Användartips för Visma Control

Sommarinfo från supporten (v. 26–32) Vi finns på plats hela sommaren och hjälper dig precis som vanligt! På grund av semestertider har vi dock lite lägre bemanning, vilket gör att svarstiderna kan vara något längre än normalt. Under dessa veckor håller vi även vår supporttelefon stängd. Tack för din förståelse och ha en skön sommar.     Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

Snart är det dags för semester! För att allt ska flyta på så smidigt som möjligt i Visma Control medan du är ledig, har vi samlat några viktiga saker att förbereda.   Förbered dina semestervikarier Gå igenom och testa de rutiner som vikarierna ska utföra, till exempel att skapa en betalning eller göra en import. Se till att vikarien känner sig trygg med alla steg och förstår hela flödet. Om ni behöver hjälp med utbildning inför sommaren kan en av våra konsulter hjälpa till mot debitering. Tänk i så fall på att boka detta i god tid. Dela ut alla de privilegier och systembehörigheter som vikarierna kommer att behöva. Hantera kontakter och perioder Säkerställ att det finns någon på plats under sommaren som har tillgång till och även kan hantera era pågående ärenden. För att undvika felaktiga bokningar är det en bra rutin att stänga de perioder ni inte ska arbeta i. Vår rekommendation är att ha max två perioder öppna samtidigt. Tänk på att det även är möjligt att låsa specifika verifikationsserier. Vår support är bemannad precis som vanligt under hela sommaren och du når oss via [email protected].   Har du några frågor eller funderingar inför ledigheten är du varmt välkommen att höra av dig!

Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.    I nästa steg väljer användaren om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura. 

Välj Försäljning-Register-Ränterutiner för att registrera ränterutiner som ska kunna kopplas till kunder. Ränterutiner läggs upp för att kunna beräkna ränta på försent inbetalda poster i kundreskontran. Tillgodoränta kan beräknas på för tidigt inbetalda kundfakturor, dvs innan dess förfallodatum, och på så sätt kunna få en tillgodoränta. För att en externränta eller internränta ska kunna skapas i Försäljning-Räntefakturering-Skapa Räntor måste följande vara uppfyllt: 1. Räntan måste vara upplagd i Försäljning-Register- Ränterutiner. 2. Kunden måste vara kopplad till en ränterutin i Försäljning-Register–Kunder under fliken Fakturering. 3. Ingen extern ränta får inte vara ibockat på kunden 4.  Fakturans Reskontratyp måste ha Externränta/Internränta markerad i Inställningar-Reskontratyper. Som standard är både faktura och kredit markerade. Gäller dock inte typerna Aconto, Förskott m fl. 5. Det ska finnas en ränterutinkod på reskontraposten i t.ex Försäljning-Kundreskontra-Skapa reskontraposter/Öppna 6.  Internränta beräknas bara på interna eller koncern kunder/leverantörer, som är upplagda i Försäljning-Register-Kunder Såhär gör du för att lägga upp en ny ränterutin: Gå till Försäljning-Register-Ränterutiner, klicka på Ny för att registrera en ny ränterutin. Ange ett Ränterutins-ID, fyll i räntesats och ev tillgodoränta, välj eventuellt Basränta (normalt sett referensränta från Riksbanken) och ev Tillgodobas Klicka sedan på Spara.

I Control kan du lägga upp betalningsvillkor på kunder. De olika betalningsvillkoren kopplas sedan till kunderna i Försäljning- Register - Kunder. Här anges antal dagar som betalningsvillkoret består av, dagar innan dröjsmålsränta börja beräknas samt det betalningsvillkor för räntefakturor för kunder som har detta betalningsvillkor. Gör så här: Gå in på kunden i Försäljning- Register - Kunder. Gå till fliken fakturering och klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt betalningsvillkor.     Ange ett ID och namn för betalningsvillkoret. 1. Ange antal dagar som betalningsvillkoret innefattar i fältet Antal dagar. 2. Ange i fältet Dagar för ränteberäkning hur många dagar från fakturadatum som måste passera innan ränta kan beräknas. 3. Ange i fältet Dagar för räntefaktura hur många dagars kredit som gäller för räntefakturor för resp. betalningsvillkor. Bocka i fältet Fri månad om att antalet kreditdagar alltid kommer att omfatta antal kvarvarande dagar i månaden + uppgifterna i fälten ovanför, räknat från fakturadatum.     Klicka på Spara

