Godkjenne lønnsgrunnlag, utlegg og fravær av leder i Visma.net Payroll / Approval.

17-11-2022

Forutsetninger

Lederfunksjonen/feltet er kun tilgjengelig for de som har Visma.net Payroll Smart.
Personen som er leder må først være opprettet som en (aktiv) ansatt i firma.

Knytte leder til ansatt

For å knytte en leder til en ansatt, går du inn på den aktuelle ansatte under Employees og deretter inn på fanen Stilling. Nederst på høyre side vil du se feltet Leder og en nedtrekksliste hvor du kan velge personen som skal være leder (gitt at forutsetningene over er oppfylt):

Når du har valgt en leder i nedtrekkslisten og lagrer dette, vil lederen automatisk få følgende roller:

Absence Manager
Timesheet Manager
Absence Approver
Timesheet Approver
Expense Approver

Med Absence og Timesheet Manager rollene vil lederen kunne se sine ansatte i kalenderen i Calendar:

I tillegg vil brukeren kunne registrere og endre på fravær og timer på vegne av den ansatte.

Arbeidsflyt i Approval

Når en leder blir tilknyttet en ansatt i Employees, blir det automatisk konfigurert arbeidsflyter i Approval basert på at lederen skal være godkjenner for den ansatte. Dersom det ikke finnes noen arbeidsflyter fra før i Approval, blir det opprettet en standard arbeidsflyt for hver tjeneste (Absence, Time og Expense).

Arbeidsflyten er bygd opp ved bruk av innstillingen Alle godkjennere med rollen, og rollen som er valgt er rollen som heter C3D3 Manager Approval Role (lederen som er tilknyttet en ansatt i Employees har denne rollen):

Dersom du ønsker å redigere på arbeidsflyten, f.eks. legge til et ekstra steg hvor lønningsansvarlig godkjenner, kan du gjøre det slik:

Velg Legg til nytt trinn
Velg Listen over godkjennere
Deretter kan du legge til brukeren som er lønningsansvarlig som en generell regel:

Spørsmål til support

Vi har ansatte som skal godkjennes av en person som ikke er ansatt, hvordan få lagt inn denne som godkjenner?
Registrer personen som en ansatt, men velg Arbeidsforholdstype = Pensjon og andre typer ytelser uten ansettelsesforhold. Denne arbeidsforholdstypen gjør at personen ikke blir rapportert som ansatt.
Alternativt benytte "Liste over godkjennere" Dette er et greit alternativ hvis alle/mange skal godkjennes av en ikke ansatt person.
Vår daglige leder/sjef skal godkjenne seg selv - ikke godkjennes av noen, hvordan sette opp dette?
I feltet Leder velg den ansatte selv, så blir daglig leders oppgaver automatisk godkjent.
Vi har kjøpt "Start" / "Pluss" pakken, hvordan setter vi opp godkjenning da?
Da må dere benytte liste, eventuelt godkjenne på kostnadsbærer for utlegg/reiser i Expense. Kostnadsbærer godkjenning er ikke mulig for timelister eller fravær.
Valget C3D3 leder mangler som mulig valg?
Kunder som har brukt Approval før oppstart av Payroll kan oppleve dette. Løsningen er å gå inn i Admin | Firmaer, på aktuelt firma, deaktiver Approval. Lagre, så aktiver på nytt. Det er ufarlig å deaktivere Approval, ingen data vil gå tapt.