Vejledninger i Visma.net ERP

I denne guide vil jeg gennemgå forskellige muligheder for log-in til visma connect, altså portalen til visma produkter, for at du hurtigere vil kunne logge ind fremover. Start med først at logge ind ligesom du plejer på home.visma.com. Når du har gjort dette, vil du komme frem til nedestående skærmbillede.      Klik så i top højre hjørne (hvor der står dit navn), og vælg “mine indstillinger”.  Her vil du så komme til et skærmbillede, hvor du kan vælge “log-in uden adgangskode” og “log-in med adgangskode”. Log-in uden adgangskode er til at hurtigere logge ind uden du manuelt skal taste din kode, det kan fx være faceID på telefonen, touchID på din bærbar eller en usb nøgle til hurtig adgang.    Den første mulighed, er en biometrisk enhed, fx touchID (fingeraftryk), faceID eller lignende.    Hvis du vælger denne mulighed, bliver du bedt om at skrive din adgangskode til connect. Gør dette, og vælg så at tilføje en FIDO2 enhed. Gør du dette, bliver du bedt om at skrive koden til computer for en sikkerhedsskyld. Når dette er gjort, skal du angive et navn for enheden (fx kald den mac, bærbar, iphone eller hvad du vælger). For at bekræfte at alt er gjort korrekt og det er sat op, vil du nu kunne se den på listen over dine biometriske enheder til log-in uden adgangskode, samt vil du får en mail med at den er registreret.      En anden mulighed, er at øje sikkerheden ved dit log-in, ved at tilføje en form for 2 faktor godkendelse ved log-in. Dette kan du gøre under “log-in med adgangskode”. Her har du lidt flere muligheder.    Her er der følgende muligheder. Fido2 biometrisk enhed igen, hvor denne gang skal du både skrive koden samt den biometriske enhed.  Fido2 sikkerhedsnøgle kræver et eksternt produkt hvis man har sådan en nøgle, ellers kan den tilkøbes online (sælges ikke af visma).  Autentificerings-app som kan downloades på ens telefon, fx google authenticator (gratis), eller en anden tilkøbs app. Denne app danner en kode i små intervaller som skal bruges til at logge ind, så ingen kan logge ind på din konto uden både din kode til connect samt din telefon. Den sidste mulighed er SMS, hvor du kan få tilkoble et telefonnummer som skal have en SMS hver gang du vil logge ind, hvor den sender en kode ligesom autentificerings-app’en 2-faktor godkendelse KRÆVER at du først bruger Autentificerings-appen, da den skal ligge bagved som sikkerhed med nødkoder til hvis du mister dine andre enheder. Hver enhed (pc, mobil), kan huskes i op til 30 dage, dvs at hvis du beder den om det, behøver du kun bruge dette en gang hver 30. Dag.  Vi anbefaler kraftigt at man vælge “log-in med adgangskode” og sætte en 2 faktor godkendelse op der, både for sikkerheden over ens data, men også trygheden i at Ingen kan komme ind uden din godkendelse på din bruger.    Er du administrator for din konto, kan du inde i “admin” under konfiguration tilvælge “jeg vil gerne aktivere totrinsbekræftelse for mine brugere”, for at sikre at din virksomheds data er så godt beskyttet som muligt.  Dette vil så tvinge dine brugere til at aktivere 2 trins bekræftelse.  Er der nogle spørgsmål til det, så skriv en kommentar og så vil jeg besvare det hurtigst muligt. 

Det kan forekomme, at du ved enden af regnskabet året gerne vil have justeret kostprisen på en vare af forskellige årsager, og denne vejledning vil guide dig igennem til hvordan det gøres bedst muligt.   Metoden og menuen der skal bruges til dette, er "Justeringer" (IN3030PL) under "Lagermodulet". Jeg skal gøre opmærksom på, at det ikke er helt ligegyldigt hvilken "værdiansættelsemetode", der er anvendt på varen.   I mit eksempel, har jeg et varenr "SKAFFE" med en kostpris på 80,-/stk, og denne vil jeg gerne have ændret til eks. 40,-/stk. og jeg benytter værdiansættelsesmetode "FIFO"   Jeg åbner menuen "Justeringer" og trykker på +, for at lave en ny justering. Tryk varelinje og udfyld felter efter behov. Husk at indtaste korrekt varelager, hvis du har flere varelagre. For at få et bedre overblik, over hvad du har lavet med denne justering, så vil jeg anbefale, at du tager alle antal ud først med nuværende kostpris og tilføjer dem igen med den kostpris/stk, du gerne vil have på liggende, som lagerværdi. Billede 1 NB! Husk, at indtaste korrekt dato. Når jeg forsøger, at gemme denne justering, vil den fejle, fordi, at jeg bruger "FIFO", og derfor SKAL den være knyttet til en varemodtagelsenr., og jeg er derfor nødt til at slå op og finde et modtagelsesnr, som jeg kan linke til. Billede 2 Man kan indsætte en årsagskode, hvis man vil, men er ikke nødvendigt for processen. Resultatet er, at nu ligger min vare, "SKAFFE", på lager med en værdi 40,-/stk. Tryk nu på "Frigiv" og justeringen bliver bogført.   Systemet laver efterfølgende også et batch med reguleringen i regnskabet, sådan, at der er overensstemmelse med lagerværdi i regnskabet og lagerværdi på lageret. Et skærmbillede af regnskabsbatchen: Billede 3   Sådan får du reguleret kostprisen.