Effektiv anläggningsredovisning kräver fokus på tillgångarnas hela livscykel för att hålla nere kostnaderna. Med regelbundna inventeringar minimeras risken för felaktiga värden och dolda tillgångar i bokslutet. Ofta betonas vikten av datadriven klassificering och uppdatering av avskrivningsplaner för att bokföringen ska stämma med verkligheten. Genom att gå från passiv bokföring till en mer aktiv tillgångsstyrning skapas ett mer tillförlitligt beslutsunderlag när det är dags att göra nya inköp. Upp- och nedskrivning av anläggningar Om en anläggnings värde varaktigt har förändrats kan du behöva göra en engångsåtgärd i samband med bokslutet.   Viktigt att tänka på: Bokföringsdatum för de flesta åtgärder får inte vara före datumet för den senaste avskrivningen. Upp- och nedskrivningar kan däremot göras både före och efter senaste avskrivning. Anläggningen behöver ha status 10, 11 eller 12 och vara avskrivningsbar. Gör så här: Välj Anläggning / Anläggning. Filtrera fram aktuellt AnläggningsID. Markera raden och klicka på knappen Upp-/nedskrivning. Ange Belopp (positivt för uppskrivning, negativt för nedskrivning). Kontrollera att bokföringsdatumet ligger i rätt period.   Försäljning och Utrangering När en anläggning säljs eller utrangeras plockas den bort från anläggningsregistret för att realisera eventuell vinst eller förlust. I Anläggning / Anläggning väljer du funktionen för försäljning alternativt utrangering. Systemet kommer då att beräkna det bokförda värdet vid försäljningstillfället och ställa det mot försäljningspriset för att generera en bokföringsorder.   Byte av avskrivningsplan Om nyttjandeperioden förändras bör du i första hand justera avskrivningsplanen istället för att göra en upp-/nedskrivning. Detta görs under fliken för Avskrivningar på den specifika anläggningen.   Har du frågor kring dina egna anläggningar? Ställ en fråga i supportportalen. 

En gång per år måste licensen i DCE reaktiveras.   Detta gör du DCE Admin enligt nedan:   - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad        Skulle du få felmeddelande vid reaktiveringen så kontakta supporten.

  Vi har nöjet att presentera vår uppdaterade sida för godkännande av betalningsbuntar i AutoPay. Det första du kommer märka är en uppdaterad design med modernare känsla och bättre överblick. Vi har även lagt till efterlängtad funktionalitet för att förenkla ditt dagliga arbete. Här är några av nyheterna Du kan enkelt markera varningar som "verifierade" för att snabba på processen. Det finns möjlighet att lägga till noteringar som sparas och även syns i transaktionsvyn och översikten. Händelseloggar visas nu på transaktionsnivå och etiketter visas tydligt för ökad spårbarhet. För buntbetalningar finns specifikation när transaktionen innehåller flera betalningsrader.   Vi hoppas att dessa förbättringar ska göra din attest och betalningshantering ännu smidigare. Lämna gärna feedback när du hunnit testa. För att kunna kommentera, behöver du vara inloggad. 

