Brukertips i Visma.net Project Management

Under reiseutgifter i innstillinger finner du alle typer reiseutgifter for ditt firma (aktive og inaktive). Du kan legge til, endre og slette utgifter her dersom du har de riktige tilgangene. Husk at ved å endre utleggstyper også påvirker eksisterende utgifter, så sjekk dette før du gjør noen endringer.    Reiseutgifter deles opp i tre kategorier: Kilometeravgift, per døgn og andre utgifter. Utgifter består av et navn, kode, kategori, kostnad, skatt og betalt MVA. For kilometeravgift kan du også definere enhet (f.eks. km for kilometer og mi for miles) som er nødvendig for å beregne pris per enhet. Per døgn og andre utgifter inkluderer muligheten til å legge inn tidsperiode dersom det er behov for det.

I fanen “Timer og utgifter” er det enkelt å legge til forskjellige oppføringer og se tidligere oppføringer. Avhengig av tilgangen din, kan du se en “Brukermeny” og endre hvem du vil se oppføringer på. I denne oversikten kan du også se KPI’er som viser blant annet “Normal tid”, “Arbeidstimer” og “Fravær” per måned. KPI’ene kan justeres under innstillinger.   Som standard vil dagene i den nåværende uka vises, men du kan enkelt navigere fra en uke til en annen. Linjen viser timer ført per dag, og hvis du ser at det er en dag som ikke stemmer, kan du enkelt gjøre endringer ved å klikke på dagen. Om dagen allerede er fullført, må du gjenåpne dagen før du gjør endringer.    I “Minikalenderen” kan du enkelt klikke på en dag i måneden for å se oppføringer gjort den dagen. Dager som er markert grønne er allerede fullført, dager markert oransje vises dager med fravær og dagen du har klikket på/nåværende dag vises i blått.    Aktiviteter for gjeldende dag vises også og disse kan bli brukt for timeføring. Hvis et prosjekt er valgt på aktiviteten, blir den brukt som standard på oppføringen. Det kan naturligvis endres på dersom det skal være ønskelig.    Hvis firmaet ditt bruker tilleggsmodulen “Reiserefusjon”, kan du enkelt se reiseutlegg som venter på å bli refundert gruppert sammen basert på type og eksisterende reiseutlegg. Fra “Reiseutlegg som skal refunderes” seksjonen kan opprettes et nytt reiseutlegg. 

Ledere og andre brukere med tilgangsrettigheter kan finne reiserefusjoner gjennom rapporter. Standard reiserefusjonsrapport finner du under “Timer og utgifter”, men du kan lagre rapporten som favoritt og dermed finne den enkelt fra menyen øverst.  Gå til Rapporter | Rapportgenerator. Velg Timer og utgifter | Reiser, så åpner du Reiserefusjonsrapport. Som standard, tidsramme “Siste 90 dager” velges. Endre standardfilter og verdier, ved behov. Klikk på reiserefusjonsnummer for å se denne. Etter gjennomgang, endrer du til enten “Godkjent” eller “Avvist”.   Når du endrer status på en refusjon på vegne av andre, vil et e-postvarsel åpnes. Du kan enten sende varselet til brukeren eller kansellere den. Kansellerer du varselet vil ikke endre status, så dersom du skal endre den må dette gjøres manuelt. 

Brukere oppretter forespørsler om reiseutlegg ved å føre utgifter for transport, losji, antall døgn og andre utgifter relatert til prosjektet. Kvitteringer kan vedlegges elektronisk og forespørselen blir så levert til godkjenning. Leder og/eller vedkommende med godkjenner rolle finner forespørsler i Visma project Management og kan se gjennom, redigere og godkjenne forespørsler.    Reiseutgifter kan også legges inn ved å bruke Visma Project Management og mobilappen. Du kan bruke mobilappen for å føre utgifter og Visma Scanner for å legge inn utlegg som inkluderer kvitteringer. Med Visma Scanner kan du enkelt ta bilde av kvitteringen og så legge den ved et reiseutlegg i Visma Project Management.    Før det tas i bruk burde du gå igjennom alle innstillinger relatert til reiserefusjon og forsikre deg om at alt er riktig.

Dersom du trenger å legge til reiseutlegg på prosjekt kan du gjøre dette under fanen “Timer og utgifter” ved å klikke på “Legg til timer”. Ved å gjøre dette åpnes en meny der du kan velge “Reiseutlegg”.   Favorittprosjekter vises øverst og du kan, i tillegg, søke etter prosjekt. Etter at du har valgt prosjekt legger du inn beskrivelse.   Når du fører utlegg på reise må du velge type utlegg og antall, som varierer basert på typen valgt: Kilometeravgift: Antall kilometer på reisen Per døgn: Antall dager Andre utgifter: Kostnad på utgift. Merk at du må også velge om beløpet inkluderer MVA.   Du kan føre utgifter på prosjekt under “Timer og utgifter”. Når utgift er valgt, en produktliste åpnes. Velg riktig produkt og legg til antall og beskrivelse som kan brukes på f.eks. faktura.    Hvis du trenger å gjøre endringer i etterkant, kan du bevege musepekeren over utgiften og velge hva du ønsker å gjøre i menyen som kommer opp (Redigere/fjerne). Merk at etter at utlegget er lagt til, er det mulig å legge til interne kommentar.