For at en forudbetaling til en leverandør, skal gå via AutoPay, så skal den oprettes i Leverandørfaktura modulet med en dokumenttype Forudbetaling.   Gå til Leverandør - Leverandørfaktura (skærmID AP301000) og opret en ny leverandørfaktura med følgende værdier 1. Dokumenttype ændres til Forudbetaling 2. Indtast leverandørnummer. 3. Opret en ny varelinje 4. Gå til feltet Beløb og indtast beløbet, som skal forudbetales 5. Hvis leverandøren er med moms, da skal du også ændre momskategorien til I0 (i nul) 6. Se bort fra kontonummeret, da den ikke benyttes for dokumenttypen "Forudbetaling" 7. For yderligere tekst til betalingen, gå til fanen Regnskabsoplysninger og benyt Betalingsmeddelse 7. Gem forudbetalingen 8. Gå til Handlinger og tryk på AutoPay-betalingsproces 9. Resten af processen gennemføres via Kør betaling Sådan kan en forudbetaling se ud: Herefter skal den overføres til AutoPay og gøres via Handlinger. Her tilføjet ekstra betalings tekst til overførslen.   Der kan også overføres i valuta.    

I denne guide vil jeg gennemgå en af vores nyere funktioner, altså at kunne sende sine rapporter til SKAT.  Som det første trin, skal man ind og give vores ERP adgang til at lave en forbindelse til ens SKAT.  Det gør man via dette link : https://pdcs.skat.dk/dcs-atn- gateway/nemlogin?targetUrl= aHR0cHM6Ly9udHNlLnNrYXQuZGsvbn RzZS1mcm9udC9jb250ZW50P2lkPWZy YW1lOjJGQUF1dG9yaXNlcnJldmlzb3 JtZmw= Her vælger man Visma Software A/S som ens udbyder, hvor man så via ens CVR nummer danner en forbindelse til SKAT.  Så er vi igennem al opsætning.  For at sende rapporten, skal du gå i "Kør momsrapport" (ScreenID TX502000), og vælge "send".   Når du sender en rapport herinde, vil der åbnes en ny fane hos "AutoReport", som er vores rapporteringsmodul, hvor man kan se status på forsendelsen, downloade momsrapporten eller arkivere de gamle.   

I approval er der kommet et nyt iframe inde i vores godkendelsesbillede.  Dette billede har med formål at sørge for at man hurtigt og overskueligt kan godkende bilag uden at skulle hoppe mellem faner og lede efter bilagsdetaljer, som man har skulle før. Nu har vi samlet alt i et sted.  For at sørge for at man selv kan customize hvad man ser, så kan man ude til højre vælge at skjule/vise de forskellige dele. Dette kan være brugbart såfrem man fx ikke bruger kommentar feltet eller andet.  Ruller man ned på siden, kan man se at der er redigeringsfeltet hernede. Dette gør dog at man ikke kan se så meget af bilaget. Min anbefaling er at man klikker hvor pilen er på mit billede, så bilaget altid vil stå til højre, for fx redigeringsfeltet. I mit næste billede har jeg skjult kommentarer, samt klikket på den knap jeg lige har vist, og nu kan man se hele godkendelsesdelen hurtigt og nemt, og dermed har jeg lavet en opsætning som jeg kan bruge til at let og overskueligt godkende mine bilag med knappen "godkend" øverst til højre Er der spørgsmål eller feedback til dette nye UI, må i endelig skrive det i kommentar feltet.  

I expense er der blevet udgivet et nyt user interface, som jeg hurtigt vil gennemgå i denne guide.  Når du inde i expense trykker på "opret nyt udlæg" så kommer der nu en dialog boks op, hvor man kort kan vælge afdeling, produktgruppe eller projektnummer.    Bagefter dette, bliver man mødt af en lidt tom side. Her kan du klikke på "tilføj udlæg"   Her kommer man så til et pop-up hvor man kan udfylde diverse detaljer omkring udlægget.    Formålet her, er for at beskrive hvor du opretter et udlæg for. Dette felt er ikke beregnet til noter, men mere en kort beskrivelse om hvad man laver et udlæg for. Når man har udfyldt felterne og uploadet sin kvittering/faktura, kan man klikke "tilføj".  Så har man tilføjet udlægget. Er der ikke mere, kan man vælge "send til godkendelse" i højre bar, og ellers kan man tilføje noter som vist nedenunder   Er der spørgsmål eller feedback til det nye userinterface, hører jeg meget gerne på dem. 

