Vejledninger i Visma.net ERP

I denne guide vil jeg kort beskrive hvordan man opsætter og bruger tidsplaner. Ved hjælp af tidsplaner kan du automatisere din betalingsproces. I vinduet Kør betalinger er der oprettet en ny planlægger, som følge informationen delt d.07.09.2022. Planlæggeren er en funktion beregnet til at du kan skemalægge hvornår betalinger automatisk skal sendes til banken via Autopay, hvor man slipper for manuelt at hele tiden skulle ind og sende betalinger til banken. Generelt om skemalægning Dine ændringer gemmes automatisk, og du kan til enhver tid slette en tidsplan. Alle fakturaer med uoverensstemmelser er udelukket, når en tidsplan køres. Når en tidsplan er blevet kørt, vises den på fanen Status . Skulle en kørsel mislykkes af en eller anden grund, vises oplysninger om dette også på fanen Status .       Start med at gå ind på tidsplaner i kør betalinger (AP50301S)    Når du gør dette, får du denne side frem :     Opret en ny tidsplan   1. For at tilføje en ny tidsplan skal du klikke på knappen  Tilføj ny tidsplan i øverste venstre hjørne.     2. Indtast et navn til den nye tidsplan i  kolonnen Navn .     3. Vælg  virksomhedsfilialen i kolonnen filial. Som standard er den aktuelle virksomhedsfilial valgt.     4. Vælg Betalingsmetode: Du kan vælge en bestemt betalingsmetode eller dem alle .     5. Beholdningskonto: Du kan vælge en specifik løbende konto eller alle løbende konti. Bemærk, at kun løbende konti knyttet til den valgte betalingsmetode kan vælges.     6. Frekvens: Vælg intervalet altså  Dagligt eller  Ugentligt .     7. Dag I Betalingsbetingelser, som tilgås via menupunktet  Menu > Kreditor > Betalingsbetingelser (CS206500), er der indstillinger for, hvordan betalinger skal håndteres, hvis forfaldsdatoen sker i weekenden. Angiv hvilken ugedag tidsplanen skal køre. 7A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 7B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :  Billede til 7A.   8. Betalingsdato Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato eller Alle åbne dokumenter . Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato ,  Alle åbne dokumenter indtil næste kørsel  eller  Alle åbne dokumenter . På hver leverandør er der på fanebladet Betalinger i feltet Leveringstids for betaling (dage) indstilling for leveringstiden for betalinger. 8A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 8B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :     9. Tidszone: Vælg hvilken tidszone planlægningen skal bruge. Som standard foreslås browserens tidszone.   10. Tid: Vælg, hvilket tidspunkt betalingerne skal køre. Bemærk, at det er muligt at køre flere tidsplaner på samme tid.     11. Status . Klik på vælgeren til Til , når du vil begynde at bruge tidsplanen. Du kan til enhver tid ændre tidsplanen til Fra .  Bemærk, at hver gang der foretages en ændring af en tidsplan, deaktiveres den. Hvis du vil begynde at bruge det igen, skal du aktivere det.       Tidsplanstatus vises i kolonnen Status  yderst til venstre. Grå er inaktiv og grøn er aktiv.   Er der nogen spørgsmål, så skriv dem i kommentarfeltet 😊

For at en forudbetaling til en leverandør, skal gå via AutoPay, så skal den oprettes i Leverandørfaktura modulet med en dokumenttype Forudbetaling.   Gå til Leverandør - Leverandørfaktura (skærmID AP301000) og opret en ny leverandørfaktura med følgende værdier 1. Dokumenttype ændres til Forudbetaling 2. Indtast leverandørnummer. 3. Opret en ny varelinje 4. Gå til feltet Beløb og indtast beløbet, som skal forudbetales 5. Hvis leverandøren er med moms, da skal du også ændre momskategorien til I0 (i nul) 6. Se bort fra kontonummeret, da den ikke benyttes for dokumenttypen "Forudbetaling" 7. For yderligere tekst til betalingen, gå til fanen Regnskabsoplysninger og benyt Betalingsmeddelse 7. Gem forudbetalingen 8. Gå til Handlinger og tryk på AutoPay-betalingsproces 9. Resten af processen gennemføres via Kør betaling Sådan kan en forudbetaling se ud: Herefter skal den overføres til AutoPay og gøres via Handlinger. Her tilføjet ekstra betalings tekst til overførslen.   Der kan også overføres i valuta.    