Under dette punktet  kan du bestemme jobbtype og produkter tilgjengelig i “timer og utgifter” ved føring av timer og/eller produkter for prosjektet. Som standard vil alle jobbtyper og produkter vises, men du har mulighet til å begrense listen dersom det er behov for dette.    Jobbtyper på prosjekt: Bruker eksisterende jobbtyper fra innstillinger: Alle aktive jobbtyper vises under “timer og utgifter” når det føres timer.  Bruker prosjektspesifikke jobbtyper: Liste over alle aktive jobbtyper vises og hvilke som skal bli brukt for prosjektet velges. Når dette blir brukt, må du også definere standard jobbtype og denne vil overskrive ansattes egen jobbtype. Dersom faser har egne jobbtyper, vil denne overskrive prosjekt og ansattes standard jobbtype.    Prosjektprodukter Bruker eksisterende produkter fra innstillinger; Alle aktive produkter listes opp under “timer og utgifter” når utgifter føres.  Bruke prosjektspesifikke produktvalg: Liste over alle aktive produkter vises og du kan velge produktet som brukes på prosjektet. Når dette blir anvendt kan du velge å ikke vise noen produkter, på denne måten kan utgifter kun bli lagt til under prosjektøkonomi.

I generelle innstillinger kan du se og endre prosjektets kallenavn (15 bokstaver) og nøkkelord. Det går også an å se hvilken enhet prosjekt skal knyttes til. Hvis ditt firma bruker kostnadssenter, vil dette også vises der.   Under generelle innstillinger kan går det også å bestemme om brukere skal kunne se prosjektet fra “timer og utgifter” formatet eller ikke.

Under prosjektinnstillinger kan du se og endre generelle og faktureringsinformasjon knyttet til prosjektet. Det går også an å bestemme hvilke jobbtyper og produkter som kan velges når det skal registreres timer og/eller produkter under “timer og utgifter”.

Du kan legge til oppføringer på prosjekt i matrisen ved å bevege musepekeren over prosjektet på gjeldende dato. Dersom timer allerede er ført på det gjeldende prosjektet/fasen/jobbtype, en grønn indikator vil vises og du vil ha mulighet til å enten gjøre endringer på den eksisterende oppføringen eller legge til en ny ved å klikke på indikatoren. Velg antall timer og beskrivelse dersom det er behov for det. Hvis du har valgt å kopiere beskrivelsen under innstillinger fra forrige oppføring, vil beskrivelsen være utfylt fra før.     Jobbtype blir hovedsakelig satt som standard av bruker på prosjekt/fase, men dette kan endres under innstillinger. Du vil også kunne legge inn interne kommentarer og markere timer som overtid.    Du kan enkelt redigere en individuell oppføring under matrisen ved å klikke på antallet. Hvis du ønsker å redigere alle oppføringer for en rad (flytt oppføringer til et annet prosjekt/fase/endre jobbtype), kan du bevege musepekeren over den siste cellen og klikke på “Redigere”.    Når du beveger musepekeren over den siste kolonnen/cellen, vil en meny med valg som å  redigere, kopiere eller slette raden. 

Prosjektkort Prosjektkort er delt inn i 5 betegnelser: Salg: Informasjon relatert til salgsprosessen og aktiviteter tilknyttet salget. Prosjektplan: Faser for prosjektet, arbeidstimer og estimater samt tidslinjen for prosjektet. Samarbeid: Notater og oppgaver relatert til prosjektet på et kanban kort. Økonomi: Pris på prosjektet, utgifter og kostnader, og økonomi. Prosjektinnstillinger: Innstillinger på prosjektnivå, som standard faktureringsinformasjon og generelle innstillinger. Navn på prosjekt, prosjektnummer og prosjektleder vises på toppen og du kan endre på dette i samsvar med tilgangen du har fått tildelt. Kundenavn vises som en lenke under prosjektnavnet så du enkelt kan manøvrere deg fra prosjekt til kundekort. Du kan selv velge om prosjektbeskrivelsen skal være synlig, det du velger vil være gjeldende for alle prosjekter og fungerer som en standard.    Status på prosjekt kan bli bestemt ved å klikke på menyen ved siden av Prosjektleder. Dersom du velger en status, vil statusen vises direkte og du er nødt til å endre status på prosjekt for å kunne se om en beskrivelse er lagt til.    Hvis du skal lukke eller slette et prosjekt, vil du ha muligheten til dette til høyre for fakturerbar knappen. Det er ikke mulig å slette et prosjekt hvis det registrert timer, aktiviteter, utgifter eller andre kostnader, tilbud eller fakturaer.    Du kan enkelt fakturere på prosjekt ved å klikke på (betalbar) knappen. Knappen vil vise beløpet som skal bli fakturert. Dersom du ikke har noe som trenger å bli fakturert enda, kan du opprette et utkast til faktura og legge til rader manuelt. 

