Veelgestelde vragen

In deze procedure leest u de mogelijkheden van de AccountView-module Advisor-koppeling. Bij iedere mogelijkheid leest u wat de aandachtspunten zijn om succesvol met de module te werken. Met de module Advisor-koppeling kunt u: Debiteuren uploaden naar Advisor Debiteuren uit Advisor bijwerken Declaraties uit Advisor importeren De procedure eindigt met een uitleg over het werken met vestigingen en kantoren in Advisor. Informatie vooraf We gaan ervan uit dat u minimaal werkt met AccountView versie 9.8 met het laatst beschikbare Service Pack. Werkt u met een lagere versie, dan adviseren we u eerst te updaten. Via https://nl.visma.com/update vraagt u een update aan. Werkt u al met minimaal versie 9.8, controleer dan via https://nl.visma.com/accountview-support/service-packs/ of u het laatste Service Pack hebt geïnstalleerd. De eerste keer dat u vanuit AccountView contact legt met Advisor verschijnt een venster waarin wordt gevraagd naar uw gebruikersnaam en wachtwoord: U voert hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in dat u gebruikt om in te loggen bij Visma Online. Hierna kunt u het gewenste bedrijf kiezen en nadat u Verder gekozen hebt, verschijnt dit venster: Hier kiest u Yes, Allow om verder te gaan. Uw inloggegevens en het gekozen bedrijf worden als gebruikersvoorkeur vastgelegd, zodat u deze niet iedere keer opnieuw hoeft in te voeren. Wilt u andere inloggegevens gebruiken of een ander bedrijf selecteren, dan is daarvoor de optie Toegang vernieuwen beschikbaar: 1 Debiteuren uploaden naar Advisor In het venster Debiteuren kunt u Document > Debiteuren uploaden naar Advisor kiezen om debiteuren uit AccountView als klanten toe te voegen aan Advisor. In het dialoogvenster kunt u een aantal selecties maken: Selectie: Als u Geselecteerde kiest, dan voegt u alleen de debiteur waarop de cursorbalk in AccountView staat toe als klant aan Advisor. Door Alle te kiezen voegt u alle debiteuren in de huidige weergave toe als klanten. Maak bijvoorbeeld in AccountView een weergave van de debiteuren die aan Advisor als klant met de rechtsvorm Eenmanszaak moeten worden toegevoegd. Door Alle te kiezen worden alleen deze klanten toegevoegd. U kunt deze optie inzetten voor de verschillende rechtsvormen die u wilt koppelen aan de klanten. Rechtsvorm: Kies hier de rechtsvorm die moet worden gekoppeld aan de klant(en) die u aan Advisor toevoegt. Houd er rekening mee dat voor de meeste rechtsvormen een KvK-nummer bekend moet zijn in de stamgegevens van de debiteur om deze als klant aan Advisor te kunnen toevoegen.  BTW-periode: Kies hier de BTW-periode die van toepassing is op de klant(en) die u aan Advisor toevoegt. BTW-periode is geen verplicht veld in Advisor. Dus ook als u Niet van toepassing opgeeft in de dialoog, kan de klant worden toegevoegd aan Advisor. Accountmanager: Kies hier de accountmanager die moet worden gekoppeld aan de klant(en) die u in Advisor toevoegt.   Nadat u Uploaden hebt gekozen, ziet u hoeveel debiteuren correct zijn geïmporteerd in Advisor. Als het importeren niet succesvol was, kies dan Afdrukvoorb om na te gaan wat de reden hiervan was: 2 Debiteuren uit Advisor bijwerken In het venster Debiteuren is ook de optie Document > Debiteuren uit Advisor bijwerken beschikbaar. Hiermee kunt u in AccountView debiteuren bijwerken met wijzigingen die u bij klanten in Advisor hebt doorgevoerd. Als een klant in Advisor niet bestaat als debiteur in AccountView, dan wordt de debiteur toegevoegd: In het dialoogvenster kunt u een aantal selecties maken:   Alleen bestaande debiteuren bijwerken: Door dit veld te markeren zorgt u ervoor dat u alleen debiteuren in AccountView bijwerkt die als klant in Advisor bestaan. Klanten die alleen in Advisor bestaan, worden niet als debiteuren aan AccountView toegevoegd. Ook niet-actieve debiteuren bijwerken: Door deze optie te markeren zorgt u ervoor dat in AccountView ook debiteuren worden bijgewerkt die in Advisor niet als actieve klant zijn gemarkeerd:     Alleen voor vestiging: Als u in Advisor met verschillende vestigingen werkt, dan kunt u hier kiezen voor welke vestiging u debiteuren uit Advisor wilt bijwerken. Uitleg over vestigingen leest u in Werken met vestigingen en kantoren in Advisor. 3 Declaraties uit Advisor importeren In AccountView kunt u Document > Declaraties uit Visma Advisor importeren in het venster Verkoopfacturen kiezen om goedgekeurde declaraties als verkoopfacturen te importeren: Als u in Advisor met verschillende kantoren werkt, dan kunt u hier kiezen voor welk kantoor u declaraties uit Advisor wilt importeren. Uitleg over kantoren leest u in Werken met vestigingen en kantoren in Advisor.   Het vanuit Advisor importeren van declaraties kent deze aandachtspunten:    Als een declaratie wordt geïmporteerd van een klant die niet als debiteur in AccountView bestaat, dan wordt deze debiteur aangemaakt. Dit kan alleen als het veld Grb.rek debiteuren in de administratie-instellingen van AccountView is ingevoerd: Als u de omzet van diensten en activiteiten op aparte grootboekrekeningen wilt journaliseren, dan kunt u daarvoor verschillende artikelen gebruiken. In Advisor legt u de artikelnummers vast in de diensten: Het Artikelnr dat u vastlegt bij de basisgegevens van de dienst wordt gebruikt bij het declareren van een vaste prijs. Het Artikelnr dat u vastlegt bij de activiteiten voor urenregistratie, wordt gebruikt bij het declareren van de prijs per uur of verrichting. Zodra u het Artikelnr als artikelcode aan AccountView hebt toegevoegd, wordt dit gebruikt bij het journaliseren van de verkoopfactuur. Als u het Artikelnr invoert, dan moet hiervoor altijd een artikel met dezelfde code in AccountView worden aangemaakt. Laat u in de diensten het Artikelnr leeg, dan wordt in de verkoopfactuur het artikel gebruikt dat u in de administratie-instellingen hebt opgegeven bij Artikelcode diversen:   Laat u de Artikelcode diversen leeg en hebt u aan AccountView geen artikelen toegevoegd die u hebt ingevoerd in de dienst in Advisor, dan kan er geen verkoopfactuur worden gemaakt voor de declaratie uit Advisor. Bekijk het afdrukvoorbeeld bij de actie. Dit geeft bijvoorbeeld aan wat de reden is als een declaratie niet is geïmporteerd: Werken met vestigingen en kantoren in Advisor U kunt de onderverdeling Vestiging gebruiken wanneer het kantoor vestigingen op meerdere locaties heeft en over elke vestiging individueel wil rapporteren. Als er vestigingen zijn die bij een ander kantoor horen dan het hoofdkantoor, dan kunt u extra kantoren aanmaken. In de webhelp van Advisor leest u hoe u dit inricht. Hierna volgt een voorbeeld:   Het bedrijf bestaat uit 4 vestigingen waarvan er 2 horen bij kantoor BS Events (hoofdkantoor), en 2 bij kantoor BS Promotions:       De medewerker is werkzaam bij vestiging Promotions 2:      Deze medewerker is als accountmanager gekoppeld aan klant 1:     Bij Debiteuren uit Advisor bijwerken kunt u aangeven voor welke vestiging(en) u dat wilt doen. Als u Promotions 2 kiest, dan worden alleen debiteuren bijgewerkt die via de accountmanager gekoppeld zijn aan deze vestiging. Debiteur Klant 1 zal dus worden bijgewerkt.   Bij Declaraties uit Visma Advisor importeren kunt u aangeven voor welke kantoren u dat wilt doen. Als u Alleen hoofdkantoor kiest, dan worden alleen goedgekeurde declaratievoorstellen geïmporteerd van klanten die via de accountmanager zijn gekoppeld aan de vestigingen Events 1 en Events 2.    Daarnaast kunt u met deze inrichting vestiging als verdichting gebruiken bij het rapporteren. Ook kunt u rapporteren over alleen deze vestiging door hierop te selecteren:   

