Fraværsmal - ansatt i redusert stilling

[Nils Petter Andersen - Visma]

Husk å legge inn fraværsmal på ansatte før du begynner å registrere fravær om personen har annen arbeidsplan enn standard 5-dagers uke. Dvs. har annen stillingsbrøk en 100%.

Fraværsmal

Fraværsmal er en kalender der fridager og helligdager er angitt. Det ligger en standard fraværsmal i Visma Lønn, der alle offentlige fridager og helligdager er markerte. Ansatte blir automatisk knyttet til denne fraværsmalen. Dersom din bedrift har fridager utover det som er opprettet i standard fraværsmal, må du endre standard fraværsmal eventuelt opprette en tilpasset. For ansatte i redusert stilling, opprettes fraværsmal som er tilpasset deres arbeidsmønster.

Skjermbildet for vedlikehold av fraværsmaler finner du på menyen under "Grunndata / Fravær / Fraværsmal".

Mal til ansattkalender

Det er svært viktig at du kopierer riktig fraværsmal til de ansatte, slik at alle fraværsrapporter og statistikker blir riktige. Du kopierer en valgt fraværsmal til en ansatt eller et utvalg av ansatte i bildet "Fraværsmal" som du finner under "Grunndata / Fravær / Fraværsmal". I nedtrekksfeltet Fraværsmalnummer henter du frem riktig mal, deretter trykker du på knappen "Mal til ansattkalender". Du kan velge en ansatt eller et utvalg ansatte som skal knyttes til fraværsmalen. Når malen er kopiert til ansatte vil du i fraværskalenderen til de ansatte se at feriedagene og fridagene er markerte.
Hvis du ikke har andre fridager enn de som følger kalenderåret eller har ansatte som arbeider redusert, er det ikke nødvendig å endre eller opprette ny fraværsmal.

Når du gjør endringer i en av fraværsmalene, kan du oppdatere malen til de ansatte med rapporten "Fraværsmal til ansattkalender" eller på samme måte som når du kopierer ut fraværsmal til en ansatt eller et utvalg av ansatte. Rutinen finner du under "Rutiner / Fravær / Mal til ansattkalender".

Eksempel:

Slik lager du en fraværsmal for 80% stilling - fri hver onsdag

Opprett først en ny mal - se i eksemplet over.
Marker "første"onsdag, og velg gjenta hver uke
Lagre
Etter du har opprettet malen for 80% stilling med fri hver onsdag, må du kopiere den til de aktuelle ansatte. Dette gjør du med rutinen "Mal til ansattkalender".

Du kan bruke følgende fraværskoder i fraværsmalen:

Vanlig fridag
Helligdag
Ferie

Slik lager du en fraværsmal for 60% stilling - 4,5 time jobb hver dag.

Opprett først en ny mal - se i eksemplet over. 
Marker "første" hele uke, velg Vanlig fridag og Fraværsgrad 40% (den ansatte skal jobbe 60%, har da fri 40%) og velg gjenta hver uke 
Lagre 
Etter du har opprettet malen for 60% stilling med 4,5 time jobb hver dag, må du kopiere den til de aktuelle ansatte. Dette gjør du med rutinen "Mal til ansattkalender".

Hvordan registerere ferie på en ansatt som ikke har full stilling?

Fra versjon 12.xx vil en feriedag på en dag hvor det ligger en delvis fridag, som i eksemplet her, så vil dette bli telt som en hel feriedag. 

Hvis den ansatte har hele ekstra fridager kan dette løses på 2 måter:

1- endre antall feriedager på den ansatte (gjøres inne på den ansatte i feltet "Fdgr pr. år".

2- fjerne fridagene i kalenderen til de ansatte.

Her er nok pkt. 1 raskeste løsning. 

Vedlikehold fraværsmal - nytt år.

MERK! En egen laget fraværsmal vil kun være 2 år av gangen og du må vedlikeholde disse selv. Se brukertipset Vedlikehold fraværsmal - nytt år.