Användartips för Visma.net ERP

Nu kan ni aktivera Svarsmeddelanden (Peppol Invoice response 3.0)   Gå till Inställningar för Autoinvoice (CS10250S) Vi har lagt till en knapp för att aktivera Svarsmeddelanden för faktura     Då registrerar ni ert företag för att ta emot INVOICE_RESPONSE i Peppol och ni kommer då få information om händelser hos kunden på en skickad kundfaktura.   Vi uppdaterar kundfakturan med följande statusar:   AB – basic message acknowledgement = Mottaget AP – accepted = Godkänd RE – rejected = Avvisad IP – in progress = Under behandling UQ – under query = Under förfrågan CA – conditionally accepted = Godkänd med villkor PD – paid = Betald Under fliken Faktureringsadress på kundfakturan ser ni dessa, längst till höger under rubriken Autoinvoice    

I denna artikeln går vi igenom stegen för att aktivera 2-stegsverifiering för din användare i Visma Connect med hjälp av en Authenticator app.

När en kund har råkat betala en faktura två gånger kan du antingen betala tillbaka till kunden, eller dra av beloppet på en senare faktura.

Det är inte möjligt att radera en frisläppt budget så hur ska man då radera den?

I den här artikeln samlar vi vanliga frågor och problem som uppstår i samband med att använda tvåstegsverifiering i Visma.net.

Handelsföretag som har exportförsäljning kräver ofta förskottsbetalningar av sina kunder innan de skeppar varorna. Det kan variera hur mycket kunderna skall betala i förskott, men det finns stöd för detta i Visma.net ERP.   Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta SEK Det är möjligt att skapa en förskottsbetalning från en försäljningsorder. Och om det redan har gjorts en förskottsbetalning kan denna läggas till på säljorder.   Skapa en försäljningsorder i Order (SO301000) som vanligt. När all information är registrerad på försäljningsordern, gå till fliken Betalningar och tryck på knappen Skapa förskottsbetalning.     Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     När kundens betalning har registrerats på banken går du in på själva förskottsbetalningen, korrigera eventuellt datumet så att det stämmer överens med det datum som pengarna kommit in på kontot och klickar på Frisläpp. Förskottet går då över till status Öppen, så länge det inte är använt på en faktura.     Det är även möjligt att på Försäljningsordern under fliken Betalningar se att en betalning är registrerad.     Beroende på hur flödet ser ut i företaget så gör man nu antingen en utleverans, eller om det är ett inköp kopplat till försäljningsordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   När detta är gjort registrerar man utleveransen på försäljningsordern och bekräftar denna. När utleveransen är bekräftad skapar man kundfakturan och gör eventuella ändringar för att sedan frisläppa denna.   Om hela beloppet har blivit förskottsbetalat så kommer fakturan att direkt få status Stängd. Om inte kommer resterande saldo som kunden måste betala att visas under Restbelopp. Förskottsbetalningen status kommer också att ändras till Stängd.     Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta Om en kund ska göra en förskottsbetalning i valuta, exempelvis USD så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).   Skapa en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.     Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     Som med förskottsbetalningar i basvalutan i företaget (oftast SEK) låter man betalningen vara i status Balanserad tills man tar emot betalningen på kontot. När man har tagit emot betalningen korrigerar man eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.   Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan man se på försäljningsordern.     Nu kan man hantera försäljningsordern och antingen skapa en inköpsorder eller göra en utleverans. När detta är gjort skapar man en faktura.   När man har förberett fakturan kan man under fliken Betalningsinformation se det belopp som finns på förskottsbetalningen under Summa betalning och kvarstående belopp under Belopp att registrera.     Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat så får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.   Förskottsbetalning från Kundreskontra För att skapa en förskottsbetalning från kundreskontran, gå till Kundinbetalningar (AR302000). Välj Typ: Förskottsbetalning. Fyll i rätt uppgifter och hämta sedan upp ordern som ska förskottbetalas under fliken Order att matcha. Tänk på att ha rätt Betalningsmetod, Likvidkonto och Valuta.     När betalningen har registrerats på bankkontot, öppna förskottsbetalningen och korrigera eventuellt datumet innan du frisläpper betalningen. Förskottet går över till status Öppen så länge den inte har utnyttjats på en faktura.   Beroende på hur flödet är i företaget så gör man nu antingen en utleverans eller om det är ett inköp kopplat till säljordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   Därefter går man in på försäljningsordern och gör en utleverans som sedan bekräftas. Skapa sedan en kundfaktura och kontrollera så att denna stämmer och frisläpp sedan denna.   Hantering av förskottsbetalningar som importeras från AutoPay I dagsläget finns ingen funktionalitet för att hantera förskottsbetalningar automatiskt i Visma.net ERP som kommer från AutoPay och hamnar i Behandla kundinbetalningar (AR305000). Om Datum och Belopp stämmer överens med förskottsbetalningen i Visma.net ERP finns det möjlighet att matcha manuellt, men annars gäller ovanstående hantering.  

