Vejledninger i Visma.net ERP

I denne guide vil jeg gennemgå hvad der skal sættes op for at kunne benytte Nordea med AutoPay.     Til at starte med, så skal man Kontakte ens Cash Management Rådgiver eller almindelig rådgiver hos Nordea. Vigtigt at informere banken at det drejer sig om integration til Visma.net AutoPay Nordea udarbejder aftale ud fra kundens behov ( valg af netbank, Corporate Access) Ved signeret aftale udleverer Nordea et CCM ID som skal bruges i oprettelse af AutoPay. Når dette er gjort, er man klar til at sætte AutoPay op Gå til Admin Vælg det firma der skal aktiveres Aktiver AutoPay Klik “Save” Gå til Admin Vælg det firma rollerne skal tildeles i Under “AutoPay” find og tildel rolle pr. Bruger (klik på i-ikonet for at få information vedr.rollens anvendelse) Vigtigt at vælge “Administrator” på 1.bruger for at kunne oprette bankaftaler etc. Klik “Gem & Luk” Gå bagefter til brugere og tildel roller (er man i tvivl om rollerne kan man klikke på (i) ude til højre for rollen   For at kunne fortsætte med at bruge AutoPay, skal man sætte 2FA op.     Gå til AutoPay Klik Administration Klik “Ny aftale” Vælg Nordea som Bank         Bagefter skal man indtaste diverse info i de forskellige faner. Udfyld CCM med NB foran (fx NB123456789012) I næste fane skal man udfylde disse felter       Vælg så hvilke data vi må behandle   Vælg kun “CA XML ACCOUNT STATEMENT EXTENDED” og så CAMT.053. (vælg Gerne CAMT.054 hvis muligt) (Ved valg af flere, overføres der flere filer, men ikke yderligere data. Banken trækker normalt et gebyr per fil, så det vil kun medføre meromkostninger).     Til  sidst kontroller alt dataen i opsummering Gå så ind i ERP systemet   Og gå til betalingsmoder. Sæt hak i opret batchbetalinger. Kontroller så at autopay er aktiveret under beholdningskonti    

I denne guide vil jeg gennemgå forskellige muligheder for log-in til visma connect, altså portalen til visma produkter, for at du hurtigere vil kunne logge ind fremover. Start med først at logge ind ligesom du plejer på home.visma.com. Når du har gjort dette, vil du komme frem til nedestående skærmbillede.      Klik så i top højre hjørne (hvor der står dit navn), og vælg “mine indstillinger”.  Her vil du så komme til et skærmbillede, hvor du kan vælge “log-in uden adgangskode” og “log-in med adgangskode”. Log-in uden adgangskode er til at hurtigere logge ind uden du manuelt skal taste din kode, det kan fx være faceID på telefonen, touchID på din bærbar eller en usb nøgle til hurtig adgang.    Den første mulighed, er en biometrisk enhed, fx touchID (fingeraftryk), faceID eller lignende.    Hvis du vælger denne mulighed, bliver du bedt om at skrive din adgangskode til connect. Gør dette, og vælg så at tilføje en FIDO2 enhed. Gør du dette, bliver du bedt om at skrive koden til computer for en sikkerhedsskyld. Når dette er gjort, skal du angive et navn for enheden (fx kald den mac, bærbar, iphone eller hvad du vælger). For at bekræfte at alt er gjort korrekt og det er sat op, vil du nu kunne se den på listen over dine biometriske enheder til log-in uden adgangskode, samt vil du får en mail med at den er registreret.      En anden mulighed, er at øje sikkerheden ved dit log-in, ved at tilføje en form for 2 faktor godkendelse ved log-in. Dette kan du gøre under “log-in med adgangskode”. Her har du lidt flere muligheder.    Her er der følgende muligheder. Fido2 biometrisk enhed igen, hvor denne gang skal du både skrive koden samt den biometriske enhed.  Fido2 sikkerhedsnøgle kræver et eksternt produkt hvis man har sådan en nøgle, ellers kan den tilkøbes online (sælges ikke af visma).  Autentificerings-app som kan downloades på ens telefon, fx google authenticator (gratis), eller en anden tilkøbs app. Denne app danner en kode i små intervaller som skal bruges til at logge ind, så ingen kan logge ind på din konto uden både din kode til connect samt din telefon. Den sidste mulighed er SMS, hvor du kan få tilkoble et telefonnummer som skal have en SMS hver gang du vil logge ind, hvor den sender en kode ligesom autentificerings-app’en 2-faktor godkendelse KRÆVER at du først bruger Autentificerings-appen, da den skal ligge bagved som sikkerhed med nødkoder til hvis du mister dine andre enheder. Hver enhed (pc, mobil), kan huskes i op til 30 dage, dvs at hvis du beder den om det, behøver du kun bruge dette en gang hver 30. Dag.  Vi anbefaler kraftigt at man vælge “log-in med adgangskode” og sætte en 2 faktor godkendelse op der, både for sikkerheden over ens data, men også trygheden i at Ingen kan komme ind uden din godkendelse på din bruger.    Er du administrator for din konto, kan du inde i “admin” under konfiguration tilvælge “jeg vil gerne aktivere totrinsbekræftelse for mine brugere”, for at sikre at din virksomheds data er så godt beskyttet som muligt.  Dette vil så tvinge dine brugere til at aktivere 2 trins bekræftelse.  Er der nogle spørgsmål til det, så skriv en kommentar og så vil jeg besvare det hurtigst muligt. 