In Advisor aangemaakte declaraties kunt u overbrengen naar eAccounting om daar te factureren. In deze procedure leest u welke instellingen u daarvoor moet vastleggen en ziet u een voorbeeld.    Instellingen vastleggen Instellingen vestiging Diensten Onkosten Klanten Voorbeeld Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie Declaraties aanmaken en overbrengen Conceptfactuur in eAccounting 1a. Instellingen vestiging In Advisor kiest u Instellingen > Instellingen vestiging > Declaraties en geeft u aan dat het boekhoudsysteem van Visma voor factureren Visma eAccounting is. Nadat u dat hebt gedaan, kiest u Opslaan: 1b. Diensten Kies Instellingen > Diensten en leg bij iedere dienst die u wilt gaan factureren artikelnummers vast. Via de artikelnummers wordt de dienst gefactureerd in eAccounting: Alle velden waarin een artikelnummer kan worden opgegeven, moeten worden ingevuld. Als u de omzet op verschillende grootboekrekeningen in eAccounting wilt boeken, dan gebruikt u verschillende artikelnummers. Dit heeft als nadeel dat het u aardig wat tijd kost om dit vooraf in te richten. Om voor elkaar te krijgen dat in eAccounting verschillende omzetrekeningen worden gebruikt, zult u in eAccounting eerst de artikelen moeten aanmaken en deze koppelen aan verschillende verkoopcategorieën. Binnen de verkoopcategorieën geeft u  aan welke omzetrekening wordt gebruikt en welke btw-code eraan hangt.  Daarnaast is het sowieso niet mogelijk op verschillende grootboekrekeningen te boeken als u een vaste prijsafspraak heeft voor een bundel diensten. In dat geval wordt namelijk altijd het artikel gebruikt dat gekoppeld is aan de alfabetisch eerste dienst uit de bundel. Ga dus eerst na of het in uw situatie wel handig of mogelijk is de omzet op verschillende rekeningen te boeken. Als alternatief kunt u misschien prima gebruik maken van verkoopstatistieken in eAccounting, of u doet de omzetanalyse in Advisor met behulp van het rapport Brutomarge. 1c. Onkosten U kunt ook onkosten registreren en aan uw klanten declareren. Kies Instellingen > Onkosten in Advisor. Als u hier nog geen onkosten aantreft, dan kunt u die met de knop Nieuw aanmaken. Als u onkosten wilt declareren, zorg er dan voor dat er een artikelnummer en een prijs per eenheid zijn ingevoerd:   1d. Klanten Zorg ervoor dat in Advisor bij iedere klant aan wie u wilt factureren, een postcode en plaats zijn opgegeven. Daarnaast moet een prijslijst gekoppeld zijn om activiteiten te kunnen factureren. Ga via Klanten naar de klant en open vervolgens het tabblad Klantgegevens om dit te controleren:   Nadat u op het tabblad Diensten de diensten hebt gekoppeld die u wilt gaan factureren, kunt u op het tabblad Prijsstelling hiervoor prijsstellingen vastleggen.  2a Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie We starten hier met een voorbeeld. Met de klant is een vaste prijsafspraak gemaakt waarbij 4 keer per jaar 200 euro wordt gefactureerd:      Eventueel advies wordt gefactureerd voor 80 euro per uur. Op 25 januari rijdt u naar de klant voor advies. Hiervan wordt deze urenregistratie gemaakt:     De enkele reis naar de klant is 30 kilometer en hiervoor maakt u deze onkostenregistratie waarop u aangeeft dat dit aan de klant wordt gedeclareerd:   2b Declaraties aanmaken en overbrengen U maakt dit declaratievoorstel aan:     De declaratieregels zien er als volgt uit:   Nadat hier Goedkeuren is gekozen, is het mogelijk de declaratie naar eAccounting over te brengen: Nadat deze actie voltooid is, komt de declaratie in de declaratiehistorie van Advisor te staan. 2c Conceptfactuur in eAccounting In eAccounting is voor de overgebrachte declaratie een conceptfactuur aangemaakt die u hier verder kunt verwerken.     Als de debiteur in eAccounting is aangemaakt omdat deze daar nog niet bestond, dan krijgt deze automatisch als betalingsvoorwaarde Factuurdatum + 30 dagen. Als de debiteur al bestond in eAccounting, dan wordt de betalingsconditie gerespecteerd die bij de debiteur is vastgelegd. Wilt u voor alle conceptfacturen de datum van overzetten vanuit Advisor gebruiken, dan kiest u in eAccounting voor Instellingen > Bedrijf > Facturering en markeert u Gebruik voor conceptfacturen altijd oorspronkelijke datum. Als u deze optie niet markeert, dan wordt de datum van de factuur verschoven en wordt deze gelijk aan de datum van de dag waarop u de factuur voltooit.