I mallen för rapporteringsinställningar gällande momsrapporten har ett fel noterats. Bokning av inköp tredjepartshandel med KAT 11 ger negativt värde i ruta E37 på VAT-rapporten trots att endast debetfaktura är registrerad. Detta innebär att en skapad rapport som skickas till SKV innebär fel i rapporteringen och kan ge onödig korrespondens med myndigheten.   Genom att ändra uppdateringsregeln för E37 Inköp tredjepartshandel EU från +utgående-ingående till +ingående-utgående, (se övriga EU inköpsrader på momsrapporten t ex C20, C21) får man rätt värde på VAT-rapporten. Se bifogade bilder

Här hittar du en översikt över alla artiklar som berör Budget i Visma.net ERP.

Hej på er,    När en faktura kommer in i fakturainkorgen kan det uppstå att den hamnar under fel eller under blockerat. Ibland kan det vara svårt att förstå sig på de olika felmeddelandena. Därför har jag skapat en video där jag går igenom de vanligaste felen.      Snabblänkar till avsnittet i videon Hur får jag fram statusorsak? Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Blockerad     Hur får jag fram statusorsak? Det första man kan göra är att dra fram fältet statusorsak. Detta gör du ute till vänster (Kolumnuppsättning)  Välj statusorsak och dra ut den till höger. Klicka sedan ok.      Det gör att du ser felmeddelandet.  Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd Detta felet betyder att fakturan du försöker läsa in har ett fakturadatum som finns i en stängd period.    Det man kan göra är följande.  1. Ändra datum på fakturan i fakturainkorgen.    2. Tillåt bokföring på stängda perioder. Om du vill ha in fakturan i en redan stängd period kan du tillåta bokföring på stängda perioder. Detta gör du under (redovisning -> Egenskaper -> Redovisning)   AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Detta felmeddelande tyder på att det redan finns en faktura från denna leverantör med detta fakturanr i den levreskontra. Innan man behandlar detta felmeddelande kan det vara bra att kontrollera fakturan i levreskontran och jämföra den med den faktura man försöker läsa in.    Om det nu är en dubblett som vi vill ta bort så klickar vi på papperskorgen inne i fakturainkorgen.      Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Detta felmeddelande tyder på att fakturan i fakturainkorgen inte hittar en leverantörsplats.  Det första du ska göra är att dra fram så du ser leverantörsplatsen i fakturainkorgen.  Klicka på kolumnuppsättning ute till vänster.   Välj sedan leverantörsplats och dra den ut till höger.    Detta gör att vi nu kan se leverantörsplatsen i fakturainkorgen. Vi ser att platsen är tom.  Klicka på föstoringsglaset och välj rätt plats. Klicka sedan på behandla.      Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. Detta fel tyder på att det inte finns en aktiv valutakurs för valutan som finns på fakturan.  Detta kan tyda på att vi inte har valutan upplagd i systemet. Då behöver vi lägga upp valutan och lägga en aktiv valutakurs i systemet.    Efter du har lagt upp valutan klickar du på behandla.    The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Detta felmeddelande tyder på att det finns ett för stort belopp i öres avrundningen på själva fakturan. Oftast är redan fakturan inläst till levreskontran (detta kan vi se via det blåa referensnr) Detta fel brukar uppstå om det är att inläsningen av momsen inte är helt korrekt. Om fakturan redan finns i systemet (när du ser det blåa refnr). Så kan det först vara bra att kontrollera att det är samma faktura först. Jämför fakturan som finns på refnr med den som finns i fakturainkorgen. Om de är samma så kan du klicka på validera för att få bort den ur fakturainkorgen.        Blockerad Ligger en faktura under blockerad kan det bero på att antingen så hittar inte fakturan leverantören att matcha med.    För att lösa detta klickar vi på förstoringsglaset och matchar den mot fakturan.    Klicka sedan på spara.   Om inte leverantören finns kan vi skapa upp den här "Skapa leverantör"     

