Vi har sett noen eksempler på XML fakturaer som har kommet inn i Visma Document Center uten linjeimport, til tross for at det er satt på linjeimport på leverandøren. Dette skyldes måten XML fila er laget, og manglende systemspesifiserte alias for dette i ordlista. I slike saker løses dette med å definere og legge til i XML ordlista - enten brukerspesifikk (gjelder alle faktura) eller leverandørspesifikk. Ved å legge til disse alias: Invoice: Invoice\cac:InvoiceLine + inv: Invoice\cac:InvoiceLine ( under Iinje identifikator)   XML ordliste     Som en tilleggsinformasjon så er dette med linjeimport omgjort fra og med 15.10 versjonen, og dette kan leses om i Releasenotes:   New line import configuration Line import configuration is now moved to Supplier level. It is possible now to turn on or off line import on suppliers by using Suppliers with line import configuration form under Tools/System settings/General/Line import. The new configuration tool gives you the option to select all suppliers or none, search in the supplier list or to enable line import for suppliers created automatically. Note: The settings that were used before based on system or company level are now converted to supplier level. E.g.: Previously the line import was on at company level after upgrade all suppliers will have line import on.   ... View more

Oppdatert 04.02.2021 - Andre dokumenter via Visma Scanner  i seneste versjoner:   Etter de siste versjoner har kommet så er det greit å få med seg endinger som er gjort i denne forbindelser. Har delt det opp i seksjoner med versjoner, så man vet hva man har tilgang til eller ikke. Med nyeste versjon øverst – som sier hvilken endring/forbedring som har kommet.   Fra og med 15.10 Før så ble dokumenter som var skannet inn med Visma Skanner, som ikke var inng faktura eller kreditnota – håntert med at de la seg rett i arkivet til VDC– og samtidig inn som en bunt i ERP systemet som man kunne oppdatere. Nå kan man få slike dokumenter også via «Nye Dokumenter» i VDC, og kan behandle der etter eget ønske med flyt etc. Slike dokumenter kan være : Kvitteringer Purringer Betalinger Andre For å få inn slike ting på «vanlig» måte må man aktivere dette og gjøres på denne måten: Verktøy > Innstillinger > Generelt   Og forutsetter også at man i konfigurering Autoinvoice fra Visma Business er satt på mottak av bilag som før.           Fra og med versjon 15.0:   Da har vi splittet opp VDC servicene i flere egne servicer – stor fordel for store installasjoner å fordele jobben på flere servicer.   For å kunne kjøre disse i konsoll som vi kaller det, så må aktuell tjeneste stoppes først og så finne frem til aktuell programfil og kjøre denne som Admin. F eks filen som heter Visma.Workflow.Server.AutoinvoiceService.exe og ligger som default i \Visma\Document Center\Server mappen. Og da kan man også få sjekket og justert pri på de oppgavene som de forskjellige gjør. F eks denne oppgaven som håndterer nedlastning fra Autoinvoice List tasks – får visualiserer den hvilken pri på disse oppgavene Vil man justere hyppigheten på en oppgave skriver man Setpriority 1 15 – dersom man vil endre oppgaveId 1 til 15                       PS! Se nederst i dette tipset for potensielle feilkilder, samt hjelpeteksten i fra VB   Beskrivelse av prosessen (Informasjon hentet fra Release notes VB Byrå):   Gjennom automasjonsprosjektet har vi også utviklet en ny og viktig tilleggsfunksjon for løpende innsending av «Andre bilag». Det er viktig at kunden kan gjøre sin del av jobben uavhengig av regnskapsfører og uten involvering fra regnskapsfører sin side. Vi har derfor videreutviklet vår relativt nye app - Visma Scanner – til også å kunne håndtere «andre bilag» og sende dem via AutoInvoice til Visma Business. Med «andre bilag» mener vi her bilag som verken er faktura eller bankbilag og som derfor uansett må behandles manuelt på en eller annen måte. Disse bilagene trenger normalt ikke å bli behandlet med en gang. Når disse bilagene blir sendt fra Visma Scanner går de rett til AutoInvoice som automatisk videresender dem til Visma Document Center uten noen form for behandling. Dokumentet lagres så i Visma Document Center og informasjonen om bilaget sendes så ubehandlet til en ny tabell i Visma Business for senere bokføring. Dokumentene samles opp i denne nye tabellen i Visma Business og ligger der inntil det er naturlig for regnskapsfører å se på dem og behandle dem. Følgende skjer:  Bedriften læres opp til å ta løpende bilder av alle «andre bilag» med Visma Scanner. I Visma Scanner skjer ingen tolking av slike dokument, men kunden kan allikevel skrive inn en kommentar til sin regnskapsfører og eventuelt fortelle hva dokumentet gjelder og hvordan det skal/bør bokføres. Når alt er OK trykker brukeren på send-knappen og Visma Scanner sender bildet til AutoInvoice. AutoInvoice sender bildet utolket til Visma Document Center. Visma Document Center videresender informasjonen om dette dokumentet, inkludert dato, Visma -ID og eventuell melding til Visma Business Informasjon om disse dokumentene blir lagret i en ny tabell i Visma Business for «Andre bilag» uten å generere bunter og bilag. Et helt nytt behandlingsvalg har kommet til i Visma Business for overføring av disse dokumentene (andre bilag) til bilagsregistrering og behandling. Behandlingen kan skje løpende eller etterskuddsvis. Regnskapsfører bokfører disse bilagene når det er mest hensiktsmessig (f.eks. i slutten av hver periode eller termin) via et nytt behandlingsvalg i Visma Business. Følgende parameter må settes i AutoInvoice for å aktivere Visma Scanner til å ta imot «andre bilag»:   Bokføring av «Andre Bilag» i Visma Business: Først av alt må ønsket bilagsnummerserie settes opp for for disse transaksjonene. «Andre bilag» er fast knyttet til nummerserie «Diverse» og i standard malfirma er denne nummerserien knyttet til bilagsnummerserie 6.   Behandlingen av «andre bilag» fra Visma Scanner skjer i en ny fane i selve bilagsregistreringen. Her kobler vi den nye tabellen «Inngående regnskapsdokumenter» til eksisterende tabeller «Bunt» og «Bilag».     I øverste del av vinduet vises alle ikke behandlede dokumenter fra Visma Scanner. Herfra gjennomgås og vurderes dokumentene via behandligsvalget «Vis dokument».   Dokumenter som ikke skal behandles, markeres som «Ingen ting å behandle» enten ved et «x» i feltet «Ingen ting å behandle» eller ved avkryssing i feltet «Status». Marker deretter ett, flere eller alle gjenværende dokument i tabellen «Inngående regnskapsdokument» og velg behandlingsvalget «Behandle dokument». Vær oppmerksom på at det blir laget en ny bunt hver gang dette behandlingsvalget kjøres. Det vil derfor som regel være fornuftig å markere alle beslektede dokumenter eller rett og slett alle dokumenter innenfor samme periode slik at de blir bokført i samme bunt.   Når behandlingsvalget kjøres blir det opprettet en bilagslinje per dokument. Bilagslinjene blir også tildelt bilagsnumer fra bilagsnuerserien for «Andre bilag», men uten kontonummer og beløp. I tillegg blir de behandlede dokumentlinjene tildelt de samme bilagsnummer som bilagslinjen. Dermed er det sporbarhet mellom regnskapsdokument-tabellen og bilagslinjene.   