för att få en personlig vy
för att få en personlig vy
Underlaget tas ut via analyser - rapporter - löner - arbetsgivarintyg.
Därefter väljer ni anställd och anställningskontrakt. Underlagen framtages per anställd, anställningskontrakt och tidsperiod. Det är alltså endast ett anställningskontrakt som är underlag för innehållet. Normalt redovisas arbetad tid för 12 månader, men längre tid kan anges (t ex vid de tillfällen arbetstagaren varit frånvarande längre tid under perioden). För visstidsanställda rekommenderar vi ett intyg per anställningsperiod.
Nedan följer en enklare anvisning om hur arbetsgivarintyget är utformat. Utseendet är fastställt enligt överenskommelse med aktuella arbetslöshetskassor, (Transportarbetarförbundet och Svenska Kommunalarbetarförbundet)
Blanketten skall skapas med den information som är lagrad i transPA. Den skapas i en Wordmall, vilket möjliggör egna kompletteringar och förändringar.
Blanketten bygger på information från
Innehåll:
Arbetad tid:
+ Faktiskt arbetad tid (löneart arbetad tid)
+ Arbetsfri tid som den anställde erhållit lön för, t ex helgdagar
+ Semesterfrånvaro
+ Frånvaro med lön
+ Undertid
- Övertid
- Övertid helg
- Övertid fridag
- Intjänad komp (nettotimmar)
Övertid:
+ Övertid helg
+ Övertid fridag
+ Intjänad komp (nettotimmar)
Frånvaro:
+ All obetald frånvaro
+ Kompledighet
+ Flexledighet
+ ATF-ledighet
Komplettering till arbetsgivarintyg
Här specificeras alla de lönetillägg som uppstår under den arbetade månaden, såsom
Premiekompensation
OB-tillägg
Skattepliktiga traktamenten
Övriga tillägg inkl måltidskuponger
Observera att även manuellt tillagda lönetillägg kommer att beräknas (det vi i transPA
kallar aktiviteter, personliga tillägg, APL etc)
Sjuklön specificeras på egen rad med angivande av hur många timmar och utbetald sjuklön den anställde erhållit.
För kännedom:
Det händer att vi får fråga om semesterersättning. På instruktioner till arbetsgivarintyget står det under punkt 12. Uppgifter om lönen.
Utbetald semesterersättning och semestertillägg ska redovisas på "Komplettering till arbetsgivarintyg" under den månad den betalades ut. Kontant utbetald semesterersättning och semestertillägg i samband med anställningens upphörande ska redovisas den sista anställningsmånaden.
Vid dessa tillfällen behöver det manuellt justeras på arbetsgivarintyget i TransPA.
Att tänka på:
Följande uppgifter hämtas inte från transPA och måste därför skrivas in manuellt.
Punkt 5, särskilda upplysningar om anställningen
Punkt 6, anledning till att anställningen har upphört helt eller delvis
Punkt 7, ersättning med anledning av anställningens upphörande
Punkt 8, erbjudande om fortsatt arbete
Vid avslutad anställning, kan man i transPA omvandla saldon (komp, atf, flex) till timlön. Dessa uttag kan då behöva justeras manuellt under kolumnen frånvaro.
Viktigt att veta är också att när timmar beräknas, så tittar TransPA på hela månader för kontraktet, både för start- och slutmånaden. Typexempel, den anställde med ej schemalagd arbetstid slutar den 12 november. TransPA räknar ändå med hela november månad i arbetsgivarintyget och presenterar därmed undertid (som arbetad tid) för perioden 13-30 november trots att dessa datum ligger utanför anställningskontraktet.
Här krävs ändring manuellt av antalet arbetade timmar. Ta hjälp av löneberäkningen där undertiden finns presenterad.
Saknas timmar för någon månad?
Kontrollera i löneberäkningen så att samtliga månader verkligen är sparade. Det är först då, när tider är godkända och sparade som de presenteras på arbetsgivarintyget.
Vi byter nu inloggningsmetod för anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com till Visma Connect, vilket innebär inloggning med e-postadress och lösenord.
Transpa, en del av Visma, använder nu en central inloggning för alla sina produkter, baserad på e-postadress och lösenord. Den nya metoden, Visma Connect, är utformad för att minimera säkerhetsrisker och har flera fördelar. Systemanvändare i Transpa började använda denna metod redan 2018, och nu följer även chaufförer och andra anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com.
