Bransjenormen legger til rette for at lønnssystemene kan rapportere de samme data til de fleste pensjonsleverandørene.

Bransjestyret for liv og pensjon i Finansnæringens Hovedorganisasjon vedtok i møte den 30/10-09 å anbefale ”Penjonsleverandørenes norm for elektronisk rapportering av lønnsdata”.

Bransjenormen legger til rette for at lønnssystemene kan rapportere de samme data til de fleste pensjonsleverandørene. Dette betyr at alle aktører skal bruke samme format/logikk/fil. Hør med din pensjonsaktør om de har støtte for ny bransjestandard, eventuelt når dette vil skje.

Du finner 3 rapporter i  mappen ”Pensjonsrapporter” under ”Utskrifter”:

• Rapporten ”FNO bransjestandard” skriver ut data på skjerm/papir.
• Rapporten ”FNO bransjestandard med detaljer” skriver ut data på skjerm/papir.
• Rapporten ”FNO bransjestandard elektronisk” lager ønsket xml-fil, som du deretter sender inn. Når xml-fil skal lages, angir du plassering og ønsket filnavn i feltet ”Filnavn”.

MERK! Alle ansatte skal rapporteres i alle perioder, selv om det ikke er noen endringer i lønnsdataene.

I dette brukertipset skal vi vise deg hva som er viktig å fylle ut i utskriftsparameteren på FNO Bransjestandard elektronisk, hvilke felter på den ansatte som påvirker rapporten og hvordan den elektroniske filen ser ut. Vi skal ta for oss rapporten under "Utskrifter / Pensjonsrapporter / FNO Bransjestandard elektronisk"

Utskriftsparametere

Periode

Her angir du dato intervallet for å få med deg ønskede kjøringer. MERK! Rapporten er laget med utgangspunkt i det skal lages en fil pr. md. Du skal derfor bare angi et intervall for 1 måned. 

Du må månedskode slik at mottaker forstår hvilken måned grunnlaget gjelder for.

Lønnsarter

• "Periodelønn":  angi lønnsarten(e) ditt firma benytter for å utbetale timelønn. F.eks. standard lønnsart 5 - Timelønn  MERK! lønnsarten for overtid skal ikke registreres i dette feltet.
• "Tilleggslønn": angi lønnsarten(e) ditt firma skal ha med i grunnlaget. Hvilke lønnsarten som skal være med i grunnlaget styres av firmaavtalen.

Trykk så "Eksport" og filen blir opprettet på angitt område. Last så filen opp til ditt firmas OTP leverandør.

Ansattregisteret - aktuelle felter for FNO Bransjestandard

Om en ansatt skal være med i rapporten eller ikke avgjøres av om det er huket av i feltet "Pensjonsinnberettes". 

Arbeidsstatus

Du kan hente ansattes arbeidsstatus fra ansattregisteret, eller fra fra fraværsregistreringen.

Fører man fravær, er det naturlig å hente status derfra  les mer om det her.

De forskjellige arbeidsstatuser vil sende følgende verdier i filen. Les mer om status i veiledningen fra FNO under:

0 - Aktiv = A

1 - Sluttet = Blank (les mer under)

2 - Syk uten lønn = S

3 - Syk = S

4 - Permisjon = LP

5 - Permisjon uten lønn = AP

6 - Permittert = P 

Avlønningsform

1 - Fast lønnet  =F

2 - Timelønnet = T

3 - Provisjonlønnet = P

Årslønn

Årslønn er hensyntatt ansattes stillingsbrøk.
Periode- og tilleggslønn er tillagt fremtidig feriepenger av det samme (normalt 12%).
Timelønnede legges ut uten stillingsbrøk, men med antall timer. Ut ifra rapportert antall timer og hva som er angitt som timer pr. år på den ansatte så regnes stillingsbrøk ut av din OTP leverandør.
Fastlønnede kan legges ut både med årslønn og periodelønn og/eller tilleggslønn (om bedriften ønsker det).

Systemet beregner årslønn utifra alle ansatte med avlønningstype fastlønn på denne måten:

Under fanen faste transaksjoner på de ansatte, ganges alle transaksjoner med fast transaksjonstype 9 - Fastlønn, i perioden som det gjøres utvalg for i rapporten med 12. F.eks fastlønn på 50.000, gir 600.000 i årslønn på rapporten.

Du kan lese litt mer om hva som skal være med i den elektroniske filen og hva de ulike feltene betyr i dette vedlegget:

 ”Bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata”.

Spørsmål til support

• Skal jeg legge inn lønnsarten for fastlønn i "Periodelønn? - Nei, og du vil få varsel hvis du forsøker.
• Vi har en ansatt som skal ut i foreldre permisjon, men betalingen gjøres av NAV. Hvordan får vi rapportert fastlønnen?  - Når du setter inn "til dato" eller "passiv" på fastlønnen vil dette gjøre at årslønns informasjonen mangler i filen. For å omgå dette må du opprette en kopi av lønnsart 1, endre behandlingsregelen til "1-Beløp". Registrer så denne lønnsarten inn i faste transaksjoner, med "Fast tr.type=0-manuell" og samme beløp som er registrert på fastlønn i minus.
• Hva gjør jeg når en ansatt slutter? - Du skal IKKE gjøre noe spesielt med ansatte som slutter. Kun angi “arbeidsstatus” sluttet og sluttdato.
  Ansatte som har sluttet (angitt sluttet dato, arbeidsstatus bør også settes sluttet – av andre årsaker) rapporteres sluttet i måneden etter de har sluttet!
  Etter det, vil ikke personen komme med i filen flere ganger.
• En eller flere ansatte får dobbel årslønn i rapporten? Hvis du har en lønnsendring midt i periode, sånn at du har en linje med fastlønn under "Historikk faste transaksjoner" fra f.eks 01.01.19-15.05.19, og en ny linje fra med fastlønn fra 16.05.19 i "Faste transaksjoner", vil systemet i rapporten for mai, legge sammen begge linjene og gange dette med 12. Juster datoene i Faste transaksjoner og historikk faste transaksjoner, sånn at de ligger i hver sin periode.

MERK! Om du lager pensjons fil 2 ganger for samme periode, vil sluttet person andre gang IKKE komme med i filen (systemet tror allerede at personen er utmeldt). Det samme gjelder "Endringsdato"

Om du har behov for å lage fil for andre gang for samme periode, må du vedr. sluttede ansatte sette hake i feltet “Utmelding medlemskap pensjon” (fjernes ved når filen eksporteres).

Tilsvarende må gjøres med feltet "Endret årslønn/stillingsbrøk".
Du skal IKKE fjerne hake for “Pensjonsinnberettes” på den ansatte!!! Gjør du det, vil personen bli utelatt fra i filen (selv om lønn er mottatt i aktuell måned). 
Det er kurant å angi sluttdato tilbake i tid (f.eks for 70 dager siden), personen blir rapportert vanlig helt frem til perioden etter angitt sluttdato. 

Eksempel på informasjon i filen

Forklaring til noen av feltene

Relaterte brukertips

Hente arbeidsstaus ifra fraværsregistreringen

Veiledning til FNO fra Finans norge

OTP rapportering via a-meldingen

Rapportering til pensjonsselskap via a-meldingen