I denne guide vil jeg gennemgå hvad der skal sættes op for at kunne benytte Nordea med AutoPay.     Til at starte med, så skal man Kontakte ens Cash Management Rådgiver eller almindelig rådgiver hos Nordea. Vigtigt at informere banken at det drejer sig om integration til Visma.net AutoPay Nordea udarbejder aftale ud fra kundens behov ( valg af netbank, Corporate Access) Ved signeret aftale udleverer Nordea et CCM ID som skal bruges i oprettelse af AutoPay. Når dette er gjort, er man klar til at sætte AutoPay op Gå til Admin Vælg det firma der skal aktiveres Aktiver AutoPay Klik “Save” Gå til Admin Vælg det firma rollerne skal tildeles i Under “AutoPay” find og tildel rolle pr. Bruger (klik på i-ikonet for at få information vedr.rollens anvendelse) Vigtigt at vælge “Administrator” på 1.bruger for at kunne oprette bankaftaler etc. Klik “Gem & Luk” Gå bagefter til brugere og tildel roller (er man i tvivl om rollerne kan man klikke på (i) ude til højre for rollen   For at kunne fortsætte med at bruge AutoPay, skal man sætte 2FA op.     Gå til AutoPay Klik Administration Klik “Ny aftale” Vælg Nordea som Bank         Bagefter skal man indtaste diverse info i de forskellige faner. Udfyld CCM med NB foran (fx NB123456789012) I næste fane skal man udfylde disse felter       Vælg så hvilke data vi må behandle   Vælg kun “CA XML ACCOUNT STATEMENT EXTENDED” og så CAMT.053. (vælg Gerne CAMT.054 hvis muligt) (Ved valg af flere, overføres der flere filer, men ikke yderligere data. Banken trækker normalt et gebyr per fil, så det vil kun medføre meromkostninger).     Til  sidst kontroller alt dataen i opsummering Gå så ind i ERP systemet   Og gå til betalingsmoder. Sæt hak i opret batchbetalinger. Kontroller så at autopay er aktiveret under beholdningskonti    

I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man forbinder dataløn og Visma.Net ERP. Dette kræver at man benytter dataløn som lønsystem Start med at være i ved dataløns side.  Identificer Visma.net integrationen på websiden integrationer, og tryk på Tilmeld. (Integrationer findes via DataLøn's forside, tryk på tandhjulet og derefter på Integration til andre systemer)   Det er en forudsætning for integrationen, at DataLøn får forbindelse til Visma.net's API. Tryk på knappen Forbind til Visma.net   Du videresendes nu til Visma.net's login side. Indtast dine kontooplysninger til Visma.net og tryk på Sign in   Og så tryk på Allow.   Når forbindelsen til Visma.net er oprettet, vendes der tilbage til opsætningen. Tryk på Næste for at fortsætte opsætningen.   Vælg den virksomhedskonto i Visma.net, som der skal overføres bogføringsdata til. Såfremt der kun er tilknyttet én virksomhed, vil den automatisk være valgt.   Når du har valgt virksomhed, tryk på Næste     Opsætningen af kontoplanen sikrer, at bogføringsdata fra DataLøn overføres til de korrekte kontoer i Visma.net. DataLøn har en række predefinerede grupper af bogføringsposter, som hver især overføres til en konto i Visma.net, f.eks. A-indkomst & AM-bidrag af løn.   Hvis man trykker på en af grupperne, f.eks. A-indkomst & AM-bidrag af løn vil det fremgå, at hver gruppe kan bestå af en række forskellige bogføringsposter. Hvis man ikke ønsker at alle posterne i en gruppe skal overføres til den samme konto i Visma.net, kan man deaktivere grupperingen. Dette gøres ved at fjerne markeringen ud for teksten Brug samme Visma.net konto for alle i gruppen.   Når man har besluttet, om der skal anvendes gruppering, kan man efterfølgende vælge den/de kontoer, som bogføringsposterne, skal overføres til i Visma.net. Trykker man på listen, vil alle aktive Visma.net kontoer blive vist. Listen af kontoer er søgbar. (OBS! Hvis der mangler en Visma.net konto i listen, bør du kontrollere om den er aktiv i Visma.net, da det kun er aktive Visma.net kontoer, der vises i listen)   Hvis man ønsker at gendanne kontoopsætningen til Visma.net's standard kontoplan, kan man trykke på Gendan standardkontoplanen…   ... og tryk på Bekræft gendannelsen. Vær opmærksom på, at din egen opsætning vil gå tabt.   Når kontoopsætningen er gennemført, tryk på Næste   I DataLøn har man mulighed for at oprette bogføringsgrupper, dvs. en gruppering af virksomhedens lønmodtagere. Hvis man aktiverer funktionen underkonti, kan man tildele en underkonto til hver bogføringsgruppe. Tryk på Ja hvis du ønsker at tildele underkonti.   Aktiverer du funktionen underkonti, vil der blive vist en komplet liste over dine bogføringsgrupper fra DataLøn. Under hver bogføringsgruppe kan du sammensætte en underkonto blandt de underkontosegmenter, som man har indstillet i Visma.net. I nedenstående eksempel findes der tre underkontosegmenter, henholdsvis Distrikt, Afdeling og Team. Ud for hvert segment findes en liste med alle de aktiver segmentværdier fra Visma.net. Listen er søgbar. (OBS! Hvis der mangler en Visma.net segmentværdi i listen, bør du kontrollere om den er aktiv i Visma.net, da det kun er aktive Visma.net segmentværdier, der vises i listen)   Kontrollér venligst at alle bogføringsgrupper er tildelt en underkonto. Såfremt en bogføringsgruppe ikke er tildelt, vil der fremgå en besked (Endnu ikke valgt), som vist nedenfor.   Først når alle bogføringsgrupper er tildelt en underkonto, vil det være muligt at fortsætte opsætningen. Tryk på Næste for at fortsætte.   Når bogføringsdata overføres til Visma.net, oprettes der automatisk en kladdetransaktion i Visma.net, med alle posteringer. Hvis man ønsker at denne kladdetransaktion skal frigives/bogføres automatisk, kan man vælge at aktivere automatisk frigivning. For at aktivere, tryk på Ja.   Tryk på næste     Når opsætningen er gennemført skal man tage stilling til, om integrationen skal aktiveres. Integrationen vil først træde i kraft, når der er trykket på Ja. (OBS! Når integrationen er aktiveret, vil der først bliver overført data til Visma.net, når DataLøn har har gennemført næste lønkørsel - alle tidligere lønkørsler kan overføres manuelt via Overfør bogføringsdata i dataløn.   Tryk på Afslut