Guide til opsætning af konsolidering

Denne funktion i Visma.net Financials gør det enkelt at oprette én indkøbsordre (genbestilling) baseret på den aktuelle situation for dine lagervarer. 

Hej alle, I næste uge vil det nye salgsordre billede blive lagt ud til alle kunder, hvor en bruger nu skal have nogle specielle roller for at kunne benytte denne fane.  Grunden til at vi har lavet en ny salgsordre fane, er at den nye salgsordre fane både er mere intuitiv, men også MEGET hurtigere end den gamle fane. Prøv den meget gerne, og lad os høre hvad i syntes.    Men hvordan sørger jeg for at jeg kan bruge den?   Gå til visma home, og vælg så "Admin"  Inde i admin, skal man først gå til "Brugere" og så vælge brugeren.  Bagefter skal man under brugerens roller give adgang til det som hedder: "Sales Creator (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne oprette salgsordre. "Sales viewer (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne se salgsordre men ikke oprette dem "Sales profit viewer (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne se marginen på salgsordre.    Hvis brugeren skal have adgang til det hele, så gerne giv dem alle tre roller, men hvis ikke, er det vigtigt at man får tildelt de rigtige roller til ens brugere. 

I visma.net ERP har alle brugere kolonneopsætninger, som definerer hvilke kolonner de ser under fx Salg/købsfakturaer, ordrer osv.  I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du kan dele din opsætning med andre brugere, men også hvordan du redigerer opsætningen.    Først og fremmest, for at du kan dele din opsætning, skal du have rollen “administrator”. Har du denne, så får du muligheden “værktøjer” inde i diverse faner, hvor du under har “del kolonneopsætning”   Måden du ændrer kolonneopsætningen på, er at du klikker inde i fx Kladdetranssaktioner, salgsfakturaer, salgsordre osv her :   Klikker du her, kan du justere rækkefølgen felterne står i, som du kan sammenligne på mit billede med kolonnerne ovenover   Når du har lavet din opsætning her, kan du gå tilbage til “del kolonneopsætning” og så vælge hvilken tabel du gerne vil dele, hvor du så bagefter kan vælge hvilken brugere du gerne vil dele den med.     Så vil brugeren have adgang til at benytte din opsætning af kolonneopsætning. Du kan også sætte hak i “brug som standard” samt “overstyr brugerens personlige indstillinger”, hvor den så tilsideser brugerens egne indstillinger, og tvinger din opsætning ind som standard, hvor den dog stadig kan redigeres af brugeren, men sletteres eksisterende opsætning. Vil du ikke have den overskrider indstillinger skal du selvfølgelig bare undgå at sætte hak i den. Hvordan skifter jeg tilbage til standardopsætningen? Er der gået kuks i den og man vil tilbage til standard, kan du inde i kolonneopsætning vælge “tilbage til standard”   Hvis du har aktiveret et kolonnelayout og ønsker at skifte til standardlayoutet, skal du slette det eksisterende. Åbn kolonnekonfiguration og vælg "Slet standardkonfiguration", og tryk på OK. Vælg F5 for at opdatere skærmen. Du vil så se, at kolonnelayoutet er blevet nulstillet til systemets standard.

