Visma Net käyttövinkit

Ongelma: Käytössä on EUR-pankkitili, josta maksetaan valuuttalaskuja, esim. USD, GBP. Pankin käyttämä valuuttakurssi ja maksama summa euroissa ei täsmää Visma.net ERP:ssa olevan maksun valuuttakurssiin ja eurosummaan. Ratkaisu: Syy siihen ettei valuuttamaksujen valuuttakurssit päivity maksuille, johtuu siitä että pankista tulee "positiivisia status raportteja" (pain.002) kun maksu on suoritettu pankissa. Pain.002 status raportissa ei tule valuuttakurssia, joten se aiheuttaa ongelmia, koska maksun tila muuttuu tuolloin Maksetuksi ja siitä lähtee ilmoitus Visma.net ERP:iin, mutta kurssi ei päivity.  Kannattaa sopia pankin kanssa että tilaraportteja maksujen suorittamista ei muodostettaisi pankissa. Mutta vain luopua "positiivista palautteista" (positive feedback), eli kun maksu suoritetaan pankissa, edelleen muut pain.002 palautteet (perusvalikoima) pitää muodostua (vastaanotettu pankissa, hyväksytty, hylätty). Maksun tila päivittyy tämän jälkeen tiliotteelta ja sieltä tulee pankin käyttämä kurssi maksulle. Koska tiedot tulevat, ja maksut päivittyvät, tiliotteelta, suosituksemme on että pankki lähettäisi tiliotteet päivittäin tai viikottain.

Visma.net ERP:ssa voit käyttää varastonkiertolajit ryhmittelemään varastotuotteet niiden varastonkiertonopeuden mukaan, esim. nopeakiertoiset tuotteet, normaalikiertoiset tuotteet ja hidaskiertoiset tuotteet. Varastonkiertolajit voidaan myös hyödyntää juoksevassa inventoinnissa.   Liitteenä ohje missä käydään läpi varastokiertolajien määrittäminen ja käyttö.

Ohjeessa kerrotaan miten asiakkaan alisuoritettu lasku voidaan kuitata pois reskontrasta saldokorjauksella, esim. jos asiakas on maksanut 0,01 liian vähän.   Myyntireskontra | Asetukset | Syykoodit Luo tarvittaessa uusi syykoodi(vit myös halutessasi käyttää olemassa oleva syykoodi) Anna koodi ja kuvaus Valitse Käyttö-kenttään: Luottotappio Valitse halutessasi mistä seurantakohde haetaan("R" oletuksella seurantakohde haetaan syykoodista) Valitse haluttu tili Määritä tarvittaessa seurantakohteen Myyntireskontra | Prosessit | Saldokorjaukset Valitse Tyyppi: Luottotappio Määritä haluttu päivämäärä korjaukselle Tositepvm-kentässä Valitse Syykoodi Valitse lasku ja klikkaa Suorita HUOM. jos asiakkaan lasku ei nouse mukaan Saldokorjaukset-ikkunaan, määritä Raja-kentän arvo korkeammaksi. Tarkista myös seuraavaa: Avaa Myyntirskontra | Rekisterit | Asiakkaat ja valitse ko. asiakas. Yleiset tiedot-välilehdellä, tarkista että 'Saldokorjausten kirjaus käyttöön' on valittu. Saldokorjaus-ajo muodostaa uuden tapahtuman Luottotappio-tyypillä(ja lasku menee Suljettu-tilaan) ikkunassa Myyntireskontra - Tapahtumat - Myyntilaskujen suoritukset. Saldokorjauksen kirjanpidon tosite tiliöityy seuraavasti: Myyntisaamiset-tili kredit Tili syykoodista debet