Poängen med periodiseringar är att kunna matcha kostnader och intäkter mot den period de faktiskt förbrukas eller tjänas in. Det är ett krav för att företagets resultaträkning ska vara rättvisande och användbar för beslutsfattande. Här har vi samlat några vanliga frågor och lösningar baserat på faktiska supportärenden för att hjälpa dig att hantera periodiseringar mer effektivt i din vardag. Fråga: Kan jag periodisera en faktura i efterhand om jag glömt i försystemet, t ex DCE? Svar: Ja, det går att göra direkt i Visma Control. Du kan gå in i det befintliga verifikatet (t.ex. i leverantörsreskontran), stryka den aktuella raden samt lägga till en ny. Genom att använda de små "mappikonerna" vid beloppet på konteringsraden kommer du till periodiseringsregistret där du kan ange periodiseringsintervall och fördela beloppet. Kom ihåg att spara i registret, samt att spara igen när du är tillbaka i verifikationen.  Fråga: Varför dyker inte min periodisering upp i specifikationsrapporten? Svar: Det kan finnas flera orsaker. I vissa fall kan periodiseringen ha utförts men restvärdet ligger kvar på listan om det finns avrundningsdifferenser. Det kan också bero på att fälten Ägartyp och Skapad av inte använts så som det är tänkt.  Fråga: Hur tar jag bort en periodisering som ännu inte är utförd? Svar: Om du har lagt upp en periodisering i registret men inte hunnit köra funktionen "Utför periodisering", kan du ta bort den direkt i periodiseringsregistret samt kostnadsföra beloppet i huvudboken.  Några tips: Låsning av perioder: Om du ska periodisera in i ett nytt år (t.ex. 2026) ska perioderna i det nya året vara upplåsta, även om året inte är satt som "aktivt" än. Objekt på periodiseringskonton: Tänk på att integrationer från externa system, d v s som inte är Vismas egna, inte alltid skickar med objekt (t.ex. projekt eller kostnadsställe) hela vägen till periodiseringsraden i Visma Control. Kontrollera om du behöver lägga till dessa manuellt i Visma Control om de saknas. Periodisering via mallar: För återkommande fakturor i DCE kan du ställa in periodisering direkt på mallen för att automatisera flödet helt. Vill du ha fler tips om periodiseringar? Anmäl dig till webbinar

Nytt år innebär nystart i Visma Control. För att säkerställa ett sömlöst flöde så att du kan börja registrera verifikationer på 2026 har vi sammanställt de viktigaste stegen för systemadministratören:   Skapa det nya året under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder och välj Ny. Ett tips är att se till att rutan "Kopiera verifikationsserier från innevarande år" är ikryssad när du sparar. Aktivera kalendern gör du under samma meny, År och perioder, genom att välja Importera kalender. Registrera årets resultat 2024 i bokföringen. När det är klart ska beräknat resultat i resultat- och balansräkning vara 0. Stäng året 2024 från menyn År och perioder. Detta moment kan du inte ångra. För att byta år behöver du behörighet. Transaktionen gör att 2026 blir det aktiva året. Det aktiva året är markerat med en stjärna (*) i listan. Alla användare ska vara utloggade ur databasen när detta görs. Du kan inte ångra ett årsbyte. Kontrollera dina löpnummerserier. Reskontraserier löper oftast vidare automatiskt. Om du vill ha nya serier läggs dessa upp under Inköp / Register. Lås de perioder ni inte arbetar aktivt i för att undvika felbokningar. Rekommendationen är att inte ha mer än två perioder öppna samtidigt. Här hittar du en guide som visar hur du byter år. 

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor. Klicka här för att läsa mer om att ärva attestbelopp.     Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan också flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Tänk också på att ni kan både sakgranska och attestera fakturor i DCE Mobile. Läs mer om det här   Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