Wanneer u een (nieuwe) medewerker toegang wilt geven tot de eAccounting-cliëntadministraties, dan moet u de medewerker eerst in Visma Advisor aanmaken. Als u dit al hebt gedaan, dan kunt u door naar stap 2.   1. Een nieuwe medewerker aanmaken in Visma Advisor   Open Visma Advisor. Ga in het menu naar Instellingen - Medewerkers en klik rechtsboven op Nieuw. De pagina Gebruikers en diensten in Visma Online wordt geopend. Klik rechtsboven op Maak gebruiker aan. Voer vervolgens de gegevens van de medewerker in en klik op Maak aan. Nu kunt u aan de rechterkant de gewenste dienst(en) activeren:   Met de dienst Visma Advisor (€ 10 p/m) heeft de medewerker toegang tot de volledige functionaliteit van Visma Advisor en kunt u in Visma Advisor de medewerker toegang geven tot de eAccounting-cliëntadministraties.   Wilt u de medewerker ook toegang geven tot de eAccounting-administratie van uw kantoor, dan schakelt u de dienst Visma eAccounting Pro in. De overige diensten die u hier ziet hebben alleen betrekking op uw kantooradministratie. Als de medewerker ook tot die diensten toegang moet hebben, dan schakelt u die op dezelfde manier in.        5. Activeer de gewenste dienst(en) en klik op Bewaar.     2. Medewerkers toegang geven tot eAccounting-cliëntadministraties   Om medewerkers toegang te geven tot de eAccounting-cliëntadministraties moet de medewerker als deelnemer worden toegevoegd aan de dienst waarbij de samenwerking in eAccounting is aangemaakt. In Visma Advisor kunt u dit op twee manieren doen, namelijk: Individueel per klant Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Individueel per klant   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Klik op de betreffende klant en ga naar het tabblad Diensten. Kies de dienst waarbij de eAccounting-administratie is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe bij Deelnemers:      4. Klik op Opslaan.     Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Maak eventueel met behulp van de filters een selectie van de klanten waartoe de medewerker toegang moet krijgen. Klik rechtsboven op het pictogram voor Groepsgewijs bijwerken en kies Dienst bewerken: Er wordt een overzicht van de geselecteerde klanten weergegeven. Klik op Volgende. Kies de dienst waarbij de eAccounting-samenwerking is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe:        6. Klik op Volgende en daarna op Bevestigen.

