We hebben op 7 maart weer een druk bezochte webinar gehad waar we jullie mee hebben genomen in het maken van rapporten in Youforce Reporting. Nogmaals bedankt voor jullie deelname en actieve betrokkenheid. Er zijn veel vragen gesteld en we zien dat er veel meer interactie is ontstaan op deze community sinds deze webinar!   Een korte terugblik Tijdens deze webinar hebben we stilgestaan bij een aantal onderwerpen die relevant zijn voor het bouwen van rapporten, namelijk: Introductie van nieuwe Dashboards! Hoe begin ik met het bouwen van rapporten? Tabellen Matrix Filters Slicers Totalen en subtotalen Peildata Toelichting op het datamodel Verder zijn er bijna 80 vragen gesteld waarvan de meeste live door Sven Beerents zijn beantwoord. Er komt een aparte pagina waar al deze vragen en bijbehorende antwoorden zijn terug te vinden.   Veel van deze onderwerpen die zijn besproken kun je ook terug vinden op 1 van de leerpaden, maar het is uiteraard ook mogelijk om de webinar terug te bekijken.   Overzicht Standaard Dashboards  Overzicht leerpaden  Leerpad: Starten met Youforce Reporting  Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro    Opname webinar Wil je de webinar opnieuw kijken of kon je er niet bij zijn? Zie onderstaande link voor de opname: Online workshop 'Rapporten bouwen in Youforce Reporting' - 7 maart 2023 (vimeo.com)    Q&A  Vragen antwoorden van de eerste webinar: Q&A - Webinar #1 Starten met Youforce Reporting    Vragen antwoorden van de tweede webinar: Q&A - Webinar #2 Rapporten bouwen in Youforce Reporting    Volgende webinar - 18 april Deze webinar was niet de laatste voorlopig. Gedurende het hele jaar zullen we meerdere webinars organiseren. Zie hieronder het overzicht:     De volgende webinar staat gepland op 18 April! Tijdens deze webinar gaan we kijken hoe je Reporting Pro kunt gebruiken. Alles rondom berekende velden en expressies wordt dan besproken. Mis hem niet! De uitnodiging voor deze webinar komt nog.   Nogmaals bedankt voor jullie deelname en op naar de volgende!   Vriendelijke groet, Theo, Sven  & Chris             ... View more

In dit artikel geven we meer inzicht en toelichting over de berekening van het bekende Verzuimpercentage. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen: Verzuim % Verzuim % 1e Jaar  Verzuim % 2e Jaar   Verzuim % 3e Jaar    Het verzuimpercentage geeft een aanwijzing van de omvang van het ziekteverzuim in relatie tot de arbeidscapaciteit. De basisberekening voor het verzuimpercentage is:     Het aantal verzuimdagen is het aantal dagen dat een medewerker ziek was of bijvoorbeeld het totale aantal verzuimdagen op een afdeling. Het aantal beschikbare dagen is het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode of het totaal aantal kalenderdagen dat de medewerkers van een afdeling in dienst waren.   Hierbij kun je wel of geen rekening houden met een deeltijdpercentage en/of een percentage ziek. In Youforce Reporting houden we rekening met beide, deeltijdpercentage en percentage ziek.    Als het deeltijdpercentage wordt meegewogen, komt het zowel in de teller als in de noemer van de breuk voor. De berekening voor deze rekenmethodiek (gewogen naar deeltijd en partieel verzuim) ziet er dan als volgt uit:       Voor iedere medewerker worden hierbij de verzuimdagen vermenigvuldigd met de deeltijdfactor en het percentage dat hij ziek is. Het aantal beschikbare dagen wordt ook vermenigvuldigd met de deeltijdfactor.    