I denne guide vil jeg gennemgå forskellige muligheder for log-in til visma connect, altså portalen til visma produkter, for at du hurtigere vil kunne logge ind fremover. Start med først at logge ind ligesom du plejer på home.visma.com. Når du har gjort dette, vil du komme frem til nedestående skærmbillede.      Klik så i top højre hjørne (hvor der står dit navn), og vælg “mine indstillinger”.  Her vil du så komme til et skærmbillede, hvor du kan vælge “log-in uden adgangskode” og “log-in med adgangskode”. Log-in uden adgangskode er til at hurtigere logge ind uden du manuelt skal taste din kode, det kan fx være faceID på telefonen, touchID på din bærbar eller en usb nøgle til hurtig adgang.    Den første mulighed, er en biometrisk enhed, fx touchID (fingeraftryk), faceID eller lignende.    Hvis du vælger denne mulighed, bliver du bedt om at skrive din adgangskode til connect. Gør dette, og vælg så at tilføje en FIDO2 enhed. Gør du dette, bliver du bedt om at skrive koden til computer for en sikkerhedsskyld. Når dette er gjort, skal du angive et navn for enheden (fx kald den mac, bærbar, iphone eller hvad du vælger). For at bekræfte at alt er gjort korrekt og det er sat op, vil du nu kunne se den på listen over dine biometriske enheder til log-in uden adgangskode, samt vil du får en mail med at den er registreret.      En anden mulighed, er at øje sikkerheden ved dit log-in, ved at tilføje en form for 2 faktor godkendelse ved log-in. Dette kan du gøre under “log-in med adgangskode”. Her har du lidt flere muligheder.    Her er der følgende muligheder. Fido2 biometrisk enhed igen, hvor denne gang skal du både skrive koden samt den biometriske enhed.  Fido2 sikkerhedsnøgle kræver et eksternt produkt hvis man har sådan en nøgle, ellers kan den tilkøbes online (sælges ikke af visma).  Autentificerings-app som kan downloades på ens telefon, fx google authenticator (gratis), eller en anden tilkøbs app. Denne app danner en kode i små intervaller som skal bruges til at logge ind, så ingen kan logge ind på din konto uden både din kode til connect samt din telefon. Den sidste mulighed er SMS, hvor du kan få tilkoble et telefonnummer som skal have en SMS hver gang du vil logge ind, hvor den sender en kode ligesom autentificerings-app’en 2-faktor godkendelse KRÆVER at du først bruger Autentificerings-appen, da den skal ligge bagved som sikkerhed med nødkoder til hvis du mister dine andre enheder. Hver enhed (pc, mobil), kan huskes i op til 30 dage, dvs at hvis du beder den om det, behøver du kun bruge dette en gang hver 30. Dag.  Vi anbefaler kraftigt at man vælge “log-in med adgangskode” og sætte en 2 faktor godkendelse op der, både for sikkerheden over ens data, men også trygheden i at Ingen kan komme ind uden din godkendelse på din bruger.    Er du administrator for din konto, kan du inde i “admin” under konfiguration tilvælge “jeg vil gerne aktivere totrinsbekræftelse for mine brugere”, for at sikre at din virksomheds data er så godt beskyttet som muligt.  Dette vil så tvinge dine brugere til at aktivere 2 trins bekræftelse.  Er der nogle spørgsmål til det, så skriv en kommentar og så vil jeg besvare det hurtigst muligt. 

