För att komma igång med Visma.net på bästa sätt har vi för dig som ny användare samlat ett antal artiklar och guider som går igenom de första delarna du stöter på som ny användare i Visma.net.
I Visma.net Financials har ni möjlighet att skapa fakturor, spara och ta bort dem. Ingenting bokförs innan man trycker på Frisläpp. När ni skapar en faktura får den sitt eget fakturanummer. Om ni tar bort en faktura som har blivit uppdaterad, alltså har sitt eget fakturanummer, är det viktigt att ni ändrar nummerserien manuellt, då det inte händer automatiskt.
Hur vet man att man har hål i nummerserien?
Ni kan hitta hål i fakturanummerserien genom att sortera fakturorna enligt fakturanummer.
Steg 1: Gå in på Kundfakturor (ScreenId=AR3010PL) som finns under Kundreskontra - Transaktioner.
Tryck på fakturanummer så att de sorteras.
Steg 2:
Hitta vilket fakturanummer som saknas från listan.
Gå in på Nummerserier (CS201010) under Meny - Inställningar - Egenskaper.
Välj ARINVOICE (utgående faktura) eller APBILL (inkommande faktura)
I kolumnen Senast tilldelade numret lägger man in numret som man vill ändra.
T.ex. i bilden är den senaste fakturan 101001. Vi säger att 101000 saknas, då lägger man in 100999 som senaste nummer.
Programmet låter inte er att ha samma nummer på två olika fakturor så den hoppar alltid till det nästa lediga numret.
En del kunder upplever att det inte är möjligt att registrera verifikationer med moms i verifikationsregistreringen. Denna artikeln går igenom hur du aktiverar detta.
Hej! Nu har vi tagit fram ett utbildningsmaterial för området Avtalsfakturering i Visma.net ERP. I avtalsfaktureringen kan man administrera sina olika avtal för bland annat återkommande fakturering. Dokumentet Avtalsfakturering ligger under Dokumentation. Behöver ni hjälp att komma igång med avtalsfaktureringen vänligen kontakta er partner.
Under Leverantörsreskontra - Egenskaper - Leverantörsklasser (AP201000) finns inställningen Varna för dubbletter av org.nr och/eller momsreg.nr på andra leverantörer.
Markerar du denna kryssruta på leverantörsklassen kommer du att få en varning när du lägger upp en ny leverantör om du anger samma organisationsnummer och/eller momsregistreringsnummer som redan finns på en befintlig leverantör. Markerar du även kryssrutan Tillåt inte dubletter av leverantörer går det inte att spara en ny leverantör om denna har samma organisationsnummer och/eller momsregistreringsnummer som en befintlig leverantör.
Visma.net består av många olika moduler och då systemet är modulbaserat är det viktigt att respektive uppgifter genomförs i korrekt modul. Dvs. att allt som har med kund att göra genomförs i kundreskontra, allt som har med leverantör att göra i leverantörsreskontra osv.
Nedan i denna artikel kommenterar vi de mest använda modulerna i det dagliga arbetet.
Redovisning
Modulen Redovisning är själva kärnan i Visma.net Financials och den är integrerad med övriga modulerna i systemet. Här hittar du alla verifikat som genereras via andra moduler och du har därmed tillgång till all redovisningsdata i modulen. Varje gång en transaktion uppdateras i en annan modul blir verifikationen tillgänglig i din redovisning
Anläggningsregister
Under Anläggningsregister kan du upprätta dina anläggningar och tillgångar med full översikt under dess levnadstid. I tillägg kan du både avskriva och utrangera dina tillgångar i denna modulen.
Bank/likvidhantering
Den här modulen ger en översikt över alla betalningskonton, betalningsmetoder och verifikationstyper som är registrerade i systemet. Vidare kan man här behandla filer från Autopay samt behandla olika banktransaktioner och manuella betalningar i modul, inklusive transaktioner med moms.
Valutahantering
Här har man möjlighet att justera valutakurser. I tillägg kan man köra valutajustering för kunder, leverantörer och huvudbok.
Leverantörsreskontra
I leverantörsreskontra registreras alla dina leveratörer och du kan även få in alla inkommande fakturor i denna modul via fakturainkorgen och AutoInvoice. Det är från denna modul du kan skicka leverantörsutbetalningar till banken via Autopay. Här har du också översikt på vilka leverantörsfakturor som är öppna och stängda.
