I denne artikkelen finner du en oversikt over fraværsrapportene i Visma Lønn.
Du finner følgende rapporter i mappen "Fraværsrapporter" under "Utskrifter". I tillegg er noen rapportene tilgjengelige fra "Fraværsregistrering".
Feriedager tilgode/brukt
I rapporten Feriedager tilgode/brukt får du en oversikt over følgende felter for de ansatte:
- Ferie pr. år
- Overført ferie
- Brukt ferie
- Ferie tilgode
Ferieplan
Denne rapporten skriver ut en oversikt over når de ansatte skal ha ferie. Rapporten skriver automatisk ut 8 uker (56 dager) fra den datoen du velger i utskriftsdialogen.
Feriedagene blir markerte med "X" for hel feriedag og "\" for delvis feriedag. Grunnlaget for rapporten blir henter fra fraværsregistreringen. Det vil si at du først må markere de dagene den ansatte skal ha ferie med feriekode "Ferie" i fraværsregistreringen.
Dager som er fridager og ikke feriedager blir markert med gult i rapporten.
Alle de ansatte du har valgt i utskriftsdialogen blir skrevet ut uansett om de har ferie i perioden eller ikke.
MERK! Ansatte med arbeidsstatus "Sluttet" eller med sluttdato blir ikke skrevet ut.
Fravær ansatt pr. dato
Denne rapporten gir en oversikt over hva slags fravær som er registrert på de ansatte i løpet av ett tidsinterval, sortert på dato. Her kan du velge å ta med registrerte fridager også ved å huke av for "Vis fridager".
Fravær ansatt pr. kode
Her får du opp en oversikt over fraværet på de ansatte ut i fra hva slags fraværskode det er registrert fravær på.
Fravær fra Visma.net
Her får du opp en oversikt fraværet som er registrert i Visma.net Calendar og overført til Visma Lønn.
Fravær i prosent
Rapporten er tenkt brukt for å finne fraværsprosenten pr. avdeling.
MERK! prosenten på denne rapporten kan avvike fra rapporten "Fraværsstatistikk NAV" grunnet forskjellige beregningsformler. I forhold til offentlig rapportering og tall til styretsinnbertning skal rapporten "Fraværsstatistikk NAV" brukes.
Fravær registrert i Visma Lønn
Brukes ved kontroll og sammenlignes mot rapporten "Fravær fra Visma.net".
Fraværsmal pr. ansatt
For å få en oversikt over hva slags fraværsmal som ligger på de ansatte kan du hente opp de ansatte i denne rapporten. Det står også tidsperioden for når denne fraværsmalen er gyldig på den ansatte.
Fraværsmal til ansattkalender
Denne rapporten kjører ut sist brukte fraværsmal på alle ansatte i det tidsrommet som er angitt i dialogen. Brukes når du har oppdatert en eller flere fraværsmaler og denne skal sprees ut til de ansatte.
Fraværsoversikt
Det er en rapport som gir deg oversikt over antall dager fravær den ansatte har, antall dagsverk, antall timer og fraværet i prosent. MERK! prosent beregningen på denne rapporten er avhengig av fraværskodene som det er gjort utvalg på. "Korrekt" fraværsprosent får du på rapportene "Nav fraværsstatistikk".
Grafisk fraværsstatistikk
I Visma Lønn kan du vise fraværsstatistikken grafisk. Det blir skrevet ut en side for hver enkelt fraværstype.
Kostnadsoversikt
Rapporten gir deg en kostnadsoversikt over hvor mye fraværet koster bedriften. Du kan gjøre et utvalg i utskriftsdialogen og se for eksempel kostnadene for kun sykmeldinger eller kun egenmeldinger.
Forutsetninger for at rapporten skal bli korrekt:
- Alle deltidsansatte må ha en egen fraværsmal/kalender hvor fridagene er lagt inn
- På fraværskodene må det være krysset av i feltet "Ta hensyn til ferie fridager i fraværsmal".
I rapporten Kostnadsoversikt får du en oversikt over følgende felter:
- Ansattnummer
- Navn
- Antall fraværsdager innenfor arbeidsgiverperioden for fraværskoden du angir i utskriftsdialogen.
- Antall fraværsdager utover arbeidsgiverperioden for fraværskoden du angir i utskriftsdialogen.
- Dagslønn:
(Månedslønn * stillingsbrøk) / 21,75 (21,75 er trygdekontoret sin omregningsfaktor)
- Sum lønn:
Antall fraværsdager * Dagslønn
- Feriepenger:
"FPsats ord." * Sum lønn ("FPsats ord." blir hentet fra skjermbildet for ansatte)
- Arbeidsgiveravgift:
Arbeidsgiveravgift prosenten på den ansatte * Sum lønn. Det blir ikke tatt hensyn til bunnfradrag.
- Arbeidsgiveravgift av feriepenger:
Arbeidsgiveravgift prosenten på den ansatte * Feriepenger.
- Totalkostnad for hver ansatt:
Sum lønn + Feriepenger + Arbeidsgiveravgift + Arbeidsgiveravgift av feriepenger
Rapporten gir deg også en sumlinje, hvor du får en oversikt over totalkostnaden.
Oppfølging legemeldt sykefravær
Denne rapporten viser alt (legemeldt) sykefravær pr. dato som angis i utskriftsdialogen. Rapporten viser fraværets lengde pr. dato (antall uker) og når siste frist for oppfølging av de ulike hendelser er. Når oppfølging er gjort (dato angitt), vises dette med et kryss (X) i rapporten.
Oversikt over fravær til NAV
Rapporten lister ut fravær hvor det er sendt eller skulle vært sendt inntektsskjema til NAV.