Voorbeeld:  Een medewerkster werkt vier dagen per week (0,8 FTE). Gedurende de maand januari is zij vijf dagen voor 50% ziek. Haar verzuimpercentage over de maand januari is dan:     Berekening per organisatorische eenheid Voor de berekening van het verzuimpercentage van een afdeling of organisatie telt deze methode eerst de afzonderlijke dagen van alle medewerkers bij elkaar op en voert daarna pas de deling uit. Om een verzuimpercentage volgens deze rekenmethodiek  in zijn geheel met de hand uit te rekenen zijn de volgende stappen nodig: Bepaal voor elke medewerker de som van de verzuimdagen (binnen de verslagperiode en het dienstverband). Gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend. Vermenigvuldig voor elke medewerker het aantal dagen uit stap 1 met de deeltijdfactor (=fulltime-equivalent). Voor fulltimers verandert er dus niets. Tel de uitkomsten uit stap 2 van alle medewerkers bij elkaar op. Bereken van elke medewerker het aantal kalenderdagen dat hij/zij in de verslagperiode in dienst was. Vermenigvuldig het aantal kalenderdagen uit stap 4 met de deeltijdfactor; Tel de uitkomsten uit stap 5 van alle medewerkers op Deel de uitkomst uit stap 3 door de uitkomst van stap 6 Vermenigvuldig de uitkomst van stap 7 met 100%.   Verzuim jaren De verzuimstandaard van het CBS maakt onderscheid tussen het eerste en het tweede jaar van het verzuim. Daarnaast hebben we vanuit meerdere klanten ook de behoefte gehoord om het 3e verzuimjaar in kaart te kunnen brengen. Ook deze is nu beschikbaar in het datamodel. Dit betekent dat de verschillende verzuimpercentages zijn gebaseerd op het volgende:   Verzuim %: totaal van verzuimdagen Verzuim % 1e jaar:  tot maximaal de eerste 365 verzuimdagen Verzuim % 2e Jaar: tussen de 365 en de 730 verzuimdagen Verzuim % 3e Jaar: vanaf 730 verzuimdagen Hieronder wordt het wat beter zichtbaar met een aantal voorbeelden van verschillende afgesloten verzuimgevallen:   Verzuimgeval Totaal verzuimdagen 1e Jaar (dagen)  2e Jaar (dagen) 3e Jaar (dagen) 1 6 6 0 0 2 40 40 0 0 3 180 180 0 0 4 400 365 35 0 5 800 365 365 70   ... View more

Aantal Medewerkers en Dienstverbanden Iedere medewerker dat een actief dienstverband heeft gehad in de betreffende maand wordt meegeteld in deze meting. Ook al gaat het om 1 dag, dan wordt de medewerker en het dienstverband meegeteld.  Een medewerker kan uiteraard meerdere actieve dienstverbanden hebben. Deze worden dan ook meegeteld bij de meting aantal dienstverbanden.   FTE (Gewogen gemiddelde) De bron voor dit veld is gebaseerd op het veld ‘Percentage Deelbetrekking’ uit Beaufort.  Zoals eerder beschreven berekenen we deze metingen niet specifieker dan per maand. De vraag is hoe bereken je FTE per maand? Je kunt ze namelijk niet allemaal bij elkaar optellen en wat gebeurd er als het Percentage Deelbetrekking verandert gedurende de maand? We kunnen de volgende situaties onderscheiden:   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking gedurende de maand   Per dienstverband berekenen we het FTE op basis van onderstaande berekening. Al deze FTE’s tellen we bij elkaar op en zo ontstaat het totaal FTE per maand.   (Percentage Deelbetrekking x Aantal dagen) / Totaal aantal dagen in periode   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking In dit geval wordt voor dit dienstverband het percentage deelbetrekking meegenomen wat voor die maand geldt.   Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking In dit geval moeten we rekening houden met meerdere percentages deelbetrekking van hetzelfde dienstverband gedurende de maand. Dit doen we als volgt:   Voorbeeld: Percentage deelbetrekking (PD 1) is in de eerste 10 dagen 1.0 Percentage deelbetrekking (PD 2) is in de laatste 21 dagen 0.5   (PD 1 x Aantal dagen 1) + (PD 2  x Aantal dagen 2) / Totaal aantal dagen in periode   (1.0 x 10) + (0.5  x 21) / 31  =  0.661   Verschil met People analytics: daar rekenden we met de beschikbare dagen van het dienstverband. Als een dienstverband halverwege de maand is ingestroomd met 1 FTE, dan telden we daar 0.5 FTE voor die maand.   Dagen in periode Deze meting geeft het aantal beschikbare dagen van de geselecteerde periode weer. Dus als de maand januari van 2022 is geselecteerd zijn er 31 beschikbare dagen. Deze meting wordt gebruikt bij het berekenen van de andere metingen, maar kan ook relevant zijn voor zelf gemaakte rapportages.   Beschikbare dagen Dit is het totaal van het aantal dagen per dienstverband dat beschikbaar is geweest in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de hele maand actief is geweest rekenen we voor bijvoorbeeld januari 2022 31 beschikbare dagen voor het actieve dienstverband. Als het dienstverband halverwege de maand is ingestroomd dan geeft deze meting 15 of 16 dagen weer afhankelijk van de maand.   