Veelgestelde vragen

Services starten  In Visma Advisor is het mogelijk om gekoppelde services in de samenwerking te starten. Hierdoor kunt u vrij snel en eenvoudig, zonder in te loggen, Visma eAccounting of Visma Financial Overview starten voor de klant waarvoor u aan het werk bent. In deze supportnote laten we u zien hoe u dit ook voor Visma Online Samenstel-assistent kunt instellen. Directe koppeling naar bedrijf kopiëren In Visma Online Samenstel-assistent vindt u voor elk bedrijf een directe koppeling bij Beheer - Bedrijven. Klik op een bedrijf, zodat in het rechtergedeelte van het venster de bedrijfsgegevens worden weergegeven. Onder deze gegevens vindt u de Directe login en een knopje om de daarachterliggende website-url te kopiëren. Klik op deze knop om de link naar dit webadres tijdelijk op uw klembord op te slaan. Service toevoegen in Visma Advisor In Visma Advisor selecteert u de betreffende klant bij Klanten. In de kop van de geopende klantenkaart ziet u het blokje Services starten. Hoogstwaarschijnlijk ziet u daar al de pictogrammen om voor deze klant Visma eAccounting en/of Visma Financial Overview snel op te kunnen starten.  Klik op de link Services starten om een nieuwe service handmatig toe te voegen. Voer in het vervolgvenster Link toevoegen een tekst voor de link in en plak het webadres vanuit uw klembord (Ctrl+V). Klik hierna op Opslaan. Het blokje Service starten heeft er nu een nieuwe service bij waarmee u voor deze klant vanuit de klantenkaart, zonder inloggen, het bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent snel en eenvoudig kunt starten op een nieuw tabblad in uw internetbrowser. Twee extra tips Tip 1: In het venster met het overzicht van de klanten hebt u ook de mogelijkheid om alle gekoppelde services te starten. Ook deze nieuwe koppeling is hier zichtbaar. Tip 2: Hebt u nog meer services die een directe koppeling met deze klantgegevens aanbieden? Denk aan Visionplanner, Nextens, Nmbrs of een andere toepassing? Voeg ze dan op dezelfde wijze hier toe. Hebben ze geen directe koppeling met de klantgegevens? Overweeg dan er een Externe koppeling voor aan te leggen.

Vraag Hoe kan ik snel meer details opvragen van een specifieke grootboekrekening? Antwoord In het venster Balans / V&W van Visma Online Samenstel-assistent vindt u onder andere het tabblad Journaalposten. Op dit tabblad ziet u alle boekingen van de geselecteerde grootboekrekening. Hoogstwaarschijnlijk zal in dit subvenster een beperkt aantal kolommen van geringe breedte zijn opgenomen. Klikt u op het weegschaalpictogram, dan wordt direct het uitgebreidere venster Journaalposten met de door u ingestelde kolommen weergegeven. De selectie op rekeningnummer blijft hierbij uiteraard wel behouden. Klik op de knop Vorige van uw internetbrowser om terug te keren naar het venster Balans / V&W om verder te gaan met uw controle van deze rekening of om een notitie te maken.

Vraag Hoe en waar kan ik de auditfiles bewaren en inzien ten behoeve van de bewaarplicht? Antwoord Wilt u de auditfiles als naslagwerk centraal bewaren, dan kan dat eenvoudig in Visma Financial Overview bij het onderdeel Documenten.      Als u de volledige journaalgegevens wilt kunnen inzien, dan kunt u per boekjaar de historische journaalposten importeren in een bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent. Erg handig als u of uw klant geen toegang meer heeft tot een afgesloten financieel systeem.  

Via Documenten in Visma Financial Overview kunnen u en uw cliënt documenten uitwisselen en archiveren door bestanden naar het blauwe vlak te slepen of een bestand te selecteren op de pc. Het is ook mogelijk om bestanden onder te brengen in jaarmappen of om aangepaste mappen toe te voegen:     Als uw cliënt nieuwe documenten heeft geüpload, dan wordt het bestand vetgedrukt weergegeven. Ook staat er achter de map een getal dat aangeeft hoeveel nieuwe documenten er zijn geüpload. Dit geldt ook andersom voor uw cliënt als u documenten uploadt:     U als accountant of administratiekantoor beschikt over de extra functie om bestanden in Visma Advisor te bewaren:   Het document wordt vervolgens opgeslagen op de tab Documentatie van de betreffende cliënt in Visma Advisor:   Als u alleen gebruik wilt maken van documentuitwisseling met uw cliënt zonder eAccounting-administratie dan kunt u vanuit Visma Advisor gratis de samenwerking Visma Financial Overview inschakelen via de tab Samenwerkingen.      

