Uppdatera projektuppgifter

[Adam Slawek]

PROJEKTETS NAMN OCH NUMMER

Namn och nummer för projektet kan ändras om man klickar på de uppgifterna uppe på sidan. Går du in under Visa beskrivningen kan du också lägga till en beskrivning. Man kan sedan dölja beskrivningen genom att klicka på Dölj beskrivningen. 

PROJEKTETS STATUS 

Status för projektet kan anges om går in under Välj uppe till höger. Till varje statusändring går det dessutom att ange en kommentar. För att se historik över ändringar trycker man på Visa statushistorik nere under Välj. Då anges när, till vilken status, beskrivning samt vem som gjort ändringen. Detta kan användas för att flagga olika händelser.

Under knappen med tre punkter kan du även välja att avsluta projektet och stänga det för vidare bearbetning, flytta till en annan kund eller ta bort ett projekt. Observera att du inte kan stänga projekt som har ej godkända timmar, ofakturerade arbetstimmar eller öppna fakturor. Ett projekt kan endast flyttas till en annan kund så länge ingen fakturering har skett i projektet.

FÖRSÄLJNING

I fliken Försäljning anges:

• Status - vilka olika säljstatusar som ska finnas tillgängliga skapar ni själva under Kugghjulet- Inställningar - Försäljningsstatus
  OBS! Har du flera status med samma sannolikhet sorteras dem automatiskt i alfabetisk ordning. Vill man ändra ordningen kan man döpa statusarna till Status 1, Status 2, för att styra sorteringen.
  Under status visas även information om förväntad värde, sannolikhet, förväntad orderdatum samt kontaktkälla. Kontaktkälla visar hur ni kom i kontakt med kunden. Ni kan själva redigera de tillgängliga kontaktkällorna under Kugghjulet- Inställningar - Kontaktkällor.
• Försäljningsinformation - Här visas vem som är försäljare. För att ändra denna information tryck på pilen vid sidan om försäljarens namn. 
• Kundkontakt - hur ni kommer i kontakt med kunden. Huvudkontakten kan ändras genom att klicka på Ändra. Huvudkontaktens uppgifter kan redigeras genom att trycka på namn. För att kontakta kunden direkt tryck på telefonnummer eller e-postadress.
• Offerter - Här visas offerter för projektet. För att skapa nya offerter tryck på Ny offert. 
• Filer och länkar - Här kan filer och länkar laddas upp. Nere på fliken på finns även information om tillgängligt utrymme. 
• Aktiviteter - I Visma.net Project Management kan du arbeta med flera typer av aktiviteter. Genom att samla alla aktiviteter, kalenderposter och projektuppgifter på samma ställe får du ett bra stöd i vad du behöver göra och när du behöver göra det, både under införsäljningsprocessen och genomförandet av projekt. Aktiviteterna är även tätt sammankopplade med projekt och arbetstimsregistreringen för att underlätta ditt arbete.
  
  Under Försäljning kan du skapa Att göra-aktiviteter (– korta uppgifter och påminnelser som du vill komma ihåg ) samt Kalenderposter (poster i kalendern med datum samt start- och sluttid). Till detta kommer anteckningar och lista med avslutade aktiviteter.  

PROJEKTPLAN

Här definierar du projektets struktur:

• Detaljerad tidslinje - här kan du ange projektets start- och slutdatum. Om du vill kunna följa upp projektet utifrån faser och underfaser kan du lägga till dessa, men det går också bra att arbeta utan faser.
• Lägg till projektmall - här kan du importera ett projektmall. Du kan antingen lägga till en projektmall från offert eller från ett tidigare projekt. 
  

OBS! Om du har skapat en projektplan direkt från offerten kommer en fördefinierad projektplan att visas.

• Allokera arbetstimmar - du kan enkelt fördela all estimerad tid i projektet genom att klicka på denna knapp. Ett nytt fönster visas där du kan se alla faser som har ännu ej allokerad tid. Här kan du även justera projektmedlemmarna per fas.
  När du klickar på Lägg till allokering kommer alla estimerade arbetstimmar att fördelas jämnt över alla valda projektmedlemmar per fas. Om en projektmedlem redan är överbelagd den aktuella fasen kommer detta visas med en orange triangel.
  För mer information läs gärna användarhandboken. 