FIDO står för Fast Identity Online och är en öppen standard. Du kan läsa mer om FIDO här: https://fidoalliance.org/     Det finns två olika typer av FIDO2 som du kan använda: FIDO2 Biometrisk Enhet - En mobil, stationär eller bärbar dator med ansiktsigenkänning eller en fingeravtryckssensor. Exempel på dessa är Android fingeravtryckssensor, Mac Touch ID och Windows Hello. FIDO2 Säkerhetsnyckel - En USB nyckel som du kopplar till din dator.   Observera att när du använder FIDO2 för att autentisera dig själv måste detta ske på samma maskin du försöker logga in på. För att aktivera FIDO2 gör följande: Logga in in https://home.visma.com/home Gå till Mina uppgifter uppe till höger     Under Säkerhet välj antingen FIDO2 Biometrisk Enhet eller FIDO2 Säkerhetsnyckel     Ange ditt lösenord Följ vägvisaren för att lägga till din FIDO2 enhet Efter detta kan du nu välja din FIDO2 enhet som tvåstegsverifiering när du loggar in till Visma.net  

Så här fungerar det när man ska skicka en elektronisk faktura till en kund och de önskar att man anger deras referens och ett referensnummer

I systemet önskar vi att de flesta betalningar ska köras genom Autopay. Vid användning av Autopay för valutabetalningar hämtas valutakursen från Autopay automatiskt i systemet. Detta förenklar registreringen av betalningar. Om du behöver registrera betalningar manuellt beskriver denna artikeln hur detta görs.

