Användartips för Visma PX

Här får du instruktioner om hur du förbereder årsskiftet i Visma PX 8, gäller även för version 6.7-6.9 Klicka här för att ladda ner Årsrutin Visma PX som pdf

Nu när 2014 snart är till ända kommer här en liten påminnelse om hur ni byter år i Visma PX. Videon visar hur ni enkelt administrerar nytt år i Visma PX och Visma Control. Observera att året i videon är 2013/2014 men att rutinen är densamma för detta årsskifte och oavsett om ni använder Visma PX 6.7 eller 6.8.

Bokföring av upparbetat Vid denna körning så bokförs följande poster i huvudboken i Visma Control: • Kalkylerad lönekostnad • Upparbetat arvode och utlägg från tidrapporter • Underkonsulters kostnad från tidrapport eller inmatning underkonsulttid • Upp-/nedskrivning • Vinst/förlust • Interna mellanhavanden (Köpt och sålt och Provision) Bokföring av upparbetat kan köras flera gånger för samma period. Tänk på att alltid köra den innan du stänger månaden. OBS! Kör alltid lagerkörningen direkt efter bokföring av upparbetat. Lagerkörning Lager = upparbetad men ofakturerad tid, och ofakturerade utlägg. Poster från tidrapporter med kundpris hamnar i lagret, liksom debiterbara utlägg med kundpris. Även upp- och nedskrivningar kommer med. Själva lagerkörningen skapar ingen bokföring. Lagerkörning kan köras flera gånger för samma period. Tänk på att alltid köra den innan du stänger månaden. Kostnaden för resor och utlägg I samband med attest  av tidrapporter så bokförs resor och utlägg direkt i Visma Control. Fakturaunderlag Man behöver inte köra bokföring av upparbetat för att kunna skapa fakturaunderlag. Hoppas att detta hjälper dig om du har haft funderingar om vad som sker i PX i samband med dessa körningar. Önskar dig en riktigt God Jul och ett Gott Nytt År! Hälsningar Annci        

I visma PX version 10 kan du på startsidan  enkelt lägga in dashboards som går att styra per användare. Det gör att du som användare får en överblicksbild på de delar i systemet som är viktigt för just dig utifrån din roll i PX. Det kan t ex vara din tid, dina pågående projekt, upparbetat samt fakturerat och mycket mer direkt på startsidan.  Hur gör man? Det finns 2 olika sätt att skapa sina länkar. Du kan klicka på en länk på startsidan.   Alternativt så klickar du på en ikon direkt i rapporter och formulär. Du väljer vilken graf du vill visa och vilket urval. Så här kan dashboards se ut:       

En nyhet i version 9 är du kan lägga till en länk som gör att du från klienten kommer direkt till webben. Så här gör du inställningen: I Visma PX-klienten väljer du Administration/Inställningar/Systeminställningar/Fliken Grundinställningar I fältet URL till PX Webb (för navigering) fyller du i webbadressen och SPARAR.   En ikon för direktlänken visas längst upp i klienten. Klicka på den och du kommer direkt till PX webb.   Hoppas du gillar denna nyheten lika mycket som jag!    Ha en fin helg! Hälsningar Annci      

Detta tips kanske de flesta av er redan känner till, men vi får ibland på supporten höra att man inte känner till denna funktionen. Gör så här:  Via Chef och Kontrollera/attestera. Klicka på visa Saknade tidrapporter. Välj Markera alla. Alla får en bock i E-post. Klicka på knappen Skicka e-post. Du kan nu skicka e-post till de personer som inte är klara med sina tidrapporter.  Alla adresserna på personerna som du har markerat hamnar automatiskt i hemlig kopia.  OBS! En förutsättning för att detta ska fungera är att e-postadressen finns på användaren i PX personalregister.     Ha en riktigt fin helg i juni! Hälsn Annci    

