Visma.net käyttövinkit

  Rivitietojen tuomiseen voit ladata mallin lisäämällä rivin ostolaskulle ja klikata Vie Exceliin nappia. Tuonti on oikeanpuoleinen painike. Sama ohje toimii myös myyntilaskulla.      

Visma.net ERP versioon 8.25 on lisätty Saldokorjaus-toiminto, jolla voidaan kuitata avoimia summia pois ostolaskuilta. Toimintoa voi käyttää esim. tilanteissa joissa kassa-alennuksellinen ostolasku on maksettu kassa-alennus eräpäivän jälkeen, mutta kassa-alennus on kuitenkin käytetty ja järjestelmä ei kuittaa laskuja suljetuksi Muodosta alv-hyvityslaskut –prosessissa. Toimintoa varten järjestelmä tarvitsee syykoodeja, joilta kirjaus saa vastatilin sekä seurantakohteen. Syykoodeja voi perustaa Myyntireskontran asetuksissa Syykoodit ikkunassa                         Lisäksi Ostoreskontran asetuksissa määritellään raja minkä alle jäävät avoimet saldot voi kirjata suoritetuiksi tällä toiminnolla. Asetuksissa määritellään myös oletussyykoodi, mutta kirjauksessa voi käyttää myös muita syykoodeja, esim. jos haluaa kirjata valuuttakurssierot tällä toiminnolla.     Ostolaskun toimintovalikkoon lisätty Saldokorjaus-toiminto. Toiminto on aktiivinen, mikäli ostolaskun avoinna oleva saldo on pienempi kuin mitä on asetuksiin määritelty saldokorjausrajaksi.           Valitsemalla Saldokorjauksen, aukeaa ostoreskontran maksut ruutu mihin annetaan saldokorjauksen tiedot eli syykoodi ja maksettu summa ja hyväksytään tapahtuma kirjanpitoon Hyväksy-painikkeella     

Visma.net ERP versioon 8.25 on lisätty toimittajien IBAN tilinumeroiden validointi. Validointi tarkistaa, että syötetty IBAN tilinumero on muodollisesti oikein. Mikäli käyttäjä yrittää tallentaa toimittajalle virheellistä tilinumeroa, antaa järjestelmä alla olevan virheilmoituksen.              Järjestelmä antaa tallentaa tilinumeron, mutta maksatus virheelliselle tilille ei onnistu.      HUOM! Jo olemassa olevien toimittajien tilinumerot tulee validoida päivityksen jälkeen. Jollei tätä toimintoa suoriteta, Käsittele maksut näkymässä ei aktivoidu Muodosta maksut-painike.   Visma.net ERP:iin on lisätty uusi ikkuna (Ostoreskontra – Prosessit – Validoi toimittajan maksutiedot) missä tämän toiminnon voi suorittaa massana kaikille toimittajille.  Kyseiseen ikkunaan tulee listattuna kaikki toimittajat, joiden tilinumeroille järjestelmä ei ole vielä tehnyt validointia. Validointi aloitetaan painamalla Validoi kaikki -painiketta. Ensimmäisellä kerralla validointi saattaa kestää hetken. Validointi saattaa kestää hetken mikäli toimittajia on paljon.     Näkymään tullaan lisäämään myös Työntekijöiden IBAN tilin validointi.        

Geneeriseen kyselyn alapalkkiin on tehty mahdollisuus laskea esimerkiksi halutun kentän summa.   Esimerkki summan lisäämisestä Avaa kysely, johon haluat lisätä summan laskennan Lisää Tulostaulukko-välilehdelle sarake Alapalkkilaskenta Valitse kenttä/rivi, jota haluat käyttää laskennassa Valitse Alapalkkilaskentaan mitä haluat laskea esim. Summa ja tallenna   Kyselyn alapalkissa näkyy nyt valitun kentän summaus.    