Vraag Hoe kan ik in het venster Journaalposten kolommen naar eigen wens indelen? Antwoord In het venster Journaalposten van Visma Online Samenstel-assistent gaat u rechts bovenaan naar de knop met de drie streepjes. Als u daarop klikt, dan worden de vensteropties weergegeven. Klik onder Kolommen op de naam van een kolom om deze in het venster op te nemen of daaruit te verwijderen. Daarna kunt u kolommen eventueel breder of smaller maken of de volgorde wijzigen. Dit is heel eenvoudig: houd de linkermuisknop ingedrukt en versleep de kolomkop.

In Visma Financial Overview is het mogelijk om opmerkingen aan de startpagina en aan de verschillende rapporten toe te voegen. U kunt met opmerkingen werken in het zijpaneel, dat u opent door op het pictogram voor opmerkingen te klikken.     Nadat u uw opmerking hebt verzonden, ziet uw cliënt in Visma Financial Overview dat er een nieuwe opmerking is binnengekomen. De cliënt kan zelf ook een opmerking toevoegen:      

Vraag Hoe vind ik snel boekingen terug in Visma Online Samenstel-assistent? Antwoord Het venster Journaalposten in Visma Online Samenstel-assistent toont alle journaalposten tot en met de datum van het gekozen samenstelmoment. Aan dit venster kunt u kolommen toevoegen. Als u deze vervolgens filtert en sorteert, dan kunt u mutaties snel en eenvoudig opvragen. Klikt u rechts bovenaan in het venster op de knop met de drie streepjes, dan komen deze opties beschikbaar: Voorbeeld: Hieronder ziet u alle kosten van grootboekrekening 4700 uit het gekozen samenstelmoment met hun regelomschrijving.

U hebt de mogelijkheid om grafieken, rapporten, budgetten en prognoses uit Visma Financial Overview als pdf in Visma Advisor te bewaren. Klik hiervoor op het printerpictogram op de betreffende pagina:      Kies Bewaar in Visma Advisor. Vervolgens worden de gegevens in Visma Advisor als pdf opgeslagen op de tab Documentatie bij de betreffende cliënt.

 Welke sneltoetsen zijn voor Visma.net beschikbaar?

Vraag Hoe kan ik snel inzicht krijgen in de grootboeksaldi in Visma Online Samenstel-assistent? Antwoord Per samenstelmoment is het mogelijk in het venster Balans / V&W om de cijfers per maand in te zien. Hierdoor is het in een oogopslag duidelijk dat bepaalde boekingen wel of niet zijn verwerkt in de administratie van uw klant. De weergave van het venster kunt u instellen of wijzigen door rechts bovenaan het venster op het tandwieltje te klikken.   Voorbeeld 1: Hieronder ziet u vrij snel dat de kosten van huur en gas/water/elektra voor de maand maart nog niet zijn geboekt.   Voorbeeld 2: In dit voorbeeld ziet u dat de afschrijvingen tot en met maart keurig zijn geboekt. Tevens valt op dat er een investering in de vervoermiddelen is geboekt. Iets om na te kijken in de vaste activa?    

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd.

In deze supportnote lees je hoe je zelf het probleem kunt verhelpen wanneer de klant geen e-mail krijgt na het versturen van een samenwerkingsverzoek vanuit Visma Advisor.   Laat jouw klant eerst nagaan of de e-mail bij de spam binnen is gekomen. Zo niet, dan dient jouw klant in te loggen bij www.vismaonline.com met het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord*.   Op de pagina Mijn diensten selecteert je klant het uitroepteken en klikt op Accepteer bij Uitnodiging voor het starten van een samenwerking.        De samenwerking is nu actief.   Ziet jouw klant de tegel van de zojuist ingeschakelde dienst niet? Kies dan in het uitrolvenster Gebruikers en diensten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij de gewenste dienst en bewaar.   *Wanneer de gebruiker zijn wachtwoord niet weet, kies dan na de invoer van het e-mail adres voor Wachtwoord vergeten ?. In het volgende scherm kiest de gebruiker voor Wachtwoord herstellen. De gebruiker krijgt dan een link toegestuurd voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. 

We helpen jou en je collega’s graag om optimaal gebruik te maken van onze software. Daarom hebben wij twee hand-outs gemaakt, zodat jij meteen een goede start kan maken.   Practicemanagement Ontdek hoe je Visma Advisor inricht om jouw interne kantoorbeheer te optimaliseren, door middel van supportvideo’s en verwijzingen naar Help-artikelen.  (Alleen voor de eAccounting Accountancy Compleet bundel)   Servicemanagement Kom alles te weten over het starten en beheren van eAccounting-samenwerkingen in Visma Advisor. Ook wordt uitgelegd hoe je het beste een eAccounting-administratie kan inrichten.     Via onderstaande link kan je beide hand-outs benaderen: https://nl.visma.com/eaccounting/voor-de-accountant/starten/