avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
(updated by Gunnar Glendrange VISMA ‎01-11-2019 15:28 )
Gunnar Glendrange
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 6909 Visninger

Expense, Time og Absence bruker Approval for godkjenning av reiseregninger, utleggsrefusjoner, fraværssøknader (ferie) og timelister.

Approval er en fleksibel tjeneste, som også benyttes til å godkjenne andre prosesser i Visma.net (f.eks fakturaer). I et HR-perspektiv er Approval tjenesten gratis.

 

Muligheter i Approval  

  • Definer flyten. Hvor mange skal behandle en reiseregning? Du velger selv. Vanlig er avdelingsleder (evt prosjektleder), deretter lønningskontoret. Dette kaller vi 2 steg. Du kan ha så mange steg du vil, eventuelt bare ett (f.eks lønn, adm.dir eller kontorsjef). 
  • Du kan få Approval / godkjenningsflyten ferdig satt opp, når du er ny på løsningen. Da vil den som er angitt som ansattes leder i lønnssystemet (Visma Lønn eller Huldt & Lillevik) automatisk være den som får oppgaver til behandling.  Les mer om dette her
    • Det eneste du legger til, er at lønningskontoret skal godkjenne etter at nærmeste leder har godtkjent.
    • Du trenger ikke si at lønningskontoret må godkjenne alle type oppgaver. Du kan f.eks si at lønningskontoret skal godkjenne reiser og utlegg, samt timelister - men ikke ferieforespørsler.
  • Om du setter opp Approval på egenhånd, har du andre muligheter, f.eks
    • Du kan angi at flere skal kunne godkjenne hvert enkelt kostnadssted (enten ved at alle som kan må godkjenne, eller mer vanlig - det holder at en gjør det). 
    • NB!  Om du ikke benytter ovennevnte automatiske oppsett i Approval, MÅ Time & Absence godkjennes basert på ansattes avdeling (med andre ord: avdelingsleder - definert i Approval - er den som godkjenner timelister og fraværsforespørsler  (bedrifter uten avdelinger kan la 1 person godkjenne alle). 
    • Det kan angis at noen kan godkjenne "vilkårlig" kostnadsted. En slik person kan godkjenne kostnadsteder som mangler godkjenner, og er følgelig smart å sette opp som en "backup" løsning. Plutselig opprettes en ny avdeling (eller prosjekt), da er det lett å glemme og angi hvem som skal godkjenne denne i Approval. 
  • Du kan angi beløpsgrenser, eksempelvis slik at reiser/utlegg over et visst beløp må godkjennes av spesiell person.

 

Annen nyttig info vedr Approval

  • Ingen kan godkjenne sine egne oppgaver 
  • Når en reiseregning/utleggsrefusjon (Expense) er godkjent i siste steg, er den ferdig godkjent. Da kan ikke reisen/ utlegget endres lenger
  • Kun ferdig godkjente oppgaver kan hentes inn i lønn   
  • En bruker kan hente tilbake en oppgave som ikke er ferdig godkjent (reiseregning, ferieønske osv).
  • Om en bruker leverer inn en reise på nytt, så vil ordinær godkjennelsesflyt starte på nytt (altså en reise som er avvist eller som bruker selv har hentet tilbake)

 

Godkjenners muligheter

  • I Approval ser godkjenner oppgaver til behandling (reiser, fravær, timer)
  • En godkjenner kan endre en ansattes timeliste (inkl. fravær) - dette må skje i "Calender"
  • Godkjenner kan klikke seg inn på selve reiseregningen og med det se alle vedlegg. Det er enkelt å se om enkelte transaksjoner ikke har tilknyttede vedlegg, også ved godkjenning fra mobil
  • Det er enkelt å godkjenne fra mobilen - les mer her
  • En godkjenner kan selv angi stedfortreder, f.eks i en tidsbegrenset periode
  • En godkjenner bestemmer selv hvor ofte e-post info skal sendes vedr oppgaver til behandling 

 

Link til hvordan sette opp Approval