Lønnsslipp på e-post

[#1]

Visma Lønn kan sende lønnsslippen til de ansatte via e-post. Dette gjør at du sparer tid og penger.

Du kan også sende dem til ansattes mobiltelefon / Visma.net. 

Det er enklere og mer moderne, da har også ansatte et arkiv over alle mottatte lønnsslipper og årsoppgaver. Les mer om det her

I tråd med lover og regler, skrives fødselsnummer på lønnsslippen. Bankkontonummeret viser kun de siste 5 sifrene på lønnsslippen. 

Passord

Lønnsslipper som sendes på e-post blir alltid sendt kryptert.

Det betyr at den ansatte må angi et passord for å åpne lønnsslippen.

Du kan angi et unikt passord for hver ansatt, på fane 7 Personalopplysninger, feltet "Passord".

Har du ikke registrert passord på den ansatte, er passordet 5 siste sifrene i den ansattes bankkontonummer.

For ansatte med IBAN nummer, er det 5 siste siffer i IBAN nummeret som er passordet. 

En måte du kan informere de ansatte om hva passordet er, er ved å bruke feltet "Tekst i e-post". Dette feltet blir tilgjengelig når du velger en utsendelsesmetode for e-post.

Det du skriver inn i "Tekst i e-post" vil komme i klarttekst i e-posten som den ansatte mottar. 

Forutsetninger

Før de ansatte kan motta lønnsslipp elektronisk, må du registrere følgende opplysninger på den ansatte:

• E-postadresse 
• Må være huket av for ”Kunne publisere lønnsslipp m.m. elektronisk” inne på fanen ”Personalopplysninger”
• Eventuelt passord hvis den ansatte ønsker et selvvalgt passord for å få åpnet lønnsslippen. Den ansatte gir beskjed til lønningsansvarlig om ønsket passord.

Det er også viktig at firmaets e-postopplysninger er fylt ut. Disse finner du ved å gå på ”Grunndata / Firmaopplysninger / Firma tillegginformasjon ”. Her må riktig e-postadresse og e-post tjener være utfylt. En e-post tjener er adressen til SMTP-serveren der e-posten blir sendt i fra.

Framgangsmåte

Følg denne framgangsmåten for å sende lønnsslipper elektronisk:

• Registrer e-postadresse i feltet "E-postadresse" i skjermbildet "Ansatte". 
• Eventuelt registrer det passordet den ansatte har bestemt i feltet "Passord" under fanen "Personalopplysninger" i skjermbildet "Ansatte". 
• Velg utsendelsesmetode ”Send via e-post og SMS, skriv ut dem uten e-post” i feltet "Utsendelsesmetode" i utskriftsdialogen for lønnsslipp.
  Du finner utskriftsdialogen ved trykke på knappen "Lønnsslipp" i skjermbildet "Lønnsregistrering" eller mappen "Lønnsslipp" i skjermbildet "Utskrifter".
• Trykk deretter på ”Forhåndsvisning” og lukk det blanke arket som kommer opp.

Resultat: Lønnslippene blir nå sendt til de ansatte på den valgte utsendelsesmetoden.
Kommentar: I feltet "Tekst i e-post" kan du legge inn ønsket tekst til mottakeren av e-posten. Denne teksten kommer fram i "tittel-feltet" i e-posten. Feltet er kun tilgjengelig hvis du har valgt "Send via e-post og SMS, skriv ut dem uten e-post" i feltet "Utsendelsesmetode". 

Merk! Vi anbefaler at du tester rutinen på noen ansatte før du starter utsendelse av elektronisk lønnsslipp til alle ansatte.

Teknisk info

Utsendelse av lønnsslipper skjer fra datamaskinen Visma Lønn er startet. Dette krever at Exchange serveren er satt opp slik at den aksepterer "relay".  Dette endres i "Exchange System Manager". 

Hva skjer i praksis når lønnsslipp og andre rapporter sendes ut?

Visma Lønn samler alle e-poster som så sendes over som en "beskjed" til e-posttjeneren. Da har Visma Lønn gjort sitt.

Videre så sender da e-posttjeneren dette ut videre.

Overføringen til SMTP skjer via TLS 1.0. Dette er planlagt endret 1.2 i versjon 16.00 (juni 2021). 

Ansatt mottar ikke lønnsslippen - mulige grunner.

• Antivirus programmet stopper utsendelsen, sjekkes ved å stoppe / slå av antivirus og så gjør en ny utsendelse.
• Lønnsslippen blir oppfattet som søppelpost slettes av mottakers e-post tjener. - spør den ansatte om de har en annen e-post som kan brukes.

Generelt anbefaler Visma våre kunder å vurdere og gå over til å bruke Visma.net Payslip 

Ofte stilte spørsmål

• Kan jeg se hvilke ansatte som lønnslippen er sendt til?
  Ved å legge inn din e-postadresse under "Grunndata / Firmaopplysninger / Firma tileggsinformasjon" feltet "E-postadresse for blindkopi". Du vil da motta en kopi av utsendte lønnsslipper. Du kan også se om det er forsøkt sendt til den ansatte under "Forespørsel / Lønnsslipper sendt". Vær oppmerksom på at dette vinduet kun viser at e-posten er forsøkt sendt, ikke om den har kommet frem.

• Noen ansatte mottar ikke e-posten med lønnsslipp, hvorfor ikke?
  Når Visma Lønn sender lønnslipper, så tar Visma Lønn kontakt med e-postserveren angitt under "Firma tilleggsinformasjon" og gir denne beskjed om å sende ut lønnsslippene. Etter dette er det e-postserveren som tar seg av den videre prosessen. Det er da flere punkter som kan stoppe e-posten. Dette er:
  -Søppelpost filter hos avsender
  -Innstillinger på e-postserveren
  -Søppelpost filter på veien og hos endelig mottaker.
  
  Det er utfordrende å finne grunnen til hvorfor det e-posten ikke kommer frem da dette ligger utenfor Visma Lønn sin kontroll. Hvis du opplever utfordringer med utsendelse av lønnsslipp på e-post så anbefaler Visma deg å vurdere Visma.net Payslip.