I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man forbinder dataløn og Visma.Net ERP. Dette kræver at man benytter dataløn som lønsystem Start med at være i ved dataløns side.  Identificer Visma.net integrationen på websiden integrationer, og tryk på Tilmeld. (Integrationer findes via DataLøn's forside, tryk på tandhjulet og derefter på Integration til andre systemer)   Det er en forudsætning for integrationen, at DataLøn får forbindelse til Visma.net's API. Tryk på knappen Forbind til Visma.net   Du videresendes nu til Visma.net's login side. Indtast dine kontooplysninger til Visma.net og tryk på Sign in   Og så tryk på Allow.   Når forbindelsen til Visma.net er oprettet, vendes der tilbage til opsætningen. Tryk på Næste for at fortsætte opsætningen.   Vælg den virksomhedskonto i Visma.net, som der skal overføres bogføringsdata til. Såfremt der kun er tilknyttet én virksomhed, vil den automatisk være valgt.   Når du har valgt virksomhed, tryk på Næste     Opsætningen af kontoplanen sikrer, at bogføringsdata fra DataLøn overføres til de korrekte kontoer i Visma.net. DataLøn har en række predefinerede grupper af bogføringsposter, som hver især overføres til en konto i Visma.net, f.eks. A-indkomst & AM-bidrag af løn.   Hvis man trykker på en af grupperne, f.eks. A-indkomst & AM-bidrag af løn vil det fremgå, at hver gruppe kan bestå af en række forskellige bogføringsposter. Hvis man ikke ønsker at alle posterne i en gruppe skal overføres til den samme konto i Visma.net, kan man deaktivere grupperingen. Dette gøres ved at fjerne markeringen ud for teksten Brug samme Visma.net konto for alle i gruppen.   Når man har besluttet, om der skal anvendes gruppering, kan man efterfølgende vælge den/de kontoer, som bogføringsposterne, skal overføres til i Visma.net. Trykker man på listen, vil alle aktive Visma.net kontoer blive vist. Listen af kontoer er søgbar. (OBS! Hvis der mangler en Visma.net konto i listen, bør du kontrollere om den er aktiv i Visma.net, da det kun er aktive Visma.net kontoer, der vises i listen)   Hvis man ønsker at gendanne kontoopsætningen til Visma.net's standard kontoplan, kan man trykke på Gendan standardkontoplanen…   ... og tryk på Bekræft gendannelsen. Vær opmærksom på, at din egen opsætning vil gå tabt.   Når kontoopsætningen er gennemført, tryk på Næste   I DataLøn har man mulighed for at oprette bogføringsgrupper, dvs. en gruppering af virksomhedens lønmodtagere. Hvis man aktiverer funktionen underkonti, kan man tildele en underkonto til hver bogføringsgruppe. Tryk på Ja hvis du ønsker at tildele underkonti.   Aktiverer du funktionen underkonti, vil der blive vist en komplet liste over dine bogføringsgrupper fra DataLøn. Under hver bogføringsgruppe kan du sammensætte en underkonto blandt de underkontosegmenter, som man har indstillet i Visma.net. I nedenstående eksempel findes der tre underkontosegmenter, henholdsvis Distrikt, Afdeling og Team. Ud for hvert segment findes en liste med alle de aktiver segmentværdier fra Visma.net. Listen er søgbar. (OBS! Hvis der mangler en Visma.net segmentværdi i listen, bør du kontrollere om den er aktiv i Visma.net, da det kun er aktive Visma.net segmentværdier, der vises i listen)   Kontrollér venligst at alle bogføringsgrupper er tildelt en underkonto. Såfremt en bogføringsgruppe ikke er tildelt, vil der fremgå en besked (Endnu ikke valgt), som vist nedenfor.   Først når alle bogføringsgrupper er tildelt en underkonto, vil det være muligt at fortsætte opsætningen. Tryk på Næste for at fortsætte.   Når bogføringsdata overføres til Visma.net, oprettes der automatisk en kladdetransaktion i Visma.net, med alle posteringer. Hvis man ønsker at denne kladdetransaktion skal frigives/bogføres automatisk, kan man vælge at aktivere automatisk frigivning. For at aktivere, tryk på Ja.   Tryk på næste     Når opsætningen er gennemført skal man tage stilling til, om integrationen skal aktiveres. Integrationen vil først træde i kraft, når der er trykket på Ja. (OBS! Når integrationen er aktiveret, vil der først bliver overført data til Visma.net, når DataLøn har har gennemført næste lønkørsel - alle tidligere lønkørsler kan overføres manuelt via Overfør bogføringsdata i dataløn.   Tryk på Afslut

