Vejledninger i Visma.net ERP

  Denne guide tager udgangspunkt i at du har fulgt opsætningsguiden. Ellers så start med opsætningsguiden. Eksempel på oprettelse af et udlæg   Når alle indstillinger er lavet, og du klikker på Oversigt, er du nu klar til at lave din første rejseafregning, kørebog eller udlæg.   I det følgende eksempel starter vi med at lave et Udlæg.     Indtast en beskrivelse og klik på Gem.     Indtast information om dit udlæg og tilføj også en fil eller et billede af din kvittering, der hører til udlægget og klik på Tilføj.     Du kan tilføje flere udlæg på samme Expense Claim ved at fortsætte med at tilføje dem. Når dit Claim er færdig, klik da på Næste.    I sammendraget kan du tilføje en kommentar eller et generelt dokument til din Expense Claim. Det kunne f.eks. Være den invitation du har modtaget til en konference, du har deltaget i.   I vores eksempel er det kun et måltid, vi vil Expense.   Klik på Send til godkendelse       Approval   Expense claim bliver godkendt og behandlet i Approval-flowet, som det nu er sat op og godkendt som vist i eksemplet nedenfor:     Håndtering af udlæg i “Tid og udlæg” i Visma.net Financials   Efter udlægget er godkendt i Approval dukker udlægget op i Visma.net Financials. Indbakke for udlæg Alle udlæg, som er godkendt i Approval, vil blive vist i Indbakke for udlæg. Denne menu finder du ved at gå til Menu - Tid og udlæg - Processer - Indbakke for udlæg. Her vil expenses, som er under behandling blive vist.   Kolonnen Eksternt udlægsnr er det registrerings ID, som stammer fra Expense samt beskrivelsen, som også er hentet fra Expense.       Klikker du på Oplysninger om udlæg vises detaljerne for udlægget, og hvordan det vil blive behandlet i Visma.net Financials.       Du kan bl.a se detaljer om hvilken Ikke-lagerført vare, som bliver benyttet, hvilken konto udlægget vil blive bogført på og med hvilken momskode.   Ser alt korrekt ud lukker du blot vinduet, markerer den/de linjer der er ok og klikker Kør.     De udlæg, du kører, får nu tildelt et Internt ref.nr. Når du klikker på nummeret vises et pop-up-billede af det Udlæg, der nu er oprettet og dets detaljer.       Klikker du på Regnskabsoplysningerne vil du se den Leverandørfaktura, der er blevet dannet på baggrund af udlægget       Og til sidst klikker du her på Leverandørfaktura - Ref. nr, hvor du ser detaljerne på fakturaen, som vil stå som Lukket i status.       På denne leverandørfaktura ser du, at fakturaen er koblet til medarbejderen, som en leverandør. Du ser bl.a. den kontering, der blev defineret i Expense på netop denne udlægstype. Du ser også en linje, som udligner fakturaen og tilføjer beløbet på en kontoen for Div. Tilgodehavender, som var den konto, der blev valgt til en midlertidig konto i Expense-opsætningen.

I denne guide vil jeg kort beskrive hvordan man opsætter og bruger tidsplaner. Ved hjælp af tidsplaner kan du automatisere din betalingsproces. I vinduet Kør betalinger er der oprettet en ny planlægger, som følge informationen delt d.07.09.2022. Planlæggeren er en funktion beregnet til at du kan skemalægge hvornår betalinger automatisk skal sendes til banken via Autopay, hvor man slipper for manuelt at hele tiden skulle ind og sende betalinger til banken. Generelt om skemalægning Dine ændringer gemmes automatisk, og du kan til enhver tid slette en tidsplan. Alle fakturaer med uoverensstemmelser er udelukket, når en tidsplan køres. Når en tidsplan er blevet kørt, vises den på fanen Status . Skulle en kørsel mislykkes af en eller anden grund, vises oplysninger om dette også på fanen Status .       Start med at gå ind på tidsplaner i kør betalinger (AP50301S)    Når du gør dette, får du denne side frem :     Opret en ny tidsplan   1. For at tilføje en ny tidsplan skal du klikke på knappen  Tilføj ny tidsplan i øverste venstre hjørne.     2. Indtast et navn til den nye tidsplan i  kolonnen Navn .     3. Vælg  virksomhedsfilialen i kolonnen filial. Som standard er den aktuelle virksomhedsfilial valgt.     4. Vælg Betalingsmetode: Du kan vælge en bestemt betalingsmetode eller dem alle .     5. Beholdningskonto: Du kan vælge en specifik løbende konto eller alle løbende konti. Bemærk, at kun løbende konti knyttet til den valgte betalingsmetode kan vælges.     6. Frekvens: Vælg intervalet altså  Dagligt eller  Ugentligt .     7. Dag I Betalingsbetingelser, som tilgås via menupunktet  Menu > Kreditor > Betalingsbetingelser (CS206500), er der indstillinger for, hvordan betalinger skal håndteres, hvis forfaldsdatoen sker i weekenden. Angiv hvilken ugedag tidsplanen skal køre. 7A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 7B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :  Billede til 7A.   8. Betalingsdato Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato eller Alle åbne dokumenter . Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato ,  Alle åbne dokumenter indtil næste kørsel  eller  Alle åbne dokumenter . På hver leverandør er der på fanebladet Betalinger i feltet Leveringstids for betaling (dage) indstilling for leveringstiden for betalinger. 8A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 8B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :     9. Tidszone: Vælg hvilken tidszone planlægningen skal bruge. Som standard foreslås browserens tidszone.   10. Tid: Vælg, hvilket tidspunkt betalingerne skal køre. Bemærk, at det er muligt at køre flere tidsplaner på samme tid.     11. Status . Klik på vælgeren til Til , når du vil begynde at bruge tidsplanen. Du kan til enhver tid ændre tidsplanen til Fra .  Bemærk, at hver gang der foretages en ændring af en tidsplan, deaktiveres den. Hvis du vil begynde at bruge det igen, skal du aktivere det.       Tidsplanstatus vises i kolonnen Status  yderst til venstre. Grå er inaktiv og grøn er aktiv.   Er der nogen spørgsmål, så skriv dem i kommentarfeltet 😊

