Oppdatering av Godkjenningsstatus fra Visma.net Approval

[#1]

Oppdatering 11.06.2020: Endringen er nå aktivert for alle kunder.

Oppdatering 03.06.2020: Endringen (en ny måte å håndtere meldinger fra Approval til Financials) ble aktivert for de første kundene ifbm. ny versjon 12. mai. Vi har gjort noen ytterlige forbedringer ifbm. versjonen som slippes 26. mai og har aktivert dette for flere kunder. Vi fortsetter å følge med  litt til før vi aktiverer dette for enda flere eller alle.

Oppdatering 17.02.2020: Vi planlegger en endring som vil forbedre dette. Denne vil tidligst bli lansert 2. kvartal 2020.

Denne artikkelen beskriver hvordan Godkjenningstatus oppdateres på inngående fakturaer, og hvorfor denne prosessen noen ganger tar lenger tid enn ønsket/forventet.

Merk: Vi jobber med å forbedre denne prosessen, og vil oppdatere artikkelen så fort det skjer endringer.

Prosessen med oppdatering av Godkjenningsstatus består av flere steg: 

1. En bruker klikker Send til Approval på en inngående faktura. Dette medfører at fakturaen sendes til Visma.net Approval. Godkjenningsstatus endres til Sendt til godkjenning.

2. Visma.net Approval prøver å finne en arbeidsflyt for fakturaen. Når denne er funnet, og fakturaen er på flyt sender Approval en melding tilbake til Financials om dette. Godkjenningsstatus blir endres til Venter. 

3.

a. Fakturaen blir godkjent i Approval. Dette sender en melding til Financials som endrer Godkjenningsstatus til Godkjent.

b. Fakturaen blir avvist i Approval. Dette sender en melding til Financials som endrer Godkjenningsstatus til Avvist.

Slik det er i dag har vi en kø for alle disse meldingene. Dette for å sikre at Godkjenningsstatus blir oppdatert i riktig rekkefølge. Vanligvis tar ikke oppdateringen mer enn en halvtime. Ved stor pågang opplever vi dessverre at dette tar lang tid (1-2 timer). Dette kommer av at meldinger blir stående i kø. Statussiden vil bli oppdatert ved unormalt lang kø. 

Dette får følgende konsekvenser: 

- Fakturaer sendt til Approval blir stående med Godkjenningstatus: Sendt til Approval. (Merk: fakturaen kommer faktisk på flyt i Approval selv om Godkjenningstatus ikke viser dette). 

- Fakturaer godkjent i Approval blir stående med Godkjenningstatus: Venter (skulle blitt endret til Godkjent) og kan dermed ikke oppdateres. 

Godkjenningstatus blir oppdatert til slutt, men det tar altså lengre tid enn vanlig.