I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man opretter en ny konto i kontoplanen Til at starte med skal man gøre følgenende 1. Gå til "Menu" i toppen af venstre side 2. Gå til "Finans" 3. Gå til "Kontoplan"   Her får man så en liste over ens eksisterende konti. Vil man oprette en ny konto skal man gøre følgende overvejelser 1. Hvor skal den ligge i kontoplanen? (Nummer, type af konto) 2. Hvilken kontoklasse skal den ligge i? 3. Hvilken momskode skal den have? Når man har gjort følgende overvejelser, er man klar til at oprette den nye konto. For at oprette den, skal man vælge "+" i toppen.  Her skal man udfylde felterne såsom Kontonummer, kontoklasse, beskrivelse (navn på konto), posteringsfunktion (hvilken type konto det er), samt momskode.  Når man har udfyldt felterne med diverse information, så kan man klikke "Gem𝍍" (den lille harddisk) i toppen. 

One Stop Moms ordningen er et nyt område for mange. Der er skrevet flere gode artikler om betingelserne for at opfylde kravene for ordningen.  Blandt andet https://www. danskerhverv.dk/presse-og- nyheder/nyheder/2021/august/ undga-momsbovl--tilmeld-dig- moms-one-stop-shop/ + SKAT har nogle gode sider at læse igennem.   Der er indført en ordning som gør at man indberetter momsen til SKAT der så sørger for den videre afregning til rette EU land.   Vi skal ikke "kloge os" på hvordan reglerne skal tolkes og indføres. Blandt er der tale om en nedre grænse på EUR 10.000 men hvornår er den passeret og opfyldt ? Beregningen af momsen sker løbende med den moms sats som den private kunde bor i og man kan vel i princippet stå ved årets udgang og have et samlet salg til EU lande på mindre en EUR 10.000. Får man så pengene tilbage eller ?  Det er nok et anliggende den enkelte kunde skal afklare med sin revisor eller lignende.   Rent teknisk / systemmæssigt har vi lavet et forslag til hvordan beregningen kan foregå i Visma.net. I princippet handler det om at oprette relevante momskoder, moms zoner, moms kategorier for hver enkelt land / sats. Man kan med fordel også lave en selvstændig "moms leverandør" således OSM holdes ude af den normale momsrapport herunder også selvstændig konto for udgående moms OSM. Man kan se vores forslag i den vedhæftede fil, eller i teksten herunder.   Vejledning i hvordan One Stop Moms ( OSM ) kan sættes op i Visma.net Financials.  1.0 Opret selvstændige konti for postering af OSM samt afregning af samme. I dette eksempel er der taget udgangspunkt i den eksisterende standard kontoplan.    1.1. Opret ny momsleverandør ( kopier eventuel leverandør 49999 som findes i Visma.net standard.)   