Visma Net käyttövinkit

Yleistä Monikielisyydellä on kolme käyttökohdetta Asiakkaille saa tulostettua ja lähetettyä sähköpostilla myyntiin ja laskutukseen liittyvistä dokumenteista asiakkaiden käyttämän kielen mukaiset dokumentit Toimittajille saa tulostettua tai lähetettyä sähköpostilla ostotilauksiin liittyvistä dokumenteista toimittajien käyttämän kielen mukaiset dokumentit Yrityksen työntekijät pystyvät käyttämään ohjelmistoa ja tulostamaan dokumentteja omalla kielellään Käyttöönotto Käyttöönottoa varten sinulla täytyy olla financials administrator rooli admin-työkalussa sekä system administrator rooli ERP:n sisällä. Avaa Järjestelmä | Järjestelmän kielet | Määritä kielet. Valitse oletuskieleksi yrityksesi yleisimmin käyttämä kieli eli normaalisti suomi.   Valitse muut kielet, joita kieliä haluat käyttää. Klikkaa [Käytä]. Aktivointi kestää pari minuuttia, kun tarvittavat tiedot perustetaan. Käyttöönotto on valmis, käyttöliittymään tule eri paikkoihin näkyville klikattava maakoodi, josta avautuu mahdollisuus syöttää erikieliset kuvaukset.   Käyttökohteita esim. Tuotenimet myynnissä: Kun tehdään myyntitilaus asiakkaalle, jonka kieli ei ole suomi, ohjelma hakee myyntirivin tuotteen kuvauksen kielikäännöksistä. Tuotenimet ostossa: Kun tehdään ostotilaus toimittajalle, jonka kieli ei ole suomi, ohjelma hakee ostorivin tuotteen kuvauksen kielikäännöksistä. Maksuehdot, toimitusehdot yms. kuvaukset voi kääntää asiakkaan ja toimittajan kielelle Tilikartan tilit sekä analyyttiset raporttien (esim. tuloslaskelma ja tase) otsikot voidaan kääntää eri kielille, jolloin käyttäjä näkee oman käyttäjäasetuksen mukaiset käännökset raporteista. Ohjelmassa olevat asiakkaan muokattavissa olevat asetukset kuten tuoteluokat, asiakasluokat, hintaluokat, tilaustyypit, ominaisuudet ja kyselyt voidaan kääntää käyttäjien eri kielille. Asiakkaiden ei tarvitse tehdä muutoksia raportteihin ja lomakkeisiin, mikäli niihin ei ole muokattu erillistä käytäntöä kielisyydelle esimerkiksi ominaisuuksien avulla.

Geneeriseen kyselyn alapalkkiin on tehty mahdollisuus laskea esimerkiksi halutun kentän summa.   Esimerkki summan lisäämisestä Avaa kysely, johon haluat lisätä summan laskennan Lisää Tulostaulukko-välilehdelle sarake Alapalkkilaskenta Valitse kenttä/rivi, jota haluat käyttää laskennassa Valitse Alapalkkilaskentaan mitä haluat laskea esim. Summa ja tallenna   Kyselyn alapalkissa näkyy nyt valitun kentän summaus.    

Ilmoitukset (Notifications) toiminnallisuutta laajennettiin eilen tiistaina 24.6.2020 julkaistussa versiossa. Nyt voit valita ilmoituksen vastaanottajaksi käyttäjän ja roolin lisäksi asiakirjan kuten esimerkiksi myyntitilauksen vastuuhenkilön.   Käyttövinkki 1 - Aktivoi järjestelmäilmoitus "Toimittajan maksutiedot poistettu" Avaa Määritykset | Ilmoitukset näyttö (vaatii administrator-roolin) Ilmoituksista löytyy oletuksena ns. järjestelmäilmoitukset Avaa haluamasi ilmoitus tuplaklikkaamalla riviä Virkistä vastaanottajalista rivien virkistä-painikkeesta Lisää vastaanottajiin haluamasi käyttäjät tai roolit Aktivoi ilmoitus Aktiivinen-valinnasta Kun tämä järjestelmäilmoitus on aktivoitu ja joku poistaa toimittajan pankkitilin, lähtee siitä ilmoitus valituille käyttäjille tai rooleille. Ilmoitus näkyy punaisena pallon ylävalikossa. Pääset toimittajan tietoihin klikkaamalla riviä. Kokeile myös aktivoida toimittajan pankkitilin muutoksen ilmoitus sekä muut hyödylliset järjestelmäilmoitukset.   Käyttövinkki 2 - Oma ilmoitus "Myyntitilaukseen liittyvä ostotilaus vastaanotettu" Olen myyjänä tehnyt myyntitilausrivistä suoraan ostotilauksen ja haluan ilmoituksen, kun ostotilaus on vastaanotettu. Avaa uusi ilmoitus + painikkeesta Valitse näytöksi Ostotilaukset Syötä ilmoitustunnus sekä nimi, josta tunnistat ilmoituksesi Syötä viesti, joka näkyy ilmoituksessa. Suurennuslasi-painikkeen alta löydät kaavaditorin, jolla voi hakea viestiin tietoja datasta Valitse Ehdot välilehdelle, että ilmoitus liipaistaan kun ostotilauksen tilaksi tulee lukittu Valitse vastaanottajat-välilehdelle vastaanottajan kohteeksi Tosite ja vastaanottajan haku myyntitilauksen tekijän sähköposti. Ostotilaus pitää siis tehdä suoraan myyntitilauksesta, jotta ostotilauksella on linkki myyntitilaukseen. Kun myyntitilauksesta on tehty ostotilaus ja ostotilaus vastaanotetaan, saa myyntitilauksen vastuuhenkilö ilmoituksen. Huomaa, että tässä vaiheessa liipaisu toimii vielä otsikkotasolla eli koko ostotilauksen tila pitää muuttua.   Kehitämme ilmoitukset-toiminnallisuutta ja otamme mielellään vastaan esimerkkejä ilmoituksista, jotka tehostavat työtänne. Voit lisätä ehdotuksen kommenttina tähän viestiin.  

