelijke grootboek. Klik op Valideren.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Btw.   Verwerken Btw-aangifte Verwerken Opgaaf ICP Btw voor privé-gebruik verwerken Btw-factuur verwerken (factuur met alleen btw)

Deze procedure beschrijft hoe een factuur, die enkel uit btw bestaat zoals bij invoerbelastingen, verwerkt wordt. In dit voorbeeld wordt uitgelegd hoe een factuur wordt verwerkt, waarbij het volledige bedrag als btw (voorbelasting) onder rubriek 5b wordt opgenomen. 1. Btw-code aanmaken Ga naar het venster Btw Voeg een nieuwe btw-code toe Gebruik de code "5b" met omschrijving Invoer btw-factuur Selecteer Btw in Soort btw Markeer de optie Vanuit btw-factuur invoeren Selecteer de Belastingdienst in het veld Belastingkantoor Voeg een regel toe onder onder de tab Agenda btw met de volgende kenmerken Btw-tarief: 21% Rapportagegroep: Aankoop 5b Voeg btw-categorie 1 toe onder de tab Categorieen Voeg btw-gebied NL toe onder de tab Zones Selecteer de gewenste grootboekrekeningen voor Te betalen btw en Te vorderen btw. Kies Opslaan 2. Btw-factuur verwerken Open het venster Btw-facturen Voeg een nieuwe regel toe Selecteer een crediteur Klik op de knop Documenten toevoegen onder de tab Btw toepassen op Zoek de bijbehorende inkoopfactuur waarvoor de btw geboekt moet worden Controleer de ingevoerde gegevens Klik Vrijgeven om de verwerking definitief te maken  

Btw voor  privégebruik, zoals een auto van de zaak, boekt u in Visma.net in het venster  Btw-correctie.

In Visma.net ERP is het mogelijk om te werken met verschillende valuta's. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden bijgehouden (op dagbasis), maar er is ook een optie om deze automatisch in te laten lezen*. Afhankelijk van de gekozen Importfrequentie kunnen de koersen dagelijks, wekselijks of maandelijks worden geregistreerd.    Let op: koersen worden uitsluitend opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarvoor nog geen koersinformatie in het venster Valutakoersen bekend was. Het kan dus voorkomen dat je in het venster Valutakoersen geen koersen ziet voor dagen waarop er geen transacties zijn geregistreerd, zelfs als je de optie Dagelijks hebt geselecteerd als importfrequentie.   * Koersen worden opgehaald via de Bank of Finland (dagelijks rond 16:00) Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

Mogelijk ben je al bekend met termen als E-facturatie, Peppol en UBL. In een eerder bericht hebben we uitgelegd hoe je e-facturen kunt versturen vanuit Visma.net ERP: E-facturen versturen in twee eenvoudige stappen Deze keer gaan we in op hoe je e-facturen kunt ontvangen. Met onze AutoInvoice-service, standaard inbegrepen bij Visma.net ERP, kun je e-facturen ontvangen zonder extra moeite. Stap 1: Peppol-netwerk inschakelen Om e-facturen te ontvangen, is het belangrijk dat je te vinden bent in het Peppol-adresboek. Je kunt dit bewerkstelligen door de ontvangst van e-facturen via Peppol in te schakelen. Hier lees je hoe je dat kunt doen: Het Peppol-netwerk inschakelen Stap 2: Leveranciers actief benaderen Vervolgens kun je wachten tot de e-facturen binnenkomen of je kunt actief leveranciers vragen om e-facturen te sturen. Een voorbeeld van een verzoektekst om je leverancier te benaderen vind je in dit bericht: Voorbeeldtekst e-facturatieverzoek   Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden vanuit Visma.net Home door de AutoInvoice service te starten.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Mogelijk ben je al bekend met termen als e-facturatie, Peppol en UBL. Maar wist je dat het uiterst eenvoudig is om e-facturen te verzenden via Visma.net ERP? In dit bericht leggen we uit hoe je dat zelf kunt doen. Onze service AutoInvoice, ingebouwd in Visma.net ERP, stelt je in staat om eenvoudig e-facturen te verzenden. Omdat deze service standaard is inbegrepen bij Visma.net ERP, hoef je verder niets te doen om deze te gebruiken. Stap 1: Facturen via Autoinvoice E-facturen via Peppol versturen is eenvoudig te realiseren vanuit Visma.net ERP. Dit gebeurt via dezelfde vensters als bij het verzenden van verkoopfacturen per e-mail. Het is slechts een kwestie van instellen dat de facturen via AutoInvoice verstuurd worden door de instelling Facturen naar AutoInvoice verzenden te markeren in het venster Debiteuren. Zorg er daarnaast voor dat de stamgegevens van je debiteuren compleet zijn. Aangezien de meeste bedrijven in het Peppol-adresboek geregistreerd staan met hun KVK-nummer, is het vaak al voldoende om dit nummer ingevuld te hebben. Dit geeft aan of een bedrijf e-facturen kan ontvangen. De KvK-service maakt dit proces nog eenvoudiger. Met deze service kun je direct de brongegevens, inclusief KvK-nummer, volledig invullen en controleren of een debiteur e-facturen kan ontvangen. Als dat het geval is, wordt de optie Facturen verzenden naar AutoInvoice automatisch gemarkeerd bij de betreffende debiteur. In dit bericht lees je terug hoe je dat kunt doen: Automatische controle op elektronische facturatie bij debiteuren   Stap 2: Eigen gegevens invullen Vergeet niet de volgende gegevens in te vullen in het venster Organisaties of Vestiging (deze worden meegestuurd met de e-factuur): Hoofdadres KvK nummer Hoofdcontactpersoon (naam en e-mailadres). Let op: Voor facturering aan de overheid is een emailadres extra belangrijk omdat hier foutmeldingen op teruggekoppeld worden IBAN en BIC. Deze gegevens worden meegestuurd met de e-factuur. Verkoopfacturen verstuur je simpelweg vanuit het venster Verkoopfacturen via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden in bulk (Actie: naar AutoInvoice versturen). Dit proces is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.   Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice vind je door de AutoInvoice service te starten vanuit Visma.net Home .   Tips Door de optie Peppol-factuur inschakelen in het venster Voorkeuren Debiteuren te markeren, kun je meer gegevens met je factuur meesturen. Dit maakt het in de verkoopfactuur mogelijk om meerdere referenties voor de ontvanger toe te voegen, zoals een extern projectnummer of kostenplaats. Dit bevordert de verwerking van de e-factuur. Je kunt deze referenties op het tabblad Financiële Gegevens onder het kopje Referenties toevoegen. Wanneer je factureert naar de (semi-)overheid, zijn er verschillende aanvullende gegevens die moeten worden bijgevoegd. Lees hier meer over in onze post genaamd E-facturen sturen aan de overheid. Het is ook mogelijk om alle facturen via AutoInvoice te verzenden. Je activeert dit door Facturen naar AutoInvoice verzenden in het venster Debiteurtypen te markeren. Hiermee wordt AutoInvoice ingezet om de geschiktheid van een factuur voor verzending als e-factuur te bepalen. Als het niet mogelijk is om de factuur als e-factuur te verzenden, wordt deze automatisch per e-mail verzonden door AutoInvoice. Zo heb je er geen omkijken meer naar. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?