Brukertips Visma Webfaktura

Bruker du både AutoCollect og Webfaktura? Da må du huske på dette når du skal sende ut en kreditnota!

Pålogging Slik logger du deg på:   Brukernavn og passord får du fra ditt regnskapsbyrå.   Åpne en nettleser og logg deg på nettadressen. Ofte vil ditt regnskapsbyrå ha en link til Webfaktura fra sine hjemmesider. Ellers kan det være dere bruker denne (standard adresse): https://www.webfaktura.visma.net   Enkelte regnskapsbyråer har en egen nettadresse, som f.eks.: https://www.mittbyra.webfaktura.visma.net   Glemt passord Hvis du har glemt passordet, så trykk Glemt passord, fyll ut ditt brukernavn (e-post adresse) og trykk Send. Da får du tildelt nytt passord på e-post. NB! Husk å endre mottatte passord fordi dette vil kun gjelde i begrenset tid.   Første gangs pålogging Etter første gangs pålogging er det greit å sjekke at opplysningene under Min bruker og Mitt firma er kommet riktig over fra ditt regnskapsbyrå.    

Aktivering for sending av elektroniske fakturaer   B2B - eFaktura til firma For å aktivere sending av elektroniske fakturaer direkte fra WebFaktura, må firmaet registreres hos Vismas meldingssentral for elektroniske fakturaer. Denne meldingssentralen heter Visma AutoInvoice (se www.visma.no/autoinvoice).   NB! Dette er en oppgave for din regnskapsfører (byråbruker). Slik gjør du det: Logg deg på WebFaktura Klikk på Mitt firma i menyen til venstre Klikk på linken Aktiver elektronisk faktura til høyre i skjermbildet. Sjekk at feltene under Firmaopplysninger er riktig og fullstendig utfylt. Organisasjonsnummer MÅ være gyldig og blir validert før sending til AutoInvoice. Trenger du ytterligere informasjon, klikk på spørsmålstegnet øverst i bildet. Du kan velge å registrere en ny bruker av AutoInvoice eller slå inn brukernavnet og API-nøkkel på en allerede opprettet bruker. E-post adresse, telefonnummer og navn kan fylles inn automatisk fra firmaopplysninger eller fra innlogget bruker. Merk av for Jeg har lest og godtar vilkårene for å bruke Elektronisk faktura. Trykk på knappen Registrer firma Etter vellykket registrering hos AutoInvoice, kan du opprette flere brukere. Når firma er registrert og brukerne er opprettet, kan du om ønskelig opprette B2C avtale og/eller velge om alle faktura skal sendes via AutoInvoice. Etter registrering, vil du nå få et nytt alternativ under faktura-sendemåte i faktureringsrutinen, nemlig Automatisk utsendelse.   AutoInvoice brukere Regnskapsbyråets bruker kan i ettertid også opprette nye brukere for AutoInvoice. Han/hun vil få opp en liste over hvilke brukere som har tilgang til tjenesten og legge til nye. Denne funksjonen finnes under Mitt firma | Elektronisk faktura | AutoInvoice brukere.   B2C – eFaktura til privatpersoner/forbrukere Dersom du ønsker å sende eFaktura til privatpersoner, må avtalen med AutoInvoice utvides med B2C. Dette kan gjøres under registrering av AutoInvoice-avtale, eller på et senere tidspunkt. Under Mitt firma velger du Elektronisk Faktura til høyre i bildet. Under Tilleggstjenester finner du B2C. Trykk på Inngå avtale.   Med B2C NO (Business to Consumer for Norge) avtalen fra AutoInvoice, kan selskapet sende elektroniske faktura til kunders nettbank. For å aktivere denne muligheten må en signaturberettiget person i selskapet godkjenne Vismas B2C NO utstederavtale. Du kan iverksette dette ved å registrere navn og e-postadresse. Da vil signaturberettiget person motta en e-post med link til avtalegodkjenning. Når vedkommende har sendt godkjenning, er tjenesten aktivert. Det kan være en liten forsinkelse fra tjenesten er aktivert til den er tilgjengelig i WebFaktura (maks 1 time).   Når du velger Elektronisk faktura på en privatperson, vil kunden få en SMS eller e-post med forespørsel om han/hun ønsker å motta dine fakturaer i nettbanken. Kunden må da logge seg inn med Bank-id og bekrefte dette. Svarer han/hun ikke innen 3 dager, vil det bli skrevet ut og sendt en faktura fra AutoInvoice.   Dersom kunden ikke bekrefter mottak av elektronisk faktura, vil den bli sendt pr. post fra AutoInvoice. Du kan velge at din egen PDF mal benyttes hvis du f.eks. har firmaets logo på fakturaene. Denne koden, Bruk egen PDF for printtjeneste, aktiveres under Mitt firma | Elektronisk faktura.   NB! Sjekk at det er registrert mobilnummer og/eller e-postadresse på kunden.