Visma.net ERP versioon 8.25 on lisätty tilaustyypeille kaksi uutta optiota, joiden avulla saadaan myyntitilaukselle kirjoitetut huomautukset kopioitumaan toimitukselle ja/tai laskulle.                                  Optio laitetaan päälle Tilaustyypit näkymässä. Kun asetuksen laittaa päälle, myyntitilaukselle kirjoitettu huomautus kopioituu toimitukselle. Tämä auttaa välittämään tietoa varastolle liittyen esim. tavarantoimitukseen.          Toimituksen huomautuksen saa avattua myös Käsittele toimituksia-ikkunasta, painamalla rivin alussa olevaa huomautus-kenttää.         

Uusimmassa versiossa 8.24 on mahdollista aktivoida myyntilaskuille Arvopäivä kenttä, josta lasketaan eräpäivä. Vanha Pvm kenttä toimii tällöin tositepäivämääränä myyntilaskulle, joka määrittää tiliöintijakson, jolle liikevaihto kirjataan.   Uusi kenttä aktivoidaan Myyntireskontran asetukset näkymässä.      Tällöin Myyntilaskut näkymään ilmestyy uusi Arvopäivä kenttä        Huom! Raportoinnissa käytetään vanhaa pvm kenttää. Myös alv- ja EU yhteenvetoilmoitus käyttää samaa kenttää. Asiakkaille lähtevissä laskuissa käytetään uutta Arvopäivä kenttää mikäli asetus on aktivoitu.  Visma.net rajapinnasta uusi kenttä löytyy nimellä OrigInvoiceDate.  

Ilmoitukset (Notifications) toiminnallisuutta laajennettiin eilen tiistaina 24.6.2020 julkaistussa versiossa. Nyt voit valita ilmoituksen vastaanottajaksi käyttäjän ja roolin lisäksi asiakirjan kuten esimerkiksi myyntitilauksen vastuuhenkilön.   Käyttövinkki 1 - Aktivoi järjestelmäilmoitus "Toimittajan maksutiedot poistettu" Avaa Määritykset | Ilmoitukset näyttö (vaatii administrator-roolin) Ilmoituksista löytyy oletuksena ns. järjestelmäilmoitukset Avaa haluamasi ilmoitus tuplaklikkaamalla riviä Virkistä vastaanottajalista rivien virkistä-painikkeesta Lisää vastaanottajiin haluamasi käyttäjät tai roolit Aktivoi ilmoitus Aktiivinen-valinnasta Kun tämä järjestelmäilmoitus on aktivoitu ja joku poistaa toimittajan pankkitilin, lähtee siitä ilmoitus valituille käyttäjille tai rooleille. Ilmoitus näkyy punaisena pallon ylävalikossa. Pääset toimittajan tietoihin klikkaamalla riviä. Kokeile myös aktivoida toimittajan pankkitilin muutoksen ilmoitus sekä muut hyödylliset järjestelmäilmoitukset.   Käyttövinkki 2 - Oma ilmoitus "Myyntitilaukseen liittyvä ostotilaus vastaanotettu" Olen myyjänä tehnyt myyntitilausrivistä suoraan ostotilauksen ja haluan ilmoituksen, kun ostotilaus on vastaanotettu. Avaa uusi ilmoitus + painikkeesta Valitse näytöksi Ostotilaukset Syötä ilmoitustunnus sekä nimi, josta tunnistat ilmoituksesi Syötä viesti, joka näkyy ilmoituksessa. Suurennuslasi-painikkeen alta löydät kaavaditorin, jolla voi hakea viestiin tietoja datasta Valitse Ehdot välilehdelle, että ilmoitus liipaistaan kun ostotilauksen tilaksi tulee lukittu Valitse vastaanottajat-välilehdelle vastaanottajan kohteeksi Tosite ja vastaanottajan haku myyntitilauksen tekijän sähköposti. Ostotilaus pitää siis tehdä suoraan myyntitilauksesta, jotta ostotilauksella on linkki myyntitilaukseen. Kun myyntitilauksesta on tehty ostotilaus ja ostotilaus vastaanotetaan, saa myyntitilauksen vastuuhenkilö ilmoituksen. Huomaa, että tässä vaiheessa liipaisu toimii vielä otsikkotasolla eli koko ostotilauksen tila pitää muuttua.   Kehitämme ilmoitukset-toiminnallisuutta ja otamme mielellään vastaan esimerkkejä ilmoituksista, jotka tehostavat työtänne. Voit lisätä ehdotuksen kommenttina tähän viestiin.  