Visma eAccounting Accountancy Kenmerken Snel in gebruik te nemen producten met een hoge mate van gebruikersvriendelijkheid. Geschikt voor standaardsamenwerkingen tussen kantoor en cliënt.  Kantoorautomatisering Visma Advisor is in dit portfolio de centrale applicatie. Hier registreert u uw cliënten en legt u vast welke diensten u aan hen levert. Rondom deze diensten beheert u de voortgang, resources, tijd registraties en declaraties. Bovendien kunt u alle documentatie en communicatie binnen en buiten uw kantoor eenvoudig koppelen aan uw cliënten.  Samenwerken Verder kunt u vanuit Visma Advisor een service beschikbaar stellen aan uw cliënt. Denk aan Visma eAccounting, de Visma Scanner app of Financial Overview. Zo wordt de samenwerking met uw cliënt eenvoudiger en efficiënter. Het overtypen van facturen in Excel is dus niet meer nodig. Ook bonnetjes en inkoopfacturen verwerkt u geautomatiseerd in de Visma eAccounting-administratie en met een directe bankkoppeling is het intypen of importeren van bankmutaties verleden tijd.  Producten Visma Advisor Visma Advisor is speciaal ontwikkeld voor accountants- of administratiekantoren. Alle processen binnen uw kantoor kunnen met deze software worden geautomatiseerd.    Dit geeft direct meer efficiency en winstgevendheid voor uw kantoor: Workload beheersing Resourceplanning  Voortgangsbewaking  Cliëntbeheer/crm Urenregistratie    Naast deze kantoorautomatisering functionaliteit, biedt Visma Advisor de mogelijkheid om services aan te bieden aan uw cliënt. Zo kunt u zelf bijvoorbeeld Visma eAccounting of Visma Scanner aanbieden aan uw cliënt. Zo kunt u efficiënt samenwerken en hoeft u minder tijd te besteden aan het bijhouden van de administratie van uw cliënt.  Visma eAccounting Innovatieve boekhoudsoftware voor zzp en mkb bedrijven met een zeer goede prijs-kwaliteitverhouding. Heel gebruiksvriendelijk, ook voor een cliënt die weinig of geen ervaring heeft met boekhouden.   Visma eAccounting kent vijf varianten. Als kantoor gebruikt u altijd Visma eAccounting Pro.   Visma eAccounting Starter: Uw cliënt heeft in deze variant geen toegang tot de administratie. Visma eAccounting Facturering: Uw cliënt kan zijn klanten beheren en verkoopfacturen aanmaken. De app kan gebruikt worden in combinatie met deze licentie. Visma eAccounting Solo: Een uitgeklede versie van Visma eAccounting Standaard. Geen bankkoppeling of mogelijkheid om aangiften en facturen digitaal te versturen. Uiteraard kunnen wel pdf-bestanden worden aangemaakt en via de mail verzonden. Visma eAccounting Standaard: Bevat alle noodzakelijke functies voor een volledige boekhouding. Van vaste activa, kostenplaatsen, projecten, transitoria en bankkoppelingen. Visma eAccounting Pro: Voor de professionele gebruiker. Minder kliks en meer informatie ten opzichte van de standaard versie.  Visma eAccounting App Deze app is beschikbaar voor Android en iOS. Via de app kan uw cliënt debiteuren en crediteuren beheren en beschikken over een overzicht van verkoop- en inkoopfacturen, inclusief zoek- en filterfuncties. Ook kan in de app een verkoopfactuur worden aangemaakt en verzonden. Uiteraard is er directe synchronisatie met de desktopversie van Visma eAccounting. Deze app kan alleen gebruikt worden als er ook een licentie van Visma eAccounting is gekoppeld aan de inlog. Visma Scanner app Met deze app kunnen eenvoudig bonnetjes worden gescand en geïnterpreteerd. De bonnetjes worden zelfs automatisch toegevoegd aan de banktransacties als het bedrag overeenkomt. Gebruikers hebben geen licentie nodig voor toegang tot hun eAccounting administratie. Er zijn dan ook geen kosten verbonden aan het gebruik van de Visma Scanner. Visma Financial Overview Rapportage- en dashboardsoftware. Eenvoudig gegevens presenteren vanuit Visma eAccounting. U bepaalt tot en met welke periode wordt gepresenteerd. Dit product is beschikbaar in twee varianten.    Financial Overview Starter. Met een standaard dashboard en Balans en Verlies en Winst rapportage geeft u uw cliënt inzicht in de financiële status. Ook kunt u documenten uploaden die uw cliënt vervolgens kan inzien. Veilig en AVG proof. Financial Overview Standaard. Met zelf gedefinieerde dashboards geeft u uw cliënt inzicht op maat. Ook een onbeperkt aantal begrotingen en de mogelijkheid voor uw cliënt om documenten te uploaden maken deze variant compleet.  Open de Financial Overview-vergelijker   Visma Online Samenstel-assistent In een layout die getoond wordt als een ‘kolommenbalans’ heeft u snel inzicht in de mutaties van een periode. Doordat u notities kunt toevoegen en statussen kunt wijzigen, is het samenstellen van het dossier snel te realiseren. Ook is er een overzicht van journaalregels waarin u eenvoudig kunt zoeken, sorteren en selecteren.  Mutatie Import voor Visma eAccounting  Snel en eenvoudig memoriaalboekingen of verkoopboekingen importeren? Voor veel branches zijn applicaties beschikbaar die via de API automatisch boekingen maken in Visma eAccounting. Toch is deze mogelijkheid niet altijd aanwezig. Via Visma eAccounting Import kunt u ook in dat geval snel over de mutaties beschikken met deze applicatie.  https://import.eaccounting.nl/ Met vriendelijke groet, Bob/Product Manager

In Advisor kunt u controlemomenten vastleggen om de status van uw diensten te bekijken en te controleren of uw diensten zijn voltooid. Daarbij hebt u de mogelijkheid controlemomenten te kopiëren en over te brengen naar toekomstige perioden. In deze procedure ziet u aan de hand van een voorbeeld hoe deze optie werkt, zodat u deze optimaal voor uw kantoor kunt inzetten.      Instellingen vastleggen Dienst controleren Dienst aan klant koppelen Vervaldatums opgeven Diensten/Controlemomenten Status nagaan Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken 1a Dienst controleren Het is 29 augustus 2021. Met klant Graaf B.V. komt u overeen dat u vanaf het derde kwartaal van 2021 ieder kwartaal de belastingaangifte voor de klant gaat verzorgen. Via Instellingen > Diensten legt u deze dienst daarvoor vast: Bij deze dienst hebt u 4 controlemomenten toegevoegd en is de optie Vervaldatums en inactieve perioden opnieuw gebruiken gemarkeerd. Dit betekent dat er bij deze dienst iedere periode 4 fasen zijn te onderscheiden en dat de vervaldatums en inactieve perioden  van de afgelopen 12 maanden worden gekopieerd en overgebracht naar de volgende 12 maanden. Daarna worden de instellingen van de huidige maand gekopieerd naar de overeenkomstige maand in het volgende jaar. U kunt het kopiëren altijd ongedaan maken door de optie Vervaldatums en inactieve perioden opnieuw gebruiken te demarkeren. 1b Dienst aan klant koppelen In Klanten opent u Graaf B.V. en op de tab Diensten voegt u via Nieuw de dienst Belastingaangifte toe: 1c Vervaldatums opgeven In de vorige schermafbeelding ziet u onder de knop Nieuw een tandwieltje om instellingen te doen voor de dienst. U geeft hier per controlemoment aan wat de vervaldatums en inactieve perioden zijn. De kwartalen starten in januari, april, juli en oktober waarbij: Op de 10e van de maand de gegevens voor de aangifte door de klant zijn aangeleverd. Op de 15e van de maand de aangifte compleet moet zijn. Op de 20ste van de maand de aangifte gecontroleerd moet zijn. Op de 25ste van de maand de aangifte moet zijn verzonden. De instellingen voor het aanleveren van de gegevens zien er zo uit:   Nadat u dit ingericht hebt voor alle vier de controlemomenten, kiest u Controlemomenten > Belastingaangifte en gaat u bij Periode naar januari 2021. Daar markeert u alle controlemomenten (via de optie waar het pijltje naar wijst) omdat de aangifte voor deze periode door de vorige accountant van de klant gedaan is.     Nadat u Opslaan hebt gekozen, worden de controlemomenten groen. Vervaldatums staan in het rood als de controlemomenten nog niet zijn voltooid en de vervaldatum eerder is dan vandaag (29 augustus 2021). Ook in periode April 2021 markeert u de controlemomenten als voltooid:     Perioden die u niet actief gemaakt hebt, zien er zo uit:      Het derde kwartaal begint in juli. Als u deze periode selecteert, ziet u dat de controlemomenten oranje gekleurd zijn. Dit betekent dat u deze controlemomenten nog niet hebt voltooid en dat de vervaldatums nog niet zijn gepasseerd.   2a Status nagaan De status van de diensten is te zien bij de klant op de tab Overzicht. Door op een status te klikken, krijgt u inzicht in de vastgelegde controlemomenten:   De datum bij de status van de dienst is gelijk aan de vervaldatum van het eerste controlemoment dat nog niet voltooid is. 2b Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken Als u bij de klant kijkt naar de dienst in 2022, dan ziet u nog geen status bij de perioden:   Wilt u niet wachten tot de vervaldatums en inactieve periode van de afgelopen 12 maanden zijn gekopieerd en overgebracht naar de komende 12 maanden, dan kunt u het volgende doen: Kies Instellingen > Diensten en open de dienst Belastingaangifte. Demarkeer Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken. Kies Opslaan en open de dienst opnieuw. Markeer Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken. Kies weer Opslaan.   Nu tonen januari 2022 tot en met augustus 2022 een status omdat de controlemomenten en inactieve perioden zijn gekopieerd en overgebracht vanuit 2021:   Het overnemen van vervaldatums en inactieve perioden kan afhankelijk van het aantal klanten waarbij u de dienst gebruikt enige tijd in beslag nemen. Hou rekening ermee dat het enige tijd kan duren voordat zichtbaar is dat de vervaldatums en inactieve perioden zijn overgebracht.