Ved tilbakebetaling av en faktura, har du to valgmuligheter med tanke på håndtering av faktura-radene: Opprett kun tilbakebetaling: Gjentakende utgift blir markert som et ikke-fakturerbar på prosjekt og den gjentakende syklusen ender.  Opprett tilbakebetaling og en ny faktura: Gjentakende faktura blir lagt til automatisk som en fakturarad. Ingen endringer på gjentakende faktura.

Du får tilgang til kalenderen din ved å klikke på Kalender | Kalender i menyen på venstre side. Øverst vil du se relevante KPI’er som kan guide deg.    Avhengig av tilgangen din, kan du også se andre brukeres kalender ved å klikke på personer under “Brukere” menyen. Merk at KPI’ene reflekterer de valgte dataene på bruker.   Du kan se kalender enten i dager, uke eller måned. Kalenderen viser alle aktivitetene og du kan enkelt kjenne igjen aktivitetstype på fargen de er markert med: Ny kalenderhendelse: Lyseblå To-do: Grønn Prosjektoppgave: Fiolett Personlig: Grå Fravær: Oransje   To-do liste vises alle oppgaver som er tildelt deg og deles inn i oppgaver som har forfalt, forfaller i dag eller skjer i fremtiden. Du kan enkelt redigere oppgaven ved å bevege musepekeren over den og, for eksempel, endre fristen til en senere dato.    Du kan legge til nye kalenderhendelser og “to-do” aktiviteter i kalenderen. Felt som vises, bestemmes av aktivitetsgruppe. Kalenderen som åpnes ved siden av aktivitetstype gjør det enklere å finne dager der det ikke er oppført noen aktiviteter allerede og dermed unngå “dobbelbookinger”.    Hvis du ønsker å gjøre endringer på en oppføring kan du åpne den i kalenderen. Merk at aktivitetsgruppe ikke kan bli endret etter at aktiviteten lagres første gang.

Du finner din “to-do” listen ved å klikke på Kalender | To-do liste i menyen på venstre side. Øverst vil du se relevante KPI’er som kan guide deg. Avhengig av tilgangsrettighetene du har, kan du ha tilgang til andre brukeres “to-do” liste ved å klikke på personer i “Bruker” menyen. Merk at KPI’er reflekterer de valgte dataene på bruker.    “To-do” lister opp alle oppføringer og du kan enkelt gjenkjenne aktiviteter basert på forskjellige grupper som har forskjellige farger: Ny kalenderhendelse: Lyseblå To-do: Grønn Prosjektoppgave: Fiolett Personlig: Grå Fravær: Oransje   To-do listen viser alle oppgaver som er tildelt deg, delt inn i aktiviteter som har forfalt, forfaller i dag eller fremtidige aktiviteter. Her kan du enkelt legge til nye oppgaver ved å klikke på “Legg til To-do”, eller redigere eksisterende oppgave ved å bevege musepekeren over oppgaven og deretter gjøre endringene. Merk at det ikke går å redigere aktivitetsgruppe.   “To-do’s” hjelper deg med å håndtere mindre oppgaver og varsler som utgående samtaler etc. Klikker du på “Legg til opgave” gir det deg mulighet til å raskt legge til en ny “To-do”. Du trenger kun å gi den et navn og så kan du legge til oppgaven i kalenderen. Som standard blir “To-do” oppgaver satt til nåværende dag. Du kan også redigere den, og da vil du ha mulighet til å legge til mer detaljert informasjon. 

For å logge inn har du følgende muligheter: Brukernavn og passord Logg inn med Google: Bruk brukernavn og passord fra Google. For at dette skal fungere må Google og Visma e-postadressen din være den samme Logg inn med Microsoft: Du kan logge inn ved å bruke ditt Microsoft brukernavn og passord (For eksempel Office 365 eller Azure). Microsoft og Visma e-postadressen din være den samme Logg inn med Microsoft On-Premise Active Directory (?): Du kan bruke dette dersom ditt firma bruker on-premise Exchange server (Microsoft AD Single sign-on). Merk at du vil omdirigeres til Severa/ Project Management sin gamle innloggingsside                                    Merk at våre mobilapper (Visma Project Management på mobil og/eller Visma Scanner) kun støtter brukernavn og passord kombinasjon. For øyeblikket er det ikke mulig å logge inn med Google eller Microsoft kontoer på telefon.