I denne artikel vil jeg kort gennemgå en smart funktion til hvis man vil masseopdatere beholdningskontoen på en masse poster i "Kør betalinger" Hvorfor er denne funktion vigtig? Brugen af masseændring hjælper dig med at spare tid ved at opdatere flere dokumenter på én gang. Opdatering af beholdningskontoen for flere dokumenter (leverandørfakturaer, leverandørkreditnotaer, kreditjusteringer osv.) på én gang i skærmbilledet "Kør betalinger" (AP50301S) har aldrig været nemmere. Du kan nu foretage ændringen med kun 3 klik. Dine ændringer kan gemmes uden at forlade vinduet "Kør betalinger". Når opdateringerne er bekræftet, afspejles dine ændringer automatisk både i fanen "Kør betalinger", på dokumentniveau i tabelvisningen og i vinduet "leverandørfakturaer". Hvordan kan du bruge den? Vælg de dokumenter, du vil opdatere beholdningskontoen for, gå til knappen "Massehandlinger", klik på "Skift beholdningskonto" og vælg den ønskede nye beholdningskonto.   

Her kommer et lille tip til matching af betalinger. Du kan nu automatisk matche fakturaer og kreditnotaer, når beløbet, der skal betales, er 0. I vinduet "Kør betalinger" (AP50301S) kan du nu frigive betalinger, når kreditnota + faktura(er) beløb = 0. For at betalingsanmodningen kan oprettes, når kreditnota + faktura(er) beløb = 0, skal du følge følgende trin: Aktivér indstillingen "Behandl automatisk fakturaer og kreditnotaer, hvor beløb, der skal betales, er 0" i vinduet "Leverandørindstillinger" (AP101000). Dokumentgrupperingen skal kun omfatte én kreditnota og én eller flere fakturaer, mens alle dokumenter skal bruge samme konto, valuta og betalingsmetode. Du kan vælge enten at betale alle fakturaer klar til betaling for en specifik leverandør, herunder en gruppe af dokumenter, der summerer til 0 beløb til betaling på det tidspunkt, ELLER kun at matche en gruppe af dokumenter, der summerer til 0 beløb til betaling.  

I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man opretter en ny konto i kontoplanen Til at starte med skal man gøre følgenende 1. Gå til "Menu" i toppen af venstre side 2. Gå til "Finans" 3. Gå til "Kontoplan"   Her får man så en liste over ens eksisterende konti. Vil man oprette en ny konto skal man gøre følgende overvejelser 1. Hvor skal den ligge i kontoplanen? (Nummer, type af konto) 2. Hvilken kontoklasse skal den ligge i? 3. Hvilken momskode skal den have? Når man har gjort følgende overvejelser, er man klar til at oprette den nye konto. For at oprette den, skal man vælge "+" i toppen.  Her skal man udfylde felterne såsom Kontonummer, kontoklasse, beskrivelse (navn på konto), posteringsfunktion (hvilken type konto det er), samt momskode.  Når man har udfyldt felterne med diverse information, så kan man klikke "Gem𝍍" (den lille harddisk) i toppen. 

Hej alle, I dag har vi lagt vores første kik på den nye salgs ordre fane.  Grunden til at vi allerede har lagt den ud selvom den ikke har alt, er for at få jeres vigtige feedback, for at vi ved vi arbejder den rette vej, til at bygge netop den fane som i ønsker.  Noget som man vil mærke når man bruger fanen, er hvor responsiv og hurtig den er. Den er nemlig meget hurtigere end den gamle fane, og kan med fordel bruges til hvis man skal taste flere linier ind.  Jeg har lavet en kort video hvor jeg gennemgår hvordan man bruger fanen

