Fraværsmal

Fraværsmal er en kalender der fridager og helligdager er angitt. Det ligger en standard fraværsmal i Visma Lønn, der alle offentlige fridager og helligdager er markerte. Ansatte blir automatisk knyttet til denne fraværsmalen. Dersom din bedrift har fridager utover det som er opprettet i standard fraværsmal (f.eks julaften), må du endre standard fraværsmal eventuelt opprette en tilpasset. For ansatte i redusert stilling, opprettes fraværsmal som er tilpasset deres arbeidsmønster.

Skjermbildet for vedlikehold av fraværsmaler finner du på menyen under "Grunndata / Fravær / Fraværsmal".

Korrekt fraværsmal til ansatte

Det er viktig at ansattes "fraværsmal" viser når personen skal jobbe / har fri, for fraværsrapporter og statistikker skal bli riktige. Ansatte som har annen arbeidsplan enn standard 5-dagers uke må knyttes til en annen "fraværsmal" enn standard mal for at fraværsstatistikker skal bli 100% korrekte.

Dersom den ansatte har en redusert stilling, så kan du tildele riktig fraværsmal på to måter.

Redusert stilling hver dag

Om en person jobber hver dag, men i redusert stilling - kan du la ansattes stillingsbrøk påvirke statistikkene. Denne funksjonen kan du lese mer om her.

Fri en/flere spesifikk(e) dag(er) i uken

Dersom den ansatte har fri f.eks. hver onsdag, så må du lage nye fraværsmaler som du tilknytter den ansatte.

Eksempel - Ansatt i 80% stilling - fri hver onsdag

Gå inn i ""Grunndata / Fravær / Fraværsmal". I nedtrekkslisten velger du en fraværsmal du kan ta et utgangspunkt i - f.eks. standard fraværsmal.

Velg "Kopier" og kopier lønnsarten til et ønsket ledig nummer.

Marker "første" onsdag i kalenderen og legg inn koden "Vanlig fridag". Velg gjenta hver uke og lagre.

Når dette er gjort kan du lagre fraværsmalen, og gå inn på den igjen.

Trykk på knappen "Mal til ansattkalender". Du kan velge en ansatt eller et utvalg ansatte som skal knyttes til fraværsmalen.

Når du gjør endringer i en av fraværsmalene, kan du oppdatere malen til de ansatte med rapporten "Fraværsmal til ansattkalender" eller på samme måte som når du kopierer ut fraværsmal til en ansatt eller et utvalg av ansatte. Rutinen finner du under "Rutiner / Fravær / Mal til ansattkalender".

MERK! For å vedlikeholde egenopprettede fraværsmaler så kan du følge dette brukertipset. En brukerlagd fraværsmal vil gjelde 2 år av gangen.

Ferieregistrering

Som standard vil det være registrert 25 dager ferie på ansattkortet.

Dersom du har fraværsmal med redusert stilling (f.eks. fri en dag i uken) så vil Visma Lønn ikke hensynta fridagen ved registrering. Skal den ansatte for eksempel ha en uke ferie, så må hele uken registreres i sin helhet (mandag - fredag) og fridagen slettes. Evt. må antall feriedager på ansattkortet reduseres. Les mer her.

Halv dag ferie

Visma Lønn hensyntar også halv dag ferie slik at feriesaldoen blir korrekt ved registrering. Merk at det kun er Visma Lønn som støtter dette. Dersom ditt firma bruker Visma.net Calendar, så støttes ikke dette.

Relaterte brukertips:

Fraværsrapporter

Fraværsmal - nytt år

Fraværsmal ut ifra stillingsbrøk