Vraag Waar kan ik referentiecodes vastleggen en wat is het belang van RGS? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bij alle rekeningen van het rekeningschema RGS-codes vast te leggen. U doet dit door bij Instellingen > Rekeningschema aan elke rekening een referentiecode te koppelen: Het systeem van Referentie GrootboekSchema (RGS) zorgt ervoor dat een zelf ingericht rekeningschema kan worden omgezet in een uniforme indeling. Deze uniforme indeling biedt vervolgens mogelijkheden om grootboekinformatie via zogeheten API-koppelingen te gebruiken voor andere toepassingen zoals jaarrekeningen, belastingaangiften, dashboards of benchmarks. RGS wordt bijvoorbeeld gebruikt in de koppeling met Visionplanner, Nextens, Speedbooks en Visma Online Samenstel-assistent, waarbij de vastlegging van de referentiecodes in Visma eAccounting (de bron) uiteraard de belangrijkste schakel is.

Vraag Ik heb in het verleden een administratie in Visma eAccounting aangemaakt gebaseerd op de standaardinrichting, maar aan de rekeningen zijn helaas geen referentiecodes gekoppeld. Waar kan ik deze vinden en hoe kan ik deze referentiecodes alsnog eenvoudig koppelen? Antwoord In de bijlage van dit bericht vind je het standaardrekeningschema uit Visma eAccounting met de daarbij behorende referentiecodes. Maak een export van je rekeningschema, open dit in bijvoorbeeld Excel en voeg de gegevens in de kolom ReferenceCode samen met de gegevens in de kolom ReferenceCode van het voorbeeldbestand.     Sla je bijgewerkte rekeningschema vervolgens op in Excel  in het formaat CSV (Comma delimited) en importeer dit in Visma eAccounting om zo de referentiecodes toe te voegen.      

In deze procedure ziet u, aan de hand van een voorbeeld, hoe u het urensaldo voor uw medewerkers in Visma Advisor kunt bijhouden:   Instellingen vastleggen Werkschema en feestdagen Medewerker Uren registreren Reguliere dag Overwerk Vakantie Uren controleren en saldo aanpassen Controleren Saldo aanpassen Nieuwe saldo 1a Werkschema en feestdagen Via Instellingen > Planningen legt u een standaardwerkschema vast: En feestdagen:     Door bij een feestdag 0,00 contracturen op te geven wordt deze dag niet meegenomen bij de berekening van het urensaldo van medewerkers. 1b Medewerker Via Instellingen > Medewerkers wordt medewerker Gijs Jan Boelsma geopend en op de tab Werkschema het standaardwerkschema gekoppeld:     Nadat dit is opgeslagen, wordt via de knop Urensaldo aanpassen 240 uur aan op te nemen verlof aan de medewerker toegekend:   2a Reguliere dag Vanaf 4 januari begint de medewerker met het registreren van uren. Op een reguliere dag is dit de registratie:   2b Overwerk In de eerste week van 2021 zijn de normale contracturen van de medewerker 40. Op 6 januari werkt de medewerker 10 in plaats van 8 uur. Nadat hij dit heeft geregistreerd en de dagen als voltooid heeft gemarkeerd, worden 2 uren aan zijn urensaldo toegevoegd:   2c Vakantie Op 11 januari neemt de medewerker een dag vakantie op. Op de overige dagen van januari werkt hij 8 uur per dag. Voor het registreren van de vakantie gebruikt de medewerker de al in Advisor aanwezige klant/dienst/activiteit: 002AB/Absentie/Vakantie:   3a Controleren Begin februari controleert de salarisadministratie de bestede uren, de afwezigheid en het urensaldo van de medewerkers via Rapporten > Urenoverzicht. Voor de medewerker uit dit voorbeeld ziet het rapport er als volgt uit:   3b Saldo aanpassen De medewerker van de salarisadministratie past het urensaldo van medewerker Gijs Jan Boelsma aan:   3c Nieuwe saldo Het nieuwe urensaldo (240+2-8) is nu zichtbaar op verschillende plaatsen in het programma, bijvoorbeeld in het rapport Urenoverzicht:     Bij de urenregistratie:     En bij Mijn startpagina > Overzicht > Mijn urenregistraties:  

