Användartips för Visma PX

Under våren kommer vi skriva om vanliga frågor som kommer in till PX-supporten. Denna veckan tar vi upp några frågor som gäller Lönekörningar. Fråga 1 Jag har kört lönekörningen via Öppna lönekörningar/Exportera data från Visma PX. Varför kommer inte alla koder med i filen? Lösning:  Reseersättningstypen måste kopplas till rätt löneart i Styrning till lönesystem. Gör så här: Välj Visma PX klient/Körningar/Öppna lönekörningar/Styrningar till lönesystem Ange resp kod och koppla till korrekt löneart. Fråga 2 Jag skapade filen och efteråt märkte jag att alla tidrapporter inte var attesterade. Kan jag skapa filen igen? Lösning: Ja, du kan skapa om filen om du använder samma inloggning som tidigare och döper filen till samma namn så blir det en ny fil med alla poster.  Ni får inte ha läst in den första filen i lönesystemet. Om ni har gjort det kontakta er kundansvariga konsult för att få hjälp. Ha en riktigt trevlig helg!   Hälsningar Annci              

Under våren kommer vi skriva om vanliga frågor som kommer in till PX-supporten. Denna veckan tar vi upp några frågor som gäller Uppdrag. Fråga 1 Vad är skillnaden mellan fast/tak/budgeterat och löpande i totalpristyp på uppdraget? Svar:  Fastpris innebär att oavsett hur lite eller mycket som är upparbetat så ska det fasta priset faktureras senast när uppdraget avslutas.  Takpris innebär att man fakturerar det upparbetade, men aldrig mer än takpriset. Gemensamt för Fast och Takpris är att priset alltid avser arvode, vill man att utläggen skall ingå i prisuppgörelsen så hanteras det i utläggsprislistan.  Budgeterat pris är i princip samma som Löpande, d v s man kan fakturera allt som är upparbetat. Budgeterat pris visas på fakturaunderlag så att uppdragsledare får en hint om att eventuellt så kommer budgeten inte att hålla och kan då meddela kunden detta. Fråga 2   Kan man byta valuta på ett uppdrag?      Lösning: Nej, det går dessvärre inte. Har man valt fel valuta får man lägga upp ett nytt uppdrag och sedan flytta de felaktiga posterna dit via fakturaunderlaget eller göra en tilläggsrapport med - och +rader.   Har du några frågor som du vill att vi skriver om?    Ha en riktigt skön helg! Hälsningar Annci    

Från och med den 1 januari 2017 träder två lagändringar i kraft gällande avdragsrätten för representation. Det avser både mervärdesskatt och inkomstbeskattning.  Tidigare var det olika gränsvärden för hur underlaget för moms beräknades. Fr o m 2017 är det samma gränsvärde för extern och intern representation samt om vin och sprit ingår eller ej. Gränsvärdet 2017 är 300 kr. Läs Skatteverkets vägledning här. För inkomstbeskattningen slopas avdragsrätten för representationsutgifter som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring, utom för enklare förtäring av mindre värde.  Det tidigare avdraget på 90 kr per person slopas helt för representationstyperna lunch och middag.  Nedan ger vi en beskrivning på hur ni kan lösa det i Visma PX Välj Visma PX-klienten. Administration/Inställningar/Resor-utlägg/Representationstyper 1. I kolumnen Belopp ändra till 0 kr (tidigare 90 kr). 2. I kolumnen Avdr.moms ändra till 300 kr för alla typer som avser mat eller enkel förtäring. 3. För rader med intern representation ändra även schablon till 46 kr. OBS! Ni behöver inte längre skilja på representation med öl resp vin & sprit. Se bildexempel nedan där vi har ändrat på dessa rader och även ändrat på beskrivningen. Raderna för vin och sprit har vi raderat.  Hanteringen med kniv och gaffel fungerar på samma sätt som tidigare, även om orden öl/vin/sprit i rubrikerna inte längre innebär någon skillnad.        

Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnr, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift. Mellanslag Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan. Sortera  Du kan nu enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa. Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.  

Fr o m version 9 så finns det möjlighet att ha 20 grupper på uppdrag och personal. Att använda grupper innebär att du kan söka fram dina uppdrag sorterat på en speciell grupp för att få en överblick över vilka uppdrag eller personal som finns i just den gruppen. Det kan t ex vara fördelat på kontor eller koncern det finns mängder av alternativ som just du som kund vill göra uppföljning på. Grupptyperna skapas i Visma PX klient via Administration/Generella och Grupper uppdrag/personal Gruppen läggs också in i Visma PX klient I Visma PX webb finns grupperna under Chef/Mina resultatenheter Uppdragsgrupp och Anställdagrupp  För att se vilka uppdrag som ingår i gruppen klickar du på länken visa.          

Vi har fått in del frågor till supporten angående lagförslaget per 1 januari 2017 om att ändra beloppsgränserna för representation Finansdepartementet har tagit fram ett förslag där de föreslår ändringar av rätten till avdrag för representation vid måltider och annan förtäring.  Utdrag ut promemorian: "Förslagen avser både mervärdesskatt och inkomstskatt. Avseende mervärdesskatt föreslås att avdraget högst får uppgå till mervärdesskatten på 300 kronor per person och tillfälle. Vid inkomstbeskattningen föreslås att avdragsrätten slopas för representationsutgifter som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring, utom för enklare förtäring av mindre värde.  Förslagen syftar bl.a. till att få mervärdesskatteregler som är förenliga med EU-rätten och till att förenkla tillämpningen. I nuläget finns ett flertal olika beloppsgränser som kan bli aktuella vid avdrag för representation." Nedan ger vi en beskrivning på hur ni kan lösa det i Visma PX om lagförslaget träder i kraft. Det är viktigt att vara medveten om att detta enbart är ett lagförslag tillsvidare och inga ändringar bör göras i Visma PX förrän förslaget är verkställt. Vi kommer att bevaka frågan och hålla er underrättade här på vårt Community om förslaget träder i kraft. Hur kan man då lösa det i Visma PX om lagförslaget går igenom?  Det går att styra via Visma PX-klienten. Administration/Inställningar/Resor-utlägg/Representationstyper Beloppet ändras i kolumnen för belopp till 0 eller till det belopp som har beslutats för de representationsstyper som berörs.    

Fr o m Visma PX version 9 så kan du importera information till:  • Prislistor • Aktiviteter • Interna utlägg När det gäller prislistor och aktiviteter så kan du även göra export till en csvfil där du kan t ex kan ändra priserna och sedan importera tillbaka till prislistan. Hur går det till? Se exempel för prislistor. Det finns nu 3 alternativ: Registrera, importera och exportera Om du först väljer fliken export och trycker på knappen Exportera skapas en fil med prislistan. Du gör ändringar i filen och sparar den och väljer importera för att importera tillbaka filen till uppdraget i detta fallet. Prislistan uppdateras med de nya priserna.   Vill du istället ha en prislista med nytt datum så väljer du att göra en ny prislista och importerar filen dit istället.    

Låsningen innebär att du får över alla transaktioner till rätt lönekörning. Om du låser den sista i månaden och sätter bokföringsdatum för försenade tidrapporter som datum i den nya månaden i samband med lönekörningen så hänger allt ihop och ni får inga oönskade differenser. Det blir också enklare att följa när ni tittar på resultatsammanställningen på webben. Väljer ni att inte låsa och har gjort löneöverföringen, då hamnar försenade tidrapporter i bokföringen (om perioden fortfarande är öppen) och kommer med i lönefilen först månaden efter. En tillfällig differens uppstår då mellan överföring lön och huvudbok. Se nedan bild för inställning för låsning:  Välj Inställningar/Systeminställningar/Inmatningsstyrningar Se Tidrapporter Bokf.datum för försenade tidrapporter- Fyll i nästa månads första dag Datum för låsning av tidrapporter- Fyll i månadens sista dag    

