Visma.net käyttövinkit

Saapuville laskuille voidaan nyt tehdä toimittajakohtaisia sääntöjä. Määritykset perustuvat tietoihin, joita saapuvien laskujen aineistosta (lähde) löytyy ja niillä voidaan vaikuttaa seuraaviin arvoihin: Kulutili Seurantakohde Sijainti Projekti ja projektin tehtävä Jaksotuskoodi Ensisijainen hyväksyjä (tosite- ja rivitaso) Saapuvien laskujen säännöt on uusi näkymä, jossa voidaan määritellä erilaisia sääntöjä saapuville ostolaskuille. Toimittaja, Lähdekenttä laskulla, Ehto ja Arvo ovat pakollisia tietoja. Käytettävissä olevat laskun lähdekentät ja ehdot ovat nähtävissä valintalistoilta. Mikäli toimittajan eri säännöillä ilmenee ristiriitaa, sovelletaan sääntöä, jolla on korkeampi prioriteetti.   Alla olevassa esimerkissä halutaan ohjata lasku, jolta löytyy arvoissa mainitut puhelinnumerot, tietylle kirjanpidon tilille ja seurantakohteelle. Vinkki: käyttämällä puolipistettä ”;” voit määritellä Arvo-kenttään useampia eri arvoja.   Määritellyt säännöt ovat nähtävissä myös Toimittajatiedoissa omalla välilehdellään. Toimittajalla voi olla useita sääntöjä.   Saapuneet laskut – näkymässä on mahdollista sekä tarkastella toimittajan olemassa olevia sääntöjä (Näytä säännöt) että esikatsella saapuneelta laskulta, kuinka sääntö toimii (Esikatsele lasku).   Säännöt ovat muokattavissa ja mahdollinen muutos vaikuttaa myös tässä näkymässä oleviin laskuihin, kunnes niille on valittu ”Suorita” eli muodostettu laskut. Säännön muokkaus ei vaikuta laskuihin, jotka ovat ko. näkymästä jo käsitelty. Mikäli sääntöä ei haluta enää käyttää, voidaan siltä ottaa pois Aktiivinen-asetus. Kun lasku on muodostettu, näkyy sillä käytetty sääntö laskun Saapuneet-välilehdellä.  

Ostolaskujen sisäänlukuun on tehty lauantaina 2.3.2019 julkaistavaan versioon uusi toimittajakohtainen asetus Otsikkotietojen sisäänluku alv-koodeittain.     Kun asetus on päällä, verkkolaskuaineistolta haetaan tiedot alv-yhteenveto osiosta ja perustetaan rivit alveittain. Mikäli toimittaja ei ole laittanut verkkolaskuaineistolle alv-yhteenvetoa, niin ohjelma perustaa yhden rivin laskun otsikkotietojen verottoman summan mukaan.   Ostolaskujen sisäänluvussa on ollut haasteita lähinnä verkkolaskujen laskurivien osalta. Osaa ongelmista ei voida ratkaista, koska toimittajan lähettämä aineisto on joko virheellistä tai tiedot on laitettu kenttiin, joista niitä ei voida poimia oikein. Olemme kontaktoineet toimittajia ja pyytäneet heitä korjaamaan aineistoja. Näin onkin tapahtunut, mutta kaikkiin virheisiin emme ole saaneet korjauksia. Tätä tilannetta varten teimme asetuksen, jolla rivitason virheet voidaan ohittaa poimimalla laskun tiedot otsikkotasolta.   Käyttöönotto Käy laittamassa toimittajakohtaisesti päälle asetus Otsikkotietojen sisäänluku alv-koodeittain Voit laittaa asetuksen päälle myös toimittajaluokalle, jolloin se tulee automaattisesti päälle uusia toimittajia perustettaessa Niille toimittajille, joiden laskurivit tulevat oikein asetusta ei tarvitse laittaa päälle Ostolaskun tiliöinti ja veroluokka Ostolaskun rivit perustetaan alv-koodeittain mikäli alv-yhteenveto löytyy toimittajan lähettämästä aineistosta.  Tilit haetaan toimittajan takaa siten, että kulutili tulee alvillisille ja veroton kulutili alvittomille riveille.   Korjaukset Mikäli toimittajan lähettämässä aineistossa ei ole alv-erittelyä perustetaan vain yksi rivi. Alv-koodi haetaan toimittajan toimittajaluokan veroaluetunnuksen mukaan ja tili toimittajan kulutilistä. Tällöin voi tulla virheitä ja laskun pyöristyssummaan tulee eroa.   Näin korjaat virheellisen laskun Laita pyöristykseen 0€ Valitse riville oikea tili ja veroluokka ja syötä riville alviton summa Huom! Kun rivejä ei perusteta, niin riville ei tule selitystä. Kirjoita laskua kuvaava selite riveille, jotta se näkyy kirjanpitotapahtumilla. Mietimme tähän ratkaisua, jossa asiakas voisi määrittää mitä selitteeseen tallennetaan.