Skattehantering
I denna modul genererar du och behandlar momsrapportering. Här finner du alla momskoder som används i övriga moduler. Du kan både ändra befintliga, skapa nya samt styra hur de skall hanteras i systemet.
Kundreskontra
I kundreskontra har du full översikt över alla dina kunder, utgående fakturor och ingående betalningar på skickade fakturor. Här har du också en översikt över alla öppna poster samt kan skicka påminnelser till de kunder som har obetalda fakturor.
Periodisering
Det är möjligt att periodisera både intäkter och kostnader i systemet och detta administreras via modulen periodisering. Här kan du skapa egna periodiseringsnycklar som används för att utföra periodiseringen i andra moduler. I tillägg är det i denna modul alla periodiseringsverifikat bokförs.
Detta är den sista artikeln i vår introduktionsguide för dig som ny användare om hur man kommer igång med Visma.net.
Här kommer inom kort att publiceras en direktlänk till nästa steg där vi introducerar övriga moduler i Visma.net med guider hur man genomför olika processer i systemet. Vi går då igenom följande: Redovisning Kontoplan Verifikatsregistrering Kundreskontra Fakturaprocess från kundkort till faktura och betalning Leverantörsreskontra från kundkort till faktura och betalning Fakturainkorg Betalningar: Autopay/Manuell Approval Bank/Likvidhantering, in & ut-betalningar Avstämning mot bankkonto Momshantering - hur fungerar det i Visma.net Momsrapportering
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
Menystrukturen i Visma.net är uppbyggd på liknande sätt i alla moduler i systemet. Du har som användare möjlighet att redigera olika menyer samt skapa egna vyer m.m. för att anpassa olika fönster efter ditt eget behov. Nedan följer några korta instruktionsvideos om hur du som ny användare navigerar och hur du kan anpassa vyer m.m. i Visma.net FInancials.
Navigering i Visma.net
Dölja och visa arbetsytor
Listvyer
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
Nästa >>
Vi ser att för vissa automatiserade schemaläggningar har utförandetiden ändrats under de senaste dagarna. Orsaken till detta problem har åtgärdats, men de ändrade utförandetiderna behöver justeras manuellt. Detta gäller endast för automatiserade schemaläggningar där man har angett ett värde i fältet Körs mellan under fliken Schemalägg.
Om dessa inte är korrekta, kan de ändras genom att öppna schemat från Automatiserade schemaläggningar - översikt (SM205030).
Här, under fliken Schemalägg, ändrar man utförandetiden i fälten Körs mellan och sparar.
Efter detta kommer utförandetiden att vara korrekt.
Om ni behöver hjälp med detta, vänligen kontakta er support.
Nu kan ni aktivera Svarsmeddelanden (Peppol Invoice response 3.0)
Gå till Inställningar för Autoinvoice (CS10250S)
Vi har lagt till en knapp för att aktivera Svarsmeddelanden för faktura
Då registrerar ni ert företag för att ta emot INVOICE_RESPONSE i Peppol och ni kommer då få information om händelser hos kunden på en skickad kundfaktura.
Vi uppdaterar kundfakturan med följande statusar:
AB – basic message acknowledgement = Mottaget
AP – accepted = Godkänd
RE – rejected = Avvisad
IP – in progress = Under behandling
UQ – under query = Under förfrågan
CA – conditionally accepted = Godkänd med villkor
PD – paid = Betald
Under fliken Faktureringsadress på kundfakturan ser ni dessa, längst till höger under rubriken Autoinvoice
Ett tips inför sommaren är att använda Visma Manager appen vid godkänning av dokument.
Visste du att du kan godkänna flera samtidigt genom att klicka på den lilla runda cirkeln till vänster. Se nedan.
Visma Manager - Godkänn flera samtidigt
Visma Manager appen kan laddas ner på:
I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt
Fönstret består av två delar:
Orderhuvudet
Flikarna med detaljerad information
Orderhuvudet
I det nya Orderfönstret finns det två vyer, en komprimerad vy som vi ser nedan. I den komprimerade vyn tillåts orderraderna få mer plats för att underlättade registrering av nya rader. Flera fält i orderhuvudet samt detaljer om marginal och summor döljs .