I version 9.13 kom der et nyt betalingsforslags process. Denne guide hjælper til at fikse fejl samt forklare omkring status vinduet.      Bemærk! For at se det nye betalingsforslagsvindue skal dette være aktiveret og at du har en korrekt rolle tildelt i Admin, se opslaget per 07.08.22   Fanen Status viser alle betalinger, der af en eller anden grund ikke blev sendt til betaling.   Det betyder, at når Visma.net Financials forsøger at sende fakturaer til AutoPay og det ikke lykkes, så skal du som bruger tage dig af problemet hurtigst muligt, så fakturaerne kan sendes til betaling. Se, ret og send igen betalingerne igen. Du kan administrere alt dette fra fanen Status. De forskellige statusser       Alle betalingspakker (enten oprettet manuelt eller via skemaer og) sendt til AutoPay vil blive vist på fanen Status med en af ​​følgende statusser: Sendt til AutoPay: Betalingsbatchen er blevet sendt til AutoPay. Mislykket: Nogle linier i betalingen har en fejl, som betyder, at betalingen ikke blev sendt til AutoPay. En betaling, der behandles, har status: I gang En betaling kan også få status: Arkiveret . Dette sker når en tidsplan køres og der ikke er nogen fakturaer at sende til AutoPay, så får den status Arkiveret. Dette sker også i de tilfælde, hvor alle fakturaer fra en betaling vises igen på fanen Kør betalinger,  når pakken af ​​en eller anden grund ikke kunne sendes til AutoPay. Vigtigt at vide På listen bør der ikke være nogen betalinger med status Mislykket. Alle anmodninger med denne status bør behandles hurtigst muligt, og derfor vises alle poster med denne status øverst på listen Alle poster med status Mislykket kan rettes, det er bare et spørgsmål om hvordan. Nogle kan rettes på fanen Status og genindsendes fra denne fane. Andre med status Arkiveret  administreres fra fanen Kør betalinger og genindsendes fra denne fane. Se indholdet af betalingspakken       Klik på pilen yderst til højre i rækken for at se oplysninger om betalingen.       Nu vises listen over alle fakturaer, der er inkluderet i betalingen.         Skulle betalingen indeholde en fejl, vises oplysninger om fejlen i statusfeltet, for eksempel et forkert kontonummer. Du kan direkte fra denne fane åbne leverandøren og fakturaen (i et nyt vindue) for at rette eventuelle fejl. Når fejlen er rettet, skal du blot klikke på knappen Send igen  og lukke for at sende betalingsbatchen igen. Sådan rettes fejl Trin 1     Klik på knappen yderst til højre i rækken med den forkerte betaling.   Trin 2       Læs fejlmeddelelsen og se, om du kan bruge oplysningerne til at forstå, hvad fejlen er.   Trin 3       Hvis det er nødvendigt, kan du bruge søgefeltet til at finde den forkerte faktura. Alle søgbare felter kan søges delvist , undtagen bankkontonummer, som er krypteret. For at søge efter dette skal du indtaste hele bankkontoen fra fejlmeddelelsen.   Trin 4     Klik på fakturaen for at åbne leverandørfakturaen i et nyt popup-vindue, ret fejlen. Gem derefter og luk derefter pop op-vinduet.   Trin 5       Klik på  knappen Send igen og luk . Den nye betaling vises på fanen Status med statussen I gang .   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses?   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses, er alle fakturaer i betalingen allerede tilgængelige til betaling igen i fanen Kør betalinger. Når du har åbnet betalingens detaljer på fanen Status, skal du blot klikke på knappen Filer og Luk. Du går derefter til fanen  Kør betalinger og laver en ny betalingsbatch for disse fakturaer.  

I Visma Financials har du mulighed for at opsætte forskellige e-mail adresser, således den enkelte dokumenttype, afsendes fra en specifik e-mailadresse..