Et egenskab er en kvalitet eller karakteristika ved varebeholdningen, projektet, sagen, leadet, muligheden eller en anden enhed, der giver din virksomhed mere information. For eksempel: Nogle egenskaber kan være produktmærke, producent, lead-alder, køn eller industri. I fanen CS205000 kan du oprette nye egenskaber.  For at oprette dit egenskab, skal du klikke på "+" tegnet, og så indtaste information såsom Egenskabsnavn, beskrivelse, kontroltype, posteringsmaske og udfyldningsregel. Nedenunder finder du en beskrivelse af felterne.  Egenskab: Dette felt er det som man kan se på forespørgsler og i oversigter.  Beskrivelse: En beskrivelse af egenskabet. Dette kan være 30 tegn langt. Kontroltype:          Tekst:         Kontrollen vil være et felt, hvor brugeren kan indtaste tekst. For denne type kan du specificere en indtastningsvalideringsmulighed: en indtastningsmaske eller et regulært udtryk.         Kombination:         Kombination er et tekstfelt med en tilknyttet liste, så brugere kan indtaste eller vælge egenskabsværdien. For denne type kan du indtaste en liste over mulige værdier.        Flervalgs-kombinationsfelt:         Kontrollen vil være en liste med afkrydsningsfelter ved hver attributværdi, så brugere kan vælge flere muligheder. For denne type kan du indtaste en liste over mulige værdier.        Afkrydsningsfelt:        Kontrollen vil være et afkrydsningsfelt, der kan markeres eller fjernes for at slå indstillingen til eller fra.        Dato/tid:       Kontrollen vil blive brugt til at indtaste en dato. Posteringsmaske & Udfyldningsregel: Dette bruges såfrem at man har valgt "tekst". Her kan du bruge forskeller masker til at definere hvordan feltet tekst skal valideres. Mere information omkring de forskellige masker kan findes her. Har man valgt typen "Kombination" vil man have muligt for at indtaste nogle linier længere nede. Disse bruges til at definiere hvilken kombination af egenskaber denne egenskab er. Da egenskaber er noget man selv definerer hvad man skal bruge det til, kan vi ikke lave en god out-of-the-box rapport, og derfor skal man selv oprette sine egne generiske forespørgsler til disse rapporter, alt efter hvad man bruger dem til, samt hvordan man bruger dem. Et eksempel kunne være som vist nedenunder, hvor man bruger det til salg via vores modul OneStop Reporting.  

Hej alle, I næste uge vil det nye salgsordre billede blive lagt ud til alle kunder, hvor en bruger nu skal have nogle specielle roller for at kunne benytte denne fane.  Grunden til at vi har lavet en ny salgsordre fane, er at den nye salgsordre fane både er mere intuitiv, men også MEGET hurtigere end den gamle fane. Prøv den meget gerne, og lad os høre hvad i syntes.    Men hvordan sørger jeg for at jeg kan bruge den?   Gå til visma home, og vælg så "Admin"  Inde i admin, skal man først gå til "Brugere" og så vælge brugeren.  Bagefter skal man under brugerens roller give adgang til det som hedder: "Sales Creator (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne oprette salgsordre. "Sales viewer (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne se salgsordre men ikke oprette dem "Sales profit viewer (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne se marginen på salgsordre.    Hvis brugeren skal have adgang til det hele, så gerne giv dem alle tre roller, men hvis ikke, er det vigtigt at man får tildelt de rigtige roller til ens brugere. 

Hej alle, I denne guide vil jeg beskrive hvordan det supersmarte og effektive banktranssaktions håndterings værktøj “Uddrag fakturanummer” fungerer og hvordan man opsætter det. Dette værktøj kan bruges til at let trække information ud fra bankteksten hen til fakturanummer kolonnen Til at starte med, så gå ind i fanen “betalingsmetoder” (CA2040PL)   Vælg så jeres betalingsmetode (i dette eksempel betalingsmetode 1). Gå så under “betalingsindstillinger” og vælg + og tilføj en linie.   Vælg “Fakturaref nr præfiks” i bankdetaljetypen, og udfyld en beskrivelse såsom “faktura”. Nu skal vi til at sætte denne betalingsindstilling i brug, og “kode” den op til at kunne aflæse de forskellige linjer på ens betalinger. Gå under “beholdningskonti” (CA2020PL) og vælg din beholdningskonto.    Gå igen under “betalingsindstillinger” og vælg betalingsmetode 1   Udfyld i feltet “værdi” de præfikser som du vil have den skal afhente fakturanummeret på. Her kan det være i mit eksempel “faktura, invoice, f, Faktura, Invoice, F, Faktura:, faktura:”, alt efter hvad der bruges af tekster for jer i banken, alle separeret af et komma.   Nu vil den automatisk kunne føre teksten fra “trans. Beskrivelse” over til “fakturanummer”, hvor den udfylder fakturanummeret simpelt og hurtigt. 

Hej alle I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du bruger Visma.Net Expense sammen med Autopay, så du nemt og hurtigt kan betale dine medarbejders udlæg. Til at starte med, forventes der i denne guide at man har fulgt opsætningsguiden for Expense, så ens expense er sat korrekt op. Det er vigtigt at inde i Expense har man valgt sit arbejdsflow til at være i Autopay. Dette kan gøres her :     Betal udlæg   Når du har et udlæg der skal betales, så skal du gå i rapporter -> udbetalinger -> generer betalingsfil.   Her udfylder du relevant info som hvilken bankkonto den skal betales fra, samt hvilke udlæg der skal udbetales. Når du har markeret de rigtig felter, så vælg “Betaling via AutoPay”. Når du trykker på den knap, får du denne pop-up   Her skal du lige bekræfte at alt ser rigtigt ud, hvor du så siger “Send til AutoPay” en gang til. Gå nu ind i autopay og klik følgende.     Her skal du så markere betalingerne som skal godkendes, og så vælge “godkend”.   Når De er godkendt, bliver man mødt af denne skærm, hvor man skal bekræfte dem.     Når disse betalinger så er betalt, vil du blive sendt tilbage til Autopay siden igen.     Disse betalinger er nu gennemført, og du kan nu logge over i ERP systemets indbakke, hvor du kan se og behandle de indkomne udlæg i “indbakken for udlæg”. For videre behandling af dokumenter her, henvises der til denne guide.

