Fraværsmal - ansatt i redusert stilling

[#1]

Fraværsmal

Fraværsmal er en kalender der fridager og helligdager er angitt. Det ligger en standard fraværsmal i Visma Lønn, der alle offentlige fridager og helligdager er markerte. Ansatte blir automatisk knyttet til denne fraværsmalen. Dersom din bedrift har fridager utover det som er opprettet i standard fraværsmal (f.eks julaften), må du endre standard fraværsmal eventuelt opprette en tilpasset. For ansatte i redusert stilling, opprettes fraværsmal som er tilpasset deres arbeidsmønster.

Skjermbildet for vedlikehold av fraværsmaler finner du på menyen under "Grunndata / Fravær / Fraværsmal".

Korrekt fraværsmal til ansatte

Det er viktig at ansattes "fraværsmal" viser når personen skal jobbe / har fri, for fraværsrapporter og statistikker skal bli riktige. Ansatte som har annen arbeidsplan enn standard 5-dagers uke må knyttes til en annen "fraværsmal" enn standard mal for at fraværsstatistikker skal bli 100% korrekte.

Dersom den ansatte har en redusert stilling, så kan du tildele riktig fraværsmal på to måter.

Redusert stilling hver dag

Om en person jobber hver dag, men i redusert stilling - kan du la ansattes stillingsbrøk påvirke statistikkene. Denne funksjonen kan du lese mer om her.

Fri en/flere spesifikk(e) dag(er) i uken

Dersom den ansatte har fri f.eks. hver onsdag, så må du lage nye fraværsmaler som du tilknytter den ansatte.

For eksempel - Ansatt i 80& stilling - fri hver onsdag

Gå inn i ""Grunndata / Fravær / Fraværsmal". I nedtrekkslisten velger du en fraværsmal du kan ta et utgangspunkt i - f.eks. standard fraværsmal.

Velg "Kopier" og kopier lønnsarten til et ønsket ledig nummer.

Marker "første" onsdag i kalenderen og legg inn koden "Vanlig fridag". Velg gjenta hver uke og lagre.

Når dette er gjort kan du lagre fraværsmalen, og gå inn på den igjen.

Trykk på knappen "Mal til ansattkalender". Du kan velge en ansatt eller et utvalg ansatte som skal knyttes til fraværsmalen.

Når du gjør endringer i en av fraværsmalene, kan du oppdatere malen til de ansatte med rapporten "Fraværsmal til ansattkalender" eller på samme måte som når du kopierer ut fraværsmal til en ansatt eller et utvalg av ansatte. Rutinen finner du under "Rutiner / Fravær / Mal til ansattkalender".

Hvordan registerere ferie på en ansatt som ikke har full stilling?

En feriedag på en dag hvor det ligger en delvis fridag, som i eksemplet her, så vil dette telle som en hel feriedag. 

Hvis den ansatte har hele ekstra fridager kan dette løses på 2 måter:

1. Endre antall feriedager på den ansatte (gjøres inne på den ansatte i feltet "Fdgr pr. år" (raskeste løsning).

2. Fjerne fridagene i kalenderen til de ansatte.

MERK! For å vedlikeholde egenopprettede fraværsmaler så kan du følge dette brukertipset. En brukerlagd fraværsmal vil gjelde 2 år av gangen.

Relaterte brukertips:

Fraværsrapporter

Fraværsmal - nytt år.

Fraværsmal ut ifra stillingsbrøk

[#2]

Support er gjort oppmerksomme på at noen kunder vil motta brev i Altinn fra Skatteetaten dersom det er rapportert feil eller mangelfull utgiftsgodtgjørelse. Dersom a-meldingene ikke korrigeres for disse inntektsmottakere så vil de få for høy skattepliktig inntekt på skattemeldingen for inntektsåret 2020.

De som mottar brevet har rapportert en godtgjørelse utover Skattedirektoratets forskuddssatser i a-meldingen for 2020. Det gjelder følgende trekkfrie utgiftsgodtgjørelse beskrivelser i a-meldingen:

• trekkfri bilgodtgjørelse sats (sats 3,50)
• trekkfri godtgjørelse til kost på reise med overnatting på hotell (sats 589)
• trekkfri godtgjørelse til kost på tjenestereise uten overnatting (6-12 timer sats 200, over 12 timer sats 400)
• trekkfri kostgjørelse ved overnatting på hybel, brakke eller privat (sats 91)'

Hvordan korrigere?

Det er rapportert for høyt beløp (km eller diett) på den trekkfrie lønnsarten

Opprett en trekkfri lønnskjøring.

Registrer beløpet (og antall dersom det er for høyt) som skal reduseres med negativt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder.

Registrer det samme beløpet (og evt. antall) med positivt fortegn på den trekkpliktige lønnsarten.

Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil

MERK! Dersom du har flere måneder med feil antall må det opprettes en korreksjonkjøring for hver måned.

Det er rapportert for feil antall (km eller dager) på den trekkfrie lønnsarten

Kontroller at lønnsarten har behandlingsregel "Sats x faktor x antall" andre behandlingsregel vil gi manglende rapportering av antall. Manglende antall vil gi feilen som du har fått brev om.

Når lønnsarten har korrekt behandlingsregel, opprett en trekkfri lønnskjøring.

Registrer antallet som skal reduseres / økes med negativt / positivt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder. I kolonnen "Beløp" må du overstyre beløpet til å stå 0,001 slik at det ikke går noe til utbetaling.

Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil antall.

MERK! Dersom du har flere måneder med feil antall må det opprettes en korreksjonkjøring for hver måned.

 Antall (km eller dager) på den trekkfrie lønnsarten er ikke rapportert

Hvis det ikke ligger antall i kolonnen "Antall T1" under Forespørsel / Godkjent lønn, kan du legge inn korrekt antall dager eller km, og sende erstatningsmelding på kjøringene som blir berørt av endringen.

Relaterte brukertips

Hvordan sende erstatningsmelding

Erstatningsmeldinger og a-meldinger før august 2020