Användartips för Visma PX

När du ska skapa ett nytt skicka-uppdrag så finns det numera en sökfunktion. Du kan söka på uppdragsnr, uppdragsledare, beskrivning samt inkludera ej längre publicerade.   Detta underlättar om det finns många publicerade uppdrag. Nyheten finns i Visma PX 16.      

Poängen med periodiseringar är att kunna matcha kostnader och intäkter mot den period de faktiskt förbrukas eller tjänas in. Det är ett krav för att företagets resultaträkning ska vara rättvisande och användbar för beslutsfattande. Här har vi samlat några vanliga frågor och lösningar baserat på faktiska supportärenden för att hjälpa dig att hantera periodiseringar mer effektivt i din vardag. Fråga: Kan jag periodisera en faktura i efterhand om jag glömt i försystemet, t ex DCE? Svar: Ja, det går att göra direkt i Visma Control. Du kan gå in i det befintliga verifikatet (t.ex. i leverantörsreskontran), stryka den aktuella raden samt lägga till en ny. Genom att använda de små "mappikonerna" vid beloppet på konteringsraden kommer du till periodiseringsregistret där du kan ange periodiseringsintervall och fördela beloppet. Kom ihåg att spara i registret, samt att spara igen när du är tillbaka i verifikationen.  Fråga: Varför dyker inte min periodisering upp i specifikationsrapporten? Svar: Det kan finnas flera orsaker. I vissa fall kan periodiseringen ha utförts men restvärdet ligger kvar på listan om det finns avrundningsdifferenser. Det kan också bero på att fälten Ägartyp och Skapad av inte använts så som det är tänkt.  Fråga: Hur tar jag bort en periodisering som ännu inte är utförd? Svar: Om du har lagt upp en periodisering i registret men inte hunnit köra funktionen "Utför periodisering", kan du ta bort den direkt i periodiseringsregistret samt kostnadsföra beloppet i huvudboken.  Några tips: Låsning av perioder: Om du ska periodisera in i ett nytt år (t.ex. 2026) ska perioderna i det nya året vara upplåsta, även om året inte är satt som "aktivt" än. Objekt på periodiseringskonton: Tänk på att integrationer från externa system, d v s som inte är Vismas egna, inte alltid skickar med objekt (t.ex. projekt eller kostnadsställe) hela vägen till periodiseringsraden i Visma Control. Kontrollera om du behöver lägga till dessa manuellt i Visma Control om de saknas. Periodisering via mallar: För återkommande fakturor i DCE kan du ställa in periodisering direkt på mallen för att automatisera flödet helt. Vill du ha fler tips om periodiseringar? Anmäl dig till webbinar

  Vi har nöjet att presentera vår uppdaterade sida för godkännande av betalningsbuntar (batcher) i AutoPay. Det första du kommer märka är en uppdaterad design med modernare känsla och bättre överblick. Vi har även lagt till efterlängtad funktionalitet för att förenkla ditt dagliga arbete. Här är några av nyheterna Du kan enkelt markera varningar som "verifierade" för att snabba på processen. Det finns möjlighet att lägga till noteringar som sparas och även syns i transaktionsvyn och översikten. Händelseloggar visas nu på transaktionsnivå och etiketter visas tydligt för ökad spårbarhet. För buntbetalningar finns specifikation när transaktionen innehåller flera betalningsrader.   Vi hoppas att dessa förbättringar ska göra din attest och betalningshantering ännu smidigare. Lämna gärna feedback när du hunnit testa. För att kunna kommentera, behöver du vara inloggad. 

För att enklare kunna matcha ihop dagboksanteckningar med  anställningsid, datum och tidrapportsperiod ser det numera ut så här i webben samt klienten.   Webben -  Tidrapportsperiod i "Red. texter/dagbok på uppdrag", visas tillsammans med anställningsid i webben       I klienten visas datum tillsammans med tidrapportsperiod, vilket underlättar ex om man flyttar timmar till annat uppdrag.      

