Perioden blokkeren

[#1]

Er zijn verschillende redenen om perioden te blokkeren voor invoer. Denk hierbij aan perioden in een nieuw boekjaar waarin nog geen boekingen mogen worden gemaakt, of aan een periode waarover al is gerapporteerd.
Er zijn 2 methoden om perioden te blokkeren voor invoer, het inactief maken van perioden en het sluiten van perioden. Het inactief maken van perioden wordt meestal gebruikt voor perioden in de toekomst, terwijl het sluiten van perioden gebruikt wordt voor perioden in het verleden. 

Inactieve/actieve perioden

Door een periode inactief te maken, wordt deze niet meer beschikbaar voor het invoeren van transacties. Echter blijft het nog steeds mogelijk om de inactieve periode te gebruiken in rapportages en analyses door deze te selecteren. 
Het is mogelijk om willekeurige perioden inactief te maken zonder een logische volgorde te volgen of verdere controles uit te voeren. 

Perioden inactief maken:

1. Open het venster Perioden.
2. Verwijder het vinkje bij Actief voor de periodes die inactief moeten worden gemaakt.
3. Klik op Opslaan.

Het activeren van de periode wordt op dezelfde manier gedaan. 

Open/gesloten perioden

Door een periode af te sluiten, wordt deze niet langer beschikbaar voor nieuwe boekingen. Ook bij het afsluiten van perioden blijft het mogelijk om de perioden te gebruiken in rapportages en analyses door deze te selecteren. Voordat een periode kan worden gesloten is het vereist dat alle documenten in deze periode zijn vrijgegeven en alle afschrijvingen zijn verwerkt. 
Let op: Het afsluiten van een periode moet in opeenvolgende volgorde gebeuren.

Afsluiten van perioden (Grootboek)

1. Open het venster Perioden afsluiten
2. Selecteer de periode die moet worden afgesloten.
3. Kies Perioden afsluiten. Hierdoor worden ook de deelprocessen Crediteuren, Debiteuren, Voorraad, Bank/Kas en Vaste activa afgesloten.

Afsluiten van perioden (Deelprocessen)

Er kan voor gekozen worden om de perioden per deelproces af te sluiten. Het grootboek wordt dan open gelaten tot het laatste deelproces kan worden afgesloten. 

1. Ga naar het venster Perioden afsluiten van het betreffende deelproces. 
2. Markeer de periode die moet worden afgesloten.
3. Kies Perioden afsluiten.

Tip: Kies in het scherm Perioden afsluiten voor Niet-vrijgegeven documenten om te zien welke documenten nog moeten worden vrijgegeven om de periode te mogen sluiten. 

Perioden heropenen

Door een periode te heropenen wordt deze weer beschikbaar voor boekingen. Het heropenen van een periode kan voor een of meerdere deelprocessen tegelijk worden uitgevoerd. 

Let op: Het heropenen van perioden moet in omgekeerde volgorde gebeuren (van nieuw naar oud) en wordt per jaar uitgevoerd. 

1. Open het venster Perioden.
2. Navigeer naar het jaar waarvan de perioden moeten worden heropend.
3. Kies Perioden heropenen.
4. In de prompt, markeer de deelprocessen waarvoor de periode moet worden heropend.
5. Klik op Heropenen.

Let op: Bij het heropenen van een periode moet naast de gewenste deelprocessen altijd het grootboek worden heropend. 

Boeken in afgesloten perioden

Soms is het niet gewenst om de periode te heropenen om een boeking te maken. Door het toestaan van journaliseren naar gesloten perioden is het mogelijk om boekingen toch in afgesloten perioden te verwerken. Er volgt nog wel een melding dat de periode is afgesloten.
Deze instelling is te vinden in het venster Voorkeuren grootboek.

[Rolf Bloemendaal]

Is er ook een mogelijkheid om de periode verplicht te koppelen aan de boekdatum? Nu hebben wij bij een klant een verkoopfactuur die gedateerd is op 31-12-2023 maar geboekt in periode 03-2024. Dit maakt het niet overzichtelijker.

Is het mogelijk om dit soort acties tegen te gaan?

[sanderdercksen]

@Rolf Bloemendaal Het is niet mogelijk om te voorkomen dat dergelijke transacties verwerkt worden. Het is wel mogelijk om hiervoor analyses in te richten die de betreffende transacties zichtbaar maakt. 

Overigens geeft het systeem wel een waarschuwing op het moment dat je een afwijkende periode gebruikt in een transactie. 

[Rolf Bloemendaal]

Die waarschuwing is vrij beperkt. Onze klant is het blijkbaar niet opgevallen.

Als ik een beetje test, dan zie ik als waarschuwing een geel uitroepteken en een rood periode vakje. Liever een pop-up dan bij opslaan.

[Elbert Dannenberg]

Ik herken deze uitdaging wel. Wat ik vooral belangrijk vind is dat er niet meer gefactureerd kan worden (of een hele duidelijke melding) met een datum waar de BTW-aangifte al voor gedaan is. Ik zie het af en toe dat er bijv. in periode 03-2024 geboekt wordt maar met de datum 10-11-2023. Dit gebeurt vooral bij correctie van verkoop- en inkoopfacturen. Je wordt er wel op geattendeerd dat de datum afwijkt, maar niet iedereen is zich bewust dat dit ook gevolgen heeft voor de btw-aangifte. 

[sanderdercksen]

Ik ben het ermee eens dat we de waarschuwing kunnen uitbreiden met een toelichting over de mogelijke gevolgen voor de btw-aangifte. Echter, het lijkt me overdreven om deze waarschuwing prominent als pop-up te laten verschijnen.

[Elbert Dannenberg]

Sander dat zou mooi zijn. Een waarschuwing is voor voldoende. 

[Rolf Bloemendaal]

Prima inderdaad. Als het maar iets duidelijker is dan nu.

[#9]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting