PROJEKTETS NAMN OCH NUMMER
Namn och nummer för projektet kan ändras om man klickar på de uppgifterna uppe på sidan. Går du in under Visa beskrivningen kan du också lägga till en beskrivning. Man kan sedan dölja beskrivningen genom att klicka på Dölj beskrivningen.
PROJEKTETS STATUS
Status för projektet kan anges om går in under Välj uppe till höger. Till varje statusändring går det dessutom att ange en kommentar. För att se historik över ändringar trycker man på Visa statushistorik nere under Välj. Då anges när, till vilken status, beskrivning samt vem som gjort ändringen. Detta kan användas för att flagga olika händelser.
Under knappen med tre punkter kan du även välja att avsluta projektet och stänga det för vidare bearbetning, flytta till en annan kund eller ta bort ett projekt. Observera att du inte kan stänga projekt som har ej godkända timmar, ofakturerade arbetstimmar eller öppna fakturor. Ett projekt kan endast flyttas till en annan kund så länge ingen fakturering har skett i projektet.
FÖRSÄLJNING
I fliken Försäljning anges:
PROJEKTPLAN
Här definierar du projektets struktur:
OBS! Om du har skapat en projektplan direkt från offerten kommer en fördefinierad projektplan att visas.
SAMARBETE
I ett projekt kan du använda fliken Samarbete som en gemensam projektyta för att dela information och aktiviteter med dina kollegor. Det finns två vyer att välja på:
Om du väljer vyn Anteckningar kan du ange en kommentar och klicka på Skicka internt. Denna information syns bara för dem som är projektmedlemmar inom företaget.
Om du väljer vyn Projektaktiviteter kan du lägga till en projektaktivitet och sätta rätt ansvarig person och status på den. Du kan sedan dra-och-släppa uppgiften mellan olika statuskolumner för att byta status på projektaktiviteten.
Du kan öppna projektuppgiften genom att klicka på uppgiftens rubrik och sedan ändra t.ex. ansvarig person, status eller när den förväntas vara klar. Projektuppgifter som är försenade markeras med ett rött utropstecken.
FINANSER
Under projektfliken Finanser definieras allt som har med projektets prissättning att göra samt visas all typ av finansiell information för det aktuella projektet.
Innan medarbetarna kan börja rapportera tid på projektet bör ni titta igenom de arbetstyper och produkter som ska vara möjliga att använda i det aktuella projektet. Öppna projektfliken Finanser och den översta sektionen Ange priser. Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer:
I standardprislistorna definieras de priser som ska gälla för de olika arbetstyperna per timme, påslag för övertidsarbete och resekostnader. I projektets prislista kan du först välja en standardprislista och sedan klicka på knappen Projektspecifik prislista, så kan du justera de olika priserna för det aktuella projektet. De ändrade priserna kommer inte att påverka standardprislistan, bara den aktuella projektprislistan. Timpriserna kan specificeras både per person, arbetstyp och fas. Om du justerar projektets priser kommer namnet på prislistan att ändras automatiskt till Projektspecifik prislista.
Ni får läsa mer om prissättning i användarhandboken eller under länkarna nedan:
Under fliken Resekostnader ser du vilka typer av resekostnader som finns och du kan bestämma om de ska vara fakturerbara eller ej i det aktuella projektet genom att kryssmarkera respektive kostnadstyp. De resekostnader som visas har definierats i era systeminställningar under Kugghjulet - Inställningar - Resekostnader.
Under fliken Produktpriser kan du även ändra standardpriset på produkter i det aktuella projektet. När du anpassar en prislista, kan du även begränsa vilka standardprodukter som ska vara valbara i det aktuella i projektet. Användarna kommer då bara kunna lägga till dessa produkter. På fliken Projektinställningar kan du begränsa projektets valbara produkter.
Längre ner på fliken Finanser finns sektionen Avgifter och övriga kostnader. Denna sektion består av fyra områden där du kan lägga till olika avgifter:
En viktig del i uppföljningen av projekt är att kunna följa projektets prognos. På projektets flik Finanser i sektionen Prognos kan du redigera fakturerings-, intäkts- och övriga utgiftsprognoser. Fakturerings- och övriga utgiftsprognoser som baseras på fasta avgifter kan även hämtas automatiskt via knappen Uppdatera prognos. Oavsett när du använder den funktionen kommer prognosen att uppdateras med innevarande månad och framåt och tidigare månader ligger. Välj vilket perspektiv som ska visas i den grafiska prognosen genom att klicka på en av flikarna.
För mer information om projektets prognos hänvisas till användarhandboken.
PROJEKTINSTÄLLNINGAR
Här hittar du allmänna information om projektet och dess faktureringsinformation. På fliken Projektinställningar finns möjlighet att ändra eller lägga till information som har betydelse för projektstatistik, fakturering och urval.
Under sektionen Allmänna inställningar finns möjlighet att ändra vilken avdelning eller kostnadsställe ett projekt tillhör. Detta påverkar t.ex. integrationer till vissa ekonomisystem och vilken avdelning som ska få intäkterna för projektet. Här kan du även definiera om det ska vara tillåtet för andra än definierade projektmedlemmar att ansluta till projektet och rapportera tid. Nyckelord för ett projekt används för att associera eller sätta etiketter på projekten. De definieras under systeminställningar.
Under sektionen Faktureringsinformation kan du anpassa faktureringsinformationen för ett projekt utöver de inställningar som ärvs från kundkortet. I sektionen Kund för fakturering har du möjlighet att lägga till en annan mottagare av fakturan för det aktuella projektet och även säkerställa att uppgifter om e-fakturering stämmer.
Under sektion Arbetstyper, produkter och kostnadsundantag kan du begränsa vilka arbetstyper och produkter som ska vara valbara i det aktuella projektet. Du kan även definiera vilken arbetstyp som ska visas som default när medarbetaren tidrapporterar på det aktuella projektet. Om medarbetaren även har en standardarbetstyp på arbetskontraktet kommer en projektspecifik arbetstyp att ha företräde över medarbetarens standardarbetstyp.
Ifall ni behöver ändra en projektmedlems internkostnad i ett specifikt projekt väljer ni medarbetaren samt definierar vilken kostnad som ska användas för att beräkna medarbetarens arbetskostnad i det aktuella projektet under sektion Kostnadsundantag för projektmedlem.
Visma Software AB
Styrmansgatan 2
211 18 Malmö
Telefon: 040-664 03 70
Copyright © 2019 Visma.com. All rights reserved.