De behandlede dokumentene forsvinner fra den øverste delen av vinduet ved lagring, men de blir allikevel bli liggende i tabellen «Inngående regnskapsdokument» med status «Sendt til bokføring». '   Du kan nå fortsette med bokføring av bilagslinjene nederst i dette vinduet eller flytte deg til den ordinære fanen for bilagsregistrering. Vi anbefaler å gå til den ordinære fanen. Der du er vant til å være og mest funksjonalitet er tilgjengelig.   Mulige feilkilder:   Denne importen kjøres av en egen task i VDC server og heter Visma.net Autoinvoice other documents import.  Denne er fra og med versjon 14.10 satt med en prioritet på 15 Kjøres det med tidligere versjoner av VDC, så anbefales det å øke denne til 15 (tidligere stod denne til pri 30) - spesielt i store installasjoner med mange klienter og brukere.   Det de store byråene opplevde var at denne oppgaven kjørte så sjeldent, ref pri 30 at den aldri kom til denne oppgaven (task) - og noen har til og med restart av server hver natt. Derfor viktig å få satt denne til høyere pri dersom dere også opplever at denne ikke gjør ferdig jobben.   Hjelpefilen i VB: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_other_incoming_documents.html   ... View more

VDC - System - Visma Autoinvoice   Sjekk XML-formatet:     Må være minimum: PeppolBIS 2.0, på sikt må dette settes til PeppolBis 3.0 som er gjeldende standard.    Se litt mer info rundt dette i brukertips: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-Document/Tanker-rundt-PeppolBis2-0-og-3-0-og-Visma-Document-Center/ta-p/280501   Videre sjekk: Det første man kan forsøke er å sjekke i Autoinvoice oppsettet for å se hvilken dato som står som “sist-hentet-dato”. Så er det som regel en faktura tilbake i tid den mangler - så setter man denne til dagen før problem fakturaen - og lar den prøve seg en gang til. Dersom dette ikke fungerte, forsøk det som står nedenfor her.   Finn ut hvilken dato siste faktura er hentet, sett så sist hentet dato til dagen etter dette for å da få trigget ny henting. Da får man svar på om det er noen problem faktura som ligger og sperrer, og dersom den da hentet etter å ha fremskyndet dato, så har vi snevret dette inn til å vite dato - og kan manuelt sjekke de fakturaene som ikke ble hentet, om det er noe spesielt med disse. Kan være merkelige XML filer, som f eks mangler heading, eldre format o.l - Da kan man bare hente denne fakturaen manuelt inn i VDC.         Når nye fakturaer er hentet ta da en manuell sjekk hvilke fakturaer som evt kan mangle.   NB!   Fra og med versjon 14.10 så rører den ikke sist-hentet-dato, dersom den har møtt på noen problemer. Da lar den datoen stå - og på denne måten så vil den gjøre flere forsøk selv automatisk. Dette er en stor forbedring i forhold til versjoner før 14.10 der man måtte tidvis manuelt drive å sette tilbake datoen, for å gjøre nye forsøk.   Fungerer ingenting av disse tingene som vi har nevnt, anbefaler vi at dere tar kontakt med deres partner for å undersøke nærmere. ... View more

Det er en del henvendelser angående PeppolBis2.0 og PeppolBis3.0, så tenkte vi kunne formidle noen tanker rundt dette.   Overgangen fra Peppol Bis 2 til Peppol Bis 3 får konsekvenser for hvordan fakturaen vises i Visma Document Center. Fra og med 1. januar 2020 skal alle fakturaer gjennom Peppol sendes i Peppol Bis 3, det kan nok fortsatt være at noen blir sendt i Peppol Bis 2, men i hovedsak vil de bli sendt i Peppol Bis 3 fremover. I Peppol Bis 3 er det ikke en standard for å merke et vedlegg som "PDF-versjonen av fakturaen" slik som det var mulig i Peppol Bis 2. Derfor vil stadig flere av fakturaene komme enten uten "PDF-versjonen av fakturaen" eller med "PDF-versjonen av fakturaen" som et vanlig vedlegg.  