Under våren kommer vi skriva om vanliga frågor som kommer in till PX-supporten. Denna veckan tar vi upp några frågor som gäller Uppdrag. Fråga 1 Vad är skillnaden mellan fast/tak/budgeterat och löpande i totalpristyp på uppdraget? Svar:  Fastpris innebär att oavsett hur lite eller mycket som är upparbetat så ska det fasta priset faktureras senast när uppdraget avslutas.  Takpris innebär att man fakturerar det upparbetade, men aldrig mer än takpriset. Gemensamt för Fast och Takpris är att priset alltid avser arvode, vill man att utläggen skall ingå i prisuppgörelsen så hanteras det i utläggsprislistan.  Budgeterat pris är i princip samma som Löpande, d v s man kan fakturera allt som är upparbetat. Budgeterat pris visas på fakturaunderlag så att uppdragsledare får en hint om att eventuellt så kommer budgeten inte att hålla och kan då meddela kunden detta. Fråga 2   Kan man byta valuta på ett uppdrag?      Lösning: Nej, det går dessvärre inte. Har man valt fel valuta får man lägga upp ett nytt uppdrag och sedan flytta de felaktiga posterna dit via fakturaunderlaget eller göra en tilläggsrapport med - och +rader.   Har du några frågor som du vill att vi skriver om?    Ha en riktigt skön helg! Hälsningar Annci    

För att förenkla vardagen i webben kan man lyfta fram rapporter/funktioner i navigeringsdelen så att användaren får en snabblänk. Hur gör man? 1) Du behöver ha behörighet till Ekonomi/Administration. 2) Välj Underhåll webbmeny. Tar ett exempel för chef:   Klicka på länken 3000. Välj fliken Rapport. Sök fram rapporten "Saknade tidrapporter (8023)" Välj ordningsnr, i vilken ordning rapporten visas under chef. Klicka i synlig. Tryck på SPARA. Rapporten syns under Chef. Användaren har nu enkelt fått en snabblänk. Hoppas detta tipset hjälper dig och era användare.  Hälsn Annci       

Om ni har version 10 eller högre av Visma PX så kan ni göra en inställning att menyvalen i webben visas i alfabetisk ordning.   Gör så här:   Välj Ekonomi/Administration/Underhåll webbinställningar och webbplats PXINT respektive PXEXT tryck visa.   Under allmänna inställningar bockas nr 85 i.     Efter ändringen kan det se ut så här under t ex Uppdragsledare:          

Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnr, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift. Mellanslag Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan. Sortera  Du kan nu enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa. Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.  

En extern underkonsult försöker rapportera tid på en övertidskod. Varför får underkonsulten felmeddelandet att han/hon inte är övertidsberättigad?   Om underkonsulten skall kunna använda övertidskod bör man titta på följande i PX-klienten: 1) I personalregistret skall det anges att den anställde är övertidsberättigad.  2) Lämpligt att ha en separat tidkod för övertid gällande underkonsulter. På tidkoden anges att det är inhyrda konsulter som får använda den. Tidkoden skall vara kopplad mot "övertidsyp, externt" så att rätt övertidspris debiteras kunden. 3) OBS! Tidkoden skall ej vara kopplad till lön. Hälsningar Annci  

Vi har fått in del frågor till supporten angående lagförslaget per 1 januari 2017 om att ändra beloppsgränserna för representation Finansdepartementet har tagit fram ett förslag där de föreslår ändringar av rätten till avdrag för representation vid måltider och annan förtäring.  Utdrag ut promemorian: "Förslagen avser både mervärdesskatt och inkomstskatt. Avseende mervärdesskatt föreslås att avdraget högst får uppgå till mervärdesskatten på 300 kronor per person och tillfälle. Vid inkomstbeskattningen föreslås att avdragsrätten slopas för representationsutgifter som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring, utom för enklare förtäring av mindre värde.  Förslagen syftar bl.a. till att få mervärdesskatteregler som är förenliga med EU-rätten och till att förenkla tillämpningen. I nuläget finns ett flertal olika beloppsgränser som kan bli aktuella vid avdrag för representation." Nedan ger vi en beskrivning på hur ni kan lösa det i Visma PX om lagförslaget träder i kraft. Det är viktigt att vara medveten om att detta enbart är ett lagförslag tillsvidare och inga ändringar bör göras i Visma PX förrän förslaget är verkställt. Vi kommer att bevaka frågan och hålla er underrättade här på vårt Community om förslaget träder i kraft. Hur kan man då lösa det i Visma PX om lagförslaget går igenom?  Det går att styra via Visma PX-klienten. Administration/Inställningar/Resor-utlägg/Representationstyper Beloppet ändras i kolumnen för belopp till 0 eller till det belopp som har beslutats för de representationsstyper som berörs.    