Ohjeessa kerrotaan miten asiakkaan ylisuoritus voidaan kuitata pois reskontrasta saldokorjauksella, esim. jos asiakas on maksanut 0,01 liikaa.   Myyntireskontra | Asetukset | Syykoodit Luo tarvittaessa uusi syykoodi(voit myös halutessasi käyttää olemassa oleva syykoodi) Anna koodi ja kuvaus Valitse Käyttö-kenttään: Saldon korjaus Valitse mistä seurantakohde haetaan("R" oletuksella seurantakohde haetaan syykoodista) Valitse haluttu tili Määritä tarvittaessa seurantakohteen Klikkaa Tallenna   Myyntireskontra | Prosessit | Saldokorjaukset Valitse Tyyppi: Saldokorjaus Määritä haluttu päivämäärä korjaukselle Tositepvm-kenttään Valitse Syykoodi Valitse maksu ja klikkaa Suorita HUOM: jos asiakkaan maksu ei nouse mukaan Saldokorjaukset-ikkunaan, määritä Raja-kentän arvo korkeammaksi. Tarkista myös seuraavaa: Avaa Myyntirskontra | Rekisterit | Asiakkaat ja valitse ko. asiakas. Yleiset tiedot-välilehdellä, tarkista että 'Saldokorjausten kirjaus käyttöön' on valittu.   Saldokorjaus-ajo muodostaa uuden tapahtuman Saldokorjaus-tyypillä(ja maksu menee Suljettu-tilaan) ikkunassa Myyntireskontra | Tapahtumat | Myyntilaskut. Saldokorjauksen kirjanpidon tosite tiliöityy seuraavasti: Myyntisaamiset-tili debet Tili syykoodista kredit    

Ostotilauksella valitaan Toiminnot - Tee vastaanotto, jonka jälkeen tulee virheilmoitus: "Ostotilausrivien lisäys epäonnistui"   Tässä tilanteessa kannattaa katsoa läpi tilauksella olevat tuotteet. Virheilmoitus tulee siitä että riveilllä on tuote/tuotteita joiden Tila on 'Ei ostoja', 'Passiivinen' tai 'Merkitty poistettavaksi'.     Muuta tuotteiden tilaksi 'Aktiivinen', jonka jälkeen vastaanoton luominen onnistuu.  

Tässä käyttövinkissä käydään läpi miten lähetetään yksittäisiä tilauksia(osto-/myyntitilauksia) tai laskuja heti sen jälkeen kun sähköposti on muodostettu.   Esimerkissä lähetämme myyntitilauksen asiakkaalle. Nämä samat vaiheet pätee myös ostotilauksille ja laskuille.   Sähköpostitili-asetukset on määritetty järjestelmään ja olemme luoneet myyntitilauksen, jonka haluamme lähettää sähköpostitse. Valitse Toiminnot – Lähetä sähköpostilla, jolloin myyntitilauksen sähköposti muodostuu. Sähköposti näkyy kohdassa ’Toimenpiteet’(mutta se ei ole vielä lähtenyt asiakkaalle)   Napauta ’Toimenpiteet’ kohdasta, jolloin avautuu ikkuna, missä näkyy muodostettu sähköposti. Tuplaklikkaa ko. rivin kohdalla.   Ohjelma avaa sähköpostin. Tässä ikkunassa voidaan tarkistaa viestiä ja tarvittaessa valita Toiminnot – Peru lähetys, jolloin ohjelma poistaa sähköpostin. Valitse Toiminnot – Suorita, jolloin ohjelma lähettää sähköpostin asiakkaalle

Liitteenä olevassa ohjeessa käydään läpi Intrastat määritykset sekä Intrastat-raportin muodostaminen.

Ohjeessa kerrotaan miten määritellään tuotteelle automaattinen merkintä ostotilaukselle(osto tilaukselle tai suoratoimitus).   Varastotoiminnot | Rekisterit | Tuotteen varastotiedot Valitse tuote ja varasto Ruksi kohtaan 'Korvaa tarveasetukset' Valitse Täydennystapa-kentässä haluttu valinta   Tämän jälkeen kun lisätään ko. tuote myyntitilasriville, 'Merkitse OT:lle' ja 'Lähdetilaus' muodostuu automaattisesti riville.      