Steget ”Validera objekt” ligger likt "Validera kontering" mellan steget ”Sakgranskning” och ”Attest”. Funktionen utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa konteringar för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”.   Konteringar som vill kontrolleras läggs upp per enhet i DCE-admin under Enhetsregister>Inställningar, fliken Objektkontroller. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en kontering som stämmer överens med upplagd i systemet innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering objekt”.   I nedan exempel stannar alla fakturor konterade med [4051] eller [4011 och projekt 101] i Validera Objekt.   I gruppkön ”Validera Objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna, radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare, samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Denna guide är till för dig som använder Version 14 och uppåt. För att lägga upp en ny användare i Control krävs följande:  1. Behörighet i det lokala nätverket. 2. Att användaren är upplagd i SQL Server. 3. Att användaren är upplagd i Visma Control och har erforderliga behörigheter. Användare läggs upp på Microsoft SQL Server via programmet SQL Server Management Studio. Här kan användarna läggas upp som antingen så kallat Windows login eller SQL Server login.   Windows Login   Detta kan uppfyllas genom att användaren läggs till i en AD-grupp som redan har rättigheten ”public” i databasen. Därmed behöver personen som skapar användare inte använda verktyget SQL Server Management Studio i detta steg. Istället lägger man till AD-kontot till den specifika AD-gruppen. Vid Windows login används samma användare och domän i Visma Control som användaren har i det lokala nätverket. Användaren behöver därmed inte ange sitt lösenord när man loggar in i Visma Control, eftersom detta nu valideras mot nätverket. Detta är det vanligaste sättet att ha användare upplagda på. SQL Server Login   Vid SQL Server login skapar man nya, särskilda, loginID samt lösenord. Dessa måste då anges varje gång man loggar in i Visma Control.   När användaren sedan är upplagd och korrekta behörigheterna är uppsatt på användaren är det viktigt att man exporterar användaren ifrån Control till Visma net. Detta görs genom att markera den aktuella användaren och trycka på knappen "Exportera Användare". Observera att det är viktigt att man lägger upp användaren i Control först och exporterar den till Visma Net och inte tvärtom. 

1.Beställning Beställning av nya bolag för att skicka E-fakturor skickas in som ett ärende via mail till [email protected]. Ett svar går till beställaren om att fylla i formuläret nedan tillsammans med detta underlag. Då formuläret är ifyllt och inskickat skickas även per automatik en kopia av beställningen/orderbekräftelsen till Visma på mailadressen [email protected] https://inexchange.se/partnerformular-visma-tillkommande 2. Att göra för beställaren Säkerställ så att bolaget/bolagen är upplagda i Control och DCE/IM. Om hjälp behövs med detta vänligen skicka in ett nytt mail till [email protected] där ni beställer konsulthjälp för parametersättning. Ska bolaget kopplas till Autopay behöver detta också beställas. 3. Visma Då formuläret är ifyllt och inkommit till Visma påbörjas ärendet med att exportera bolaget så snart som möjligt och meddelar Inexchange då det är klart. Se punkt 5 nedan för förtydligande kring export och vad det innebär.   4. Inexchange Då Inexchange får meddelande från Visma att bolaget/bolagen är exporterade startar de uppsättningen på sin sida. De återkopplar till Visma då det är klart.   5. Förtydligande om export av bolag För att kunna sätta upp ett bolag hos Inexchange och aktivera mottagar- och utställartjänsten via Autoinvoice, behöver Visma göra en export från Control. Exporten innebär att grundläggande uppgifter om bolaget skickas till Autoinvoice. Detta är ett steg som krävs för att tjänsten ska kunna aktiveras. För beställare som inte använder Autoinvoice görs ingen export

Från version 16 av Visma DCE,   I sök faktura finns nu möjligheten att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.         

Att automatisera dina redovisningsuppgifter förbättrar noggrannheten och effektiviteten i ditt arbetsflöde. Från version 16 kan du bokföra dina saldobaserade automatkonteringar med schemaläggaren. På så sätt kan du automatisera en del av din bokföring baserat på kontosaldon. Denna metod är särskilt användbar för återkommande poster och hjälper dig att bibehålla noggrannheten samtidigt som den minskar manuell arbetsinsats.   Automatkonteringen lägger du upp under Redovisning / Register / Automatkonteringar. Klicka på knappen "Ny" och välj kategorin "Saldobaserad". Om du behöver inkludera ingående saldon (IB) i din beräkning väljer du istället "Saldobaserad IB".   Välj Affärsenheter och ange konton och objekt. Varje post kan generera flera bokföringsrader. Se till att summan av procentsatserna i din saldobaserade automatkontering är lika med 100 %, så att posten balanserar och bokföringen kan genomföras. Avsluta genom att klicka på "Spara".   För att schemalägga bokföringen väljer du Schemaläggare / Schemaläggare och klickar på "Ny". Välj det jobb du vill schemalägga. Observera att du som användare behöver ha administratörsbehörighet i schemaläggaren för att ställa in jobb.     Definiera ett startdatum och en starttid. Ange återkommande och intervall, till exempel varje månad. Ange ett slutdatum om det behövs. Slutligen, ange mottagarens uppgifter för att informera när uppgiften är slutförd. Aviseringar visas på användarens startsida under "Meddelanden".   Kontakta oss gärna på [email protected] om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp. Vill du veta mer om nyheterna i version 16? Anmäl dig till webbinar!