Marie hos Vismas partner PX Expert lämnar några tips om vad du kan söka fram i transaktionslistan.   Du når transaktionslistan via klienten i Visma PX. Välj Fakturering/Registrera_lista uppdragstransaktioner/Lista transar     Sök på ändrade poster på fakturaunderlagen Du kan även lägga till vilka transaktionstyper du vill titta på. Se exemplet nedan.     Sök på uppdragstyper som t ex semester eller sjukdom en viss period eller tidigare år.      Det finns mängder av urval att söka på.  Så passa på att testa. Svara gärna i inlägget vad du brukar söka på i transaktionslistan!?

Nu i version 10 av PX är det äntligen möjligt att se leverantörsfakturan direkt inne i Visma PX webb. Det har länge varit ett starkt önskemål från er kunder. Hur fungerar det? Välj t ex Mina debiterbara uppdrag och klicka på beloppet i kolumnen utlägg.  I vyn som visas finns nu en ny kolumn DCE-faktura. När du klickar på visa så visas leverantörsfakturan på skärmen.  Det krävs att du har behörighet till DCE.  Visst ser det bra ut? Kontakta din konsult för att diskutera en uppgradering till version 10 så att ni får denna funktion. Ha en fin hösthelg! Hälsningar  Annci    

Fr o m version 6.9 kom ett nytt begrepp i  Visma PX, uppdragshierarki.  Det betyder att man har ett huvuduppdrag som man vill göra uppföljning på och till detta kopplar man sedan på s k subuppdrag eller underuppdrag för att få en sammanställning.  Kopplingen sker i fliken uppdragsinformation under rubriken kopplingar: Under Uppdragsledare/Mina uppdragshierarkier syns de hierarkier som respektive användare är uppdragsledare för. Under Chef/Mina resultatenheter/Hierarkier får man via visa en sammanställning på respektive enhets hierarkier. Fetmarkerad text visar en summering av alla uppdrag som finns i hierarkin. För att se vilka uppdrag som ingår väljer man visa i kolumnen hierarki. Blå text är huvuduppdragets egen data. Röd text visas om man inte har behörighet att titta på uppdraget. (För att få åtkomst till detaljerad uppföljning krävs det att uppdragledaren läggs till som uppdragsmedlem.) Notera: En skapad eller ändrad hierarki syns först efter att körningen laddning av ackumulator register har körts. Info: Ett uppdrag som är huvuduppdrag kan i sin tur vara sub/underuppdrag i en annan hierarki.    

Fr o m version 10 finns denna nyhet som hjälper en nyanställd att snabbt lära sig hur Visma PX:s webb fungerar.    När en nyanställd loggar in i webben för första gången så kommer det automatiskt upp en Introduktion till PX Webb.  Via introduktionen får man t ex lära sig hur man använder rapporterna, gör urval i sökningar, vad alla ikoner och menyer betyder m m.    Introduktionen finns även under menyvalet Eget.   Nedan visas ett exempel på hur den del av introduktionen som avser sökning och autokomplettering ser ut:   Skriv gärna en kommentar om du har några frågor/synpunkter om introduktionen.   Är ni intresserade av att uppgradera till senaste versionen? Kontakta er kundansvarige konsult för mer info.    

Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnr, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift. Du kan också genom att trycka mellanslag på t ex aktivitet få upp de 30 första valen.  Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan. Sortera    Du kan nu enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa.    

Fr o m version 9 finns en ny rapportbeställning i Visma PX-klienten. Den ingår nu i huvudklienten vilket betyder att du inte längre öppnar ett separat fönster. Det påverkar inte om ni har kundanpassade rapporter. Man har även rensat bort en del rapporter som ej används. Så här ser det ut när du trycker på skrivarikonen. Klicka på plus-tecknet och du ser alla rapporter i vald kategori och även en beskrivning av rapporten. Ha en fin helg! Hälsningar Annci