Vraag Waar kan ik informatie vinden over RGS-codes? Antwoord Op de website www.referentiegrootboekschema.nl vindt u alle informatie over RGS-codes. Het RGS-coderingsstelsel in opgebouwd uit een aantal niveaus genummerd van 1 tot en met 5. Binnen Visma eAccounting wordt versie 3.0 van RGS gebruikt; Visma Online Samenstel-assistent maakt gebruik van versie 3.2. Voor beide producten geldt dat we niet verdergaan dan tot en met niveau 4.  Een handige hulp bij het inrichten van de referentiecodes voor Visma eAccounting kan de Excel-sheet van de definitieve versie RGS 3.2 zijn. Via deze link kunt u dit bestand downloaden. Op het tabblad ‘RGS3.2-versus-RGS3.1’ wordt op overzichtelijke wijze zowel RGS3.0, RGS3.1 als RGS3.2 getoond. Als u de kolom ‘Niveau’ alleen op 1 tot en met 4 filtert, dan heeft u een prima overzicht dat u kan helpen bij het inrichten van RGS binnen Visma eAccounting. Vanuit Visma eAccounting worden deze referentiecodes eventueel gebruikt voor diverse API-koppelingen met andere applicaties.

In Advisor kunt u plannen welke resources wat moeten doen voor een dienst. Zo kunt u bijvoorbeeld met grafieken en rapporten precies nagaan hoe de geplande uren overeenkomen met de werkelijk bestede uren voor een specifieke klant, dienst of medewerker. U hebt dan een volledig overzicht van de planning en de beschikbare resources van uw bedrijf.   Niveau voor planning vastleggen Starten met plannen van resources Met behulp van een wizard Handmatig plannen Geregistreerde en geplande uren vergelijken 1 Niveau voor planning vastleggen Het is mogelijk om op twee verschillende niveaus te plannen: op urenactiviteit (de standaardinstelling) en op dienst. Ga naar Instellingen > Instellingen vestiging > Overige instellingen om een niveau in te stellen. In dit voorbeeld plannen we op urenactiviteit.   2 Starten met plannen van resources Startpunt is het venster Resourceplanning waarin u ziet dat u twee verschillende weergaven kunt kiezen: Per medewerker en Per Klant. In de weergave Per medewerker kunt u selecteren of u daarin Alle, Medewerkers met geplande uren of alleen Medewerkers zonder geplande uren wilt opnemen:   Als u op het pijltje naast de naam van een medewerker klikt, dan ziet u de klanten waarbij de medewerker aan een dienst (in dit voorbeeld Boekhouding) is gekoppeld. En als u de dienst uitklapt, dan ziet u de activiteiten die aan de dienst zijn gekoppeld waarvoor u uren kunt plannen. In de weergave Per klant kunt u selecteren of u daarin Alle, Klanten met geplande uren of alleen Klanten zonder geplande uren wilt opnemen:     Als u op het pijltje naast de naam van de klant klikt, dan ziet u de diensten die aan de klant zijn gekoppeld. En als u de dienst uitklapt, dan ziet u de activiteiten en de namen van de medewerkers die aan de dienst zijn gekoppeld waarvoor u uren kunt plannen. 2a Met behulp van een wizard De wizard gebruikt u als u resources uit het vorige jaar wilt kopiëren, geplande uren wilt verplaatsen of kopiëren, of geplande uren wilt verwijderen. U start de wizard met deze knop:     In dit voorbeeld kiezen we ervoor om gegevens van vorig jaar te kopiëren, waarna de wizard wordt weergegeven. In de periode januari 2021 tot en met december 2021 zijn alleen uren geregistreerd en nog niet gepland, dus selecteert u Urenregistraties bij Te kopiëren gegevens selecteren.   In het volgende onderdeel van de wizard kunt u kiezen welke diensten en activiteiten u wilt kopiëren:   En in het laatste deel van de wizard krijgt u een overzicht van welke gegevens worden gekopieerd. Nadat u op de knop Bevestigen hebt geklikt, wordt de resourceplanning bijgewerkt. De 25 uur die Robert de Lange in 2021 had geregistreerd, ziet u nu in de planning voor 2022:    2b Handmatig plannen Hebt u geen gegevens die u van een vorig jaar kunt kopiëren, dan kunt u de planning handmatig maken. Via de knop Uren toekennen kunt u het totaal aantal uren eenvoudig toekennen aan meerdere perioden:  De knop Overzicht maakt inzichtelijk of een medewerker tijd heeft om met activiteiten aan de slag te gaan. De contracturen in dit overzicht worden bepaald door het werkschema dat u aan de medewerker hebt gekoppeld. 3 Geregistreerde en geplande uren vergelijken In januari 2022 bent u drie uur met de boekhouding van klant Deugro bezig. Nadat u deze drie uur hebt geregistreerd, kiest u Rapporten > Geplande uren en ziet u de afwijking tussen de geplande en geregistreerde uren:

In deze video laten wij zien hoe je in Visma Advisor een Visma eAccounting samenwerking activeert.    