  Denne guide tager udgangspunkt i at du har fulgt opsætningsguiden. Ellers så start med opsætningsguiden. Eksempel på oprettelse af et udlæg   Når alle indstillinger er lavet, og du klikker på Oversigt, er du nu klar til at lave din første rejseafregning, kørebog eller udlæg.   I det følgende eksempel starter vi med at lave et Udlæg.     Indtast en beskrivelse og klik på Gem.     Indtast information om dit udlæg og tilføj også en fil eller et billede af din kvittering, der hører til udlægget og klik på Tilføj.     Du kan tilføje flere udlæg på samme Expense Claim ved at fortsætte med at tilføje dem. Når dit Claim er færdig, klik da på Næste.    I sammendraget kan du tilføje en kommentar eller et generelt dokument til din Expense Claim. Det kunne f.eks. Være den invitation du har modtaget til en konference, du har deltaget i.   I vores eksempel er det kun et måltid, vi vil Expense.   Klik på Send til godkendelse       Approval   Expense claim bliver godkendt og behandlet i Approval-flowet, som det nu er sat op og godkendt som vist i eksemplet nedenfor:     Håndtering af udlæg i “Tid og udlæg” i Visma.net Financials   Efter udlægget er godkendt i Approval dukker udlægget op i Visma.net Financials. Indbakke for udlæg Alle udlæg, som er godkendt i Approval, vil blive vist i Indbakke for udlæg. Denne menu finder du ved at gå til Menu - Tid og udlæg - Processer - Indbakke for udlæg. Her vil expenses, som er under behandling blive vist.   Kolonnen Eksternt udlægsnr er det registrerings ID, som stammer fra Expense samt beskrivelsen, som også er hentet fra Expense.       Klikker du på Oplysninger om udlæg vises detaljerne for udlægget, og hvordan det vil blive behandlet i Visma.net Financials.       Du kan bl.a se detaljer om hvilken Ikke-lagerført vare, som bliver benyttet, hvilken konto udlægget vil blive bogført på og med hvilken momskode.   Ser alt korrekt ud lukker du blot vinduet, markerer den/de linjer der er ok og klikker Kør.     De udlæg, du kører, får nu tildelt et Internt ref.nr. Når du klikker på nummeret vises et pop-up-billede af det Udlæg, der nu er oprettet og dets detaljer.       Klikker du på Regnskabsoplysningerne vil du se den Leverandørfaktura, der er blevet dannet på baggrund af udlægget       Og til sidst klikker du her på Leverandørfaktura - Ref. nr, hvor du ser detaljerne på fakturaen, som vil stå som Lukket i status.       På denne leverandørfaktura ser du, at fakturaen er koblet til medarbejderen, som en leverandør. Du ser bl.a. den kontering, der blev defineret i Expense på netop denne udlægstype. Du ser også en linje, som udligner fakturaen og tilføjer beløbet på en kontoen for Div. Tilgodehavender, som var den konto, der blev valgt til en midlertidig konto i Expense-opsætningen.