Om ett uppdrag är aktivt och inte har några transaktioner så kan du radera det. Det är en efterlängtad funktion som har kommit tillbaka i senaste versionen av Visma PX.   Nedan visas att uppdraget är aktivt och att det finns en papperskorg för radering.    

Transaktionslistan i Visma PX-klienten har fr o m version 16 flera nyheter!   Har du upptäckt alla möjligheter som finns att söka fram uppdragstransaktioner?  Genom att använda listan kan du förbättra och snabba på ditt analysarbete.    Du når transaktionslistan via Fakturering/Registrera/Lista uppdragstransaktioner och väljer Lista transar   Ny sökprofil för debiterbart/ej debiterbart   Lönekostnad per timme ny kolumn i transaktionslistan    

Nytt år innebär nystart i Visma Control. För att säkerställa ett sömlöst flöde så att du kan börja registrera verifikationer på 2026 har vi sammanställt de viktigaste stegen för systemadministratören:   Skapa det nya året under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder och välj Ny. Ett tips är att se till att rutan "Kopiera verifikationsserier från innevarande år" är ikryssad när du sparar. Aktivera kalendern gör du under samma meny, År och perioder, genom att välja Importera kalender. Registrera årets resultat 2024 i bokföringen. När det är klart ska beräknat resultat i resultat- och balansräkning vara 0. Stäng året 2024 från menyn År och perioder. Detta moment kan du inte ångra. För att byta år behöver du behörighet. Transaktionen gör att 2026 blir det aktiva året. Det aktiva året är markerat med en stjärna (*) i listan. Alla användare ska vara utloggade ur databasen när detta görs. Du kan inte ångra ett årsbyte. Kontrollera dina löpnummerserier. Reskontraserier löper oftast vidare automatiskt. Om du vill ha nya serier läggs dessa upp under Inköp / Register. Lås de perioder ni inte arbetar aktivt i för att undvika felbokningar. Rekommendationen är att inte ha mer än två perioder öppna samtidigt. Här hittar du en guide som visar hur du byter år. 

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.    Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan också flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Tänk också på att ni kan både sakgranska och attestera fakturor i DCE Mobile. Läs mer om det här   Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

Fr o m version 16 visas information i prislistan om vem som har gjort den senaste ändringen.   Via redigera prislista och fliken huvuddata visas den senaste ändringen: Samma information visas även vid visning av prislistan inne på uppdraget.      

Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2026.    Det finns dokument för årsrutin för version 13-16, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)   Här finns dokumenten: Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX . Klicka på Rutiner för att se dokumenten.        

Nu kan du lägga upp en kontaktperson direkt ifrån uppdraget. Fungerar fr o m version 16.   Gör så här: Välj redigera uppdrag och fliken uppdragsinformation. Klicka på länken Redigera i kolumnen Kontaktperson.   Inmatningsformuläret för kontaktpersoner öppnas. Lägg till kontaktpersonen och ladda.     Gå tillbaka till uppdraget och välj kontaktperson.  

Endast för er som använder Autoinvoice för e-fakturering: I version 16 av Visma PX finns det 3 helt nya referensfält på uppdraget för att matcha Autoinvoice referensfält.   I fliken fakturering kan man lägga till de referensfälten. I fliken uppdragsinformation har benämningen för Referens/Bestnr ändrats till Er referenskod för att matcha Autoinvoice fält. Äldre versioner:    Från version 16.   OBS! Kunder som har Autoinvoice kan behöva flytta beställningsnummer från Referens/Bestnr  till det nya fältet för Inköpsorder nr.   

I den senaste versionen av Visma PX (16) visas GLN-kod och organisationsnummer i fliken uppdragsinformation.    De visas även i sökfunktionen för kund.   

I Visma PX version 16 finns en ny funktion på uppdraget, betalningsvillkor på uppdragsnivå. Det innebär att man kan välja ett annat betalningsvillkor för det specifika uppdraget istället för det som har angetts på kundnivå.   Så här fungerar det: I fliken uppdragsinformation visas betalningsvillkor från kunden.   För att ändra till ett specifikt betalningsvillkor välj fliken Fakturering. Via dropdown väljs  Avvikande betalningsvillkor för uppdraget. I exemplet har jag valt 30 dagar.   Efter ändring visas betalningsvillkor i fliken uppdragsinformation med parentes för att indikera att ett ändrat villkor finns.  