In deze supportnote ziet u een voorbeeld van hoe u kunt omgaan met het werken met voorschotten in Advisor. De supportnote is verdeeld in deze onderwerpen: Afspraak met de klant Vastleggen van gegevens Inzetten van rapportage Verrekenen van voorschotten 1. Afspraak met de klant U spreekt spreekt met de klant af de boekhouding van de klant te doen en daarvoor minimaal 2400,- euro per jaar in rekening te brengen. Daarbij gaat u er vanuit dat er 2 uur per maand voor de boekhouding nodig is. De uren die u extra nodig heeft voor de boekhouding van de klant, worden bij de klant in rekening gebracht voor 100,- euro per uur. De klant ontvangt iedere maand een factuur van 200,- euro. De eventuele extra uren worden per kwartaal gefactureerd. 2. Vastleggen van gegevens Via Instellingen > Diensten wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd. Via Instellingen > Prijslijsten wordt een prijslijst toegevoegd waarin wordt vastgelegd dat voor alle activiteiten een prijs van 100,- euro geldt.   In de klantgegevens wordt de prijslijst “100,- per uur” geselecteerd: Op het tabblad Diensten bij de klant wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd. Op het tabblad Prijsstelling bij de klant wordt deze prijsstelling van het type “Vaste prijs” toegevoegd:   Nadat in de prijsstelling is gekozen voor Declaratieschema bijwerken, ziet het schema er zo uit:   3. Inzetten van rapportage In de maanden januari en februari heeft de klant een factuur van 200,- euro ontvangen. Voordat u de declaratie van maart aanmaakt, bekijkt u het rapport Vaste prijs over de periode tot en met maart om inzicht te krijgen in het eerste kwartaal:     Het was gepland dat er in het eerste kwartaal 600,- euro zou worden gedeclareerd. Januari en februari zijn al gedeclareerd, dus er is nog 200,- euro te declareren. U schatte in het eerste kwartaal 6 uur nodig te hebben voor de boekhouding van de klant, maar er is 7 uur geregistreerd. Omdat een uurtarief van 100,- euro is vastgelegd, is in de kolom Afwijking -100 zichtbaar. Oftewel er is in het eerste kwartaal 100,- euro te weinig gedeclareerd. De kosten (-490) worden bepaald door het uurtarief van de medewerker (70) te vermenigvuldigen met het daadwerkelijk aantal uur dat de medewerker bezig geweest is (7). De contributiemarge wordt bepaald door deze kosten van de geplande declaraties af te trekken.  4. Verrekenen van voorschotten Van januari tot en met februari blijkt er 5 uur te zijn geregistreerd. U kunt deze registraties niet meer bewerken en maakt een nieuwe urenregistratie aan waarbij Declarabele uren naast vaste prijs wordt gemarkeerd en 0,00 wordt ingevoerd bij Uren, omdat de extra uren al zijn geregistreerd. Het gaat hier alleen om het declareren van extra uren. Daarom wordt bij Declarabele uren het aantal extra bestede uren opgegeven. De prijs van deze declarabele uren is 100,- euro, dit is bij stap 2b in de prijslijst vastgelegd.   U maakt hierna de declaratie van maart aan en ziet dat er zoals verwacht 300,- in plaats van 200,- euro wordt gedeclareerd:    Nadat deze declaratie voltooid is, wordt opnieuw het rapport Vaste prijs opgevraagd en daarbij wordt Declarabele uren naast vaste prijs gemarkeerd:   Het rapport toont nu dat het gedeclareerde bedrag aansluit op het aantal geregistreerde uren. In de kolom Afwijking staat dan ook nu 0:  

U bent vast bekend met de Visma eAccounting app, maar wist u dat het ook mogelijk is met andere Visma Online-oplossingen op een smartphone te werken? Visma Online is namelijk geoptimaliseerd voor de weergave in een browser op uw smartphone. Zo kunt u bijvoorbeeld via uw smartphone uren registreren in Advisor.   Start op uw smartphone een browser (bijvoorbeeld Google Chrome) en ga naar Visma Online:     Nadat u uw e-mailadres en wachtwoord hebt opgegeven ziet u het overzicht van uw diensten:     Als u Visma Advisor kiest, dan wordt uw actielijst  getoond en daaronder de grafieken die u hebt toegevoegd aan het tabblad Overzicht van uw startpagina:     Als u via de drie liggende streepjes het menu opent, dan ziet u de opties die u in de browser op uw smartphone kunt kiezen:     Als u het klokje kiest, dan kunt u uren registreren:  

Boekjaren of periodes in Visma eAccounting blokkeren In deze supportnote ziet u het verschil tussen het blokkeren van een boekjaar en het blokkeren van een periode in eAccounting.   Boekjaren blokkeren U blokkeert een boekjaar als volgt: Ga naar Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. Selecteer het boekjaar dat u wilt blokkeren. Klik op Bewerk. Markeer Blokkeer boekjaar. Klik op Bewaar.         Als u een boekjaar blokkeert, kunnen in dat boekjaar geen boekstukken meer worden geboekt, tenzij u het boekjaar weer deblokkeert. Periodes blokkeren U blokkeert een periode als volgt: Ga naar Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Kies bij Boekhouding geblok. t/m de periode die u wilt blokkeren. Klik op Bewaar.       Er is een verschil tussen het blokkeren van een boekjaar met Instellingen - Boekjaren en openingsbalans en het blokkeren van periodes met Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Als u periodes blokkeert, dan mag u nog steeds boekstukken boeken op de laatste dag van het boekjaar. Op die manier kunt u altijd correcties boeken, zelfs als u Boekhouding geblok. t/m December hebt gekozen.   Diensten/controlemomenten automatisch als voltooid markeren in Visma Advisor Als u een samenwerking in Visma eAccounting hebt, dan kunnen de controlemomenten in Advisor automatisch worden bijgewerkt, zodra een medewerker van het accountantskantoor een dienst in eAccounting heeft uitgevoerd.    1. Ga naar Instellingen - Diensten om de controlemomenten te kiezen die automatisch moeten worden bijgewerkt. Dit kan niet als in de dienst de Periode op Week is ingesteld. 2. Kies de handeling waarmee het controlemoment als voltooid moet worden gemarkeerd 3. Klik op Opslaan.   Let op: Als u in Visma eAccounting een geblokkeerde periode deblokkeert, dan moet u in Visma Advisor de controlemomenten die aan die geblokkeerde periodes zijn gekoppeld, handmatig bijwerken.