Gewogen beschikbare dagen Deze meting is vergelijkbaar met ‘Beschikbare dagen’ met het verschil dat er rekening wordt gehouden met het FTE van het dienstverband in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de gehele maand actief is geweest, maar een FTE heeft van 0.5 dan tellen we voor de maand januari 2022 15.5 gewogen beschikbare dagen.   In- en uitstroom Dit is het totaal van in- en uitstroom van de geselecteerde periode waarbij instroom een positief getal is uitstroom een negatief getal.    Dus als er 3 instromers zijn en er zijn 5 uitstromers, dan tellen we een totaal in- en uitstroom van -2.   Instroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is ingestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Eerste datum in dienst’. Dit veld kijkt of ‘Datum in dienst CAO’ is gevuld in Beaufort Online en als deze leeg is dan wordt er gekeken naar ‘Datum in dienst’.   Instroom % Deze meting geeft de verhouding van instromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode.   Uitstroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is uitgestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Laatste datum in dienst’. Dit veld kijkt naar de laatste datum uit dienst per medewerker.    Uitstroom % Deze meting geeft de verhouding van uitstromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode.  ... View more

Algemeen  Met Youforce Analytics krijg je toegang tot een datamodel dat speciaal is afgestemd op het maken van dashboards. Speciale berekeningen ten behoeve van onder andere verzuim en personeel zijn beschikbaar zodat je zelf maatwerk dashboards kunt bouwen. Naast deze berekeningen geeft dit model ook toegang tot een heleboel detail informatie van dienstverbanden en personen. Dit geeft je een breed scala aan mogelijkheden voor het weergeven van mooie dashboards.   Belangrijk om te weten dat alle entiteiten die beschikbaar zijn in dit datamodel gerelateerd zijn aan de entiteit dienstverband historie. Alle velden die je ook beschikbaar hebt in het rapportage datamodel vind je hierin terug. Daarnaast vind je hier 2 entiteiten die je niet terugvindt in het andere rapportage datamodel, namelijk de entiteit Analytics en Periode velden. Analytics De entiteit Analytics is opgebouwd in verschillende folders: Personeel Verzuim Voortschrijdend gemiddelden In deze entiteit vind je alle berekeningen en metingen die je nodig hebt voor het maken van dashboards. Denk hierbij aan aantal dienstverbanden, instroom % en verzuim %. Al deze metingen zijn gegroepeerd per folder, namelijk Personeel, Verzuim en Verzuim Voortschrijdend Gemiddelde. Er zijn twee speciale velden die niet in 1 van deze folders staan, namelijk Combi Meting, Combi Meting % en Combi Slicer.   Combi Meting en Combi Meting % Door één van de twee Combi Meting kolommen toe te voegen aan je visualisatie geef je de eindgebruiker de mogelijkheid om te kiezen tussen de meerdere metingen in het dashboard. Dit hebben we bijvoorbeeld toegepast bij het Personeel Dashboard. Daar kun je kiezen tussen Medewerkers, Dienstverbanden en FTE.    De opties die Combi Meting bevat zijn: Aantal Dienstverbanden FTE Aantal Medewerkers De opties die Combi Meting % bevat zijn: Verzuim % Verzuim % (12M) Voor het gebruik van deze velden heb je het derde veld Combi Slicer nodig.   Combi Slicer Deze kolom kan gebruikt worden als slicer. Door een selectie te maken (zoals in onderstaand voorbeeld). Veranderen andere grafieken en tabellen mee als ze één van de andere Combi velden bevatten.   Periode velden Deze entiteit geeft je de mogelijkheid om de geselecteerde waarden door de tijd heen weer te geven. Zo kun je bijvoorbeeld FTE per maand, kwartaal of per jaar in een grafiek terug laten komen.   De toelichting van alle individuele velden vind je terug op onderstaande pagina's: Personeel (Analytics)  Toelichting Verzuimstatistieken  ... View more