Vervanging en mandaatgeling

[Bas van de Veen_Amersfoort]

Hi allemaal,

Wij hebben een vraag over vervanging waarvan we niet weten hoe dit gaat werken.

De situatie is dat de  MGR leiding geeft aan zijn eigen afdeling, dus waar hij zelf in geplaatst is. Hij is de enige goedkeurder voor declaraties, wat betekent dat zijn declaratie wordt opgeschaald, hij kan niet zijn eigen declaratie goedkeuren. Nu gaat deze persoon een vervanger instellen van hetzelfde niveau, worden de declaraties van deze MGR dan nog steeds opgeschaald? 

Dan een andere situatie die hier voorkomt, MGR stellen elkaar in als vervanger voor een langere periode. Geldt dan ook dat zij elkaars declaraties kunnen goedkeuren, elkaar ziekmelden e.d.?

Heeft iemand zicht op de werking?

[Remco te Ronde]

Hoi @Maaikekoelewijn ,

Inmiddels heb ik alles volledig door kunnen testen en beschrijven. Belangrijk in verband met het feit dat ze deze week inderdaad 'delegatie' vrijgeven.

Het voorbeeld in dit artikel van @Bas van de Veen_Amersfoort heb ik nagebouwd in bijgaande organisatiestructuur. De afbeelding is in het Engels, maar de weergave is hopelijk duidelijk.

Hier zie je de fictieve medewerker Jos Beltbeek als manager van de afdeling Challengers Latvia.

Haar eigen dienstverband is óók gekoppeld aan Challengers Latvia.

Dus ''officieel'' is Jos Beltbeek als manager dus volledig verantwoordelijk voor de afdeling  Challengers Latvia, waaronder zichzelf.

Maar in ons landschap zijn er voorbeelden waarin je toch wil uitsluiten dat  Jos Beltbeek verantwoordelijk is. Dat is enerzijds als  Jos Beltbeek een declaratie indient. Dan wil je dat deze wordt toegewezen aan iemand anders. Dit is in eerste instantie een collega met óók de rol manager op dezelfde afdeling. Is die er niet dan kijk je in het organogram omhoog naar de eerstvolgende hogere manager.

Anderzijds is dat op plekken waar een manager zijn ''ondergeschikten'' kan zien. Bijvoorbeeld bij het selecteren van medewerkers om ziek te melden. Daar wil je ook voorkomen dat  Jos Beltbeek zichzelf ziet.

Zodra Jos Beltbeek kiest om Lois Boxman in te stellen als vervanger neemt Lois Boxman dus de volledige verantwoordelijkheid over op  Challengers Latvia. Maar de werking dat  Jos Beltbeek volledig wordt uitgefilterd blijft in tact.  Lois Boxman zal als vervanger géén toegang krijgen om Jos Beltbeek ziek te melden.

[Maaikekoelewijn]

Heel helder antwoord, dankjewel voor de terugkoppeling. We hebben het vandaag besproken in het YF team bij Gem. Amersfoort. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Maaikekoelewijn ,

Deze (korte hemelvaart-) week leggen we de laatste onderdeel aan 'delegatie' vanuit onze roadmap. Vanuit dat oogpunt verwacht ik begin juni nieuws daarover te publiceren, inclusief de voorbeelden met 'manager staat op eigen afdeling --> & --> delegeert aan zijn/haar secetaresse'. Dat zal niet mogelijk zijn dat daarmee de 'secetaresse' ineens de desbetreffende manager te laten ziekmelden.

[Maaikekoelewijn]

@Remco te Ronde een helder verhaal en fijn om te lezen. Ik ben ook nog wel benieuwd naar je bevindingen over het ziekmelden.

[IngeborgEbbers]

@Bas van de Veen_Amersfoort - antwoord op vraag 2: als de ziek- en herstelmeldingen en declaraties via de App worden ingediend dan moet je hier voor de App ook de vervanger instellen (dus in Self Service + in de App moet de vervanging worden ingesteld).

[R Karssen]

Als je kijkt in Self Service bij Archief dan zie je bij de mutaties/declaraties van de managers altijd bij de Afd.code de code van de hogere afdeling staan. Dat betekent dat deze dan altijd binnenkomen bij de hogere manager. Dus bij een vervanging zal deze dan ook bij de hogere manager staan en niet bij de vervanger.

Dit zal dan hoogstwaarschijnlijk ook in de app hetzelfde werken.

[BasvandeVeen]

Doordat het opschakelen in de app anders werkt dan dat het in Self Service werkt hebben wij deze vraag. Wanneer er in de app iemand is die een declaratie kan goedkeuren, wordt er niet opsgeschaald. In Self Service wordt er opgeschaald wanneer je MGR bent van je eigen afdeling en zie je dat terug in de afdelingscode wanneer je de medewerker opzoekt.

Vandaar onze vraag hoe dit werkt, zonder vervanging ben je zelf de enige goedkeurder en wordt er opgeschaald, bij een vervanger heb je ineens 2 goedkeurders. Hoe gaat het dan?

[Remco te Ronde]

Hoi @Bas van de Veen_Amersfoort ,

Om antwoord te kunnen geven op het antwoord moest ik de casus reproduceren in onze eigen omgeving. Daarvoor moest ik e.e.a. een organisatiestructuur opzetten die inderdaad lijkt op jullie voorbeeld. Want inderdaad we weten dat het in de praktijk voorkomt dat een manager op zijn/haar eigen afdeling staat, maar het is niet de meest reguliere implementatie.

Wat betreft vraag 1 ''Een manager, die op zijn/haar eigen afdeling staat --> kan zijn/haar vervanger de declaratie van deze manager goedkeuren?''

Het antwoord is nee. Een manager stelt zijn/haar vervanger in. Zijn/haar vervanger kan precies hetzelfde doen als de ''echte'' manager. De ''echte'' manager kan zijn/haar eigen declaratie niet goedkeuren. De vervanger dus ook niet. Opschakeling blijft werken zoals beschreven in:

Hoe werkt 'opschakeling' in de Youforce app (& desktop)?

Technisch gezien gaat declaraties uit van de volgende vraag:

''Wie is verantwoordelijk voor afdeling <org. eenheid>, maar het mag nooit zijn <personeelsnummer van degene die declaratie indient>

Tussen de regels door stel je ook een vergelijkbare vraag voor ''ziekmelden''. Daar zal ik volgende week voor de zekerheid nog alle varianten doortesten. Ook of inderdaad er misschien nog een verband is met ''medewerker meldt zichzelf ziek en notificaties''. 

Weet je voorlopig zo voldoende?

[Alfaro Pentury]

Goeie vraag!