Validoi varasto-prosessiä voidaan ajaa tuotteelle/tuotteille, jos on tilanne että tuotteen saldo(varastosaldo, vapaa saldo tai toimitettavissa saldo) tai varastoarvo eivät jostain syystä täsmää. Validoi varasto-prosessiä ajetaan myös kun tuotteen tuoteluokan vapaan saldon laskentasääntö on muutettu. HUOM: Toiminto täytyy tehdä kun ei ole muita käyttäjiä kirjautuneena ja käyttämässä ohjelmaa.   Varastotoiminnot | Prosessit | Validoi varasto Valitse varasto Valitse halutut tuotteet valinta-sarakkeessa ja klikkaa tämän jälkeen ‘Suorita’. Jos haluat validoida kaikki tuotteet, klikkaa ‘Suorita kaikki’ Ohjelma antaa varoituksen, klikkaa OK     Valmis-merkintä ilmenee kun prosessi on valmis    

Tässä ohjeessa kerrotaan miten muutetaan hyvityslaskun tai maksun kohdistus laskuun. Esimerkissä näytetään miten hyvityslaskun kohdistus muutetaan, samat vaiheet voidaan käyttää myös maksun kohdistuksen muuttamisessa.   Myyntireskontra | Tapahtumat | Myyntilaskujen suoritukset Valitse Kaikki tietueet -välilehti Klikkaa Tositenumeroa avataksesi hyvityslaskun   Avaa Tapahtumahistoria-välilehti Klikkaa kohdistetun laskun rivin kohdalla ja tämän jälkeen ‘Peru tapahtuma’   Tapahtuman tila on on nyt ‘Avoin’. Klikkaa Hyväksy.   Tapahtumahistoria-välilehdellä näkyy kohdistuksen purku   Avaa Käytettävät tositteet-välilehti ja kohdista halutulle laskulle   Klikkaa tämän jälkeen Hyväksy.

Ohjeessa kerrotaan miten hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun tapahtuu.   Ostoreskontra | Maksut Valitse Kaikki tietueet -välilehti Klikkaa Tositenumeroa avataksesi hyvityslaskun Avaa uusi rivi Lisää rivi -painiketta klikkaamalla Valitse Tositetyypiksi Lasku. Klikkaamalla Tositenro-kentän suurennuslasista avautuu uusi ikkuna, jossa näkyy toimittajan avoimet laskut.   Valitse ostolasku, johon hyvityslasku halutaan kohdistaa.   Hyväksymisen jälkeen hyvityslasku on Lukittu-tilassa. Tapahtumahistoria-välilehdellä näkyy ostolaskun Saldo-sarakkeessa nolla silloin kun hyvityslasku ja ostolasku ovat olleet yhtä suuret. Jos hyvitystä ei ole käytetty kokonaan näkyy Käyttämätöntä saldoa.  