Nyt on mahdollista kopioida lomake eli esimerkiksi ostotilaus uudeksi ja lisätä se tulostettavaksi Ostotilaukset-näytölle. Kopiointi vaatii käyttäjällä System administrator oikeudet.   1. Tarkista, että sinulla on System administrator oikeudet Käyttäjät-näytöltä.   2. Mene Lomakkeet-työalueeseen ja klikkaa Näytä kaikki raportit. Lomakkeet-työalue löytyy Lisävalinnat-linkin kautta.   3. Valitse kopioitava lomake tai raportti. Oikean koodin löydät tulostamalla olemassa olevan lomakkeen ja katsomalla koodin selaimen linkistä. Klikkaa Kopioi raportti.   4. Kopioitu raportti saa uuden RE-alkuisen koodin. Anna raportille uusi nimi ja Tallenna. Kopioidut raportit löytyvät Custom reports -välilehdellä (käännös tulossa).   5. Seuraavaksi kopioitu raportti lisätään näytölle Määritykset | Add report to screen (käännös tulossa)   6. Raportti lisäyksessä valitaan ensin näyttö, johon lomake lisätään sekä tyyppi ja vaihe, milloin lomake on näkyvissä. Muiden tyyppien ja tilojen osalta raportti näkyy harmaana. Tällä tavalla voitte tehdä erilaisia lomakkeita eri tarkoituksiin. Tämän käyttövinkin liitteenä on listaus tyyppikoodeista sekä tiloista. Listaus auttaa valitsemaan oikeat tyypit ja tilat. Tässä esimerkissä on valittu NL On Hold, joka tarkoittaa normaalia pidossa-tilassa olevaa ostotilausta.   7. Lisää alaosaan rivi, anna lomakkeelle nimi ja valitse kopioitu RE-alkuinen lomake. Rivin lisäys täytyy tehdä kaikille tiloille, joissa haluaa uuden lomakkeen olevan tulostettavana.   8. Normaali-tyyppistä Pidossa-tilassa tilassa olevalla ostotilauksella näkyy nyt uusi lomake. Tulosta lomake ja pääset tekemään muokkauksia.   Voit tulostaa uuden lomakkeen ja lähteä muokkaamaan siitä haluamanlaista versiota. Lomakkeen voi liittää myös toimittajaan, jotta sähköpostin lähetys osaa poimia oikein lomakkeen.   Samalla periaatteella voit myös kopioida minkä tahansa lomakkeen tai raportin, tehdä siitä oman version ja sijoittaa sen mihin tahansa työalueeseen.

Tässä ohjeessa kerrotaan miten maksu poistetaan / mitätöidään.   Kassa- ja pankkitilien hallinta - Asetukset - Maksutavat. Valitse kyseinen maksutapa ja mene Ostoreskontran asetukset välilehdelle. Muuta Muodosta maksuerä optio Ei pakollinen valintaan ja ota pois asetus Yksilöivä maksun viite pakollinen siksi aikaa kun maksua mitätöidään Sen jälkeen Mitätöi ja Poista -painikkeet vapautuu Maksut ikkunassa. Voit poistaa maksun, joka ei ole kirjautunut kirjanpitoon asti, jos se on kirjautunut niin maksu pitää mitätöidä.   Kun maksu on poistettu tai mitätöity, niin muista käydä muuttamassa optio Muodosta maksuerä takaisin maksutavalle, jotta maksuerän muodostaminen on taas päällä. Tämän jälkeen voit muodostaa uuden maksun ostolaskusta.  