Expense - Guide til opsætningen For at kunne benytte integrationen mellem Visma.net Expense og Visma.net ERP er der en række indstillinger, der skal være på plads, inden dine medarbejdere kan lave udlæg. Denne guide vil tage dig gennem step-by-step, hvordan man håndterer hvert enkelt punkt i opsætningsguiden.   Indstillinger For at komme igang med Expense integrationen til Visma.net skal man have følgende på plads i Admin modulet.   Licenser/Tjenester: Financials basic package Expense Ved viderefakturering: Project accounting base package   Aktivér Expense License:    Konfigurationsbruger - Roller: Financials admin Expense admin Approval admin user   Aktivér følgende roller for at kunne lave konfigurationen af godkendelsesflow til Approval:   Almindelige brugere - Roller: Time&Expense user* Expense regular user* Aktivér Expense brugere:     *  En bruger skal have begge disse roller for at kunne bruges i ERP+Expense. Indstillinger i Admin Visma.net   Først og fremmest skal alle moduler være sat op og opstartsguiden gennemført.    Brugere og roller Alle brugere, der skal kunne lave rejseafregninger og udlæg via Visma.net Expense, skal have en specifik rolle, som er tilknyttet Financials.   Gå i Visma.net Admin og vælg “Brugere og roller”. Vælg en ansat, som skal have den aktuelle rolle og klik ind på modulet Financials.   Her skal du knytte brugeren til rollen Time and Expense User.      Indstillinger  - Visma.net Expense First time startup Første gang du logger på Visma.net Expense, efter du har aktiveret tjenesten, vil du blive guidet igennem nogle konfigurationsindstillinger:     Arbejdsflow Det er vigtigt at vælge det korrekte arbejdsflow i Visma.net Expense således, at udlæg og rejseafreningerne bliver behandlet korrekt i forhold til andre moduler.   Markér Betaling via lønsystem, ERP integration til viderefakturering/bogføring og klik på Næste.     Indstillinger for rejseudlæg Næste og sidste indstilling i First time startup guiden er, hvor du vælger, hvordan du ønsker Expenses skal håndteres, og hvilke tilladelser du vil give.    Sæt de flueben du ønsker. Til højre er der gode beskrivelser, når du til- og fravælger et punkt på listen, som vist nedenfor. Klik på Afslut.       Indstillinger Finanskonti Dette trin er kun til at visualisere dine udgifter i Expense, og har ingen regnskabsmæssig betydning. Nu skal du oprette de finanskonti, som udlægstyperne skal kobles til.   Gå i Indstillinger, Finanskonti og opret dem, som bliver aktuelle.    Klik på Tilføj nederst i højre hjørne, indtast kontonummeret fra din kontoplan, kopier Kontobeskrivelse fra Visma.net-kontoplanen og indsæt Navn. Husk at klikke Gem.       Tilføj også en Kreditkonto, som vist ovenfor. I eksemplet her har vi valgt at bruge konto “73300 Diverse Tilgodehavender”.       Gentag ovenstående for alle konti, der skal benyttes til Expense udlægstyper.   Udlægstyper   Man skal i Visma.net Expense have defineret de udlægstyper, man har brug for. I Fanen Indstillinger vises en Menu til venstre. Her vælges menuen Typer og Udlæg. En liste over de eksisterende udlægstyper vises.       Ønsker man at redigere nogle af de eksisterende udlægstyper, er det blot at klikke på typen og et vindue popper op, hvor man kan redigere.   Man man vælge at inaktivere typen, hvis denne ikke skal benyttes. Som vist her nedenfor har vi inaktiveret typen “Lejebil”.   Husk at klikke Gem   Er der behov for at oprette yderligere udlægstyper, gøres dette fra listen over Udlæg og ved at klikke Tilføj nede i højre hjørne.  Medarbejdere   Medarbejdere i Expense   Du skal ligeledes oprette Medarbejdere i Expense.   Gå til Indstillinger - Medarbejdere og grupper og klik på Tilføj Medarbejder. Nu udfylder du information på medarbejderen. Den Email, du udfylder, her skal være den samme, som Medarbejderen er registreret med i Visma.net Financials.    Det er E-mailadressen der skaber integrationen mellem Visma.net Financials og Expense på brugerniveau således, at de udlæg som brugeren laver i Expense bliver koblet korrekt til samme bruger i Visma.net.   OBS! Det er nødvendigt at tildele Medarbejdere et Medarbejdernummer for at kunne gemme.   Klik på Gem.      Der er mulighed for at oprette grupper af medarbejdere, som kan tilføjes den enkelte medarbejder for at få bedre overblik og håndtering. Det er op til virksomheden selv, hvilken gruppering der sættes op.   Indstillinger - Visma.net Financials Så er vi færdige med opsætningen i Expense og hopper nu videre til Financials.   Aktiver/deaktiver funktioner I Visma.net Financials skal man aktivere Expense-integrationen.   Gå til Menu - (Flere elementer -) System og vælg Aktiver/deaktiver funktioner under Licencer.        Her skal man først klikke på Opdater øverst til venstre og derefter sætte flueben i Expense-integrationen. Klik til slut på Aktiver øverst, og nu er Expense-integrationen aktiveret.       Medarbejdere - Ansatte Nu skal de ansatte, som skal bruge Expense, oprettes i I Visma.net Financials.   Gå til Menu - (Flere elementer -)  Indstillinger og vælg Medarbejdere under Organisation.     Klik på + tegnet i toppen af skærmbilledet for at oprette medarbejderen. Det er vigtigt at e-mailadressen der oprettes på brugeren er nøjagtig den samme som den, brugeren er oprettet med i Expense.   Det er e-mailadressen, der skaber integrationen mellem Visma.net Financials og Expense på brugerniveau således, at de udlæg brugeren laver i Expense bliver koblet korrekt til samme bruger i Visma.net.       Tilknyt Visma.net-medarbejdere med brugere   Når medarbejderne er oprettet, skal de kobles til en bruger i Visma.net.   Det gøres ved at vælge Menu - Flere elementer - Brugersikkerhed og vælg Brugere under Kartoteker.    Vælg brugeren i Visma.net i feltet Login på - Brugernavn og vælg derefter medarbejderen fra feltet Linket enhed. Når dette er gjort skal ændringerne gemmes, og så vil brugeren være koblet mod medarbejderen i Visma.net. Gør dette for alle de ansatte, der enten skal kunne registrere udlæg, eller de som skal kunne behandle udlæggene i Expense-indbakken i Financials.   Opsætning af virksomhedstræ   Efter medarbejderne er knyttet mod brugerne under ScreenID=SM201010, skal man sørge for at oprette et virksomhedstræ.   Dette gør man i Menu - Flere elementer - Indstillinger, vælg Virksomhedstræ under Organisation.   Her skal du oprette en virksomhedsstruktur. Den skal indeholder dem, der skal behandle udlæg i indbakken for udlæg og de ansatte, som skal kunne indsende udlæg fra Expense.  I vores eksempel laver vi et enkelt virksomhedstræ med 1 niveau bestående af den bruger, som skal behandle udlæggene i Financials og et niveau 2, hvor vi tilknytter de almindelige brugere.       Klik på firmanavnet i menuen til venstre under Virksomhedstræ Klik på + ved Gruppeliste Lav en beskrivelse af 1. Niveau af virksomheden (her: Admin) Klik Gem Klik på + ved Gruppemedlemmer Tilføj Brugeren som skal håndtere Indboksen for udlæg   Tryk på GEM øverst venstre i billedet og nu er øverste niveau af Virksomhedstræet oprettet. Gentag punkt 5-6 hvis der er flere brugere, som skal håndtere udlæg i Financials.   Når dette er udført, er øverste led i Virksomhedstræet sat op. Derefter skal du oprette et nyt niveau, hvor man tilføjer de medarbejdere, som skal sende udlæggene fra Expense.       Klik på den nye gruppe under Virksomhedstræ i menuen til venstre (her Admin) Klik på + ved Gruppeliste Tilføj en beskrivelse i øverste led af firmatreet (her: Ansatte) Klik på + ved Gruppemedlemmer Tilføj Brugerne som skal kunne sende udlæg fra Expense   Trykk på GEM oppe til venstre når dette er gjort.   Leverandørindstillinger   Gå til Menu - Leverandører og vælg Leverandørindstillinger under Indstillinger. Her skal du definere indstillinger for Indbakke for udlæg.        Momskategori I0 skal benyttes, da det er ikke lagervarer, der styrer, at moms bliver håndteret korrekt. Indsæt den midlertidige konto, som også er benyttet i Expens- opsætningen på udgiftstyperne.    Denne midlertidige konto benyttes til at bogføre udlæg, som kommer fra Expense, indtil der er foretaget betaling for udlæggene og den midlertidige konto dermed tømmes.   PS! Sørg for at følgende indstillinger er slået fra: Validér totalbeløb ved registrering Validér momstotaler ved registrering     Registrering af ikke-lagerførte varer  Nu skal der oprettes en ikke-lagervare for hver udlægstype, der skal kunne benyttes i Expense.   Du kan importere Expense-typerne med et importscenarie, som du kan få ved henvendelse til vores support, eller hvis du blot ønsker at benytte færre expense-typer, kan du følgende nedenstående guide:   Gå til Menu - Varelager - Kartotek og vælg Ikke-lagervarer.   Klik på + og indtast et navn i feltet Vare   Indtast oplysninger på ikke-lagervaren ligesom vist nedenunder.     Gentage ovenstående for hver Expense-udlægstype, der skal benyttes.   Bemærk, at der ikke er udfyldt et Eksternt ID på varen endnu.     Dette gøres, når der kommer en udlæg ind i indboksen, og her kan du tildele hvilket id, der skal kobles på.    Første gang et udlæg med en ny vare sendes til Visma.net Financials, vil denne havne i status Blokeret i Indbakke for udlæg.   Du finder nedenstående billeder i Tid og udlæg - Processer - Indbakke for udlæg.   Vælg Indbakke og så status: Blokerede     Klik på Oplysninger om udlæg-fanen. Et pop-up vindue viser, at omkostningstypen ikke er tilknyttet og til hvilken Eksterne omkostningstype. I dette eksempel EXMEAL. Klik på Tilknyt udlæg       Et nyt pop-up vindue viser Udlægstypen, og du skal nu vælge, hvilken Ikke-lagervare du vil knytte til netop denne udlægstype. I dette eksempel vælger vi den vare, vi har oprettet til Måltider ExpMåltid       Når du har valgt Ikke-lager varen klik da på Link. Luk nu pop-up-billedet for Indbakke for udlægskvitteringer.   Udlægget er nu rettet og skifter status til Ny, og kan behandles videre i Visma.net Financials.   Bemærk! Ovenstående process med at tilknytte Expensetyper til Ikke-lager varer, skal kun foretages første gang en vare bruges i en Expense Claim.     Nu har du gennemgået al opsætning, og er klar til at tage Expense i brug. Se denne guide for hvordan du bruger det

