avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
(updated by Edvard Berntzen VISMA ‎11-11-2019 13:46 )
Edvard Berntzen
  • 7 Svar
  • 1 Liker
  • 403 Visninger

I versjon 8.16 (tilgjengelig fra 29.9.19) har vi laget funksjonalitet for å forenkle bokføringen av fakturaer som blir behandlet via Fakturainnboks (AP50604S). Du kan nå sette opp regler for hver enkelt leverandør, slik at fakturaene blir automatisk kontert slik du ønsker. Når fakturaen kommer til Fakturainnboksen er den ferdig kontert. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du lager regler for Fakturainnboks, og hvordan disse tar effekt. 


Merk: Dette er ny funksjonalitet, og vi ønsker gjerne innspill på hvordan vi kan gjøre ytterligere forbedringer for å forenkle bokføringen av inngående fakturaer. Legg inn dine forslag under Idéer i Visma Community.

 

Hvordan sette opp regler? 

 

Skjermbildet Regler for Fakturainnboks (AP206000) kan deles i 3 deler:

 

0.0_ReglerInnboks.png

  

Del 1: Beskrivelse

Her legger du inn en beskrivelse av regelen. Det opprettes også et nummer automatisk. (Nummerering kan endres på samme måte som andre nummerserier i systemet)

Del 2:  Betingelser
I denne delen velger du hvilken underenhet (kun synlig for de som har aktivert fler-firma), og leverandør regelen gjelder for. Deretter spesifiserer du hvilken informasjon i fakturafilen som skal gjøre at regelen slå til.

Underenhet: Dersom du har aktivert fler-firma funksjonaliteten kan du velge om regelen skal gjelde et spesifikt firma. Lar du feltet være blankt vil regelen gjelde for alle firmaene.

Leverandør: Velg hvilken leverandør regelen gjelder for. Merk: når du oppretter regelen fra Fakturainnboks blir leverandør valgt automatisk. 


Kildefelt i faktura:  I nedtrekkslisten er det lagt inn forhåndsdefinerte felter som systemet støtter.
Noen av feltene gjelder for Fakturahodet (Overskrift), noen gjelder for Linje og noen gjelder for begge. Hvis du ser på feltet AnyField så gjelder dette både for Overskrift og Linje. Her kan du for eksempel sette en betingelse at dersom AnyField har verdien X så skal regelen slå til. Da vil systemet søke etter X både på hode og linjenivå i mottatt faktura for å se om regelen skal brukes.

 

0.1_ReglerInnboks.png

 

 Betingelse:  Velg kriteriet for søket, f.eks Inneholder, Inneholder ikkeEr lik osv.

 

0.2_ReglerInnboks.png

 

Verdi: Skriv inn ønsket verdi som skal søkes etter i fakturafilen.

Prioritet: Det er mulig å sette opp regler som overlapper hverandre. Da vil den med høyest prioritet vinne. Det er mulig å endre prioritet på reglene. Vi viser dette i vårt eksempel lenger ned.

 

Del 3: Verdier i Financials
Her velger du hvilke verdier som skal settes på fakturaen i Financials. Når regelen slår til skal for eksempel konto være xxxx.

 

Merk: oppretter du en regel som slår til på en linje med en viss vare, vil verdiene herfra overskrive evt. verdier fra varen som ellers ville blitt satt pga. innstillingen Match vare i løpet av fakturaimport (som beskrevet i denne artikkelen

Opprette regler fra Fakturainnboks

 

Du kan opprette reglene direkte fra en faktura på Leverandørreskontro - Behandling - Fakturainnboks (AP50604S). Dette krever at du har en faktura der du har valgt leverandør (status Ny) og står på denne. 

 

I Fakturainnboks har du to nye valg: Vis regler og Forhåndsvis faktura.

 

Under Vis regler kan du se hvilke regler som er opprettet for aktuell leverandør, og du kan opprette nye regler. 


Forhåndsvis faktura gir deg mulighet til å se hvordan fakturaen vil bli opprettet. Dette  vil si at du kan opprette regler, og så forhåndsvise faktura for å se om det blir slik du ønsker. 

 

0.3_ReglerInnboks.png

Eksempel 

 

I vårt eksempel har vi mottatt en faktura for bompenger. Denne ønsker vi å bokføre mot ulike avdelinger og ulike kostnadskontoer. I tillegg vil vi at denne skal få en Første godkjenner.

Fakturaen ser slik ut: 

 

0.2.1_ReglerInnboks.png1. Gå til Leverandørreskontro - Behandling - Fakturainnboks (AP50604S)

2. Klikk Forhåndsvis faktura

I vårt eksempel ser vi at alle linjene vil bli kostnadsført på konto 4300 og kostnadsbærer 0.

Merk: I forhåndsvisning er ingen valg under Behandlinger aktive, og det er ikke mulig å gjøre noen endringer. 

 

0.4_ReglerInnboks.png

 

3. Gå tilbake til Fakturainnboks, og klikk Vis regler. Her ser du at det ikke er opprettet noen regler for leverandøren.

 

0.5_ReglerInnboks.png

4. Klikk på + tegnet for å opprette ny regel

5. Vi oppretter følgende regler:  

 

Regel 1: Linjer som inneholder registreringsnummer “BD22222” skal bokføres mot Konto 7141 og Kostnadsbærer 1.