Bankafstemning går kort og godt ud på, at tjekke om alle indbetalinger og udbetalinger i banken også er bogført i regnskabet. Del 1: Her definere vi relevanter begreber og i del 2 præsenteres relevant information og dokumenter for afstemningen   Del 1: Begrebs definering I skærmbilledet nedenfor går vi igennem de vigtigste felter ved afstemningsudtog. Afstemingsudtog Billedet 1 - Punkt 1 - 9 i billedet er defineret i teksten nedenfor. Sidste afstemningsdato: Betyder, hvor langt denne beholdningskonto er afstemt til. Afstemningsdato: Hvor langt frem i tiden vi vil afstemme. Med valget vi har taget her vil vi afstemme fra 1/08 - 30/8-2020. Hent dokumenter t.o.m: Feltet styre hvor lang frem du vil hvad som er bogført i hovedbogen Indgående saldo: Udgående saldo fra 31/7-2020, fra forrige afstemning, altså 755.101,02 Afstemte indbetalinger: Hvor meget i afstemnings perioden som er indbetalinger Afstemte udbetalinger: Hvor meget i afstemningsperioden som er udbetalinger Afstemt saldo: Viser resultatet af "indg. saldo" + "indbetalinger" - "Udbetalinger" Udtogsbalance: Her indtastes saldoen fra bankkontoudtoget Differencen: Er en indikator på, om det vi har bogført også stemmer med det som står på bankkontoudtoget. 2. Udgangspunktet for afstemningen: Kontoudtog fra banken for perioden, som skal afstemmes og hvad som er bogført i samme periode. I bankafstemningen skal også afstemmes, hvad som er bogført i hovedbogen (finanskonto) Billede 2: Her ses, hvad som er bogført på finanskonto 74110, incl. start-/slut saldo (Punkter 10 og 11, samt "A" og "B". Afstemningsposter   3. Afstemning step by step Del A: Start Vi åbner "Afstemningsudtog" (CA3020PL) og starter en ny afstemning ved at trykke på "+" Indtaster hvilken beholdningskonto vi vil afstemme, samt "afstemningsdato" og "hent dokumenter t.o.m." Del B: Afstemningen Når man har åbnet selve afstemningen, da vil du se, at der vises en difference, og det er på grund af, at man nu skal trykke på "Markér/afmarkér afstemte" Marker poster Billede 4: Resultat i dette tilfælde er at det stemmer og man kan frigive afstemningen. NB! Jeg vil stærkt anbefale, at man vedlægger bankens kontoudtog til selve afstemningen, da det gør det meget nemmere for revisor, når dette er vedlagt.   Yderligere oplysninger: Dette kan laves på en hver tid, også i lukkede perioder (dog ikke "Opret justering") og der bogføres intet i regnskabet Hvad kan man så komme ud for, af fejl. Hvis der er er en postering, som er ført på beholdningskontoen (vises i posteringslisten), som har en "gul !" markering, da betyder det, at posten er bogført på beholdningskontoen, men er ikke bogført i hovedbogen, altså i finansen Der kan være en postering på bankens kontoudtog, som vi har overset, eks. bankgebyr eller renter, det kan du gøre direkte ved at trykke "Opret justering".

Med denne vejledning kan du komme i gang med at bruge styklister / KIT. Start med at definere et "KIT" samt de elementer som skal indgå i styklisten. Sørg for at have elementerne på lager ( hvis det er lager varer som indgår ) og producer efterfølgende det samlede "KIT". Herefter er lager saldi opdateret på elementer og "KIT" klar for salg.   Opret én vare ( stykliste hoved / KIT) ( IN202500)   Opret varer ( stykliste elementer / KIT elementer)   Sammensæt styklisten ( IN209500)      Lager saldo på stykliste elementer skal være tilgængelig forud for produktion( IN401000)     Producer styklisten / KIT - montering   Lager saldo på styklisten ( KIT )    Varen ( styklisten ) er nu klar til salg       

Når du opretter en ny kunde i STORE, skal du angive 3 roller for kunden - en af disse er customer administrator.   Hvad er en customer administrator? Rollen som customer administrator giver nogle rettigheder til at oprette og aktivere moduler samt brugere på kunden inde i Visma.net ADMIN. Derudover kan rollen give supportadgang til medarbejdere fra Visma eller partner inde under fanen "Support".   Der kan være flere customer administratorer på en kunde.   Hvem kan være customer administrator? Den klare corporate Visma-anbefaling er, at det er en fra kunden, som er angivet som Customer Administrator - og når der så er behov for det, kan kundens customer administrator give partner adgang via supportfunktionen. Der findes en guide på dette i Community.   Det er grundlæggende pga. sikkerhed, klart ansvar osv. - men alt afhænger selvfølgelig af, hvad I som partner har aftalt med kunden.    Kan jeg som partner være customer administrator? Hvis kunden gerne vil have en konsulent fra deres partner skal være customer administrator er det en mulighed. Kunden skal være indforstået og klar over de rettigheder, der følger med at være customer administrator fx at partner så har adgang til deres regnskab og kan ændre på brugerindstillinger mv.   Vi anbefaler, at der er indhentet skriftlig erklæring fra kunden herom, hvis partner skal være customer administrator, så der er klare linjer mellem parterne.    Kunden skal også være opmærksom på, at partner ikke både kan have supportadgang og samtidig være customer administrator. Det betyder, at kunden vil skulle betale for jeres brugerlicens.   Når du som partner får bevilget supportadgang til en kunde, bliver du automatisk application manager og vil dermed have mange af de samme rettigheder og muligheder som en customer administrator.