Om Approval (godkjenningsflyt)

[#1]

Expense, Time og Absence bruker Approval for godkjenning av reiseregninger, utleggsrefusjoner, fraværssøknader (ferie) og timelister.

Approval er en fleksibel tjeneste, som også benyttes til å godkjenne andre prosesser i Visma.net (f.eks fakturaer). I et HR-perspektiv er Approval tjenesten gratis.

Muligheter i Approval  

• Definer flyten. Hvor mange skal behandle en reiseregning? Du velger selv. Vanlig er avdelingsleder (evt prosjektleder), deretter lønningskontoret. Dette kaller vi 2 steg. Du kan ha så mange steg du vil, eventuelt bare ett (f.eks lønn, adm.dir eller kontorsjef). 
• Du kan få Approval / godkjenningsflyten ferdig satt opp, når du er ny på løsningen. Da vil den som er angitt som ansattes leder i lønnssystemet (Visma Lønn, Huldt & Lillevik og Payroll) automatisk være den som får oppgaver til behandling.  Les mer om dette her
  • Det eneste du legger til, er at lønningskontoret skal godkjenne etter at nærmeste leder har godtkjent.
  • Du trenger ikke si at lønningskontoret må godkjenne alle type oppgaver. Du kan f.eks si at lønningskontoret skal godkjenne reiser og utlegg, samt timelister - men ikke ferieforespørsler.
• Om du setter opp Approval på egenhånd, har du andre muligheter, f.eks
  • Du kan angi at flere skal kunne godkjenne hvert enkelt kostnadssted (enten ved at alle som kan må godkjenne, eller mer vanlig - det holder at en gjør det). 
  • NB!  Om du ikke benytter ovennevnte automatiske oppsett i Approval, MÅ Time & Absence godkjennes basert på ansattes avdeling (med andre ord: avdelingsleder - definert i Approval - er den som godkjenner timelister og fraværsforespørsler  (bedrifter uten avdelinger kan la 1 person godkjenne alle). 
  • Det kan angis at noen kan godkjenne "vilkårlig" kostnadsted. En slik person kan godkjenne kostnadsteder som mangler godkjenner, og er følgelig smart å sette opp som en "backup" løsning. Plutselig opprettes en ny avdeling (eller prosjekt), da er det lett å glemme og angi hvem som skal godkjenne denne i Approval. 
• Du kan angi beløpsgrenser, eksempelvis slik at reiser/utlegg over et visst beløp må godkjennes av spesiell person.

Annen nyttig info vedr Approval

• Ingen kan godkjenne sine egne oppgaver 
• Når en reiseregning/utleggsrefusjon (Expense) er godkjent i siste steg, er den ferdig godkjent. Da kan ikke reisen/ utlegget endres lenger. 
• Kun ferdig godkjente oppgaver kan hentes inn i lønn   
• En bruker kan hente tilbake en oppgave som ikke er ferdig godkjent (reiseregning, ferieønske osv).
• Om en bruker leverer inn en reise på nytt, så vil ordinær godkjennelsesflyt starte på nytt (altså en reise som er avvist eller som bruker selv har hentet tilbake)

Godkjenners muligheter

• I Approval ser godkjenner oppgaver til behandling (reiser, fravær, timer)

• En godkjenner kan endre en ansattes timeliste (inkl. fravær) - dette må skje i "Calender"

• Godkjenner kan klikke seg inn på selve reiseregningen og med det se alle vedlegg. Det er enkelt å se om enkelte transaksjoner ikke har tilknyttede vedlegg, også ved godkjenning fra mobil

• Det er enkelt å godkjenne fra mobilen - les mer her

• Godkjenner angir "godkjent" eller "avvis" pr reiseregning/utlegg. Ved "avvis" må kommentar angis, og det sendes automatisk en e-post til bruker med forklaring. Godkjenner kan endre konteringen av en reiseregning. 

• En godkjenner kan selv angi stedfortreder, f.eks i en tidsbegrenset periode

• En godkjenner bestemmer selv hvor ofte e-post info skal sendes vedr oppgaver til behandling 

Link til hvordan sette opp Approval 

Relaterte brukertips

Brukertips sidene til Approval

Leder godkjenning - raskest og enklest å sette opp og vedlikeholde