I version 9.13 kom der et nyt betalingsforslags process. Denne guide hjælper til at fikse fejl samt forklare omkring status vinduet.      Bemærk! For at se det nye betalingsforslagsvindue skal dette være aktiveret og at du har en korrekt rolle tildelt i Admin, se opslaget per 07.08.22   Fanen Status viser alle betalinger, der af en eller anden grund ikke blev sendt til betaling.   Det betyder, at når Visma.net Financials forsøger at sende fakturaer til AutoPay og det ikke lykkes, så skal du som bruger tage dig af problemet hurtigst muligt, så fakturaerne kan sendes til betaling. Se, ret og send igen betalingerne igen. Du kan administrere alt dette fra fanen Status. De forskellige statusser       Alle betalingspakker (enten oprettet manuelt eller via skemaer og) sendt til AutoPay vil blive vist på fanen Status med en af ​​følgende statusser: Sendt til AutoPay: Betalingsbatchen er blevet sendt til AutoPay. Mislykket: Nogle linier i betalingen har en fejl, som betyder, at betalingen ikke blev sendt til AutoPay. En betaling, der behandles, har status: I gang En betaling kan også få status: Arkiveret . Dette sker når en tidsplan køres og der ikke er nogen fakturaer at sende til AutoPay, så får den status Arkiveret. Dette sker også i de tilfælde, hvor alle fakturaer fra en betaling vises igen på fanen Kør betalinger,  når pakken af ​​en eller anden grund ikke kunne sendes til AutoPay. Vigtigt at vide På listen bør der ikke være nogen betalinger med status Mislykket. Alle anmodninger med denne status bør behandles hurtigst muligt, og derfor vises alle poster med denne status øverst på listen Alle poster med status Mislykket kan rettes, det er bare et spørgsmål om hvordan. Nogle kan rettes på fanen Status og genindsendes fra denne fane. Andre med status Arkiveret  administreres fra fanen Kør betalinger og genindsendes fra denne fane. Se indholdet af betalingspakken       Klik på pilen yderst til højre i rækken for at se oplysninger om betalingen.       Nu vises listen over alle fakturaer, der er inkluderet i betalingen.         Skulle betalingen indeholde en fejl, vises oplysninger om fejlen i statusfeltet, for eksempel et forkert kontonummer. Du kan direkte fra denne fane åbne leverandøren og fakturaen (i et nyt vindue) for at rette eventuelle fejl. Når fejlen er rettet, skal du blot klikke på knappen Send igen  og lukke for at sende betalingsbatchen igen. Sådan rettes fejl Trin 1     Klik på knappen yderst til højre i rækken med den forkerte betaling.   Trin 2       Læs fejlmeddelelsen og se, om du kan bruge oplysningerne til at forstå, hvad fejlen er.   Trin 3       Hvis det er nødvendigt, kan du bruge søgefeltet til at finde den forkerte faktura. Alle søgbare felter kan søges delvist , undtagen bankkontonummer, som er krypteret. For at søge efter dette skal du indtaste hele bankkontoen fra fejlmeddelelsen.   Trin 4     Klik på fakturaen for at åbne leverandørfakturaen i et nyt popup-vindue, ret fejlen. Gem derefter og luk derefter pop op-vinduet.   Trin 5       Klik på  knappen Send igen og luk . Den nye betaling vises på fanen Status med statussen I gang .   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses?   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses, er alle fakturaer i betalingen allerede tilgængelige til betaling igen i fanen Kør betalinger. Når du har åbnet betalingens detaljer på fanen Status, skal du blot klikke på knappen Filer og Luk. Du går derefter til fanen  Kør betalinger og laver en ny betalingsbatch for disse fakturaer.  

Guide til opsætning af konsolidering

Visma.net ERP er nu ISO 27001 certificeret!     Vi er glade for at kune informere om at Visma.net ERP nu er ISO 27001 certificeret! ISO 27001 er en international anerkendt standard som definerer kravene til hvordan en organisation håndterer rutiner omkring informationssikkerhed.   Visma’s model for leveranse af sky tjenester er: Visma Cloud Delivery Model (VCDM), en fælles standard for udvikling og drift af sky tjenestene i Visma.    VCDM er ISO 27001 certificeret og Visma.net ERP er nu godkendt i denne model.   Du læse mere om certificeringen af VCDM på nedenstående link:    Security first: “ISO 27001 fitted Visma’s Cloud Delivery Model like a glove”    Og læse mere om udviklingen af VCDM:   Our Large Scale DevOps Transformation