Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet.

[#1]

Vad innebär arbetstidsförläggning och var kan man ställa in det?

Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas.

Arbetstidsförläggning.

I Transpa finns fem olika alternativ för arbetstidsförläggning att välja mellan:

1. Huvudregel
2. Arbetstidsschema
3. Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A
4. Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B 
5. Lokal överenskommelse (3 § 6 mom).

Dessa alternativ utgör grunden för beräkningen av lönen i löneberäkningen."

Valet av arbetstidsförläggning sker vid skapandet av anställningskontraktet för en anställd, under fliken för anställningskontrakt.

Nedan hittar du en lathund som kortfattat beskriver hur övertid och sjuklön beräknas baserat på den valda arbetstidsförläggningen på personkortet. Vi förklarar även när ett schema behöver tillämpas i systemet.

Transpa hanterar flera lokala överenskommelser, vilka måste förhandlas med Transport.

När en anställd är kopplad till en lokal överenskommelse, används principen för övertidsberäkning från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta gör det möjligt för företaget att ha olika typer av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Genom att öppna en lönegrupp kan du hitta dessa inställningar i den högra delen.

Övriga kryssrutor.

1. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0.
2. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd.
3. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden.
4. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig
5. Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag.

Nedan hittar du en lathund som beskriver hur beräkningen av övertid och sjuklön görs baserat på de inställningar som valts i lönegruppen vid lokal överenskommelse. Vi förklarar också när ett schema behöver användas i systemet.

Det är möjligt att beräkna sjuklön baserat på schemat vid lokal överenskommelse genom att markera alternativet 'föreslå schemalagd tid vid frånvaro' i lönegruppen

I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.

Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B

[#2]

Vi byter nu inloggningsmetod för anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com till Visma Connect, vilket innebär inloggning med e-postadress och lösenord.

---

Transpa, en del av Visma, använder nu en central inloggning för alla sina produkter, baserad på e-postadress och lösenord. Den nya metoden, Visma Connect, är utformad för att minimera säkerhetsrisker och har flera fördelar. Systemanvändare i Transpa började använda denna metod redan 2018, och nu följer även chaufförer och andra anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com.

Visma Connect erbjuder smidig inloggning genom funktioner som FaceID, fingeravtryck och Bank-ID. Anställda har möjlighet att själva återställa eller ändra sina lösenord vid behov. För att ytterligare höja säkerheten finns stöd för tvåfaktorsautentisering, exempelvis via en autentiseringsapp eller SMS-kod.

Vid övergången till detta säkra system har vi även lanserat en ny personallista i Transpa för att underlätta implementeringen.

För en översikt över processen och viktiga händelser, se nedanstående sammanställning samt den bifogade manualen för aktivering och inloggning, som med fördel delas med all personal.

När ert företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect, visas information på startsidan i Transpa. Där får ni en kort översikt över viktiga händelser, som när ni får tillgång till den "Nya" personallistan och när anställda kan bjuda in sig själva genom ett formulär. Övergångsprocessen sträcker sig över 30 dagar. För detaljerade steg, se här:

Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)

Steg 2: Ny personallista (Dag 10)

Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)

Steg 4: Obligatoriskt e-postaktivering för anställda (Dag 30)

Frågor och Svar (öppnas i ny flik)

 

Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)

Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.

Till toppen

Steg 2: Ny personallista (Dag 10)

Ni får nu tillgång till en uppdaterad personallista som ger en tydlig överblick över era anställda. Ett nytt verktyg för att bjuda in till Connect via e-post är tillgängligt och behövs för att anställda ska kunna aktivera och använda sina konton.

Personallistan visar också status för inbjudningar och aktiveringar under kolumnen "Connect Status", där ni enkelt kan följa vem som har blivit inbjuden eller mottagit välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto.

Följ status i aktiveringsprocessen

Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.

Statussymboler

• Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect. 
• Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet.
• Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.

Systemanvändare bjuder in anställda för aktivering

Du kan dessutom själv bjuda in dina anställda om ni hellre föredrar det alternativet. Notera dock att det mest effektiva är att låta de anställda göra det själva via formulär vid inloggning från start dag 20. (avser steg 3) 

Vid nyanställning gäller dock denna hantering.

Öppna den anställdes personkort och klicka på "Aktivera login", fyll i deras e-postadress (om den inte redan finns angiven sedan tidigare.) Klicka sedan på "Spara och bjud in", Välkomstmejl skickas till den anställde som har 24h att aktivera sitt konto.

Be den anställde öppna mejlet med ämne “Välkommen till TransPA”.  Klicka på Aktivera konto och skapa ett lösenord tillhörande sitt konto. Därefter loggar den anställde in via mytranspa.com och väljer "Logga in med e-post" eller direkt via connect.mytranspa.com

Aktivering av anställd som redan innan är connect-ansluten

Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. För ytterligare information, se avsnittet om samlad inloggning längst ner i denna artikel.

Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.

Till toppen

 

Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)

Anställda som ännu inte bjudits in till den nya inloggningsmetoden kan nu aktivera sig själva genom att logga in och fylla i sin e-post i ett formulär. Därefter skickas en inbjudan till deras e-post (kontrollera skräppost om mejlet saknas).

Den anställde har möjlighet att skjuta upp denna aktivering i 10 dagar, genom att klicka på Avbryt och fortsätta till gamla inloggningen. Därefter, från dag 11, måste e-postaktiveringen genomföras.

Efter att en anställd har fyllt i sin e-post och skickat inbjudan till sig själv, har de 24 timmar på sig att aktivera länken i e-postmeddelandet. Därefter anger de sitt lösenord och kan logga in med den nya metoden via connect.mytranspa.com.

 Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA

Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com

Till toppen

 

Steg 4: Obligatorisk e-postaktivering för anställda (Dag 30) 

Har anställd inte tidigare aktiverat sitt nya inlogg krävs detta nu. Vid nästa inloggning anges e-postadress via formuläret, klicka på "Godkänn" och välkomstmejl skickas till anställdes e-post. Välkomstmejl bör godkännas inom 24 timmar innan länken blir ogiltig och nytt mejl behöver skickas

Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA

Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com

Om den anställde inte aktiverat sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig. De kan dock begära en ny länk, som ger ytterligare 24 timmar för aktivering.

Till toppen

Skicka om välkomstmejl

Om den anställde aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)

 

Samlad inloggning för samtliga Visma produkter 

Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till. 

 

Tips & Tricks, bra att veta

Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra?

Inloggningsmetod med e-post som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.

Frågor och svar

Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect

Till toppen