Från version 16 av Visma DCE,   I sök faktura finns nu möjligheten att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.     

Att automatisera dina redovisningsuppgifter förbättrar noggrannheten och effektiviteten i ditt arbetsflöde. Från version 16 kan du bokföra dina saldobaserade automatkonteringar med schemaläggaren. På så sätt kan du automatisera en del av din bokföring baserat på kontosaldon. Denna metod är särskilt användbar för återkommande poster och hjälper dig att bibehålla noggrannheten samtidigt som den minskar manuell arbetsinsats.   Automatkonteringen lägger du upp under Redovisning / Register / Automatkonteringar. Klicka på knappen "Ny" och välj kategorin "Saldobaserad". Om du behöver inkludera ingående saldon (IB) i din beräkning väljer du istället "Saldobaserad IB".   Välj Affärsenheter och ange konton och objekt. Varje post kan generera flera bokföringsrader. Se till att summan av procentsatserna i din saldobaserade automatkontering är lika med 100 %, så att posten balanserar och bokföringen kan genomföras. Avsluta genom att klicka på "Spara".   För att schemalägga bokföringen väljer du Schemaläggare / Schemaläggare och klickar på "Ny". Välj det jobb du vill schemalägga. Observera att du som användare behöver ha administratörsbehörighet i schemaläggaren för att ställa in jobb.     Definiera ett startdatum och en starttid. Ange återkommande och intervall, till exempel varje månad. Ange ett slutdatum om det behövs. Slutligen, ange mottagarens uppgifter för att informera när uppgiften är slutförd. Aviseringar visas på användarens startsida under "Meddelanden".   Vill du veta mer om nyheter i version 16? Anmäl dig till webbinar!

Fr o m version 16 finns funktionen som sedan tidigare finns i mobilen att kunna öppna sin tidrapport efter att den har klarmarkerats, så länge den inte är attesterad.    Klicka på knappen lås upp i kolumen redigera.    

Genom att schemalägga automatkonteringar säkerställer du att bokföringsarbetet utförs regelbundet och utan behov av manuell inverkan. Det sparar tid och minimerar risken för fel.   I version 16 har vi infört möjligheten att ställa in automatkonteringar så att de körs automatiskt vid angivna intervaller. Precis som andra schemaläggningsuppgifter i Visma Control innebär det att ni kan integrera funktionen i era befintliga arbetsflöden och förbättra er ekonomiska hantering.   Missade ni vårt senaste webbinar med nyheter i de senaste versionerna? Anmäl dig här!

För dig som arbetar i Control händer det att man utför och lägger upp periodiseringar, här kommer därför tre tips som kan vara användbara för dig som periodiserar i Control.  1. Från och med Version 16 kommer det en funktion där du kan välja att ignorera differenser för Periodiseringar i rapporten Periodisering specifikation. Denna funktion är användbar i de tillfällen då vissa periodiseringar fortfarande visas i rapporten trots att de ska vara fullt utförda pågrund av att det ligger kvar några ören på periodiseringen. Är du intresserad av fler funktioner och uppdateringar för version 16 kan du läsa om det här 2. Ibland kan det hända att man lagt upp en periodisering som sedan visar sig att den inte skulle periodiserats ifrån första början. Är inget utfört på periodiseringen ännu kan du söka fram aktuella periodiseringen i Redovisning - Register - Periodiseringar, markera periodiseringen och klicka på radera. Periodiseringen tas då bort ur registret och verifikationen i redovisningen måste sedan hanteras manuellt.      3. Om du har flera rader som du vill periodisera i samma verifikation kan du enkelt göra det genom att kontera verfikationen som ni önskar och sedan bockra i rutan för "periodisera" på de rader du önskar att periodisera. När du sedan sparar verifikationen får du upp en ruta där du får välja periodiseringskonto samt start och slut datum på periodiseringarna.   

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text.    Läs mer om hur det fungerar.