Yleistä   Visma.net ERP ohjelmassa on mahdollista muodostaa omia muokattuja talousraportteja (Tuloslaskelma ja Tase). Tämä voi olla tarpeellista mikäli ohjelmasta ei löydy vakiona mieluisaa Tuloslaskelma ja Tase raporttia. Vakioraportit koostuvat ennalta määritetyistä sarakkeistosta ja rivistöstä ja niitä voi yhdistellä oman maun mukaan. Omia sarakkeistoja ja rivistöjä voi myös tehdä, mutta se vaatii hieman enempi osaamista ja aikaa. Tässä ohjeessa käymme läpi kuinka voi muodostaa Tase - Lyhyt raportin. 2. Raporttimääritykset   Kirjanpito / Asetukset / Raporttimääritykset   Raporttimääritykset ikkunassa löytyy kaikki ennalta määritetyt raportit ja tässä näkee mistä sarakkeistoista ja rivistöistä raportit koostuu.   Klikkaamalla raportin Koodia pääse Raporttimääritykset näkymään. Samaan näkymään pääse myös itse raportilta “Muokkaa raporttia” painikkeella. 3. Kopioi raportti   Kirjanpito / Asetukset / Raporttimääritykset   Tässä esimerkissä kopioidaan Tase -Tileittäin raportti ja muodostetaan uusi Tase - Lyhyt raportin, käyttäen Tase - Virallisen rivistöä. Ensin valitaan “Kopioi raportti”. Uudelle raportille  annetaan Koodi, Kuvaus,  Sijainti ja Kuvaus (valikkoon). Rivistö kenttään valitaan Tase - Virallisen rivistö: “TASE2016TE”. Sijainti haetaan puurakenteesta ja tuplaklikataan Omat talousraportit kohtaa. Lopuksi raportti Tallennetaan ja kun päivittää selaimen tai käy ulkona ohjelmasta raportti ilmentyy Tuloslaskelma ja tase valikkoon.

  Tähän käyttövinkkiin on kerätty pikaohjeita, joilla pääsee hyvin alkuun uudessa Visma.net ERP käyttöliittymässä.   Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käyttöliittymä näyttää luonnollisesti todella erilaiselta eikä haluttua näyttöä, kyselyä tai raporttia löydä helposti. Alle on kerätty vinkkejä, miten pääset alkuun.   Yritysvalinta   Yritysvalinta löytyy oikeasta yläkulmasta eli voit jatkossa vaihtaa yritystä siirtymättä erilliseen selaimen välilehteen. Samasta paikasta pääset myös käyttäjäkohtaisiin asetuksiin.   Valikko   Vasempaan laitaan ei enää avaudu valikko, vaan valikko avataan Valikko-painikkeesta.     Mikäli valikossa ei näy haluamaasi työaluetta, niin saa oletuksena piilossa olevat työalueet auki Lisävalinnat-valinnasta.     Klikkaa lisättävää työaluetta oikean laidan painikkeesta (pin), jolloin moduuli tai ryhmä siirtyy valikkoon.   Valikon näytöt   Mikäli jostain syystä valikossa ei näy haluttuja näyttöjä, raportteja, kyselyitä yms. ne voivat olla piilotettu pikavalikosta. Klikkaa Pikavalikko-tekstiä tai oikean reunan painiketta, jolloin saat auki kaikki pikavalikosta piilotetut toiminnot.   Haku   Kokeile etsiä toiminto uudella hakutoiminnolla. Tulokset on ryhmitelty eri osa-alueittain.   Listanäkymät   Rekisterit ja tapahtumien syöttöruutu avautuvat ensin listanäkymään, josta voit suodattamalla tai hakemalla löytää haluamasi tiedot. Saat avattua rivin linkistä, tuplaklikkaamalla tai muokkaa-painikkeella.     Pääset nuolipainikkeella takaisin listanäkymään.   Suosikit   Aikaisemmin valitsemasi suosikit siirtyvät uuteen käyttöliittymään ja näkyvät valikossa ylimmäisenä. Suosikit on ryhmitelty samalla tavalla kuin muut näytöt.   Lomakkeet   Kaikki lomakkeet eli tilausvahvistukset, lähetteet, laskut yms. on siirretty omaan valikkoon Lomakkeet.   “Mutteri/ratas” on hävinnyt   “Mutteri/ratas” eli oikeassa yläkulmassa oleva painike on poistettu ja sen sisältämät Määritykset ja Järjestelmä -valikot löytyvät valikosta. Ne ovat oletuksena piilotettuja ja saat ne näkyviin Lisävalinnat-painikkeella.   Omat geneeriset kyselyt   Itse tehdyt geneeriset kyselyt siirtyvät omaan valikkoon Datanäkymät. Pääkäyttäjä voi lisätä itse tehdyt kyselyt sopivaan valikkoon.   Vinkki: Toiminnon voi avata omassa välilehdessä tai selaimen ikkunassa hiiren oikealla avautuvasta valikosta Vinkki: Jatkossa voit vaihtaa käyttökielen lennosta ilman selaimen uudelleen käynnistämistä. Mene käyttäjäasetuksien Omat Visma.net -tiedot painikkeen kautta käyttäjätietojen ylläpitoruudulle, muuta kieli ja palaa nuolella takaisin. Voit valita Financials-tuotteen, jolloin palaat viimeisimpään näyttöön.  