1.2. Opret momskategori   1.2.1 Opret momskategorier ( detaljer )   1.3 Opret momszone    1.3.1. Opret momszone ( detaljer )   1.4 Opret rapporterings gruppe knyttet til ny momsleverandør    1.4.1 Opret rapportering gruppe ( fortsat )   1.5 Opret momsnr. ( opret eventuel momsnummer før kategori og zone ) ( i dette eksempel er der brugt 19 % udgående moms i tyskland )  Når en tysk kunde faktureres fra eksempelvis en dansk webshop ( gælder kun specifikke varer og ydelser ) med levering fra DK til DE så pålægges fakturaen 19 % i moms og ikke de normale 25 %. Vær opmærksom på at dette gælder ved privat køb.  Fortolkning af OSM regler anbefaler vi som indledningsvis nævnt afklaret med eksempelvis med virksomhedens revisor.   1.5.1 Tilføj moms kategori    1.5.2 Tilføj moms zone   1.6. Kunde oplysninger  I dette eksempel er momszonen på kunden nedarvet fra kundeklassen. Man eventuel oprette en særskilt kunde klasse som understøtter momszone OSM eller sikre den ændres på faktura / salgsordre.   1.7 Oprettelse af kundefaktura    1.7.2 Oprettelse af kundefaktura - fortsat   1.7.3 Bogføring af kundefaktura    1.8 Moms detaljer der opsummeres i moms rapporten  1.8.1 Moms bogføringen akkumuleret i saldobalancen 1.9 Klargør og kør momsrapport mod leverandør 49998  Afregningen af momsen og dermed lukning af perioden sker som på den almindelige momsleverandør.  

I denne vejledning kan du se hvordan Visma.net håndterer årets akkumulerede resultat samt hvordan det vises i balancen. Ved en periodeafslutning eller ved årsafslutningen kan man disponere årets resultat mod andre konti i egenkapitalen end overført resultat eksempelvis afsættelse af foreslået udbytte. Periode afslutning  Efter en periode er rapporteret anbefales det at lukke regnskabsperioder (ScreenId=GL50300S)     Periode afslutning   Alle perioder frem til periode 07-2020 er nu lukket i alle moduler (ScreenId=GL201000)   Periode afslutning   Man kan stadig oprette eksempelvis en salgsordre med dato i én lukket periode   Periode afslutning  Men det er ikke muligt at “fakturere” salgsordren i én lukket periode.     Periode afslutning  Såfremt man ønsker at postere i en lukket periode kan dette “aktiveres”. Husk at “deaktivere” igen. (ScreenId=GL102000)  Periode afslutning / Årsafslutning ● Disse 2 konti håndterer “resultat år til dato” i balancen       Periode afslutning / Årsafslutning ● Årets resultat vises løbende i balancen på konto 81900     ●Periode afslutning / Årsafslutning      Periode afslutning / Årsafslutning  Balancen for 01-2021 viser nu årets resultat 12-2020 på konto 81300 ( uden bogføring mod konto 81900 )       Periode afslutning / Årsafslutning  I dette eksempel er der disponeret udbytte for året 2020 i resultatopgørelsen   Periode afslutning / Årsafslutning  Balancen er nu opdelt i disponering af foreslået udbytte og resterende som overført resultat  