 

5.1_Fakturainnboksregler.png

 

Regel 2: Linjer som inneholder registreringsnummer “BE33333” skal bokføres mot Konto 7142 og Kostnadsbærer 2

 

Regel 3: Linjer som inneholder “Easygo” skal bokføres mot Konto 7144 og Kostnadsbærer 3

 

Regel 4: Dersom faktura inneholder “Bompenger” (enten i fakturahodet eller på linjenivå), så skal linjer som ikke omfattes av regler med høyere prioritet bokføres mot Konto 7140 og Kostnadsbærer 0. Vi velger AnyField i feltet Kildefelt i faktura for å få til dette. Det skal også settes en første godkjenner for hele fakturaen. Denne registreres i feltet Første godkjenner (Dokumentnivå)


Nå vil du se at det er opprettet 4 regler for fakturaer fra denne leverandøren. Som du ser har vi brukt Suppliers Description som kildefelt for regel 1, 2 og 3.

 

5.2_Fakturainnboksregler.png

6. Vi forhåndsviser faktura, og resultatet blir som følger:

 

6.1_Fakturainnboksregler.png

  

 

Regel 4 sørger for at alle linjer som ikke er omfattet av andre linjeregler blir bokført mot Konto 7140 og Kostnadsbærer 0. I tillegg settes det en Første godkjenner på dokumentet.

 

6.1.2.2.png

 

 

Som du ser har ikke Regel 3 slått til på noen av linjene, selv om det er en linje som inneholder Easygo. Årsaken er at denne linjen også omfattes av Regel 2, og da vil den regelen med høyest prioritet bli valgt (regel 2).

 

Vi klikker på Vis regler igjen. Her kan du se at  regel 2 har prioritet 2 og regel 3 har prioritet 3

 

6.1_Fakturainnboksregler.png

Prioritet på reglene kan endres ved å markere en linje og klikke på pil opp eller ned i menyen. I dette eksemplet ønsker vi å endre  prioritet på regel 3 slik at denne blir brukt framfor regel 2. For å gjøre det flytter vi den et hakk opp (fra prioritet 3 til prioritet 2).

 

6.3_Fakturainnboksregler.png

Når du nå velger å forhåndsvise faktura vil du se at bokføringen er endret til fra konto 7142 og kostnadsbærer 2, til Konto 7144 og Kostnadsbærer 3.

 

 

6.4_Fakturainnboksregler.png

Hvordan se hvilke regler som er benyttet? 

 

Når du oppretter en faktura lagres reglene som er blitt benyttet på den inngående fakturaen. Det vil si at dersom du i ettertid gjør endringer (endrer prioritet, legger til eller sletter regler) så vil du alltid se på fakturaen hvilke regler som ble benyttet, og med hvilken prioritet. 

Informasjonen finner du under fanekortet Fakturainnboks Inngående faktura (AP301000)

 

6.4_Fakturainnboksregler.png

 

 

Bidragsytere
Kommentarer
CONTRIBUTOR *

Er det mulig å få til at man ser i fakturainnboksen restultatet av regel, sånn som det er nå så ser man ikke hvem eksempelvis som blir første godkjenner i oversikten før man har behandlet de.

CHAMPION *

Dette fungerer jo bare hvis Visma klarer å lese det som står på fakturaen...   Og det klarer Visma dessverre ikke.

Vi må inn på hver eneste faktura og finne bestillingsnummer eller ansvarsted/ koststed og legge dette på manuelt i Fakturainnboksen.

Så må vi gå inn på hver enkelt faktura som blir opprettet og legge på det samme nummer i kostnadsbærer strengen

Hvis regelen hadde vært at det som ligger i feks. "Kjøpers ordrenr." i Fakturainnboks, skal komme som kost.sted i kostnadsbærer strengen, da hadde vi kommet et langt stykke på vei...  Legger inn dette som en idè også.

 

Hei. 

 

@Terje Sæternes Ved å klikke Forhåndsvis faktura skal man kunne se resultatet av en regel, inkl. hvem som blir første godkjenner (hvis dette er definert i regelen). 

 

@Mantena_AS Det er mulig å lage en regel basert på feltet Kjøpers ordrenr (BuyersOrderNo), og få denne til å sette en viss kostnadsbærer basert på en viss verdi i feltet Kjøpers ordrenr. Det er riktignok ikke mulig (per nå) å få det som ligger i feltet Kjøpers ordrenr (uansett verdi) til å fylles ut som kostnadsbærer på fakturaen. Slik jeg forstår deg er det det siste du ønsker. Bra du legger inn ønske om dette i tilfelle. 

 

Mvh.
Edvard Berntzen
Visma.net ERP support

CHAMPION *

"..det som ligger i feltet Kjøpers ordrenr."  er ikke det det samme som " en viss verdi i feltet Kjøpers ordrenr." ???  Og tilsvarende  " ..en viss kostnadsbærer"   Dette skjønte jeg ikke.

(updated by Edvard Berntzen VISMA ‎31-10-2019 10:07 )

Hei igjen @Mantena_AS 

 

Her misforsto jeg deg tydeligvis. Jeg ber deg uansett ta kontakt med partneren din for å avklare dette og finne best mulig alternativ. De kan også hjelpe deg å konkretisere ønsket ditt. Hvis det er noe feil kan de evt. sende inn supportsak. 

 

Mvh.
Edvard Berntzen
Visma.net ERP support

 

CONTRIBUTOR *

@Edvard Berntzen er det mulig å få opp resultatene av regler uten å måtte gå på forhåndsvis faktura, da må vi jo klikke oss inn på alle fakturaer uansett for å se hvor den går. Resultat av reglene burde vises i innboksoversikten.

(updated by Edvard Berntzen VISMA ‎05-11-2019 15:16 )

@Terje Sæternes Jeg er litt usikker på hva du mener her, men det er kun Forhåndsvis faktura som kan brukes for å se resultatet av reglene iallefall. Ber deg melde inn dette som et ønske hvor du forklarer det litt nærmere. 

 

Mvh.
Edvard Berntzen
Visma.net ERP support