I den expanderade vyn syns fler fält i orderhuvudet samt summor och marginal.
Arbetsfältet högst upp har länkar för att bland annat navigera sig mellan ordrar, spara och skapa ny order.
Orderhuvudet har flera fält som visas:
Kund
Plats
Datum
Önskat leveransdatum
Kundreferens
Extern referens
Beskrivning
Anteckningar
Till höger om fälten visas summor och marginal för ordern.
Flikarna med detaljerad information
Under orderhuvudet finns länkar till flera flikar:
Rader
Moms
Leveransinställningar
Rabattdetaljer
Rader
I denna flik lägger man till och redigera de artiklar man vill lägga till i ordern. Idagsläget går det inte att ändra vilka kolumner som syns, eller flytta på kolumnerna, men detta kommer att läggas till framöver.
Moms
Under denna flik ser man bland annat vilka momskoder som används med tillhörande momssats, momsgrundande belopp och momsbelopp.
Leveransinställningar
Här syns leveranskontakt och leveransadress till kunden. Dessa fält kommer att vara i skrivskyddat läge i den första versionen
Rabattdetaljer
Under rabattdetaljer syns vilken eventuell rabatt utöver radrabatter är lagd på ordern. Radrabatter syns direkt på raderna, samt att alla rabatter summeras uppe i orderhuvudet till höger vid summorna.
Idagsläget går det inte att manuellt lägga till Rabatter på ordrar i nya Orderfönstret så som det fungerar i klassiska fönstret under fliken Rabattdetaljer.
I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt
För att komma igång måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Payment processor eller Payment Viewer tilldelat i Visma.net Admin.
Om man aktiverar det nya fönstret innan det gamla har stängts ned (3/10 2022), måste man välja Ny betalningsprocess under Föredragen betalningstjänst i fönstret Leverantörsreskontra (AP101000). Den 3/10 kommer alla företag att bli migrerade till den nya tjänsten, varpå detta steget inte behöver göras. Dock krävs det att en användare får någon av de två rollerna ovan.
Så aktiverar du det nya fönstret
För att aktivera det nya betalningsfönstret markerar du radioknappen Ny betalningsprocess i fönstret Meny > Leverantörsrekontra > (Egenskaper) Leverantörsreskontra (AP101000) - Efter den 3/10 behöver detta steget inte göras eftersom alla företag är migrerade till den nya tjänsten då.
Tilldelning av roller
För att få access till det nya betalningsfönstret måste en användare därefter få någon av de två rollerna:
Payment processor - Tillgång till alla delar av den nya betalningstjänsten
Payment Viewer - Endast tillgång till att se betalningsinformation, inte skapa betalningar
Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.
1. Gå till Visma.net Admin
2. Välj Användare och Roller
3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig
4. Leta upp företaget
5. Tilldela roll under kolumnen Financials
6. Klicka på Spara och stäng
7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna
Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.
Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.
Gå till fönstret för betalningsförslag
Efter att gett användarna någon av rollerna Payment processor eller Payment Viewer nås fönstret via menvalet:
Meny > Leverantörsreskontra > (Rutiner) Betalningsförslag
Detta är under samma menyval där det gamla fönstret tidigare fanns.
När Ni aktiverat PEPPOL-faktura i kundreskontra (AR101000) kan Ni också aktivera ytterligare två inställningar:
Exkludera PDF-faktura
Som standard skickas alltid PDF faktura kopia från Visma.net ERP med som inbäddad i XML filen till AutoInvoice.
När man skickar i nya PEPPOL BIS Billing 3 så kan dock mottagaren be om att inte få faktura kopia som PDF inbäddad (baserat på den europeiska standarden EN16931). Detta är nu möjligt att styra genom en inställning för att exkludera PDF-faktura vid utskick från Visma.net ERP till Visma.net AutoInvoice. Det kan ställas in per kundklass eller per kund.
Inställningen heter Exkludera PDF-faktura och finns i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).
Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan
Denna kryssruta kan aktiveras när du har valt att Exkludera PDF-faktura.