Fr o m version 9 sker all hantering av uppdrag via webben.  Nedan bild visar vilka val som finns när man lägger upp uppdrag/uppdragsmall: Som du ser skapas även mallar via samma vy.  Nyhet! Det finns nu möjlighet att ha en personlig uppdragsmall.  För de generella mallarna finns möjlighet att låsa fält ( för tidigare versioner finns detta i PX klient). Innebär att fälten blir gråa och kan inte ändras när uppdrag läggs upp med hjälp av mallen. Kan vara bra som en säkerhet så att t ex konteringsmodell inte ändras av misstag.          

Under förra veckan fick vi in några supportärenden där kunder fick följande meddelande "Filen är skadad och kan inte öppnas" när de öppnade och sparade ner från PX webb till excel. Efter utredning kom vi fram till att kunderna i juli lagt på en Microsoftuppdatering med nr KB3115262 som kom 12 juli. Det finns några lösningar på hur ni kan komma runt problemet. Installera rättning från Microsoft KB3115455 - https://support.microsoft.com/en-us/kb/3115455   Det kan också lösas via att högerklicka på den nedladdade excelfilen, klicka på egenskaper (properties) och fliken allmänt (general). Klicka på avblockera (unblock) och klicka sedan på verkställ (apply). För KB3115262 finns även följande alternativa lösningar: 1) Istället för att klicka på öppna, spara filen och öppna den från mapp där den sparats ner. 2) Öppna Excel, gå till Arkiv -> Alternativ -> Säkerhetscenter -> Inställningar för Säkerhetscenter-> Skyddad vy -> Bocka ur de två översta alternativen 3) Avinstallera säkerhetsuppdateringen Om ni är osäkra på vilka uppdateringar ni har fått kontakta er IT-avdelning.    

För dig som har Visma Control 7 och uppåt och skriver ut räntefakturorna i PX finns det en extra manual som du kan följa, se här. Så här gör du: Jobba i flödet i Control t o m steget Fakturering-Bokför fakturor. Fortsätt sedan enligt manualen. Hoppas detta hjälper dig i din hantering av räntefakturor. Hälsningar Annci     

Hej! För dig som jobbar i Control version 7 och uppåt och skriver ut påminnelserna i PX finns det en extra manual som du kan följa , se här (öppnas som pdf). Man jobbar i flödet i Control t om steget Godkänn och sedan gör du enligt manualen. Hoppas manualen är till nytta för dig!  Hälsn Annci    

  För att förenkla tidrapporteringen så finns det fr o m version 6.8 och framåt en inställning i underhåll webbinställningar där du kan markera om du vill att röda dagar syns lite extra.  Gör så här: Välj Ekonomi/Administration/Underhåll webbinställningar Webbplats: Välj PXINT respektive PXEXT  Inställningar tidrapporten Nr 63 – Bocka i markera lediga dagar Glöm inte att SPARA. OBS! Det måste vara inställt i Visma Control vilka dagar som är röda förutom lördag och söndag.    

När man gör en tilläggsfaktura skapas automatiskt en vinst i resultatet och på uppdraget. Vinsten i redovisningen blir synlig när man kört Bokföring av upparbetat. På uppdraget blir det synligt så fort ackumulatorregistret har laddats (sker normalt varje kväll, men kan också köras manuellt). Gör man en kreditfaktura skapas istället en förlust i resultatet och på uppdraget. När man gör en àcontofaktura räknas beloppet av från upparbetade intäkter på nästa fakturaunderlag. En àcontofaktura påverkar inte resultatet om man använder sig av Upparbetade intäkter och inte fakturerade intäkter. Gör man en àconto kreditfaktura räknas beloppet upp avseende upparbetade intäkter.    