Det händer att kunder returnerar en artikel. Denna artikeln beskriver hur du kan kan hanterar detta genom egna ordertyper i Visma.net.  OBS! Vi rekommenderar att fakturan för den ursprungliga försäljningen är bokförd före du gör detta.   Artikeln går igenom 3 olika scenarion: Kunden returnerar en artikel och får en kreditnota. Kunden returnerar en artikel och får en ny, likadan artikel.  Kunden returnerar en artikel och får en ny artikel (samma eller en annan artikel) och måste i tillägg betala extra för den nya artikeln, t.ex frakt. I våra exempel är det endast en linje som returneras, men detta kan göras med flera linjer samtidigt.   Returordrarna registreras i samma fönster som den ursprungliga ordern, fönstret Order (SO301000). Retur mot kreditnota När du registrerar en retur mot en kreditnota kan du använda två olika ordertyper: RC: Detta är i princip en motsatt försäljningsorder, med inleverans och kreditnota istället för utleverans och faktura. CM: Här är det samma logik, men mottaget upprättas automatiskt, du kan läsa mer om detta här.     I denna artikeln går vi igenom typen RC. 1. Välj ordertyp RC. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera linjen som ska returneras. Du kan också registrera artikeln manuellt, men vi rekommenderar att göra det via fakturan. 4. Klicka på Lägg till och stäng längst ner till höger.   5. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Inleverans. Detta är alltså ett mottag där artikeln kommer in på lagret.   OBS! Som standard kommer inleveransen in på lagerställe 2 som är inte tillgängligt för försäljning som standard. Detta kan eventuellt ändras i Lagerställen (IN204000). 6. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.  Returordren har nu Status: Slutförd. 7. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura upprättas med typ Kreditfaktura. Under fliken Leveranser på försäljningsordern ser du leveransen som på en vanlig försäljningsorder. Klickar du på dokumentet i kolumnen Ref. nr. lager öppnas själva lagerdokumentet. Detta är också ett lageruttag som på en försäljningsorder, men Typ är satt till Kreditnota.   På det sättet kan du se att detta handlar om en retur till en kund.   Retur mot en ny artikel Vid retur mot en ny artikeln registreras först den ursprungliga artikeln in på lagret. Därefter registreras en ny artikel ut från lagret. Det är alltså ingen faktura eller kreditnota som används.  1. Välj ordertyp RR. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt. 4. Välj Åtgärder - Upprätta inleverans. En leverans upprättas av typen Inleverans. Detta är ett mottag där artikeln kommer in på lagret. 5. Välj Åtgärder - Bekräfta inleverans. 6. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).   7. Gå tillbaka till försäljningsordern. Nu är det upprättats en ny linje eftersom att på förstalinjen var det ikryssat Autoskapa ärende. Notera att den mottagna linjen står med Inleverans i kolumnen Behandling, medans den nya linjen står med Ärende i samma kolumn. Den nya linjen innehåller samma artikel, men samma antal och pris.   8. Välj Åtgärder - Skapa utleverans. En utleverans upprättas med typen Leverans. Detta är alltså en helt vanlig leverans till kunden. 9. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 10. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)). 11. Gå tillbaka till försäljningsorder. Under fliken Utleverans ligger det nu två linjer. Klickar du på numret i kolumnen Lager. ref. nr öppnas själva lagerdokumentet. Båda dokumenten är Leverans (som på försäljningsordern), men på den första linjen är det Typ: Retur, och på den andra Typ: Lageruttag.   Returordern har nu Status: Slutförd.   Retur mot ny artikel och en extrafaktura 1. Välj ordertyp RM. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt. 4. Ta bort krysset för Autoskapa ärende på linjen som blir tillagd från fakturan. 5. Lägg till en ny linje med artikeln som kunden ska ha istället. Detta kan alltså vara en annan artikel än den som blir returnerad med ett helt annat pris. Den nya linjen blir automatiskt satt till Åtgärd: Ärende. Detta markerar att denna ska levereras ut till kunden.   6. Lägg till eventuella tillägg som t.ex fraktkostnad. 7. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Inleverans för att registrera mottag av den ursprungliga artikeln.  8. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 9. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)). 10. Gå tillbaka till försäljningsordern. 11. Välj Åtgärder - Upprätta utleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Ärende för att registrera utleveransen till kunden. 12. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 13. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).   Returordern har nu Status: Fullförd.   14. Gå tillbaka till försäljningsordern. 15. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura med differansen mellan in- och uttaget blir upprättat. I detta tillfället är mottaget 200, uttaget 500 och differansen är då 300. På fakturan kan kunden se vad som är grunden för detta i form av en plus och minuslinje.   OBS! Det är möjligt att upprätta en kreditnota från mottaget, och en faktura från leveransen. Då får man en separat kreditnota på 200 kr och en separat faktura på 500 kr (istället för en faktura på 300 kr).   Bokföring av kostpris OBS! Lagerdokumentet till returordern använder  inte samma kostpris som i den ursprungliga försäljningen. Kostpriset som används beror på vilka inställningar som är satta för kostpris i systemet.   På Lagerställen (IN204000) har man olika val för vilken kostnad som ska användas vid retur till lagerstället. Programmet har egna fält för artiklar som använder lagervärdesmetoden Genomsnitt, och varor som använder  FIFO. Har artikeln lagervärdesmetoden Genomsnitt används fältet Gj. sn. Standard returkostnader. Har artikeln lagervärdesmetoden FIFO används fältet FIFO standard returkostnader. För dessa två har man följande val: Genomsnitt - Använder det genomsnittliga kostpriset baserat på vad som är på lagret vid den aktuella tidspunkten. Sista - Använder det sista kostpriset som är mottagit på lagret(alltså det nyaste).   För att se vilket kostpris som har använts kan du skriva ut rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S). Här måste du i fältet Format välja Ange lager-ID,och ange artikelnummer i fältet Artikelnummer.   Här se du vilket kostpris som har blivit använt vid ett specifikt varuuttag.