Yleistä Monikielisyydellä on kolme käyttökohdetta Asiakkaille saa tulostettua ja lähetettyä sähköpostilla myyntiin ja laskutukseen liittyvistä dokumenteista asiakkaiden käyttämän kielen mukaiset dokumentit Toimittajille saa tulostettua tai lähetettyä sähköpostilla ostotilauksiin liittyvistä dokumenteista toimittajien käyttämän kielen mukaiset dokumentit Yrityksen työntekijät pystyvät käyttämään ohjelmistoa ja tulostamaan dokumentteja omalla kielellään Käyttöönotto Käyttöönottoa varten sinulla täytyy olla financials administrator rooli admin-työkalussa sekä system administrator rooli ERP:n sisällä. Avaa Järjestelmä | Järjestelmän kielet | Määritä kielet. Valitse oletuskieleksi yrityksesi yleisimmin käyttämä kieli eli normaalisti suomi.   Valitse muut kielet, joita kieliä haluat käyttää. Klikkaa [Käytä]. Aktivointi kestää pari minuuttia, kun tarvittavat tiedot perustetaan. Käyttöönotto on valmis, käyttöliittymään tule eri paikkoihin näkyville klikattava maakoodi, josta avautuu mahdollisuus syöttää erikieliset kuvaukset.   Käyttökohteita esim. Tuotenimet myynnissä: Kun tehdään myyntitilaus asiakkaalle, jonka kieli ei ole suomi, ohjelma hakee myyntirivin tuotteen kuvauksen kielikäännöksistä. Tuotenimet ostossa: Kun tehdään ostotilaus toimittajalle, jonka kieli ei ole suomi, ohjelma hakee ostorivin tuotteen kuvauksen kielikäännöksistä. Maksuehdot, toimitusehdot yms. kuvaukset voi kääntää asiakkaan ja toimittajan kielelle Tilikartan tilit sekä analyyttiset raporttien (esim. tuloslaskelma ja tase) otsikot voidaan kääntää eri kielille, jolloin käyttäjä näkee oman käyttäjäasetuksen mukaiset käännökset raporteista. Ohjelmassa olevat asiakkaan muokattavissa olevat asetukset kuten tuoteluokat, asiakasluokat, hintaluokat, tilaustyypit, ominaisuudet ja kyselyt voidaan kääntää käyttäjien eri kielille. Asiakkaiden ei tarvitse tehdä muutoksia raportteihin ja lomakkeisiin, mikäli niihin ei ole muokattu erillistä käytäntöä kielisyydelle esimerkiksi ominaisuuksien avulla.

Raporteista voidaan jatkossa kopioida oma uusi versio ja muokata raportti omien tarpeiden mukaiseksi. Esimerkkinä asiakas voi kopioida uuden ostotilaus-raportin, tehdä muutokset ja liittää uusi ostotilaus raportti toimittajaan tai toimittajaluokkaan.   LIsävalinnat - Lomakkeet - Report list (kielikäännös tulee seuraavaan versioon)     Valitse kopioitava raportti - esimerkkinä ostotilaus     Anna raportille oma otsikko    Jos haluat lisätä uuden raportin valikkoon, tarvitset administrator oikeudet     Muokkaa valikkoa     Lisää näyttö     Hae kopioitu raportti - Lisää ja sulje sekä virkistä F5     Uusi raportti (näyttö) tulee oletuksen näkymään Muu-ryhmään, voit nyt lisätä sen työalueeseen tai suosikkeihin.     Voit lisätä raportin myös toimittajaluokalle tai toimittajalle, jolloin toimittajalle tulostuu uusi raportti.     Tämän jälkeen voit avata raportin ja tehdä muutokset. Suunnittelemme myös jatkokehitystä, jossa kopioidun raportin voisi lisätä esimerkiksi Ostotilaus-näytölle tulostettavaksi.