Meldingssentral   I meldingssentralen kan du se alle varsler/meldinger relatert til sending av faktura. Denne siden finner du oppe i høyre hjørne visualisert med en konvolutt.     Dersom faktura er sendt pr. e-post eller til Visma AutoInvoice, vil du i meldingssentralen, få en oversikt over resultatet av forsendelsen.   Eksempler på varsler du kan se i meldingssentralen er: Faktura xxx er levert til mottaker Faktura xxxx er mottatt av adressat Faktura {0} ble ikke levert til mottaker Faktura {0} ble merket som spam Klikker du på meldingen vil du få ytterligere informasjon som: Faktura xxxx ble levert til mottaker Kunde: Sum: E-post adresse:     Klikker du på fakturanummer, åpnes Fakturaarkivet og fakturaens linje i arkivet er markert. Har du mottatt en melding angående leveransen av faktura, vil konvolutten i øvre høyre hjørne være markert med et tall (rødt). Eksempelet under viser en faktura sendt til ugyldig e-postadresse.     Meldingssentral - Visma AutoInvoice Dersom du benytter Visma AutoInvoice, vil tjenesten (Meldingssentral) automatisk aktiveres når versjonen er distribuert. Dersom du inngår AutoInvoice avtale etter at denne tjenesten er levert, må regnskapsfører aktivere tjenesten når avtalen inngås under Mitt firma | Elektronisk faktura.  

Mitt firma Klikk på Mitt firma under Innstillinger i menyen til venstre. Sjekk at firmainformasjonen er korrekt. Er det feil, endrer du og avslutter med å trykke på Lagre. Sjekk med din regnskapsfører dersom du er usikker på noe.     Viktige felter: Mitt firma   Org.nr. - Organisasjonsnummer Det som står i dette feltet kommer på fakturaen. Foretaksregisteret – Dersom firmaet er registrert i Foretaksregisteret, skal dette fremkomme på fakturaen. NO - Føy gjerne til NO foran for å markere at firmaet er norsk. MVA - Hvis firmaet er MVA-pliktig, legger du til MVA etter organisasjonsnummeret. Feltet kan for eksempel se slik ut: Foretaksregisteret NO 987654321 MVA Merk! Organisasjonsnummer (9 siffer) blir validert for å sjekke at det er et gyldig nummer.   Klientnr. WebFaktura Dette nummeret oppgis ved alle henvendelser til Visma.   Adressefeltene Fyll inn adressen til ditt hovedkontor. Det er denne adressen som kommer på fakturaen, og det er påkrevd at adressen til hovedkontoret står der. Velg også land (spesielt viktig ved elektronisk faktura). Ved innslag av postnummer, hentes poststed.   Bank Fyll inn bankkontonummer. Uten bankkontonummer får du ikke fakturert. Velg formatet slik du vil at det skal se ut på fakturaen. F. eks: 1234.10.12345   IBAN Du må ha et IBAN nummer dersom du skal sende fakturaer til utlandet. For firma med landkode Norge, kan du beregne IBAN automatisk ved å klikke på Generer IBAN. Har firmaet landkode Danmark, kan du også beregne IBAN ved å klikke på Generer IBAN, men du må benytte en nettside hos Sydbank. For andre landkoder, støttes ikke automatisk generering.   SWIFT Må oppgis hvis du skal sende faktura til utlandet.   Fakturainstillinger Verdiene du velger her blir standardverdier når nye kunder blir opprettet.   Språk Angi standardspråk på faktura.   MVA pliktig Denne skal alltid være avkrysset. (for regnskapsfører) Ved å fjerne krysset vil det med stor sannsynlighet bli feil i informasjonen som sendes til ditt regnskapsbyrå.   Primær distribusjon Her velges hvilken sendemåte av faktura som er den mest vanlige for firmaet. Alternativene er: Skriv ut og send selv Fakturaene sendes i e-post til bruker som selv bestemmer om de skal sendes videre til kunden med e-post eller skrives ut og sendes med post E-post til kunde Faktura sendes som vedlegg til e-post til kunden. Dersom du har aktivert elektronisk Faktura, er valgene : Automatisk utsending Ikke send, jeg ordner det selv (sendes i e-post til bruker) Telefon/Epost/Fax/Web Denne informasjonen blir lagt på fakturaene   KIDinfo Disse feltene avgjør hvordan KID ‘en blir produsert. Du kan velge rekkefølgen på feltene ved å klikke på pilene til høyre. KID blir produsert i såkalt modulus 10. Vi anbefaler at din regnskapsfører hjelper deg med å sette opp dette riktig.   Melding på faktura Legg inn eventuell melding som skal komme på alle faktura. Denne kommer i tillegg til eller i stedet for standard tekst lagt inn av regnkaosfører.       Øverst til høyre har du ytterligere valg for oppsett: Endre logo Last opp en logo som kommer på fakturaene. Størrelsen er begrenset til 200 kB   Vis / rediger brukere Her kan du opprette/endre/slette brukere. NB! Antall brukere kan ha betydning for prisen du betaler for tjenesten.   Statistikk Viser antall fakturaer du har sendt og på hvilken måte. Har du tilgang til flere firma, vil dette og vises.   Valutakurser Hvis du har tilgang til å fakturere i forskjellig valuta, kan du se tilgjengelige valuta. Valutakursene kan oppdateres automatisk ved å klikke på Oppdater valutakurser. Valuta er en tilleggsmodul som må bestilles hos ditt regnskapsbyrå. Nye valuta blir tilgjengelig etter ønske fra brukerne.    

