Avdrag från månadslön vid semester, sjukfrånvaro eller annan längre frånvaro enligt Transportavtalet

[#1]

Om en anställd har varit frånvarande mer än 12 arbetspass under en och samma månad kan det göras avdrag på hela månadslönen. Det är viktigt att notera att detta inte sker automatiskt i systemet, utan måste hanteras manuellt i löneberäkningen.

När du behöver göra avdrag för hela månadslönen, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster. Därefter väljer du alternativet "Avdrag för hela månadslönen"

Vilket genererar ytterligare en rad i löneberäkningen "Avdrag månadslön"

För att säkerställa korrekta avdrag, behöver du även nollställa de frånvaroavdrag som har skett under avvikelsemånaden. För att göra detta, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster och välj alternativet "Nollställ frånvaro"

Det är viktigt att utföra denna åtgärd, eftersom det säkerställer att frånvaroaktiviteterna inte tas bort när löneberäkningen görs i löneprogrammet. Detta påverkar nämligen vissa ackumulatorer, såsom semesterlönegrundande frånvaro. Observera att när man gör avdrag för månadslönen, är det föregående månadens lön som justeras, vilket i vårt exempel innebär juli månadslön.

I de fall där man gör avdrag för månadslön bör timmarna för arbetad tid under perioden kompenseras, vilket i vårt exempel innebär 32 timmar i juli. För att göra detta, klicka på plustecknet "Ny rad" längst upp till höger.

I vårt exempel justerar vi augustilönen för att ta hänsyn till avvikelser i juli, där Diva haft semester under 19 arbetspass och arbetat 4 dagar. Efter att ha genomfört dessa justeringar ser löneunderlaget ut så här:

När man väljer att göra avdrag för månadslönen och ersätta den med timlön, är det viktigt att kontrollera om månaden innehåller helgdagar.

Dessa helgdagar ska kompenseras med timlön enligt avtal, se §9 4 mom "Bibehållen lön"

Detta tillämpas även om den anställde befinner sig i en sjuklöneperiod då arbetsgivaren betalar sjuklön, vilket gäller de första 14 kalenderdagarna.

Exempel vid sjuk hel månad och där helgdagar finns.

När personen blir sjuk den 2 juni, börjar en sjuklöneperiod som behöver beaktas i julis löneutbetalning med avseende på juni månads avvikelser. För den inledande sjuklöneperioden, som varar i 14 dagar, är det arbetsgivaren som ansvarar för att betala ut sjuklön. Under den här perioden ska den anställde erhålla sjuklön enligt de gällande avtal.

Så här ser löneunderlaget ut från start:

I exemplet har den anställde varit frånvarande mer än 12 arbetspass. Vi gör då "avdrag för hela månadslönen" och "nollställer frånvaron". Vi lägger också till 8 timmars timlön för helgdagen den 6 juni, eftersom inget avdrag görs den dagen då arbetsgivaren betalar sjuklön.

Efter att ha genomfört justeringarna ser löneunderlaget ut så här:

OBS! Om ni i inställningarna har valt att exportera datum på lönearten "Avdrag månadslön", kommer datum för innevarande månad att exporteras i lönefilen. Efter importen till löneprogrammet behöver ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser, som i vårt exempel juli. Under Register > Lönearter kan ni välja om datum ska skickas över på lönearten. Du kan läsa mer om detta i vår artikel lönearter

I denna artikel kan ni läsa mer om hantering vid längre sjukfrånvaro.