Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Etter oppgradering til Visma Business v.14 opplever noen at Message Queue stopper og får denne feilmeldingen ved manuell henting av returdata på enkelte klienter   Dette skyldes forsøk på nedlasting av en ''tom kontoutskrift'' (inneholder kun saldo) på klientene som får meldingen (løst i VB 15.01)   Løsning for VB v 14.x: Gå inn i visma.net autopay / fanen Oversikt. Hent fram kontoutskrifter som ikke har nedlastingsdato og merk disse som nedlastet Restart MQ og hent manuelt på nytt, denne meldingen vil da forsvinne   Anbefaler alle som ikke har tatt i bruk bankavstemmingsmodulen i Visma Business om å slå av nedlasting av kontoutskrifter på avtalen i autopay (fane: Velg tjenester) fram til Bankavstemmingsmodulen tas i bruk

I noen tilfeller kan man ha behov for å behandle balansekonti på samme måte som reskontro konti, altså med post mot post funksjonalitet og mulighet for renteberegning.

Vi har fått et par henvendelser for dette. I dette brukertipset viser vi hvordan du kan utføre dette fra Visma Business.    I selve ansvarsenheten, dersom en henter opp kolonnen ansvarsenhetsbehandling. Har man et valg med bitverdi 8. Dersom en kun velger "unnta fra eksternt system". Se av bildet under som eksempel.     Lagrer en dette valget, vil prosjektet/ene bli slettet fra klienten  i Webfaktura.   Et annet tips vi kan nevne i denne anledningen. Er om en ønsker å vise når et prosjekt er avsluttet i Webfaktura. Da kan en sette inn en dato, inn under kolonnen "reell slutt-dato" for ansvarsenheten.   Følgende utføres. Prosjektet vil få status Avsluttet i Webfaktura. Prosjektet vil en ikke kunne få valgt i Webfaktura. Kolonne i Visma Business.   Visning i Webfaktura.      

Opprett ny bunt eller bilag fra oppdaterte bunter /bilag Dette er en fin funksjon for tilbakeføring (snu fortegn) samt skape ny bunt for korrigering (husk eventuelt å endre aktuelle data).   Ønsker du å opprette en ny bunt ut fra en oppdaterte bunt, markerer du den aktuelle bunten, eventuelt flere bunter, og velger behandlingsvalget opprett ny bunt. Du får da opp dialogboksen for opprett ny bunt. Det samme kan du gjøre ved å stå i bilag, markere det aktuelle bilaget og velge opprette ny bunt   Merk: Behandlingsvalget Opprett ny bunt fra tabellen - oppdatert bunt,  kopierer hele bunten inkl. motreferanser, i motsetning til behandlingsvalget opprett ny bunt fra tabellen - oppdatert bilag, som ikke tar med motreferanser (siden linjene blir tildelt nytt linjenummer).       Menyvalg i dialogen: Bytt om debet/kredit Her kan du krysse av for om debet og kredit skal bytte plass, slik at de nye bilagslinjene utligner de opprinnelige. Merk: Har du benyttet feltet Periodiser kredit på bilagslinjene må du registrere eller ta bort flagget i dette feltet manuelt hvis du skal krysse av for Bytt om debet/kredit. Gjør du ikke dette blir kontofordelingen snudd på feil måte. Når du velger OK, vil du se hvilken bunt som blir behandlet på statuslinjen. Samtidig vil en prosessindikator illustrere hvor mange av de valgte buntene som er behandlet hittil. De nye buntene tildeles forløpende buntnummer. De blir dessuten påført opprinnelseskoden 14 - Tidligere bunt. Feltet Oppr. kjørenr blir også tatt med til den nye bunten.   Bruk opprinnelig valutakurs 2 Har du kryss i dette feltet får den kopierte bilagslinjen automatisk et kryss i feltet Ikke oppdater valutakurs fra bilagsdato under Trans.status, og krysset i feltet Oppdater valutakurs fra bilagsdato under Bilagsart beh. i tabellen Bilagsart blir slått av. Feltet er standard avkrysset. Du kan se bort fra dette krysset om ikke valuta 2 er i bruk. Avhengig av hva du ønsker med de kopierte bilagene, må du enten slå av valget i dialogen ved kopiering, eller endre på de kopierte bilagslinjene i etterkant. Ved tilbakeføring av bilagslinjer er det vanlig å ha kryss i feltet. Du skal ikke ha kryss i feltet hvis det er en kopi av en bunt som: skal bli brukt som mal og skal bli oppdatert i annen periode med ny bilagsdato og skal beregne valutakurser på nytt