Jaksotuskoodeihin on lisätty mahdollisuus käyttää alkaen ja päättyen päivämääriä myös kulu-tyyppisille jaksotuksille. Valitsemalla jaksotustavaksi “Joustava jaksoittain, suhteellisesti päivittäin jaettuna”, pystyt määrittämään ostolaskuriville alkaen ja päättyen päivämäärät, joista järjestelmä määrittää kaudet joille kulu jaksotetaan.                               Ostolaskuriville valitaan perustettu jaksotuskoodi ja määritellään alkaen ja päättyen päivämäärät.                  Rivistä järjestelmä muodostaa jaksotettavan tapahtuman    

Raporteista voidaan jatkossa kopioida oma uusi versio ja muokata raportti omien tarpeiden mukaiseksi. Esimerkkinä asiakas voi kopioida uuden ostotilaus-raportin, tehdä muutokset ja liittää uusi ostotilaus raportti toimittajaan tai toimittajaluokkaan.   LIsävalinnat - Lomakkeet - Report list (kielikäännös tulee seuraavaan versioon)     Valitse kopioitava raportti - esimerkkinä ostotilaus     Anna raportille oma otsikko    Jos haluat lisätä uuden raportin valikkoon, tarvitset administrator oikeudet     Muokkaa valikkoa     Lisää näyttö     Hae kopioitu raportti - Lisää ja sulje sekä virkistä F5     Uusi raportti (näyttö) tulee oletuksen näkymään Muu-ryhmään, voit nyt lisätä sen työalueeseen tai suosikkeihin.     Voit lisätä raportin myös toimittajaluokalle tai toimittajalle, jolloin toimittajalle tulostuu uusi raportti.     Tämän jälkeen voit avata raportin ja tehdä muutokset. Suunnittelemme myös jatkokehitystä, jossa kopioidun raportin voisi lisätä esimerkiksi Ostotilaus-näytölle tulostettavaksi.  

Ohjelmassa on mahdollista kirjata asiakaspalautuksia manuaalisesti tai maksaa ne AutoPay palvelun kautta. Ensin ohje kuinka asiakaspalautuksesta voidaan tehdään manuaalinen tosite.  Toinen vaihtoehto on käsitellä ne automaattisesti.   (Manuaalinen)  Myyntireskontra - Tapahtumat - Myyntilaskujen suoritukset Valitaan Tyypiksi Asiakaspalautus ja alas riville Hyvityslasku, Maksu tai Ennakkomaksu.   (AutoPay) Myyntireskontra - Rekisterit - Asiakkaat Asiakkaalle lisätään Maksutapa Maksutavat välilehdellä.   Maksutavan tiedot täytetään ja tallennetaan.   Tiedot siirtyy asiakkaan Laskutusasetukset välilehdelle. Muista tarkistaa että Maksun tili on on oikein. Ulkomaan maksuissa se voi olla BBAN.   Myyntireskontra - Prosessit - Käsittele asiakaspalautukset   Tähän ikkunaan nousee kaikki avoimet Hyvityslaskut, Maksut tai Ennakkomaksut. Rivi valitaan, Maksettavaa summaa voi halutessa muuttaa. Muodosta asiakaspalautukset painikkeesta prosessi etenee samalla tavalla kuin ostolaskujen maksaminen ja maksu siirtyy AutoPay palveluun.  Tämän toiminnon myötä muodostuu samanlainen tosite kuten manuaalisessa käsittelyssä. 

Yleistä Kun Ostoreskontran Käsittele maksut ikkunassa on muodostanut maksuerän ja siitä on muodostunut jokaiselle maksulle oma maksutosite. Jos näitä maksutositteita (Ostoreskontra - Tapahtumat - Maksut) haluaa poistaa tai hyväksyä manuaalisesti pitää seuraava asetus käydä hetkellisesti muuttamassa.   Maksutavat Kassa- ja pankkitilien hallinta - Asetukset - Maksutavat Valitaan oikea Maksutavan tunnus. Ostoreskontran asetukset välilehdellä valitaan asetus “Ei pakollinen”.  Tämän jälkeen maksuja voi poistaa tai hyväksyä manuaalisesti kirjanpitoon. Hyväksytyn maskun voi myös tarvittaessa Mitätöidä.     Maksuehdon asetus pitää palauttaa “Muodosta maksuerä” kohtaan kun toimenpiteet on tehty. Muuten maksuja ei voi tällä maksutavalla lähettää AutoPayn kautta.