Bokföring av upparbetat Vid denna körning så bokförs följande poster i huvudboken i Visma Control: • Kalkylerad lönekostnad • Upparbetat arvode och utlägg från tidrapporter • Underkonsulters kostnad från tidrapport eller inmatning underkonsulttid • Upp-/nedskrivning • Vinst/förlust • Interna mellanhavanden (Köpt och sålt och Provision) Bokföring av upparbetat kan köras flera gånger för samma period. Tänk på att alltid köra den innan du stänger månaden. OBS! Kör alltid lagerkörningen direkt efter bokföring av upparbetat. Lagerkörning Lager = upparbetad men ofakturerad tid, och ofakturerade utlägg. Poster från tidrapporter med kundpris hamnar i lagret, liksom debiterbara utlägg med kundpris. Även upp- och nedskrivningar kommer med. Själva lagerkörningen skapar ingen bokföring. Lagerkörning kan köras flera gånger för samma period. Tänk på att alltid köra den innan du stänger månaden. Kostnaden för resor och utlägg I samband med attest  av tidrapporter så bokförs resor och utlägg direkt i Visma Control. Fakturaunderlag Man behöver inte köra bokföring av upparbetat för att kunna skapa fakturaunderlag. Hoppas att detta hjälper dig om du har haft funderingar om vad som sker i PX i samband med dessa körningar. Önskar dig en riktigt God Jul och ett Gott Nytt År! Hälsningar Annci        

Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnr, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift. Du kan också genom att trycka mellanslag på t ex aktivitet få upp de 30 första valen.  Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan. Sortera    Du kan nu enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa.    

Fr o m version 6.9 kom ett nytt begrepp i  Visma PX, uppdragshierarki.  Det betyder att man har ett huvuduppdrag som man vill göra uppföljning på och till detta kopplar man sedan på s k subuppdrag eller underuppdrag för att få en sammanställning.  Kopplingen sker i fliken uppdragsinformation under rubriken kopplingar: Under Uppdragsledare/Mina uppdragshierarkier syns de hierarkier som respektive användare är uppdragsledare för. Under Chef/Mina resultatenheter/Hierarkier får man via visa en sammanställning på respektive enhets hierarkier. Fetmarkerad text visar en summering av alla uppdrag som finns i hierarkin. För att se vilka uppdrag som ingår väljer man visa i kolumnen hierarki. Blå text är huvuduppdragets egen data. Röd text visas om man inte har behörighet att titta på uppdraget. (För att få åtkomst till detaljerad uppföljning krävs det att uppdragledaren läggs till som uppdragsmedlem.) Notera: En skapad eller ändrad hierarki syns först efter att körningen laddning av ackumulator register har körts. Info: Ett uppdrag som är huvuduppdrag kan i sin tur vara sub/underuppdrag i en annan hierarki.    

Vid varje årsskifte skall man lägga upp ny styrdata för traktamente och  måltidsreduceringar enligt Skatteverkets riktlinjer. Vårt tips är att du har kvar föregående års traktamente & måltidsreducering i någon månad efter årsskiftet och att du sedan tar bort det. Hur tar man bort en version?  Markera respektive rad och tryck på radera. OBS! Tänk på att utlandstraktamenten kan ändras och behöva uppdateras under året. Hälsn Annci Hermansson    

Jag har lagt upp en ny attestgrupp i Visma PX och lagt upp uppdrag på den. Varför får jag inte upp attestgruppen under kontrollera/attestera när jag ska attestera de nyupplagda uppdragen?   I PX-klientens personalregister så måste det finnas en koppling på behörighet till attestgruppen  för att kunna du skall kunna se attestgruppen. Gör så här:  Öppna Visma PX-klient och välj Administration/Register/Personal Öppna aktuell användare Gå till flik behörigheter Attestgruppsbehörigheter Markera respektive attestgrupp och bocka i vilka behörigheter som är aktuella för användaren Nu skall du se attestgruppen under kontrollera/attestera.    

När tidrapporten attesteras hämtas aktuell kurs för uppdraget. Övrig info Valutakurser uppdateras i valutaregistret i Visma Control.