I denne vejledning finder du en gennemgang af opsætning af kundefakturaer som ønskes sendt gennem AutoInvoice.    En kombination af opsætning på kunden og aktivering af dine automatiseringsplaner da vil processen fra oprettelse af faktura til kvittering for modtagelse ske helt automatisk.   Opret/vedligehold kunde, opret faktura og aktiver Autoinvoice så er du fuldautomatiseret i din faktura proces. Du kan naturligvis og udføre det samme fra din salgsordre proces. Autoinvoice - kundeindstillinger   Autoinvoice - opret en kundefaktura   Autoinvoice - automatisering af handlinger   Autoinvoice - Kundefaktura frigivet ( bogført)   Autoinvoice - adgang til Autoinvoice   Autoinvoice - overbliksbillede    Autoinvoice - detaljer pr. faktura   Autoinvoice - notifikation til modtager   Autoinvoice - accept hos modtager   Autoinvoice - Kundefaktura opdateret    

Denne funktion i Visma.net Financials gør det enkelt at oprette én indkøbsordre (genbestilling) baseret på den aktuelle situation for dine lagervarer. 

Sådan kan du komme igang med budgettering i Visma.net   Denne artikel opsummerer kort hvordan man opretter og vedligeholder budget i forskellige  varianter.    På Community kan du finde forskellige varianter af rapporter som understøtter dine budget varianter    Budget - “How to” 1.draft  Vælg et budget “hovedbog  Her kan flere budgetvarianter op rettes eksempelvis budget og budget revision ● Værdier er nummeriske. Eksempelvis skal konto for kontantrabat i  omsætningsklassen oprettes med (-) fortegn    Forudindlæs artikler  Her vælges parametere for eksempelvis sidste års tal + 20 %   Budget - “How to” 1.draft  Administrer budget:  Når et budget er “frigivet” kan man “gå tilbage til senest frigivne værdier”   Frigiv budget:    Budget oversigt ( rapport )   3 Budget - “How to” 1.draft  Budget vs realiseret  Rapporten er vedlagt som .xml import    

Sikkerhed omkring data er et emne som naturligt nok optager rigtig mange. Specielt oplever vi at spørgsmålet stilles i rådgivningsfasen overfor en ny kunde på Visma.net. Hvordan er det med GDPR og hvordan forholder man sig til en revision af datasikkerheden i min ERP løsning. På følgende link kan man orientere sig omkring emnet https://www.visma.com/trust-centre/

Med vedlagte vejledning kan du komme igang med at anvende flowet fra oprettelse af indkøbsordre til fakturamodtagelse. Vejledningen tager dig igennem de bogføringer som håndteres undervejs og giver et bud på hvordan man løbende kan holde styr på saldobalancen.   Ps: Læs også vejledning omkring håndtering af returnering af varemodtagelse. Indkøbsordrer / varemodtagelse / fakturamodtagelse  Opret Indkøbsordre   Gennemfør Varemodtagelse fra indkøbsordren  “Frigiv” efterfølgende varemodtagelsen.  Varemodtagelsen er nu bogført som “varer modtaget men ikke faktura modtaget” ( debet varelager / kredit  periodisering modtagne varer ).   Kontooplysning     Fakturamodtagelse af varemodtagelse  Gå til Handlinger i “Varemodtagelse” og “Opret leverandørfaktura” og “Frigiv”   Bogføring af varemodtagelse afsluttes og leverandør faktura bogføres Konto 83500 er i “balance” / “0-stillet”   Tips og tricks ( “to do” & “not to do” )  Bogfør “ikke” direkte mod konto 83500 ( modtagne varer )  Check at alt er frigivet ( varemodtagelser, retur og leverandørfakturaer) ● (frigiven ) Varemodtagelse skal udløses ved at modtage en leverandørfaktura ● (frigiven ) Returnering af varer udløses ved at modtage en kreditnota ● Kreditnota udlignes via “Bankbetaling” med faktura ( se vejledning ) ● Retur kode - “Årsagskode” ( postering mod konto 83500 )  Brug “bilagsafstemning” evt som daglig rutine for at afstemme “åbne  varemodtagelser”.   Øvrige fejlsenarier ( se kommende slides ) Fejl senarier:  Bogføring af leverandørfaktura mod lagervare uden varemodtagelse ● Kan ikke “frigives” hvis varen er en “lagervare” Fejl senarier:  Registrering af varemodtagelse uden tilknytning til indkøbsordre. ( varemodtagelse bogføres mod konto 83500)     Fejl senarier:  Registrering af leverandørfaktura med efterfølgende tilknytning til varemodtagelse. (Kan ikke frigives hvis ikke der knyttes til varemodtagelse)    Fejl senarier:  Indkøbsordre med vare linie rabat     Fejl senarier:  Varemodtagelse af indkøbsordre med linie rabat   Fejl senarier:  “Se lagerstyringsdokument” viser batchen     Fejl senarier:  Fakturamodtagelse af varemodtagelse med ændret rabat   Fejl senarier:  Ændret rabat på fakturamodtagelse korrigeres mod varelager tilgangen på varemodtagelsen     Afstemning Opret en “konto-afstemning” til at vise åbne poster på konto 83500 Markér for “valgt” udligner åbne poster på konto 83500 ( efter at have aktiveret “afstem” … kan afvikles flere gange og fortrydes) Saldo balance ultimo periode 10 og hvilke poster består denne saldo af ?    Gå til kontoafstemning og dokumenter saldobalancen