Tässä ohjetta miten saa muodostettua ostotilauksen.   Ensimmäisenä laitetaan Rivit kohdassa täppä Merkitse OT:lle ja sen jälkeen Toiminnot kohdasta Muodosta ostotilaus.       Kun ostotilaus on muodostettu tulee näkymä Muodosta ostotilaukset. Valitaan Ostotilaukselle Toimittaja. Tämän jälkeen Suorita ja näin Ostotilaus on muodostettu                

Myyntitilaukselle muodostuu oletuksena myyjäksi se käyttäjä, joka kirjaa myyntitilauksen järjestelmään. Mikäli asiakkaalle on määritelty oletusmyyjä, käytetään tätä tietoa. Jotta sisäänkirjautunut käyttäjä pystytään linkittämään myyjään, käyttäjä täytyy linkittää työntekijään ja työntekijä myyjätunnukseen.                       

Pääkirja- ja päiväkirjaraporteille on lisätty raporttiasetuksiin Seurantakohde-kenttä, jolla saadaan tulostettua tietyn seurantakohteen tapahtumat.                                    Mikäli yrityksellänne on käytössä useampi seurantakohdetaso, ja haluaisitte raportin esim. kaikista tason 2 tapahtumista, jotka on kirjattu arvolle 20, tulee käyttää Lisälajittelu ja suodattimet -välilehdellä olevaa lisäsuodatusehtoa. Arvo-kenttään korvataan tason 1 merkit alaviivalla, niin monta kuin tasolle on määritelty merkkejä.   

Toimituksen toimituspäivä kentässä tulee olla päivämäärä, jolloin tuotteet tai palvelut toimitetaan. Mikäli toimitus avataan paljon ennen toteutunutta toimituspäivää ja tuotteet pyritään toimittamaan heti kuin mahdollista, niin toimituspäivä täytyy usein muuttaa.   Tätä tilannetta varten on lisätty Myyntitilausten asetuksiin uusi parametri "Näytä varoitus, jos toimituspäivä on eri kuin tapahtumapäivä".     Kun asetus on päällä, ohjelma tarkistaa toimitusta vahvistettaessa, onko toimituksen toimituspäivä sama kuin kuluva päivä eli tapahtumapäivä. Mikäli toimituspäivä on eri kuin tapahtumapäivä, annetaan käyttäjälle varoitus. Mikäli toimituspäivä on sama kuin kuluva päivä, varoitusta ei tule.     Käsittele toimituksia -prosessissa varoitusta ei tehdä, mikäli käsitellään useita toimituksia yhtä aikaa. Varoituksen ohitetaan myös ajastuksissa ja kun toimituksia vahvistetaan rajapinnan (API) kautta.

Käyttäjä pystyy määrittelemään käyttäjäkohtaisissa asetuksissa, kuinka paljon rivejä tulee näkyviin rivinäkymiin. Asetus määritellään avaamalla Omat ERP-tiedot -näkymä                    Tietueiden määrä taulukkosivulla -kenttään määritellään 25,50,100,150 tai 200   

Mikäli tuotteen varastosaldo menee nollaksi, niin keskihinta nollaantuu myös. Kun syötetään tuotteelle myyntitilausrivi ennen kuin ostotilaus on vastaanotettu, niin myyntirivin kustannushinnaksi tulee 0,00€. Tämä tapahtuu ainoastaan silloin, kun kustannusarvostus on keskihinta.   Tätä tilannetta varten Myyntitilausten asetuksista löytyy uusi asetus “Käytä edell. ostohintaa, jos saldo = 0”.     Kun asetus laitetaan päälle ja syötetään nollasaldoiselle tuotteelle myyntitilausrivi, niin myyntirivin kustannushinta haetaan tuotteelta Edell. kustannushinta kentästä.     Huom! Edellisen kustannushinnan voi tuoda aineistosta tuotetta perustaessa tai ylläpitää käsin.

Aikaisemmin myyntirivin Minimi- ja maksimitoimitus (%) piti syöttää jokaiselle myyntiriville erikseen. Nyt prosentit voi syöttää tuotteelle, josta ne kopioidaan myyntiriville.   Mikäli tuotteella on käytössä useita myyntiyksiköitä, niin prosentit voi syöttää jokaiselle yksikölle erikseen.