 Tässä käyttövinkissä käymme läpi uudet listanäkymät ja niiden muokkausmahdollisuudet.   Rekistereihin ja tietojen/tapahtumien syöttöruutuihin, kuten varastotuotteet, ostotilaukset, myyntitilaukset, ostolaskut jne.. on lisätty käynnistämisen yhteyteen uusi listanäkymä. Listanäkymä antaa paremman kuvan tilanteesta ja helpottaa navigointia sekä nopeuttaa halutun tiedon löytämistä.   Alla esimerkki ostotilaukset-listanäkymästä.   Oikeassa yläreunassa on suodatin, joka suodattaa valittujen sarakkeiden tiedoista.   Painikkeiden avulla voi esimerkiksi Tyhjentää kaikki suodattimet Aloittaa uuden tiedon syöttämisen Avata valitun rivin syöttöruudulle ja Ylläpitää suodattimia     Rivien yläpuolelle on tehty oletussuodattimia, joita voi muokata suodatin-painikkeella. Suodatin-painikkeen avulla voi myös tehdä omia välilehtiä ja merkitä suodatin jaetuksi, jolloin sitä voi käyttää myös muut käyttäjät.   Oma uusi suodatin.   Kentän päällä voi valita hiiren oikealla (tai SHIFT+F), jolloin suodatus tehdään valitun kentän arvolla.   Sarakkeen otsikkoa klikkaamalla löytyy lisää suodatus- ja lajittelumahdollisuuksia.     Kun valittu rekisterin tieto tai tapahtuma on löytynyt, niin sen tiedot avautuvat joko tuplaklikkaamalla riviä tai klikkaamalla kynä-painiketta (muokkaa tietuetta). Syöttöruudun saa auki myös sinisestä linkistä.   Tietojen syöttöruudulle on lisätty uusi painike vasemmalle, nuoli taaksepäin. Sitä klikkaamalla pääsee takaisin listanäkymään.  

Tässä käyttövinkissä käydään läpi miten käyttäjä voi muokata vasemmalle laidalle avautuvaa valikkoa.   Vasemman laidan valikon työalueet riippuvat yrityksen hankkimista ja aktivoiduista moduuleista sekä käyttäjän rooleista. Oletuksena harvemmin käytetyt osa-alueet kuten Määritykset, Järjestelmä ja Integraatiot ovat piilotettuna.   Käyttäjän oikeus eri ruuduille määritetään käyttöoikeuksissa kuten aikaisemminkin. Uusi käyttöliittymä ryhmittelee valikot paremmin ja käyttäjällä on mahdollisuus ottaa kantaa mitkä valikot ja näytöt ovat näkyvissä ja mitkä on piilotettu.   Käyttäjän muokkausmahdollisuudet   Normaali käyttäjä voi lisätä valikkoon uusia työalueita Lisävalintojen kautta. Klikkaa pin-painiketta lisättävän työalueen kohdalla, jolloin lisättävä työalue siirtyy valikkoon.   Huom! Mikäli klikkaat vain kuvaketta, se siirtyy valikkoon vain väliaikaisesti, mutta ei kiinnity valikkoon pysyvästi.   Valikosta poistaminen tapahtuu unpin-painikkeella. Poistettava valikko siirtyy ensin Lisävalinnat-valikon alapuolelle ja poistuu kun näyttö virkistetään.