Vejledninger i Visma.net ERP

I Visma Financials kan du få systemet til automatisk til at generere et FI-kort nummer til brug for indbetalingsoplysninger på dine salgsfakturaer. Det har den betydning af dine indbetalinger fra kunderne nemt og fejlfrit kan indlæses, bogføres og udlignes hurtigst muligt, hvilket sparer dig for unødvendigt tid til manuel registrering.

I visma.net ERP har alle brugere kolonneopsætninger, som definerer hvilke kolonner de ser under fx Salg/købsfakturaer, ordrer osv.  I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du kan dele din opsætning med andre brugere, men også hvordan du redigerer opsætningen.    Først og fremmest, for at du kan dele din opsætning, skal du have rollen “administrator”. Har du denne, så får du muligheden “værktøjer” inde i diverse faner, hvor du under har “del kolonneopsætning”   Måden du ændrer kolonneopsætningen på, er at du klikker inde i fx Kladdetranssaktioner, salgsfakturaer, salgsordre osv her :   Klikker du her, kan du justere rækkefølgen felterne står i, som du kan sammenligne på mit billede med kolonnerne ovenover   Når du har lavet din opsætning her, kan du gå tilbage til “del kolonneopsætning” og så vælge hvilken tabel du gerne vil dele, hvor du så bagefter kan vælge hvilken brugere du gerne vil dele den med.     Så vil brugeren have adgang til at benytte din opsætning af kolonneopsætning. Du kan også sætte hak i “brug som standard” samt “overstyr brugerens personlige indstillinger”, hvor den så tilsideser brugerens egne indstillinger, og tvinger din opsætning ind som standard, hvor den dog stadig kan redigeres af brugeren, men sletteres eksisterende opsætning. Vil du ikke have den overskrider indstillinger skal du selvfølgelig bare undgå at sætte hak i den. Hvordan skifter jeg tilbage til standardopsætningen? Er der gået kuks i den og man vil tilbage til standard, kan du inde i kolonneopsætning vælge “tilbage til standard”   Hvis du har aktiveret et kolonnelayout og ønsker at skifte til standardlayoutet, skal du slette det eksisterende. Åbn kolonnekonfiguration og vælg "Slet standardkonfiguration", og tryk på OK. Vælg F5 for at opdatere skærmen. Du vil så se, at kolonnelayoutet er blevet nulstillet til systemets standard.

Et eksempel på en lokation, kan være eks. en hylde på et lager. Når varen har tilknyttet lokationen Hylde, kan du yderligere definere hvilken transaktion som skal være tilladt. Eks. om varen må sælges, modtages eller overføres fra den enkelte lokation

Du kender det! - Hverdagens bilag såsom huslejeopkrævninger, leasingkontrakter, el-afregninger, mobilabonnementer etc. som hver især, ligner hinanden med leverandører, tekster, kontering, beløb og som kun har minimum af forskellighed i form af forskellige datoer, fakturanumre kan være en tidsrøver og indtaste manuel!   Vi har fundet en måde, hvorpå du  kan gøre det nemt ved at gemme disse bilagstyper som skabeloner, og som efterfølgende kan hentes frem og blot tilpasses med de ting, som gør det enkelte bilag unikt.   Det betyder du sparer tid og samtidig er konsekvent i din registrering. Herunder viser vi dig hvordan du i 3 trin kan benytte dokumentskabeloner i dit daglige indtastningsarbejde

I denne guide vil jeg gennemgå forskellige muligheder for log-in til visma connect, altså portalen til visma produkter, for at du hurtigere vil kunne logge ind fremover. Start med først at logge ind ligesom du plejer på home.visma.com. Når du har gjort dette, vil du komme frem til nedestående skærmbillede.      Klik så i top højre hjørne (hvor der står dit navn), og vælg “mine indstillinger”.  Her vil du så komme til et skærmbillede, hvor du kan vælge “log-in uden adgangskode” og “log-in med adgangskode”. Log-in uden adgangskode er til at hurtigere logge ind uden du manuelt skal taste din kode, det kan fx være faceID på telefonen, touchID på din bærbar eller en usb nøgle til hurtig adgang.    Den første mulighed, er en biometrisk enhed, fx touchID (fingeraftryk), faceID eller lignende.    Hvis du vælger denne mulighed, bliver du bedt om at skrive din adgangskode til connect. Gør dette, og vælg så at tilføje en FIDO2 enhed. Gør du dette, bliver du bedt om at skrive koden til computer for en sikkerhedsskyld. Når dette er gjort, skal du angive et navn for enheden (fx kald den mac, bærbar, iphone eller hvad du vælger). For at bekræfte at alt er gjort korrekt og det er sat op, vil du nu kunne se den på listen over dine biometriske enheder til log-in uden adgangskode, samt vil du får en mail med at den er registreret.      En anden mulighed, er at øje sikkerheden ved dit log-in, ved at tilføje en form for 2 faktor godkendelse ved log-in. Dette kan du gøre under “log-in med adgangskode”. Her har du lidt flere muligheder.    Her er der følgende muligheder. Fido2 biometrisk enhed igen, hvor denne gang skal du både skrive koden samt den biometriske enhed.  Fido2 sikkerhedsnøgle kræver et eksternt produkt hvis man har sådan en nøgle, ellers kan den tilkøbes online (sælges ikke af visma).  Autentificerings-app som kan downloades på ens telefon, fx google authenticator (gratis), eller en anden tilkøbs app. Denne app danner en kode i små intervaller som skal bruges til at logge ind, så ingen kan logge ind på din konto uden både din kode til connect samt din telefon. Den sidste mulighed er SMS, hvor du kan få tilkoble et telefonnummer som skal have en SMS hver gang du vil logge ind, hvor den sender en kode ligesom autentificerings-app’en 2-faktor godkendelse KRÆVER at du først bruger Autentificerings-appen, da den skal ligge bagved som sikkerhed med nødkoder til hvis du mister dine andre enheder. Hver enhed (pc, mobil), kan huskes i op til 30 dage, dvs at hvis du beder den om det, behøver du kun bruge dette en gang hver 30. Dag.  Vi anbefaler kraftigt at man vælge “log-in med adgangskode” og sætte en 2 faktor godkendelse op der, både for sikkerheden over ens data, men også trygheden i at Ingen kan komme ind uden din godkendelse på din bruger.    Er du administrator for din konto, kan du inde i “admin” under konfiguration tilvælge “jeg vil gerne aktivere totrinsbekræftelse for mine brugere”, for at sikre at din virksomheds data er så godt beskyttet som muligt.  Dette vil så tvinge dine brugere til at aktivere 2 trins bekræftelse.  Er der nogle spørgsmål til det, så skriv en kommentar og så vil jeg besvare det hurtigst muligt. 

Sikkerhed omkring data er et emne som naturligt nok optager rigtig mange. Specielt oplever vi at spørgsmålet stilles i rådgivningsfasen overfor en ny kunde på Visma.net. Hvordan er det med GDPR og hvordan forholder man sig til en revision af datasikkerheden i min ERP løsning. På følgende link kan man orientere sig omkring emnet https://www.visma.com/trust-centre/

Likviditetsprognosen hjælper dig til et overblik over hvorledes forventet likviditet fordeler sig fremadrettet

Her kan du læse hvordan du henter ud en en rapport af typen Finansielle opgørelser fra et regnskab og lægger de ind i et andet.

Denne funktion i Visma.net Financials gør det enkelt at oprette én indkøbsordre (genbestilling) baseret på den aktuelle situation for dine lagervarer.