In deze supportnote lees je hoe je zelf een beëindigde licentie van een klantadministratie kunt activeren en zo de samenwerking kunt herstellen.   Ga in Visma Advisor via Klanten naar de klantenkaart van de te activeren administratie en selecteer het tabblad Samenwerkingen.  Klik op Lees meer bij de service Visma eAccounting; selecteer het gewenste abonnement en klik op Activeren.   Vul de gevraagde gegevens in met behulp van het uitrolvenster en klik op Volgende om het samenwerkingsverzoek te verzenden  Laat de hoofdcontactpersoon (de klant) inloggen met zijn geregistreerde e-mailadres en wachtwoord bij www.vismaonline.com  Laat de hoofdcontactpersoon vervolgens bovenaan bij de rode melding de samenwerking accepteren door te klikken op Accepteer:   De samenwerking is hersteld en het icoon Visma eAccounting is weer zichtbaar in Advisor.   NB: voor het abonnement eAccounting Factureren geldt dit alleen wanneer zowel de samenwerking als de licentie is beëindigd en de klant niet na het beëindigen van de samenwerking zelfstandig heeft doorgewerkt met Visma eAccounting.

Vraag Hoe kan ik toch journaalposten importeren als er (nog) geen koppeling is? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bijvoorbeeld loonjournaalposten uit Nmbrs of Loket te verwerken via de API-koppeling. Maar wat als u met een andere salarisapplicatie werkt die niet gekoppeld is? Of uw klant werkt met een kassasysteem dat niet aan Visma eAccounting kan worden gekoppeld? Dan zou Visma eAccounting Mutatie Import een goed alternatief kunnen zijn.    Op onze websitepagina https://import.eaccounting.nl kunt u bij eAccounting Mutatie Import inloggen en mutaties in de Visma eAccounting-administratie van uw klanten importeren. U kunt mutaties importeren die de vorm hebben van de volgende boekstukken:  Verkoopmutaties  Loonjournalen  Kasstaten  Memoriaalboekingen Wilt u zien hoe deze gratis module werkt? Bekijk dan onze video op YouTube.

Vraag Hoe kan ik gegevens uit Visma Online Samenstel-assistent exporteren naar Excel? Antwoord In het venster Journaalposten van Visma Online Samenstel-assistent gaat u rechts bovenaan naar de knop met de drie streepjes. Als u daarop klikt, dan worden de vensteropties weergegeven. Kies onder Opdrachten de opdracht Exporteer naar Excel. Alle kolommen met hun (geselecteerde) gegevens in dit venster worden dan geëxporteerd naar een bestand. Dat bestand kunt u in Microsoft Excel openen en daar eventueel verder bewerken.    

In deze supportnote lees je hoe je zelf het probleem kunt verhelpen wanneer de klant geen e-mail krijgt na het versturen van een samenwerkingsverzoek vanuit Visma Advisor.   Laat jouw klant eerst nagaan of de e-mail bij de spam binnen is gekomen. Zo niet, dan dient jouw klant in te loggen bij www.vismaonline.com met het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord*.   Op de pagina Mijn diensten selecteert je klant het uitroepteken en klikt op Accepteer bij Uitnodiging voor het starten van een samenwerking.        De samenwerking is nu actief.   Ziet jouw klant de tegel van de zojuist ingeschakelde dienst niet? Kies dan in het uitrolvenster Gebruikers en diensten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij de gewenste dienst en bewaar.   *Wanneer de gebruiker zijn wachtwoord niet weet, kies dan na de invoer van het e-mail adres voor Wachtwoord vergeten ?. In het volgende scherm kiest de gebruiker voor Wachtwoord herstellen. De gebruiker krijgt dan een link toegestuurd voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. 

Services starten  In Visma Advisor is het mogelijk om gekoppelde services in de samenwerking te starten. Hierdoor kunt u vrij snel en eenvoudig, zonder in te loggen, Visma eAccounting of Visma Financial Overview starten voor de klant waarvoor u aan het werk bent. In deze supportnote laten we u zien hoe u dit ook voor Visma Online Samenstel-assistent kunt instellen. Directe koppeling naar bedrijf kopiëren In Visma Online Samenstel-assistent vindt u voor elk bedrijf een directe koppeling bij Beheer - Bedrijven. Klik op een bedrijf, zodat in het rechtergedeelte van het venster de bedrijfsgegevens worden weergegeven. Onder deze gegevens vindt u de Directe login en een knopje om de daarachterliggende website-url te kopiëren. Klik op deze knop om de link naar dit webadres tijdelijk op uw klembord op te slaan. Service toevoegen in Visma Advisor In Visma Advisor selecteert u de betreffende klant bij Klanten. In de kop van de geopende klantenkaart ziet u het blokje Services starten. Hoogstwaarschijnlijk ziet u daar al de pictogrammen om voor deze klant Visma eAccounting en/of Visma Financial Overview snel op te kunnen starten.  Klik op de link Services starten om een nieuwe service handmatig toe te voegen. Voer in het vervolgvenster Link toevoegen een tekst voor de link in en plak het webadres vanuit uw klembord (Ctrl+V). Klik hierna op Opslaan. Het blokje Service starten heeft er nu een nieuwe service bij waarmee u voor deze klant vanuit de klantenkaart, zonder inloggen, het bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent snel en eenvoudig kunt starten op een nieuw tabblad in uw internetbrowser. Twee extra tips Tip 1: In het venster met het overzicht van de klanten hebt u ook de mogelijkheid om alle gekoppelde services te starten. Ook deze nieuwe koppeling is hier zichtbaar. Tip 2: Hebt u nog meer services die een directe koppeling met deze klantgegevens aanbieden? Denk aan Visionplanner, Nextens, Nmbrs of een andere toepassing? Voeg ze dan op dezelfde wijze hier toe. Hebben ze geen directe koppeling met de klantgegevens? Overweeg dan er een Externe koppeling voor aan te leggen.