Vi får av og til spørsmål om mulighet til å benytte engelske tekster i kontoplanen. Dette er systemet klargjort for, men kreves litt bearbeiding før dette er klart. Dette gjøres på følgende måte:   Kontoplan: Hent frem 2 skjulte kolonner, Opplysning 2 og Navn 2     Kopier så verdien i fra Opplysning 2 til Navn 2   Gå så over de kontoer som mangler info i Navn 2, slik at opplysningene blir komplett. Når dette så er lagret er Navn 2 klar til bruk.   Rapporter: Når denne informasjonen å er lagt i Navn 2 kan dette benyttes i rapporter. For å få til dette må det justeres ved utskrift av f.eks resultatregnskapet.   Dette gjøres på følgende måte: I utskriftsdialogen - velg avansert og deretter Kontoer, her velges: Benytte “Navn 2”, og da hentes de opplysningene som er lagt i Navn 2 på kontonavnet.     For å få en komplett rapport på engelsk så er det 2 ting til som må gjøres:   Det første er å stille om språket til engelsk, dette gjøres fra toppmenyen:     Og det andre er at ved utskrift så må det velges en rapport definisjon som er engelsk:   Rapporten vil da ha en tilnærmet slikt utseende:    

Ved betaling av skatt og avgifter til Kemner krever mange banker en kode 'TAX' ved remittering via Visma.net AutoPay   Denne koden blir automatisk generert ved remittering direkte fra lønnssystem, eks Visma Lønn, men mangler dersom man remitterer uten korrekt oppsett fra Visma Business. Oppdrag vil i slike tilfeller avvises med meldingen FF06 - Invalid category purpose code   For å kunne remittere skatt og avgifter fra Visma Business må man sette leverandørpreferanse Betalingsmottaker skatt   

Avskriv restbeløp   Du kan avskrive restbeløp som ligger i åpen kundeposttabellen ved å høyreklikke – avskriv betalinger. Det blir da produsert avskrivingsbilag for fakturaer     Du har noen settinger i bedriftsopplysninger vedr dette Maks betalingsavvik annet og maks betalingsavvik kontantrabatt Betaling avskrivingskonto annet og og betalings avskrivings konto kontantrabatt Betaling avskrivingsserie   Du har også tre settinger i regnskapsbehandling i bedriftsopplysninger : avskriv restbeløp istedenfor betalingsavvik avskriv negative beløp kjør avskriv betalinger etter oppdatering av bunt Sistnevnte gjør at avskriving blir kjørt automatisk etter oppdatering så du slipper å kjøre dette fra åpen posttabell     Alle rader i tabellen åpen kundepost vil bli behandlet, det er dessverre ingen mulighet for å markere kun en rad (Dersom Avskriv restbeløp i stedet for betalingsavvik ikke er valgt vil feltet Bet.avvik annet bli benyttet for avskrivningsbilaget, og kun valgte rader vil bli behandlet.)    

Følgende kan bekreftes: Bruker har alle modul rettigheter i Visma Business for firmaet. Bruker har firma administrator rolle i Visma.net ( via brukergrupper i Visma.net) Bruker har rollen VUD superuser. Bruker har opprettet firma før med riktige tilganger, før aktivering av Visma.net innlogging for Visma Business. Bruker er logget inn i Visma Business med Visma.Net innlogging Noe av det første en må sjekke, er om denne brukeren i Visma.net er medlem / har tilgang via brukergrupper i Visma.net. Dette fordi VUD ikke anerkjenner rollen "Kundeadministrator" hvis den er gitt via brukergruppen.