Genom att schemalägga automatkonteringar säkerställer du att bokföringsarbetet utförs regelbundet och utan behov av manuell inverkan. Det sparar tid och minimerar risken för fel.   I version 16 har vi infört möjligheten att ställa in automatkonteringar så att de körs automatiskt vid angivna intervaller. Precis som andra schemaläggningsuppgifter i Visma Control innebär det att ni kan integrera funktionen i era befintliga arbetsflöden och förbättra er ekonomiska hantering.   Missade ni vårt senaste webbinar med nyheter i de senaste versionerna? Anmäl dig här!

Upplev förbättrad precision i redovisningen med Visma Control 16.0. Den nya funktionen låter dig ställa in parametern "ignorera differenser under", så att restbelopp som uppstår vid slutförda periodiseringar automatisk exkluderas. Detta gör det möjligt att koncentrera sig på betydande poster och hålla bokföringen och avstämning så enkel som möjligt.   Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna där även version 16 ingår? Anslut till vårt kostnadsfria webbinar.

För att snabbt få en överblick och inte fastna i detaljer kan det vara användbart med en balansräkning som fokuserar på summeringar utan att varje konto visas.  Här följer en vägledning för hur du kan göra detta effektivt i Visma Control, samtidigt som du säkerställer att alla justeringar hanteras korrekt i databasen.   Om du startar med en befintlig radbeskrivning och gör nödvändiga justeringar kan du enkelt skapa en sådan rapport.    Steg 1: Utgångspunkt och kopiering Öppna den existerande radbeskrivningen, t ex EUBAS00BAL. Spara en kopia med nytt namn, t ex EUBAS99BAL. Det är viktigt att alltid spara om urvalet med ett nytt namn för att bevara originalinställningarna och förhindra oavsiktliga ändringar i databasen. Steg 2: Justera visa-alternativen För att du ska få en rapport med endast summor, avmarkera alla data-radtyper i kolumnen "Visa". Det innebär att endast rubriker och totalbelopp kommer att visas i den slutliga rapporten. Justera eventuellt kontointervaller om du vill begränsa eller expandera vilka summor som inkluderas under varje rubrik utan att ändra innehållet i själva raderna. Steg 3: Spara ändringar När du har gjort alla önskade justeringar, klicka på "Spara". Alla ändringar är nu permanenta och att visas korrekt i systemets tabell rxrows.    Om du kombinerar med en kolumndefintion som visar olika år, kan du enklare jämföra utvecklingen, vilket kan underlätta strategiska beslut. 

För dig som arbetar i Control händer det att man utför och lägger upp periodiseringar, här kommer därför tre tips som kan vara användbara för dig som periodiserar i Control.  1. Från och med Version 16 kommer det en funktion där du kan välja att ignorera differenser för Periodiseringar i rapporten Periodisering specifikation. Denna funktion är användbar i de tillfällen då vissa periodiseringar fortfarande visas i rapporten trots att de ska vara fullt utförda pågrund av att det ligger kvar några ören på periodiseringen. Är du intresserad av fler funktioner och uppdateringar för version 16 kan du läsa om det här 2. Ibland kan det hända att man lagt upp en periodisering som sedan visar sig att den inte skulle periodiserats ifrån första början. Är inget utfört på periodiseringen ännu kan du söka fram aktuella periodiseringen i Redovisning - Register - Periodiseringar, markera periodiseringen och klicka på radera. Periodiseringen tas då bort ur registret och verifikationen i redovisningen måste sedan hanteras manuellt.      3. Om du har flera rader som du vill periodisera i samma verifikation kan du enkelt göra det genom att kontera verfikationen som ni önskar och sedan bockra i rutan för "periodisera" på de rader du önskar att periodisera. När du sedan sparar verifikationen får du upp en ruta där du får välja periodiseringskonto samt start och slut datum på periodiseringarna.