I disse tilfellene vil AutoInvoice lage en fakturavisning for Document Center basert på XML-dataene. Denne vil da vises i "bilde"-visningen i VDC.    Alle fakturer som kommer fra andre Visma-firmaer som også bruker AutoInvoice, vil vise "PDF-versjonen av fakturaen" på samme måte som tidligere.   I skrivende stund anbefaler vi fortsatt PeppolBis2.0 som nedlastningsformat inn i VDC, og Autoinvoice oppsettet da denne fungerer bra. Litt pga mulige oppstartsproblemer/barnesykdommer med 3.0. En forbedret visning i 3.0 formatet er nok savnet og på plass. Så det går fint an å forsøke dette om man ønsker dette.  ... View more

Mange starter med å føre på en klient med DI-PaperLess, enten ved nytt årsskifte eller midt i året. Denne artikkelen beskriver fremgangsmåten for dette når man benytter Visma DI. Fremgangsmåten for dette er den samme, enten man starter 01.01 på en klient eller midt i året. Men måten man skal gjøre dette på har forandret seg litt med tiden. Hele prosessen er forenklet en god del. Fremgangsmåte: Fremgangsmåten nedenfor forutsetter at man allerede har opprettet klienten i DI-PaperLess  Man MÅ ha samme org nr og klientkode i både Visma DI og DI-PaperLess Sørg for å ha satt opp unike buntnummerserier i DI-Business. DI-PaperLess har krav om at samme buntnummer ikke er benyttet tidligere. Det er derfor viktig å justere neste ledige buntnummer i alle modulene Regnskap, Prosjekt, fakturering o.l Så kan man kjøre menyvalget Fil > Synkronisere Regnskapsarkiv med DI-Business (kan kjøres av Regnskapsfører, Administrator og klientadministrator) Man kan velge selv hvor langt tilbake man vil synkronisere. Om man tar det eldste året først eller motsatt spiller ingen rolle. Før man starter å benytte klienten for fullt kan det være greit å sjekke at tallene stemmer. Menyvalget Rapporter > Saldoliste, velg regnskapsår og få saldolisten i Excel for å avstemme at kunder, leverandører og hovedbok stemmer med DI-Regnskap. Klienten er nå klargjort i DI-PaperLess, og klar for innskanning av nye bilag til bokføring, kontering, attestasjon etc.   Viser forøvrig til dokumentasjonen i DI-PaperLess som heter "Komme i gang" - som dere finner i programmet under Hjelp > Komme i gang. ... View more

Veldig mange benytter seg av muligheten for å kunne lage en backup av klienten sin i DI-PaperLess, enten for å ha som backup, gi til kunden eller revisor for selskapet. Og da spesielt i årsoppgjørstiden. Når man skal utkopiere til CD/USB via DI-PaperLess programmet så kan man velge å kjøre bestemte perioder i året eller til og med flere år. Den tar også med seg bildefilene, så datamengden kan bli stor på de største kundene. 1. Fil > Utkopiering til CD/USB-minnebrikke 2. Jobber man i et nettverk så er det kun nettverksdisker man kan velge for utkopiering. Mange velger å lage seg en undermappe under PLDCenter mappa. 3. Etter man har utkopiert dette til den valgte mappa, må man kopiere innholdet av dette til en lokal disk slik at man får laget en cd/dvd på dette. Eller man kan kopiere det direkte til en usb-minnepinne. 4. Det man må merke seg er at dersom man brenner denne til en CD-R plate så vil ikke denne starte opp fra selve plata, uten å gjøre selve brennejobben på en bestemt måte, markert gult.   Dersom man ikke har denne muligheten, så kopieres bare hele innholdet fra cd plata man har fått over på lokal pc - dette øker også hastigheten på søk betraktelig. Noen kunder kjører også via ASP løsninger, så det kan også være et tips å høre med dem om man kan gjøre hele innholdet tilgjengelig for en revisor f eks via en ftp link. De som har brukerrettigeheten Klientadminitrator eller Administrator kan foreta denne operasjonen med utkopiering CD/USB. ... View more