Om du lägger till en egen faktura PDF i kundfakturor (AR301000) under fliken Bilagor och markerar denna inställningen kommer den första bilagan i listan blir den PDF faktura som kunden får. AutoInvoice skickar då både XML filen och bifogar bilagan som en faktura kopia vidare till kunden tillsammans med de övriga bilagorna.
Detta kan vara användbart om man skapar sina fakturor i något annat system och vill skicka med sin egen layout till kunden.
Inställningen heter Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan och ligger i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).
Har man aktiverat inställningarna på kundklass kommer nya kunder att få den automatiskt . På existerande kunder måste man kryssa i rutorna direkt på kundkortet
I version 8.40 har det lagts till stöd för att visa alternativt artikelnummer för alternativ typ Global, Kundens artikelnummer och Streckkod i flera rapporter i ordermodulen.
Under fliken Korsreferens för Ej lagerförda artiklar (IN202000) och för Lagerförda artiklar (IN202500) är det möjligt att registrera alternativt artikelnummer på en artikel.
Du kan nu se denna information i följande rapporter:
Offert (SO64101S och SO64108S)
Orderbekräftelse (SO64111S och SO64118S)
Följesedel (SO64200S och SO64201S)
Plocklista (SO644000)
Proformafaktura (SO64300S)
Monteringsbekräftelse (IN30702S)
Plocklista för montering (IN30701S)
Faktura (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S och AR64103S)
Dessutom kommer de nya fälten också att finnas tillgängliga om du har kopierat en av dessa rapporter (visas med prefix RE). För att redigera rapporterna kan du gå till önskad rapport och sedan klicka på Redigera rapport. Detta öppnar rapporten i redigeringsläge. Under datakälla finns de nya tabellerna (med tillhörande fält) tillgängliga.
Observera att du har dubbelt av de tre datakällorna.
Se till exempel CrossRefBarCode och DftCrossRefBarCode. Skillnaden mellan dessa två är att CrossRefBarCode hämtar alternativa artikelnummer där en enhet är definierad. Om du tittar på vårt exempel nedan kommer AlternateID under CrossRefBarCode att visa värdet 22222222222222 om raden i försäljningsordern är registrerad med Enheten PALL. AlternateID under DftCrossRefBarCode visar värdet 11111111111111 oberoende av enhet.
Detta ger dig också möjlighet att ange att om artikeln på orderraden har en enhet där ett specifikt värde definieras, så visas detta. Om det inte finns något värde för enheten kommer det att visa det värde som gäller oavsett enhet. Då kan du använda dessa formler:
=IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID]) =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID]) =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])
Hej, Här kommer en video där jag guidar er igenom hur man sätter upp 2fa. Det går även bra att följa manualerna som är skapad på nedan länkar. https://community.visma.com/t5/Nyheter-for-Visma-net-ERP/Obligatorisk-tvafaktor-autentisering-2FA-i-AutoPay/ba-p/299987 https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net-ERP/SMS-for-2FA/ta-p/351194
Om du har registrerat t.e.x en faktura och lagt till flera rader och därefter inser att fakturan är lagd på fel kund går det att ändra mottagare utan att raderna nollställs, om vissa förutsättningar är uppfyllda. Observera att informationen på raderna blir inte automatiskt uppdaterade utifrån den nya mottagarens värden. Har kunden som du ändrar till annan valuta eller andra pris- och rabattavtal, blir inte dessa automatiskt uppdaterade. För att uppdaterat baserat på den nya mottagaren måste man välja Åtgärder - Räkna om priser
Detta går att göra på följande dokument och under följande förutsättningar:
Kundfakturor
Du kan nu byta kund i fönstret Kundfakturor (AR301000) om:
fakturan har status Parkerad eller Balanserad, och
fakturan inte är skapad från en försäljningsorder.
Inköp
Du kan byta leverantör i fönstret Inköp (PO301000) om nedanstående kriterie är uppfyllt:
Ordern har status Parkerad.
Leverantörsfakturor
Du kan byta leverantör i fönstret Leverantörsfakturor (AP301000) om nedanstående kriterier är uppfyllda:
Leverantörsfakturan har status Parkerad och inte blivit skapad från en inköpsorder.
Leverantörsfakturan har status Balanserad och inte är skapad från en inköpsorder.
Leverantörsfakturan har status Balanserad och inte blivit skickat till Approval.