I denna artikeln går vi igenom generella inställningar som tillhör Anläggningsregistret.

Det är möjligt att skicka ut e-post direkt fån Visma.net ERP. På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Att skicka e-post kan göras på tre olika sätt. Vi rekommenderar vanligtvis att man använder setup 1. Nedan beskriver vi de olika alternativen.   Gå till Meny - System - Egenskaper - Systemkonton, e-post (SM204002).   Setup 1: Standard uppsättning med egendefinierad svarsadress (rekommenderat) Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet Svarsadress E-post ska vara no-reply@finance.visma.net - den får inte ändras! Spara när du är klar   Setup 2: Standard uppsättning med egendefinierad e-postadress Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Spara när du är klar När du har sparat visas  DNS-poster som måste anges av domänägaren för att Visma ska kunna skicka från adressen. Detta är vanligtvis något som din IT-administratör eller e-postleverantör behöver hjälpa dig med. Det går inte att skicka från egen adress förrän detta är på plats. När DNS-posterna har lagts till och validerats försvinner meddelandet från skärmen.     Setup 3: Utskick via egen server Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa av Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Fyll i Serverinformation, Säkerhet och Serverportnummer. Det är information som du måste få av din IT-administratör eller e-postleverantör. Spara när du är klar   Om det finns flera e-postkonton i Visma.net ERP kan man välja vilket som används som standard i fönster E-postinställningar (SM204001)    

I version 8.40 av Visma.net ERP släpptes en ny rutin för att generera en Periodisk sammanställning.   Det kommer att vara möjligt att fortsätta jobba med den gamla genereringen om man önskar ett tag till, denna går att hitta under Periodisk sammanställning (gammal) (AR40500S) men här går vi igenom den nya rutinen.   Observera att man måste “avsluta” tidigare rapporter som rapporteras i den gamla rutinen, innan man kan börja med den nya. Läs mer om detta längre ned i denna artikel.   När man öppnar det nya fönstret från menyn öppnas nu en listvy där man kan se alla tidigare rapporter som har genererats i den nya rutinen. För att skapa en ny rapport klickar man på +.   För att generera en ny raport fyller man i urvalet och sparar. Först efter man sparar ser man vad som ingår i sammanställningen.     Rapportnr - Varje rapport får ett unikt ID. Detta är en automatisk nummerserie. Organisation - Här väljer du den företagsgren som du ska generera sammanställningen för. Rapportår - Det år du ska rapportera för. Skattemyndighet - Den skattemyndighet du ska rapportera till, vanligtvis Skatteverket. Rapportperiod - Den månad du ska rapportera för. Rapportstatus - Status på rapporten. Denna kan vara ‘Öppen’ och ändras till ‘Skickad’ när man klickar på åtgärden ‘Skicka’ Rapportrevision - Här visas vilken revision som rapporten är i den valda rapportperioden. Inkludera - Här kan du välja vilka revisioner som ska inkluderas i denna revisionen. Inkludera gamla transaktioner - Om du vill att tidigare transaktioner ska tas med i sammanställningen kan du välja detta här. Gruppera transaktioner på momsregistreringsnummer - Som standard hämtas varje kund separat. Om du har flera kunder med samma momsregistreringsnummer registrerat.   Börja använda den nya rutinen För att kunna använda den nya rutinen och undvika att transaktioner som redan rapporteras kommer med måste man först avsluta den tidigare rutinen. När man öppnar Periodisk sammaställning - översikt (AR40501S) första gången finns en informationsruta med en hyperlänk. Klickar man på denna öppnas Confirm latest processed EC Sales List (IA40501S).       Du kan välja att utföra detta per företagsgren, eller alla samtidigt. När du har valt senaste rapporterade perioden och kryssar i Detta är riktigt kan du klicka på Behandla.   Alla transaktioner till och med den senaste rapporten kommer då att tilldelas en referens så att de inte kommer fram i den nya rutinen.