Med denne vejledning kan du komme i gang med at automatisere handlinger i Visma.net. Visma.net kan med denne funktion effektivisere "dagens handlinger" så man går fra "at gøre" til at "følge op".    Automatisering planlægges som sagt fra forskellige handlinger og nedenfor eksempler på hvordan man kommer i gang.   * Processor i alle moduler eksempelvis "oprettelse af indkøbsordre" * Notifikation af en handling eksempelvis én salgsordre som har en bestemt status. * Udsendelse af én rapport eksempelvis én kundesaldo liste / saldo balance. Oversigt over automatiserings planer ( ScreenId=SM205030 )     Eksempel på en proses som er automatiseret og kører løbende.     På salgsordrer er der tilføjet én notifikation med følgende informationer      På salgsordrer er der tilføjet én notifikation med følgende informationer.      Eksempel på en notifikation som er automatiseret  En salgs ordre ( SO ) er oprettet med en værdi > 99.999,- udløser at der sendes en notifikation.       Notifikation modtages som e.mail    ( man kan også bruge funktionen SM2050PL )  Se særskilt vejledning på community     Eksempel på udsendelse af en rapport som er automatiseret       Hvorfra er udsendelse af rapporten automatiseret. ?        Hvorfra er udsendelse af rapporten automatiseret. ? Gå til SreenID AR632500. Opret en skabelon og indsæt en tidsplan.       Læs også vejledning om notifikation her på community som giver mulighed for at notificere dig allerede ved ind logning til Visma.net   

Hej alle I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du bruger Visma.Net Expense sammen med Autopay, så du nemt og hurtigt kan betale dine medarbejders udlæg. Til at starte med, forventes der i denne guide at man har fulgt opsætningsguiden for Expense, så ens expense er sat korrekt op. Det er vigtigt at inde i Expense har man valgt sit arbejdsflow til at være i Autopay. Dette kan gøres her :     Betal udlæg   Når du har et udlæg der skal betales, så skal du gå i rapporter -> udbetalinger -> generer betalingsfil.   Her udfylder du relevant info som hvilken bankkonto den skal betales fra, samt hvilke udlæg der skal udbetales. Når du har markeret de rigtig felter, så vælg “Betaling via AutoPay”. Når du trykker på den knap, får du denne pop-up   Her skal du lige bekræfte at alt ser rigtigt ud, hvor du så siger “Send til AutoPay” en gang til. Gå nu ind i autopay og klik følgende.     Her skal du så markere betalingerne som skal godkendes, og så vælge “godkend”.   Når De er godkendt, bliver man mødt af denne skærm, hvor man skal bekræfte dem.     Når disse betalinger så er betalt, vil du blive sendt tilbage til Autopay siden igen.     Disse betalinger er nu gennemført, og du kan nu logge over i ERP systemets indbakke, hvor du kan se og behandle de indkomne udlæg i “indbakken for udlæg”. For videre behandling af dokumenter her, henvises der til denne guide.