NB! Ansatte som har annen arbeidsplan enn standard 5-dagers uke må knyttes til en annen "fraværsmal" enn standard mal for at fraværsstatistikker skal bli 100% korrekte.
Om en person jobber hver dag, men i redusert stilling - kan du la ansattes stillingsbrøk påvirke statistikkene - les om det her.
Fraværsmal
Fraværsmal er en kalender der fridager og helligdager er angitt. Det ligger en standard fraværsmal i Visma Lønn, der alle offentlige fridager og helligdager er markerte. Ansatte blir automatisk knyttet til denne fraværsmalen. Dersom din bedrift har fridager utover det som er opprettet i standard fraværsmal (f.eks julaften), må du endre standard fraværsmal eventuelt opprette en tilpasset. For ansatte i redusert stilling, opprettes fraværsmal som er tilpasset deres arbeidsmønster.
Skjermbildet for vedlikehold av fraværsmaler finner du på menyen under "Grunndata / Fravær / Fraværsmal".
Mal til ansattkalender
Det er viktig at ansattes "fraværsmal" viser når personen skal jobbe / har fri, for fraværsrapporter og statistikker skal bli riktige.
Har en person fri f.eks hver onsdag, må det gjenspeiles i vedkommendes kalender.
Les fraværsmal/statistikk ut fra ansattes stillingsbrøk
Du kan enten registrere dette på personen, eller du kan lage en "fraværsmal" som du knytter til personen. Sistnevnte er spesielt fordelaktig om det også er andre som jobber tilsvarende.
Slik gjør det du:
Du kopierer en valgt fraværsmal til en ansatt eller et utvalg av ansatte i bildet "Fraværsmal" som du finner under "Grunndata / Fravær / Fraværsmal". I nedtrekksfeltet Fraværsmalnummer henter du frem riktig mal, deretter trykker du på knappen "Mal til ansattkalender". Du kan velge en ansatt eller et utvalg ansatte som skal knyttes til fraværsmalen. Når malen er kopiert til ansatte vil du i fraværskalenderen til de ansatte se at feriedagene og fridagene er markerte.
Hvis du ikke har andre fridager enn de som følger kalenderåret eller har ansatte som arbeider redusert, er det ikke nødvendig å endre eller opprette ny fraværsmal.
Når du gjør endringer i en av fraværsmalene, kan du oppdatere malen til de ansatte med rapporten "Fraværsmal til ansattkalender" eller på samme måte som når du kopierer ut fraværsmal til en ansatt eller et utvalg av ansatte. Rutinen finner du under "Rutiner / Fravær / Mal til ansattkalender".
Eksempel:
Slik lager du en fraværsmal for 80% stilling - fri hver onsdag
Opprett først en ny mal - se i eksemplet over.
Marker "første"onsdag, og velg gjenta hver uke
Lagre
Etter du har opprettet malen for 80% stilling med fri hver onsdag, må du kopiere den til de aktuelle ansatte. Dette gjør du med rutinen "Mal til ansattkalender".
Du kan bruke følgende fraværskoder i fraværsmalen:
Vanlig fridag
Helligdag
Ferie
Slik lager du en fraværsmal for 60% stilling - 4,5 time jobb hver dag.
Opprett først en ny mal - se i eksemplet over.
Marker "første" hele uke, velg Vanlig fridag og Fraværsgrad 40% (den ansatte skal jobbe 60%, har da fri 40%) og velg gjenta hver uke
Lagre
Etter du har opprettet malen for 60% stilling med 4,5 time jobb hver dag, må du kopiere den til de aktuelle ansatte. Dette gjør du med rutinen "Mal til ansattkalender".
Hvordan registerere ferie på en ansatt som ikke har full stilling?
En feriedag på en dag hvor det ligger en delvis fridag, som i eksemplet her, så vil dette telle som en hel feriedag.
Hvis den ansatte har hele ekstra fridager kan dette løses på 2 måter:
1- endre antall feriedager på den ansatte (gjøres inne på den ansatte i feltet "Fdgr pr. år".
2- fjerne fridagene i kalenderen til de ansatte.
Her er nok pkt. 1 raskeste løsning.
Vedlikehold fraværsmal - nytt år.
MERK! En brukerlagd fraværsmal vil gjelde 2 år av gangen og du må vedlikeholde disse selv. Se brukertipset Vedlikehold fraværsmal - nytt år.
Det er nå mulig å la Visma Lønn opprette en korrekt fraværskalender på den ansatte via rutinen "Lag ansattkalender ut fra stillingsbrøk".
.gif "VISMA"){kind=icon}