Oversikt over refusjon importert fra NAV
Rapporten lister ut refusjon som er importert via Rutiner / Fravær / Import refusjon sykepenger".
Du kan lese mer om denne rutinen her.
Overskredet fravær
I fraværsregistreringen får du "alarm" dersom betingelsene for fraværet blir overskredet på egenmeldinger og barns sykdom. Når du velger knappen "Send melding", kan du velge å skrive ut rapporten "Melding om overskredet fravær".
Hvis du ønsker å endre teksten, klikker du med venstre musetast i testfeltet og skriver ønsket melding.
Du kan også i ettertid skrive ut meldingen fra "Utskrifter / Overskredet fravær".
Refusjonsoversikt
Med rapporten Refusjonsoversikt kan du følge opp refusjonen fra NAV. Rapporten gir deg en oversikt over hvilke krav om refusjon som er sendt, og hvilke krav du ikke har fått refusjon for.
I rapporten Refusjonsoversikt får du en oversikt over følgende felter:
- Ansatt
- Fraværskode
- Kommentar:
Her blir kommentaren til sykefraværet vist.
- Grad:
Du kan registrere gradert fravær. Dette er aktuelt hvis en ansatt for eksempel er 50% sykmeldt. I dette feltet blir graden på den ansatte vist.
- Fra dato:
Fra dato den ansatte er syk.
- Til dato:
Til dato den ansatte er syk.
- Knyttet tilfelle:
Dette feltet har et kryss hvis den ansatte har flere sykmeldinger som er knyttet sammen med feltet "Knyttet tilfelle" i skjermbildet for fravær. På rapporten Refusjonsoversikt blir sykmeldingene som er knyttet sammen vist på en linje.
- Ref.søknad sendt:
Datoen blir hentet fra feltet "Søkn.sendt dato" i skjermbildet for Fraværsregistrering under fanen Refusjon.
- Ref. beløp:
Beløpet blir hentet fra feltet "Ref.gr.lag" i skjermbildet for Fraværsregistrering under fanen Refusjon.
- Refusjon mottatt:
Datoen blir hentet fra feltet "Ref.mottatt" i skjermbildet for Fraværsregistrering under fanen Refusjon.
Fraværsstatistikk NAV
Hvorfor fraværsstatistikk?
Denne ble laget på grunn av det store sykefraværet på slutten av åttiårene. Det er fra 01.07.1991 hjemlet i norsk lov, FTL § 25 - 2, at arbeidsgiverne har plikt til å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom.
Det var arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene (LO/NHO) og offentlige instanser som Rikstrygdeverket og Sosialdepartementet som gikk sammen for å lage retningslinjer for hva en slik statistikk skulle inneholde.
Formål
Bedriftene får bedre oversikt over hvor stort sykefraværet er, og hvor mye det koster bedriften. Ut i fra disse opplysningene kan bedriften drive forebyggende arbeid når det gjelder miljø og sikkerhet, og redusere sykefraværet.
Hvem skal føre statistikk?
Alle virksomheter er omfattet av paragrafen i folketrygdloven, med noen unntak.
Hvem har interesse av statistikken?
Statistikken er ikke lenger bare til internt bruk i bedriften, da SSB sender pålegg til en del bedrifter om å sende inn fraværsoppgave. Arbeidsgiverorganisasjoner krever også kvartalsvise statistikker. Arbeidstilsynet og trygdekontoret kan kreve innsyn i virksomhetens sykefraværsstatistikk.
Hva skjer hvis statistikken ikke blir ført?
Bedriften kan få uanmeldte kontroller av offentlige instanser, og kan bli ilagt dagsbøter hvis ikke disse retningslinjene blir fulgt.
Rapporten "Fraværsstatistikk NAV" er fastlagt av myndighetene etter regler fra NAV.
Ansatt som slutter og begynner igjen
For at rapporten 'Fraværsstatistikk NAV' skal vise fravær fra før den ansatte hadde sluttet, må du gjøre følgende:
På perioden som den ansatte ikke var ansatt må du fjerne fridager og legge inn fraværskode "ikke mulig dagsverk eller fridag" i fraværskalenderen til den ansatte.
Dersom du har gjort dette, regner nå rapporten Fraværsstatistikk NAV riktig antall avtalte og brukte dagsverk. Dette gjelder også om du bare har endret ansattdato eller har endret status til sluttet, satt inn sluttdato og deretter endret status tilbake til aktiv.
Drilldown
Vær kjent med at rapporten "Fraværsstatistikk NAV" har mulighet for "drilldown". Drilldown betyr at du kan klikke på et tall, så får du opp en ny rapport som viser grunnlaget for dette tallet.
MERK! Det er mulig å angi et kort datointervall for denne rapporten, for eksempel 1 uke. Men drilldown er begrenset til å vise minimum 1 måned.
SSB egenmeldt fravær
Denne statistikkrapporten skriver ut hvor mange dager som er egenmeldt sykefravær med fordeling på kvinner og menn. Rapporten har drill-down som vil si at du kan analysere tallene ved å føre musepekeren over ett tall og du får fram et forstørrelsesglass. Når du dobbeltklikker på tallet, får du fram en ny rapport som viser grunnlaget for tallet.
Status overført fravær
Ved å ta ut denne rapporten får du oversikt over hvilket fravær som er overført til lønn for kostnadsfordeling i regnskap.
Sykemeldt pr. dags dato
Rapporten er tenkt brukt når Visma.net Calendar brukes for lettere få oversikt over hvem som er sykemeldt pr. dags dato.
Relaterte brukertips
Hvordan registrere fravær
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Danmark
Visma Finland
Visma Latvia
Visma Nederland
Visma Norge
Visma Sverige
Visma Developers & Partners
Visma Latin-Amerika