Noen får denne meldingen ved opplasting av remitteringsforslag fra Visma Business til visma.net autopay:             Sjekk først at avtalen i visma.net autopay er satt til aktiv, man går så inn i avtalen og sjekker at tjenestene også står til aktive under fanen Velg tjenester     Aktiver tjenestene Utgående betalinger og Filer fra bank   Er de aktive slå de av, logg ut, logg inn og aktiver de igjen

Webfaktura og Visma Business synkroniserer data mellom hverandre. Dette kan eksempelvis være fakturaer og kunder opprettet i Webfaktura som skal synkroniseres til Visma Business. Når innbetalinger blir bokført i Visma Business kan disse også synkroniseres til Webfaktura slik at kunden selv kan ha oversikt over åpne kundeposter. I denne artikkelen vises kjente problemstillinger og hvordan du kan feilsøke dersom synkroniseringen mellom systemene skulle stoppe opp.    Logger og tabeller involvert i Webfaktura: I feilsøking er følgende logger og tabeller viktige å kjenne til, og bruke.  Application.log, webfaktura.log, tekst-bedriftsvariabler, tekst-systemvariabler Application.log viser problemer med tilkoblinger som for eksempel hvis det ikke er kontakt mellom Visma Business og backend Webfaktura Webfaktura.log viser om tingenes tilstand når det gjelder overføringer til og fra Webfaktura Tekst-bedriftsvariabler er Visma Business klientens oppsett mot Webfaktura synk Tekst-systemvariabler er Visma Business config mot Webfaktura synk som for eksempel brukernavn og passord, samt aktive/inaktive klienter   WebfakturaSynk: Om det ikke er kontakt med Webfakturaportalen: Kontroller at byråbrukers passord er korrekt  Visma Business integrasjonsbruker må være navngitt bruker "Standard" VBSys Base      4. Hovedklient i Visma Business må eksistere      5. Det må eksistere en rad i navneromtabellen som heter «Webfaktura»:       Overføringslogg Om det ikke blir overført fakturaer fra Webfaktura til Visma Business kan du sjekke status på faktura(er) i overføringsloggen i Webfaktura (1, 9, 0, -1) Loggen kan inneholde mange rader, så husk å sjekke om det er en -1 status som hindrer overføringer langt nede i loggen.   Tips til feilsøking Fakturaer/kunder blir ikke overført fra Webfaktura til Visma Business: Hvis det i loggen står følgende, "Feltet kan bare tilordnes automatisk.." vil dette løses ved å hente opp feltet “Bare + i” i bedriftsopplysninger, og fjerne avhuking på kunde. Dette for å åpne opp for at det automatisk kan opprettes nye kunder i Visma Business som er opprettet i Webfaktura.    Hvis innbetalinger ikke synkes fra Visma Business til Webfaktura: Det kan finnes en blanding av nye og gamle kundenr. Dette kan kan ødelegge sync.  Innbetalinger/åpne poster som vises i Webfaktura hentes fra tabellen “Åpen kundepost” i Visma Business. (Tidligere var det viktig å bruke kolonnen “motref” for å matche innbetalinger, dette benyttes IKKE lenger). Dersom poster er oppgjort er det viktig å sette postene til “Avslutt kundepost” i "Åpen kundepost" tabellen. Manglende ISO-kode i VB Landnr i Webfaktura og Visma Business er ikke synkrone. Hvis det har blitt opprettet en ny kunde i Webfaktura med et landnr som ikke eksisterer i Visma Business må landnr med tilhørende ISO-kode fylles ut i Visma Business.  I disse tilfellene vil hverken kunde eller fakturaen som er generert i Webfaktura bli synkronisert til Visma Business.  Dette kan leses fra webfakturalogg. Når landnr med ISO-kode er opprettet kan en manuell synkronisering kjøres fra Visma Business ved hjelp av WebfakturaSync.