Min bruker Her kan du lese om hvordan du endrer/redigerer brukeren din.   Kontoinformasjon   Brukerid Øverst ser du din bruker ID. Den kan ikke endres.     Språk Du kan velge mellom norsk, svensk, dansk og engelsk språk.   Sjekk at kontaktinformasjonen stemmer, eventuelt legg til manglende informasjon     Passord Ønsker du å bytte passord, så klikk på Bytt passord øverst til høyre.   Endre e-post adresse Dersom bruker ønsker å endre e-post adressen, vil brukeren motta en e-post på ny e-post adresse. E-posten inneholder en PIN kode som må registreres for å bekrefte endringen. Når PIN koden er registrert lagres ny e-post adresse.     Firmatilknytninger Her ser du firmaet du har tilgang til. Har du tilgang til flere firma, blir disse listet opp.    

Fakturatransaksjoner   Fakturatransaksjoner viser en oversikt over alle faktura inkludert fakturalinjer fra alle fakturaene du har laget. Her ser du et eksempel basert på valgte kolonner:   Linjene kan eksporteres til Excel, og brukes videre for egne statistikker og rapporter.   Kolonner og filtrering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker på skjermen ved å krysse av for ønskede felt i feltvelgeren. I tabellen kan du filtrere i kolonnene. Du kan velge mellom Er lik, Inneholder, Starter med og Slutter med på tekstfelt og Er lik, Større enn og Mindre enn på beløpsfelt. Du kan sortere kolonnene ved å klikke på kolonneoverskriften.    

Dashboard Dashboard gir deg nyttig informasjon og en enkel statistikk på kunder og varer.   Nyheter Dette feltet benyttes til å gi deg informasjon. Det kan være nyttig informasjon om Webfaktura eller meldinger om status.   Fakturert I dette feltet får du en oversikt over hva du har fakturert i årets 12 måneder. Du kan velge å vise beløp med eller uten MVA. Klikker du på Detaljer får du en mer detaljert oversikt.   Topp 5 Nederst ser du topp 5 kunder og 5 produkter. Det vil si de kundene som har handlet mest og de produktene som selger best.     Klikker du på Detaljer, vil du se rapporter med bakgrunnsinformasjon for disse grafene.