• Projektets slutförandegrad - Du kan redigera projektets slutförandegrad manuellt i fältet Projektets slutförandegrad i övre högra hörnet av projektvyn. Om du ändrar procentsatsen manuellt kommer den manuellt angivna procentsatsen visas i detta fält samt i rapporter, men den automatiska beräkningen finns kvar i bakgrunden och visas fortfarande på huvudfasen. Om du vill återgå till den automatiska beräkningen tar du bort den manuellt registrerade siffran och stänger fönstret igen. 
  

• Nedbrytning av timmar och produktivitet - För varje projekt kan man se en nedbrytning av medarbetarnas produktivitet, t.ex. hur mycket tid de har rapporterat, hur mycket dessa timmar är värda, hur många procent av dessa timmar som har fakturerats samt vilken andel medarbetaren har bidragit med till faktureringen både i pengar och procent. Dessa nyckeltal beräknas automatiskt, men du kan även justera dem manuellt. Här kan man även se hur många timmar som är godkända eller ej godkända. 

SAMARBETE

I ett projekt kan du använda fliken Samarbete som en gemensam projektyta för att dela information och aktiviteter med dina kollegor. Det finns två vyer att välja på: 

• Kommentarer
• Projektaktiviteter 

Om du väljer vyn Anteckningar kan du ange en kommentar och klicka på Skicka internt. Denna information syns bara för dem som är projektmedlemmar inom företaget.

Om du väljer vyn Projektaktiviteter kan du lägga till en projektaktivitet och sätta rätt ansvarig person och status på den. Du kan sedan dra-och-släppa uppgiften mellan olika statuskolumner för att byta status på projektaktiviteten. 

Du kan öppna projektuppgiften genom att klicka på uppgiftens rubrik och sedan ändra t.ex. ansvarig person, status eller när den förväntas vara klar. Projektuppgifter som är försenade markeras med ett rött utropstecken. 

FINANSER

Under projektfliken Finanser definieras allt som har med projektets prissättning att göra samt visas all typ av finansiell information för det aktuella projektet. 

Innan medarbetarna kan börja rapportera tid på projektet bör ni titta igenom de arbetstyper och produkter som ska vara möjliga att använda i det aktuella projektet. Öppna projektfliken Finanser och den översta sektionen Ange priser. Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer:

• Standardprislistor – skapas av systemadministratören i systeminställningarna
• Kundspecifika prislistor - på kundkortet kan du ange om du vill att en av de fördefinierade standardprislistorna ska gälla för den specifika kunden 
• Projektspecifika prislistor – i varje projekt kan du välja att använda en standardprislista eller att utgå från en standardprislista och anpassa den till det specifika projektet. 

I standardprislistorna definieras de priser som ska gälla för de olika arbetstyperna per timme, påslag för övertidsarbete och resekostnader. I projektets prislista kan du först välja en standardprislista och sedan klicka på knappen Projektspecifik prislista, så kan du justera de olika priserna för det aktuella projektet. De ändrade priserna kommer inte att påverka standardprislistan, bara den aktuella projektprislistan. Timpriserna kan specificeras både per person, arbetstyp och fas. Om du justerar projektets priser kommer namnet på prislistan att ändras automatiskt till Projektspecifik prislista.

Ni får läsa mer om prissättning i användarhandboken eller under länkarna nedan:

• https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Fast-prissattning/ta-p/264460
• https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Prissattning-per-timme/ta-p/263975

Under fliken Resekostnader ser du vilka typer av resekostnader som finns och du kan bestämma om de ska vara fakturerbara eller ej i det aktuella projektet genom att kryssmarkera respektive kostnadstyp. De resekostnader som visas har definierats i era systeminställningar under Kugghjulet - Inställningar - Resekostnader. 