I visma.net ERP har alle brugere kolonneopsætninger, som definerer hvilke kolonner de ser under fx Salg/købsfakturaer, ordrer osv.  I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du kan dele din opsætning med andre brugere, men også hvordan du redigerer opsætningen.    Først og fremmest, for at du kan dele din opsætning, skal du have rollen “administrator”. Har du denne, så får du muligheden “værktøjer” inde i diverse faner, hvor du under har “del kolonneopsætning”   Måden du ændrer kolonneopsætningen på, er at du klikker inde i fx Kladdetranssaktioner, salgsfakturaer, salgsordre osv her :   Klikker du her, kan du justere rækkefølgen felterne står i, som du kan sammenligne på mit billede med kolonnerne ovenover   Når du har lavet din opsætning her, kan du gå tilbage til “del kolonneopsætning” og så vælge hvilken tabel du gerne vil dele, hvor du så bagefter kan vælge hvilken brugere du gerne vil dele den med.     Så vil brugeren have adgang til at benytte din opsætning af kolonneopsætning. Du kan også sætte hak i “brug som standard” samt “overstyr brugerens personlige indstillinger”, hvor den så tilsideser brugerens egne indstillinger, og tvinger din opsætning ind som standard, hvor den dog stadig kan redigeres af brugeren, men sletteres eksisterende opsætning. Vil du ikke have den overskrider indstillinger skal du selvfølgelig bare undgå at sætte hak i den. Hvordan skifter jeg tilbage til standardopsætningen? Er der gået kuks i den og man vil tilbage til standard, kan du inde i kolonneopsætning vælge “tilbage til standard”   Hvis du har aktiveret et kolonnelayout og ønsker at skifte til standardlayoutet, skal du slette det eksisterende. Åbn kolonnekonfiguration og vælg "Slet standardkonfiguration", og tryk på OK. Vælg F5 for at opdatere skærmen. Du vil så se, at kolonnelayoutet er blevet nulstillet til systemets standard.