En vanlig fråga från administratörer i DCE är om det finns någon utskrift som visar attestbehörigheterna.
Detta finns under Rapporter i DCE. Rapporten heter Attestbehörighetsspecifikation. Den gäller per enhet och visar attestbehörigheter både för roller och användare.
För att se vilka roller en användare sen har kan utskriften Rolltillhörighet skrivas ut. Dessa två rapporter i kombination kan då visa exakt vad en användare kan attestera i DCE.
Om en rapport saknas i DCE måste de läggas till i DCE Admin på enheten.
Hej!
Här kommer ett litet tips för att förenkla valet av attestant på era fakturor.
Fliken Adresseringsbegränsningar hittar man i DCE Administrator under Enheter – Enhetsregister – Inställningar. Den används för att hantera konton/objekt som filtreras bort när faktura skickas från steget Sakgranskning till steget Attest. Detta innebär att innan programmet presenterar giltiga attestanter så filtreras redovisnings rader (och attest objekt) bort.
Syftet med adressbegränsningen är att om alla användare har attestbehörighet på tex blanka objekt och man aldrig använder objekt på t.ex. momskonton så kan man lägga in momskontot på fliken Adresseringsbegränsningar. Då bortser DCE från de användare som har attesträtt på den konteringsraden och går enbart efter de andra raderna. På detta sätt så får man bara upp de användare som kan attestera de övriga konteringsraderna och listan med möjliga attestanter blir mindre.
Med vänliga hälsningar
Linus Malmgren
Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade fakturor?
Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen DCE för lättare spårning.
Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".
För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.
Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.
Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget Attest, men användaren har inte denna kö.
Saknar du någon kolumn, Steg eller Användare?
Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.
Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.
I DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem. När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd.
Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.
För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.
Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.
Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".
Från version 13 och framåt ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.
Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.
I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.
Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.
Om du har registrerat en manuell betalning som visar sig vara felaktig, kan du börja med att kontrollera värdet i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. När värdet är DB kan du stryka betalningsraden och registrera om betalningen. Som alternativ kan du återställa betalningen, genom att registrera en negativ betalning, d v s samma som den felaktiga men med minustecken på beloppet. .
När du registrerar en betalning i utländsk valuta, är det utländska beloppet du ska ange. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.
I de fall det står SB, Slutbetald i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden, kan du däremot inte redigera betalningen. Hör av dig till visma.control@visma.com om du vill ha exempel på hur andra kunder gör i det fallet.
Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.
Ni som som kör en äldre version än 11 av DCE kan inte längre reaktivera er licens via internet. För att det ska fungera krävs en ändring av en konfigurationsfil för att säkerställa kopplingen mot den nya uppgraderade licensservern.
Kontakta supporten för instruktioner.
Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen DCE som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.
BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.
Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.
Fältet och rättigheten fakturakategori har ändrat namn till fakturatyp.
Har användaren access till rättigheten fakturatyp kan användaren lägga till och ändra fakturatyp, oavsett steg ute i flödet. Kan även ändras från söken.
Ändra fakturatyp i flödet
För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.
Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.
Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com.
Nu när julen är nära och många vill vara lediga vill vi påminna om möjligheten att lägga till en vikarie som ersättare.
Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till personen. Det administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".
Numera ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura från attestanten. Om du har en äldre version behöver du även kontrollera attestbeloppen ifall ersättaren skall attestera fakturor.
Du som användare kan själv lägga till en vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger och välja användarinställningar.
I den nya rutan som öppnas väljer du fliken "Hantera ersättare" och klickar på knappen "Lägg till".
Hör av dig med frågor och funderingar visma.control@visma.com.
Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning.
Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare. Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning.
All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.
I gruppkön ankomst och egenskapade ankomstköer har du möjlighet att matcha om dina fakturor.
Det innebär om du saknar eller har felaktig referens på fakturan eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.
Om du ändrar till rätt referensvärde och har kopplat på funktionen återkommande faktura kan du välja att matcha om fakturan mot återkommande fakturamallen. Välj knappen Övriga åtgärder och Återmatchning och fakturan matchas mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.
Klicka på knappen ”Sök & Kopiera…”. Kopiera konteringen från en tidigare faktura och även från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering”.
Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.
Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.
Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har tillgång till.
Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”
Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan.
Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild.
I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan är konterad och sakgranskning/attestsignatur om det finns på fakturan.
Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.
En varningsruta visas. Klicka på “Ja”
Notera att det är bara konteringen som kopierats.
Ni som arbetar med olika procentvärden på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel.
Den avdragsgilla procentsatsen finns registrerad på någon av de fria grupperna som är kopplade till koddelen.
Om ni har skapat återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt definitvbokförd och ligger klar att komma med på betalningsförslaget.
Det som jag vill förtydliga är att:
Ändring av procentsatserna sker på ett ställe dvs i redovisningen.
Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE när ni ändrat procentsatserna i redovisningen
Visma Control
Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com