Under fliken Produktpriser kan du även ändra standardpriset på produkter i det aktuella projektet. När du anpassar en prislista, kan du även begränsa vilka standardprodukter som ska vara valbara i det aktuella i projektet. Användarna kommer då bara kunna lägga till dessa produkter. På fliken Projektinställningar kan du begränsa projektets valbara produkter. 

Längre ner på fliken Finanser finns sektionen Avgifter och övriga kostnader. Denna sektion består av fyra områden där du kan lägga till olika avgifter:

• Arvoden - Arvode räknas som en försäljning av tjänst (gäller oftast vid fastprisprojekt) och ger därmed även en andel av fakturering till de användare som arbetat i det aktuella projektet och påverkar deras debiteringsgrad. 
• Produkter - Produkter läggs upp i produktregistret (Inställningar > Produkter) är ofta fysiska saker som förmedlas och säljs i uppdraget, men kan också vara t.ex. licenser. Dessa produkter betraktas av systemet som försäljning och påverkar projektets försäljningsmarginal. Det ger däremot ingen andel av fakturering till den som arbetat i projektet utifrån ett intjänandeperspektiv.
• Leverantörskostnader - Under rubriken Leverantörskostnader visas t.ex. sådana leverantörskostnader som har inhämtats från ert ekonomisystem och som ni vill ska belasta projektet och eventuellt vidarefaktureras.
• Resekostnader - Under rubriken Resekostnader visas de reseutlägg som rapporterats på projektet. Dessa reskostnader registreras via tidrapporteringsvyn. Om ni har versionen Premium eller Enterprise av Visma.net Project Management kan dessa resekostnader också rapporteras via tjänsten Reseräkning.

En viktig del i uppföljningen av projekt är att kunna följa projektets prognos. På projektets flik Finanser i sektionen Prognos kan du redigera fakturerings-, intäkts- och övriga utgiftsprognoser. Fakturerings- och övriga utgiftsprognoser som baseras på fasta avgifter kan även hämtas automatiskt via knappen Uppdatera prognos. Oavsett när du använder den funktionen kommer prognosen att uppdateras med innevarande månad och framåt och tidigare månader ligger. Välj vilket perspektiv som ska visas i den grafiska prognosen genom att klicka på en av flikarna.
För mer information om projektets prognos hänvisas till användarhandboken.

PROJEKTINSTÄLLNINGAR

Här hittar du allmänna information om projektet och dess faktureringsinformation. På fliken Projektinställningar finns möjlighet att ändra eller lägga till information som har betydelse för projektstatistik, fakturering och urval. 

Under sektionen Allmänna inställningar finns möjlighet att ändra vilken avdelning eller kostnadsställe ett projekt tillhör. Detta påverkar t.ex. integrationer till vissa ekonomisystem och vilken avdelning som ska få intäkterna för projektet. Här kan du även definiera om det ska vara tillåtet för andra än definierade projektmedlemmar att ansluta till projektet och rapportera tid. Nyckelord för ett projekt används för att associera eller sätta etiketter på projekten. De definieras under systeminställningar.  

Under sektionen Faktureringsinformation kan du anpassa faktureringsinformationen för ett projekt utöver de inställningar som ärvs från kundkortet. I sektionen Kund för fakturering har du möjlighet att lägga till en annan mottagare av fakturan för det aktuella projektet och även säkerställa att uppgifter om e-fakturering stämmer.

Under sektion Arbetstyper, produkter och kostnadsundantag kan du begränsa vilka arbetstyper och produkter som ska vara valbara i det aktuella projektet. Du kan även definiera vilken arbetstyp som ska visas som default när medarbetaren tidrapporterar på det aktuella projektet. Om medarbetaren även har en standardarbetstyp på arbetskontraktet kommer en projektspecifik arbetstyp att ha företräde över medarbetarens standardarbetstyp. 

Ifall ni behöver ändra en projektmedlems internkostnad i ett specifikt projekt väljer ni medarbetaren samt definierar vilken kostnad som ska användas för att beräkna medarbetarens arbetskostnad i det aktuella projektet under sektion Kostnadsundantag för projektmedlem.