Nyt on mahdollista kopioida lomake eli esimerkiksi ostotilaus uudeksi ja lisätä se tulostettavaksi Ostotilaukset-näytölle. Kopiointi vaatii käyttäjällä System administrator oikeudet.   1. Tarkista, että sinulla on System administrator oikeudet Käyttäjät-näytöltä.   2. Mene Lomakkeet-työalueeseen ja klikkaa Näytä kaikki raportit. Lomakkeet-työalue löytyy Lisävalinnat-linkin kautta.   3. Valitse kopioitava lomake tai raportti. Oikean koodin löydät tulostamalla olemassa olevan lomakkeen ja katsomalla koodin selaimen linkistä. Klikkaa Kopioi raportti.   4. Kopioitu raportti saa uuden RE-alkuisen koodin. Anna raportille uusi nimi ja Tallenna. Kopioidut raportit löytyvät Custom reports -välilehdellä (käännös tulossa).   5. Seuraavaksi kopioitu raportti lisätään näytölle Määritykset | Add report to screen (käännös tulossa)   6. Raportti lisäyksessä valitaan ensin näyttö, johon lomake lisätään sekä tyyppi ja vaihe, milloin lomake on näkyvissä. Muiden tyyppien ja tilojen osalta raportti näkyy harmaana. Tällä tavalla voitte tehdä erilaisia lomakkeita eri tarkoituksiin. Tämän käyttövinkin liitteenä on listaus tyyppikoodeista sekä tiloista. Listaus auttaa valitsemaan oikeat tyypit ja tilat. Tässä esimerkissä on valittu NL On Hold, joka tarkoittaa normaalia pidossa-tilassa olevaa ostotilausta.   7. Lisää alaosaan rivi, anna lomakkeelle nimi ja valitse kopioitu RE-alkuinen lomake. Rivin lisäys täytyy tehdä kaikille tiloille, joissa haluaa uuden lomakkeen olevan tulostettavana.   8. Normaali-tyyppistä Pidossa-tilassa tilassa olevalla ostotilauksella näkyy nyt uusi lomake. Tulosta lomake ja pääset tekemään muokkauksia.   Voit tulostaa uuden lomakkeen ja lähteä muokkaamaan siitä haluamanlaista versiota. Lomakkeen voi liittää myös toimittajaan, jotta sähköpostin lähetys osaa poimia oikein lomakkeen.   Samalla periaatteella voit myös kopioida minkä tahansa lomakkeen tai raportin, tehdä siitä oman version ja sijoittaa sen mihin tahansa työalueeseen.

Toimituksen toimituspäivä kentässä tulee olla päivämäärä, jolloin tuotteet tai palvelut toimitetaan. Mikäli toimitus avataan paljon ennen toteutunutta toimituspäivää ja tuotteet pyritään toimittamaan heti kuin mahdollista, niin toimituspäivä täytyy usein muuttaa.   Tätä tilannetta varten on lisätty Myyntitilausten asetuksiin uusi parametri "Näytä varoitus, jos toimituspäivä on eri kuin tapahtumapäivä".     Kun asetus on päällä, ohjelma tarkistaa toimitusta vahvistettaessa, onko toimituksen toimituspäivä sama kuin kuluva päivä eli tapahtumapäivä. Mikäli toimituspäivä on eri kuin tapahtumapäivä, annetaan käyttäjälle varoitus. Mikäli toimituspäivä on sama kuin kuluva päivä, varoitusta ei tule.     Käsittele toimituksia -prosessissa varoitusta ei tehdä, mikäli käsitellään useita toimituksia yhtä aikaa. Varoituksen ohitetaan myös ajastuksissa ja kun toimituksia vahvistetaan rajapinnan (API) kautta.