Visma Connect erbjuder smidig inloggning genom funktioner som FaceID, fingeravtryck och Bank-ID. Anställda har möjlighet att själva återställa eller ändra sina lösenord vid behov. För att ytterligare höja säkerheten finns stöd för tvåfaktorsautentisering, exempelvis via en autentiseringsapp eller SMS-kod.
Vid övergången till detta säkra system har vi även lanserat en ny personallista i Transpa för att underlätta implementeringen.
För en översikt över processen och viktiga händelser, se nedanstående sammanställning samt den bifogade manualen för aktivering och inloggning, som med fördel delas med all personal.
När ert företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect, visas information på startsidan i Transpa. Där får ni en kort översikt över viktiga händelser, som när ni får tillgång till den "Nya" personallistan och när anställda kan bjuda in sig själva genom ett formulär. Övergångsprocessen sträcker sig över 30 dagar. För detaljerade steg, se här:
Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)
Steg 2: Ny personallista (Dag 10)
Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)
Steg 4: Obligatoriskt e-postaktivering för anställda (Dag 30)
Frågor och Svar (öppnas i ny flik)
Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.
Ni får nu tillgång till en uppdaterad personallista som ger en tydlig överblick över era anställda. Ett nytt verktyg för att bjuda in till Connect via e-post är tillgängligt och behövs för att anställda ska kunna aktivera och använda sina konton.
Personallistan visar också status för inbjudningar och aktiveringar under kolumnen "Connect Status", där ni enkelt kan följa vem som har blivit inbjuden eller mottagit välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto.
Följ status i aktiveringsprocessen
Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.
Statussymboler
Systemanvändare bjuder in anställda för aktivering
Du kan dessutom själv bjuda in dina anställda om ni hellre föredrar det alternativet. Notera dock att det mest effektiva är att låta de anställda göra det själva via formulär vid inloggning från start dag 20. (avser steg 3)
Vid nyanställning gäller dock denna hantering.
Öppna den anställdes personkort och klicka på "Aktivera login", fyll i deras e-postadress (om den inte redan finns angiven sedan tidigare.) Klicka sedan på "Spara och bjud in", Välkomstmejl skickas till den anställde som har 24h att aktivera sitt konto.
Be den anställde öppna mejlet med ämne “Välkommen till TransPA”. Klicka på Aktivera konto och skapa ett lösenord tillhörande sitt konto. Därefter loggar den anställde in via mytranspa.com och väljer "Logga in med e-post" eller direkt via connect.mytranspa.com
Aktivering av anställd som redan innan är connect-ansluten
Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. För ytterligare information, se avsnittet om samlad inloggning längst ner i denna artikel.
Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.
Anställda som ännu inte bjudits in till den nya inloggningsmetoden kan nu aktivera sig själva genom att logga in och fylla i sin e-post i ett formulär. Därefter skickas en inbjudan till deras e-post (kontrollera skräppost om mejlet saknas).
Den anställde har möjlighet att skjuta upp denna aktivering i 10 dagar, genom att klicka på Avbryt och fortsätta till gamla inloggningen. Därefter, från dag 11, måste e-postaktiveringen genomföras.
Efter att en anställd har fyllt i sin e-post och skickat inbjudan till sig själv, har de 24 timmar på sig att aktivera länken i e-postmeddelandet. Därefter anger de sitt lösenord och kan logga in med den nya metoden via connect.mytranspa.com.
Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA
Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com
Har anställd inte tidigare aktiverat sitt nya inlogg krävs detta nu. Vid nästa inloggning anges e-postadress via formuläret, klicka på "Godkänn" och välkomstmejl skickas till anställdes e-post. Välkomstmejl bör godkännas inom 24 timmar innan länken blir ogiltig och nytt mejl behöver skickas
Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA
Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com
Om den anställde inte aktiverat sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig. De kan dock begära en ny länk, som ger ytterligare 24 timmar för aktivering.
Om den anställde aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)
Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.
Inloggningsmetod med e-post som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.
Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect
Klicka på de tre prickarna till höger i inlägget/artikeln och välj Prenumerera.
Läs mer om prenumeration härCopyright © 2019 Visma.com. All rights reserved.